Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC

MỤC LỤC Lời mở đầu Trước những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh về hàng hoá, dịch vụ giữa các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường trong nước và quốc tế ngày càng khốc liệt hơn. Nhất là khi đất nước ta đã tham gia vào thị trường WTO, điều này mang lại cho các doanh nghịêp Việt Nam nhiều cơ hội quí báu và đồng thời cũng tạo ra nhiều thử thách lớn. Do đó, mỗi doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn phải biết phát huy tối đa tiềm năng của mình để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Bên cạnh các phương thức xúc tiến thương mại đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ với mục đích cuối cùng là đem lại lợi nhuận cao nhất, các doanh nghiệp cần phải nắm bắt thông tin, số liệu cần thiết, chính xác từ bộ phận kế toán để kịp thời đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, cớ thể công khai báo cáo tài chính để thu hút nhà đầu tư, tham gia vào thị trường tài chính. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, phải thể hiện được vai trò tiên phong của mình trong quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Là công ty cổ phần có quy mô nhỏ nhưng lại có uy tín trong lĩnh vực cung cấp thiết bị trong ngành in ấn của thành phố Hà Nội và một số tỉnh phụ cận, Công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC đang dần khẳng định mình trên thương trường nhập khẩu. Xét về mặt tổng thể, các doanh nghiệp kinh doanh không những chịu tác động của quy luật giá trị mà còn chịu tác động của quy luật cung cầu cạnh tranh, khi hàng hoá của doanh nghiệp được thị trường chấp nhận có nghĩa là giá trị của hàng hoá được thực hiện, lúc này doanh nghiệp thu về được một khoản tiền, khoản tìên này được gọi là doanh thu. Nếu doanh thu đạt được có thể bù đắp được khoản chi phí khả biến và bất biến bỏ ra, thì phần còn lại là lợi nhuận. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng muốn thu lợi nhuận là tối đa. Phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và thương mại thì doanh thu đạt được là do quá trình tiêu thụ sản phẩm. Do đó việc thực hiện hệ thống kế toán về bán hàng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để thấy được tầm quan trọng của hệ thống kế toán nói chung và bộ phận kế toán bán hàng nói riêng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, em đã chọn đề tài : “ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC.” Kết cấu đề tài bao gồm 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC Chương 1 Đặc điểm và tổ chức quản lý bán hàng của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu SIC. Đặc điểm bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu SIC. Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu SIC Ngành công nghiệp in là một trong những ngành công nghệ cao ở trên Thế Giới và cả Việt Nam. Cho đến nay thì Việt Nam vẫn chủ yêu là nhập khẩu máy móc thiết bị ngành in từ nước ngoài như máy móc, bản kẽm, cao su, mực, hóa chất cho đến những phụ kiện máy móc rất nhỏ như cái lưỡi gà, lò xo, má phanh,…Sản phẩm mà Công ty cung cấp cho khách hàng phần lớn được nhập khẩu từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản và Đức. Khoảng 80% các mặt hàng được nhập từ Trung Quốc như máy