Đề tài Hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty cổ phần C&T

PHẦN I š› CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ˜&™ KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC: Khái Niệm: Quản trị nguồn nhân lực là những hoạt động nhằm tăng cường sự đóng góp có hiệu quả của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức, đồng thời cố gắng đạt được các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân khác. Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực: 2.1. Chức năng thu hút nguồn nhân lực: Chức năng này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Để có thể tuyển được đúng người, đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng tình hình sử dụng nhân viên của mình nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người. Sau đó, thực hiện phân tích công việc nhằm xác định số lượng nhân viên cần tuyển thêm và yêu cầu, tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viên là như thế nào. 2.2. Chức năng đào tạo và phát triển: Chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp: có kỹ năng, trình độ cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao. Chức năng này bao gồm các công việc như: hướng nghiệp, huấn luyện đào tạo kỹ năng tực hành cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề, cập nhật kiến thức quản lý kỹ thuật công nghệ cho các cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. 2.3. Chức năng duy trì nguồn nhân lực: Chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, bao gồm các công việc: + Kích thích, động viên, khuyến khích nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lương cao, khen thưởng trả lương cao các cá nhân có sáng kiến cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. + Hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc: ký hợp đồng lao động, giải quyết khuyết tố, tranh chấp lao động; giao tiếp nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm, an toàn lao động... sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo ra bầu không khí tập thể tốt đẹp và làm cho nhân viên thỏa mãn với công việc và doanh nghiệp. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC: Hoạch Định Nguồn Nhân Lực: 1.1. Khái niệm: Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng xuất, chất lượng và hiệu quả cao. 1.2. Phân tích hiện trạng quản lý nguồn nhân lực: Phân tích hiện trạng quản lý nguồn nhân lực nhằm xác định được các điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn và thuận lợi của doanh nghiệp. Quản trị nguồn nhân lực của một doanh nghiệp về phương diện hệ thống bao gồm các yếu tố sau: + Nguồn nhân lực: số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ thuật, kinh nghiệm, khả năng hoàn thành nhiệm vụ và các phẩm chất cá nhân khác. + Cơ cấu tổ chức: loại hình tổ chức, phân công chức năng, quyền hạn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. + Các chính sách: về tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, khen thưởng... Về phương diện quá trình thì quản trị nguồn nhân lực là tổng hợp các qáu trình thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. 1.3. Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực: Việc dựa trên cơ sở so sánh dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong các kế hoạch dài hạn và nguồn nhân lực sẳn có, doanh nghiệp sẽ đưa các chính sách và một số chương trình, kế hoạch nguồn nhân lực nhằm giúp doanh nghiệp điều chỉnh thích nghi với yêu cầu mới. Còn đối với mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn thì sau khi xác định được khối lượng công việc cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích công việc, vì như vậy sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được nhu cầu, số lượng nhân viên với các phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong tương lai và làm cơ sở cho việc phân công, bố trí lại cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế hoạch tuyển dụng thêm nhân viên mới. Tóm lại, việc phân tích khả năng cung cầu lao động cho các kế toán sẽ giúp cho doanh nghiệp đề ra các chính sách, kế hoạch và chương trình cụ thể về nguồn nhân lực của doanh nghiệp như: cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên; cơ cấu ngành nghề tiêu chuẩn ra sao; cần áp dụng các chương trình khoá huấn luyện nào; nội dung đào tạo, huấn luyện quyền lợi và trách nhiệm của các đối tượng tham dự; nguồn kinh phí cho đào tạo huấn luyện, dự tính hiệu quả của đào tạo huấn luyện; chế độ đãi ngộ, lương bổng nên có gì sửa đổi, bổ sung. 1.4. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực: Một số phương pháp dự báo nhu cầu nhân viên thường được áp dụng ở các doanh nghiệp hiện nay: 1.4.1. Phương pháp phân tích xu hướng: nghiên cứu nhu cầu nhân viên trong các năm qua để dự báo nhu cầu nhân viên trong giai đoạn sắp tới. Tuy nhiên phương pháp này mang tính chất định hướng, kém chính xác do dự báo chỉ dự vào yếu tố thời gian và xu hướng phát triển chung. Vì vậy, phương pháp này chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp có tình hình sản xuất kinh doanh tương đối ổn định. 1.4.2. Phương pháp phân tích tương quan: dự báo nhu cầu nhân viên bằng cách sử dụng hệ số giữa một đại lượng về quy mô sản xuất kinh doanh như khối lượng sản phẩm hàng hóa, doanh số bán hàng... và số lượng nhân viên cần thiết tương ứng. Phương pháp này ít chính xác do không tính đến sự thay đổi về cơ cấu và chất lượng nhân viên cũng như những sự thay đổi về quy trình công nghệ, tổ chức kỹ thuật của doanh nghiệp. 1.4.3. Phương pháp theo đánh giá của các chuyên gia: phương pháp này sử dụng rộng rãi trong thực tiển và giữ vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân viên. Các chuyên gia dự báo này dựa trên cơ sở đánh giá, phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường và khả năng thích ứng của doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ. 1.4.4. Phương pháp sử dụng máy vi tính: trên cơ sở các dự báo về khối lượng sản phẩm, dịch vụ, thời gian cần thiết thực hiện...; theo các phương án tối đa, tối thiểu và phương án khả thi; hệ thống chương trình lập sẳn trên máy vi tính; doanh nghiệp có thể mau chóng dự báo được nhu cầu nhân viên tương ứng cần thiết cho tương lai. Phân Tích Công Việc: Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Phân tích công việc được thực hiện theo 6 bước: - Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc. - Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản sẵn có. - Bước 3: Chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích công việc. - Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc. - Bước 5: Kiểm tra lại mức độ chính xác của thông tin. Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Tuyển Dụng: 3.1. Nguồn ứng viên: 3.1.1. Nguồn nội bộ doanh nghiệp: 3.1.1.1. Ưu điểm: + Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ làm việc và thường ít bỏ việc. + Nhân viên doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong công việc, nhất là thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới. Họ đã quen và hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp do đó rất mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới. 3.1.1.2. Nhược điểm: + Gây hiện tượng chai lỳ, xơ cứng do các nhân viên được thăng chức đã quen với cách làm việc của cấp trên trước đây và họ sẽ rập khuông lại theo cách làm đó: thiếu sáng tạo, không dấy lên được bầu không khí thi đua mới. + Dễ hình thành các nhóm “ứng viên không thành công” họ là những người thích ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển chọn, từ đó có tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác, dễ chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc. Để xác định có bao nhiêu ứng viên trong nội bộ các doanh nghiệp, nên có những thông tin về số lượng, chất lượng và các đặc điểm cá nhân của nhân viên. Để đánh giá khả năng thực hiện công việc hiện tại và khả năng thăng tiến của ứng viên, các doanh nghiệp thường dùng biểu đồ thuyên chuyển như sau: GIÁM ĐỐC Phòng Tổ Chức D: A (48) (r) ¨: B (42) (x) *: C (38) (c) Phòng Tài Chính Kế Toán D: D (40) (x) ¨: E (45) (r) *: F (41) (c) Phòng Marketing D: G (37) (x) ¨: H (40) (r) *: I (35) (c) Phòng Tổ Chức D: J (27) (r) ¨: K (25) (x) *: L (22) (c) Trong đó: + Ký hiệu tên và tuổi đời của nhân viên: A, B, C,...