in, mực, bản kẽm, tất lô, cao su…còn lại được nhập từ các nước khác. Hiện nay, Công ty SIC có khoảng trên 600 sản phẩm các loại bao gồm máy móc, thiết bị, vật tư cung cấp cho ngành công nghiệp in của hầu hết các doanh nghiệp ở miền Bắc và miền Trung. Đối với máy móc và những hàng hóa có giá trị cao khó vận chuyển, khách hàng chủ yếu là các nhà xuất bản, các công ty in ấn, các cơ sở gia công in. Đặc điểm của khách hàng này là mua theo đơn đặt hàng và giao nhận theo tiến độ của họ. Do vậy, đối với sản phẩm này thường sử dụng kênh ngắn ( kênh trực tiếp ), khách hàng đến trực tiếp Công ty xem hàng, thỏa thuận giá cả. Đối với những sản phẩm vật tư như: cao su, lưỡi dao các loại, hóa chất phục vụ cho máy in và sau in, phụ kiện, bản kẽm, mực in offset. Thì việc sử dụng các loại kênh dài tỏ ra thích hợp hơn. Vì loại sản phẩm này có giá trị đơn vị thấp, dễ vận chuyển và bảo quản, mặt khác khách hàng của loại sản phẩm này rất phân tán. Sản phẩm vật tư của Công ty được chia thành các nhóm: cao su, lưỡi dao các loại, hóa chất phục vụ cho máy in và sau in, phụ kiện, bản kẽm, mực in offset. Công ty chủ yếu nhập vật tư và thiết bị phụ tùng ngành in công nghiệp. Các mặt hàng rất phong phú và đa dạng. Mặt hàng chủ yếu như sau: Mực in offset là mặt hàng nhiều nhất công ty nhập về. Bao gồm nhiều chủng loại, màu sắc, khối lượng, kích thước khác nhau. Ví dụ như mực Trung Quốc-yamei, mực Thượng Hải-Peony, mực Nam Ninh. Mỗi loại mực này đều có 7 màu: xanh, đỏ sen, đỏ cờ, trắng trong, trắng đục, vàng, đen. Mực mà công ty đặt mua trong nước là mực Tân Bình. Bao gồm Tân Bình cao cấp và Tân Bình PC mỗi loại có 7 màu như mực Trung Quốc nhằm đáp ứng nhu cầu cũng như thị hiếu của thị trường trong nước. Hóa chất dùng cho mực in như dầu pha mực, mỡ pha mực, dầu tăng dính, chất làm nhanh khô mực, nước rửa số nhảy, bình xịt chống khô mực. Bản kẽm chủ yếu được nhập từ Trung Quốc. Bao gồm 2 loại chính là kẽm con rồng và kẽm new start. Mỗi loại có nhiều khổ khác nhau. Hóa chất dùng cho bản kẽm, tất lô, cao su và tấm lót cao su, hóa chất dùng cho lô và cao su. Hóa chất dùng cho máy in, hóa chất dùng sau in. Lưỡi dao máy xén, lưỡi dao máy bế. Các loại vật tư khác như dây thép, dao đánh mực, xốp lau bản. Thiết bị ngành in như máy bế, máy in được nhập khẩu phụ kiện. Mặt hàng kinh doanh công ty hiện tại đang gần khoảng 600 sản phẩm các loại phục vụ cho ngành in như: máy móc, thiết bị ngành in và bao bì như: mực in, bản kẽm, cao su in, đế phím, hóa chất ngành in, các loại keo dán phục vụ ngành in, tất lô sợi tơ, hóa chất phục hồi cao su,… Về thiết bị và phụ tùng, công ty có thể cung cấp những chủng loại tiên tiến của thế giới, xuất xứ Trung Quốc, ấn Độ, Việt Nam như: các loại máy in offset, in ống đồng, inflenxo, các máy hỗ trợ in như máy hiện bản, máy phơi bản, máy tạo vân trên giấy, máy tạo gạch đầu dòng trên giấy,…và các máy gia công sau in như máy vào bìa, máy bó sách, máy khâu sách bằng chỉ, máy khâu sách bằng dây thép, máy xén giấy, máy bế hộp, máy làm khuôn bế, máy uốn lưỡi dao bế, máy cắt góc sách,…các loại máy gia công khác như máy mài dao, máy gấp phong bì, máy phết hồ nắp phong bì, máy ép lò xo,…các số nhảy cho máy in photo và in offset phục vụ cho máy in hóa đơn chứng từ, vé, cầu đường,..chất lượng cao; các lưỡi dao cho các