… L: tên nhân viên (…): Tuổi nhân viên + Ký hiệu thể hiện mức độ thành công trong công việc hiện tại: D: Đạt yêu cầu ¨: Xuất sắc *: Cần cố gắng thêm + Ký hiệu thể hiện khả năng thăng tiến của nhân viên: (r): Có khả năng thăng tiến ngay (x): Cần đào tạo bồi dưỡng thêm (c): Chưa có khả năng thăng tiến 3.1.2. Nguồn ứng viên từ bên ngoài: Để khắc phục những nhược điểm của hình thức tuyển các nhân viên từ trong nội bộ, các doanh nghiệp thường chọn hình thức tuyển từ bên ngoài. Doanh nghiệp có thể áp dụng một số hoặc kết hợp một số hình thức thu hút ứng viên từ bên ngoài như sau: + Thông qua quảng cáo. + Thông qua văn phòng dịch vụ lao động. + Tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường Đại Học. + Và các hình thức khác như: theo giới thiệu của chính quyền, của nhân viên trong doanh nghiệp, do ứng viên tự đến xin việc làm hoặc qua hệ thống Internet. 3.2. Nội dung quá trình tuyển dụng: Nội dung, trình tự của quá trình tuyển dụng thường được tiến hành theo các bước sau: 3.2.1. Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Trước hết phải thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ số lượng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng. Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng. Xác định tiêu chuẩn: + Tiêu chuẩn chung đối với tổ chức. + Tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận. + Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện. 3.2.2. Bước 2: Thu thập, nghiên cứu hồ sơ Người xin tuyển dụng thường phải nộp những giấy tờ sau đây: + Đơn xin tuyển dụng. + Bảng khai lý lịch. + Giấy chứng nhận sức khỏe. + Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kinh tế. 3.2.3. Bước 3: Phỏng vấn sơ bộ 3.2.4. Bước 4: Phỏng vấn lần hai Phỏng vấn lần này nhằm tìm hiểu đánh giá ứng viên về phương diện như kinh nghiệm, các đặc điểm cá nhân như: tính cách, khả năng hòa đồng và có những phẩm chất thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp... 3.2.5. Bước 5: Xác minh điều tra Đây là bước làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên có triển vọng tốt. Việc thông qua bạn bè, tiếp xúc với đồng nghiệp thầy cô hoặc lãnh đạo của nhân viên... sẽ cho biết thêm về trình độ kinh nghiệm và tính cách của nhân viên. 3.2.6. Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng 3.3. Đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng: Khi phân tích hiệu quả hoạt động cần xác định được các chỉ tiêu quan trọng sau: + Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng, chi phí cho một lần tuyển dụng. + Số lượng, chất lượng hồ sơ xin tuyển. + Hệ số giữa nhân viên mới tuyển và hệ số được đề nghị. + Số lượng ứng viên chấp nhận, từ chối chấp nhận công việc ở mức lương nhất định. + Kết quả thực hiện công việc của các cá nhân mới được tuyển. + Số lượng nhân viên mới bỏ việc. Đào tạo và phát triển: 4.1. Khái niệm: Đào tạo và phát triển là quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức, học các kỹ năng mới thay đổi các quan điểm hay hành vi và nâng cao khả năng thực hiện công việc của các cá nhân. 4.2. Phân loại: Trong thực tế có nhiều hình thức đào tạo, có thể phân loại theo: 4.2.1. Định hướng theo nội dung đào tạo: + Định hướng công việc: đào tạo về kỹ năng thực hiện một loại công việc nhất định, nhân viên có thể làm việc trong những doanh nghiệp khác nhau. + Định hướng doanh nghiệp: đào tạo các kỹ năng, cách thức, phương pháp làm việc điển hình trong doanh nghiệp. 4.2.2. Theo mục đích của nội dung đào tạo: + Đào tạo hướng dẫn công việc: chỉ dẫn cho nhân viên mới tuyển về công việc và giúp cho nhân viên mau chóng thích nghi với điều kiện, cách thức làm việc trong doanh nghiệp mới. + Đào tạo, huấn luyện kỹ năng: giúp cho nhân viên có trình độ lành nghề và kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc. + Đào tạo kỹ thuật an toàn lao động hướng dẫn nhân viên cách thức thực hiện công việc một cách an toàn để ngăn ngừa các trường hợp tai nạn lao động. + Đào tạo và phát triển năng lực: giúp các quản trị gia được tiếp xúc làm quen với các phương pháp làm việc mới, nâng cao thực hành và các kinh nghiệm quản lý. + Đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật: nhằm giúp cho cán bộ chuyên môn kỹ thuật luôn cập nhật với các kiến thức, kỹ năng mới. 4.2.3. Theo cách tổ chức: + Đào tạo chính quy. + Đào tạo tại chức. 4.2.4. Theo địa điểm, nơi đào tạo: + Đào tạo từ nơi làm việc. + Đào tạo ngoài nơi làm việc. 4.2.5. Theo đối tượng học viên: + Đào tạo mới. + Đào tạo lại. 4.3. Xác định nhu cầu đào tạo: Có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để xác định nhu cầu đào tạo như: 4.3.1. Phương pháp trực tiếp: Căn cứ vào bản phân tích công việc, vào tình hình thực hiện công việc và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp để trực tiếp xác định số lượng công nhân kỹ thuật của từng nghề cần thiết trong từng bộ phận, phân xưởng; sau đó tổng hợp lại thành nhu cầu của toàn doanh nghiệp. Phương pháp này tương đối phức tạp, mất thời gian nhưng chính xác. 4.3.2. Phương pháp gián tiếp: Căn cứ vào số lượng máy móc, trang thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất, mức đảm nhận của một công nhân kỹ thuật, số ca làm việc của máy móc thiết bị. Công thức tính: SM x Hca Kt = N Trong đó: + SM: Số lượng máy móc cần thiết cho quá trình sản xuất ở kỳ kế hoạch. + Hca: Hệ số ca làm việc của máy móc thiết bị chích. + N: Số lượng máy móc thiết bị do một công nhân kỹ thuật phụ trách. Ngoài ra còn có một số cách tính toán khác như: + Cách tính dựa theo tổng chi phí thời gian. + Cách tính theo chỉ số. 4.4. Thực hiện quá trình đào tạo: Một số phương pháp đào tạo phổ biến như: 4.4.1. Đào tạo tại nơi làm việc: kèm cặp, hướng dẫn tại chổ. Trong quá trình thực hiện công việc, học viên sẽ quan sát, ghi nhớ và thực hiện công việc theo cách người hướng dẫn đã chỉ dẫn. Phương pháp này được áp dụng để đào tạo cả công nhân kỹ thuật, cả quản trị gia. Khi đào tạo công nhân kỹ thuật cần: + Giải thích cho công nhân mới về toàn bộ công việc. + Thao tác mẫu cách thức thực hiện công việc. + Để công nhân làm thử từ tốc độ chậm đến tốc độ nhanh dần. + Kiểm tra chất lượng sản phẩm: hướng dẫn, giải thích cho công nhân cách thực hiện tốt hơn. Khi đào tạo quản trị gia: học viên sẽ làm việc trực tiếp với người mà họ sẽ thay thế trong tương lai. Người này sẽ hướng dẫn cho học viên cách thức giải quyết tất cả mọi vấn đề trong phạm vi trách nhiệm. 4.4.2. Luân phiên thay đổi công việc: Học viên được luân phiên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác; từ phân xưởng này sang phân xưởng khác; được học cách thực hiệnnhững công việc có thể hoàn toàn khác nhau về nội dung và phương pháp. Khi đó học viên sẽ nắm được nhiều kỹ năng thực hiện các công việc khác nhau, hiểu được cách thức phối hợp thực hiện công việc của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. 4.4.3. Phương pháp nghiên cứu tình huống: Aùp dụng để đào tạo và nâng cao năng lực quản trị. Học viên được trao bảng mô tả các tình huống về các vấn đề tổ chức, quản lý đã xảy ra trước đây trong doanh nghiệp hoặc ở các doanh nghiệp khác tương tự. Sau đó, mỗi học viên sẽ tự phân tích các tình huống, trình bày suy nghĩ và các phương thức giải quyết các vấn đề với các học viên trong nhóm hoặc trong lớp. Phương pháp này giúp cho học viên làm quen với cách phân tích và giải quyết các vấn đề thực tiển cũng như tổng hợp được nhiều quan điểm để đi đến một quyết định. 4.4.4. Phương pháp hội thảo: Các cuộc hội thảo được tổ chức nhằm nâng cao khả năng giao tiếp, khả năng xếp đặt mục tiêu, khả năng kích thích động viên nhân viên, khả năng ra quyết định... và đề tài có thể là Quản trị học, Marketing, Tâm lý nguồn nhân lực... 4.4.5. Phương pháp huấn luyện theo mô hình: Huấn luyện cách điều khiển nhân viên dành cho các quản trị gia cấp dưới. Huấn luyện cho các quản trị gia cấp trung về cách thức thực hiện các giao tiếp, sửa đổi các thói quen xấu trong công việc. 4.5. Đánh giá hiệu quả đào tạo: Việc đánh giá hiệu quả đào tạo là rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp có nên thay đổi, bổ sung chương trình đào tạo của mình để nâng cao hiệu quả đào tạo. Các phương pháp đánh giá: 4.5.1. Phân tích thực hiện: Chọn hai nhóm thực hiện; trước tiên ghi lại kết quả thực hiện công việc của mỗi nhóm; sau đó chọn một nhóm tham gia vào quá trình đào tạo, còn nhóm kia vẫn thực hiện công việc bình thường. Sau thời gian đào tạo, ghi lại kết quả các số lượng lẫn chất lượng công việc giữa hai nhóm; kế đến ta tiến hành phân tích so sánh kết quả giữa hai nhóm, kết hợp với chi phí đào tạo sẽ cho phép xác định mức độ hiệu quả của quá trình đào tạo. 4.5.2. Đánh giá những thay đổi của học viên: Đánh giá theo các tiêu thức: 4.5.2.1. Phản ứng: đánh giá phản ứng của học viên đối với chương trình đào tạo, xem họ có thích ứng với chương trình không ? Nội dung chương trình có phù hợp với công việc thực tế của họ không ? Có xứng đáng với chi phí tiền bạc, thời gain của doanh nghiệp và cá nhân của họ không ? 4.5.2.2. Học thuộc: các nhóm viên tham dự các khóa học nào được kiểm tra để xác định liệu họ có