loại máy xén giấy, máy bế hộp; cùng các loại phụ tùng thay thế cho tất cả các loại máy ngành in. Ngoài ra hoạt động nhập khẩu từ nước ngoài thì còn mua của một số công ty trong nước sản xuất. Về vật tư, công ty có những nguồn nhập khẩu phong phú nên có thể cung cấp các loại mực in offset của nhiều hãng như: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Singgapore, Malaixia. Và bản kẽm in offset các khổ giấy của Trung Quốc; cao su in Đức, Trung Quốc; Các hóa chất in như dung dịch làm ẩm; thuốc tút tẩy bản kẽm; gôm bản; nước rửa máy; nước nửa cao su in… Công ty CP XNK ngành in SIC chủ yếu nhập khẩu các hàng hóa thiết bị vật tư từ nước ngoài với mẫu mã, bao bì đảm bảo chất lượng được trong và ngoài nước đánh giá cao. Công ty có bộ phận vận tải được trang bị phương tiện vận chuyển ô tô, xe máy đáp ứng nhu cầu của khách hàng gần cũng như xa. Khách hàng được nhân viên kinh doanh của công ty giải thích rõ ràng về từng mặt hàng chất lượng cũng như ưu nhược điểm của từng loại phẩm. Khách hàng luôn được công ty trang bị cuốn catalog với đầy đủ thông tin sản phẩm. Từ đó khách hàng có thể đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp nhất. Thị trường của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu SIC. Địa bàn hoạt động của công ty chủ yếu là các tỉnh Miền Bắc và một số tỉnh khác như: Nghệ An, Hà Tĩnh, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Hiện nay, công ty đang chiếm khoảng 80% thị phần tại thị trường miền Bắc, và khoảng 40% thị trường miền Nam. Hiện nay, công ty đang cung cấp hàng hóa cho khoảng hơn 400 khách hàng trên phạm vi cả nước. Hơn 400 khách hàng với dung lượng lấy hàng thường xuyên khoảng 50 - 70 phiếu xuất hàng mỗi ngày cũng là con số thể hiện hiệu quả làm việc của tập thể cán bộ nhân viên trong công ty. Khách hàng của công ty về cơ bản được chia thành 3 nhóm khách hàng lớn : Nhóm khách hàng thứ nhất là các khách hàng Nhà nước bao gồm các Công ty, nhà máy, xí nghiệp lớn, các nhà xuất bản thuộc Nhà Nước. Nhóm này số lượng không nhiều nhưng lượng hàng hóa tiêu thụ hàng tháng rất lớn và đều đặn. Nhóm khách hàng thứ 2 của SIC là nhóm công ty cổ phần. Nhóm khách hàng này thường có đặc điểm quyết định mua của họ được đưa ra nhanh chóng chịu ảnh hưởng chủ yếu của Giám Đốc công ty. Nhóm khách hàng thứ 3 là các công ty hoặc nhà in tư nhân. Đây là nhóm khách hàng lớn, chiếm khoảng 2/3 tổng số khách hàng của công ty. Họ là các nhà xưởng gia công, xưởng in hàng mã. Việc mua bán và thanh toán thường diễn ra nhanh chóng. Hiện tại công ty đã giành quyền cung cấp trang thiết bị ngành in cho 3 nhóm khách hàng trên,đó là thị trường hiện tại của công ty. Vì vậy, công ty luôn nỗ lực hết mình để không bị các đối thủ cạnh tranh giành thị trường của mình. Ngoài ra, công ty không ngừng mở rộng thị trường ở các tỉnh miền Nam. Đó là một thị trường tiềm năng. Bên cạnh đó miền Bắc hiện tại là thị trường chính nên chính sách của công ty không vì khai thác thị trường mà bỏ quên thị trường hiện tại. Bảng 1.1. Danh sách một số đối thủ cạnh tranh của Công ty tại thị trường miền Bắc TT Tên công ty Địa chỉ Mặt hàng đặc trưng 1 Công ty in Thống Nhất 24 Ngô Quốc sư-Hà Nội Mực Toka,Betone,Elpit. 2 Công ty SPM Ngõ 109 Đường Trường Chinh- Hà Nội Mực Progres99,Arotol. Cao su ý,Nhật. 3 Công ty Thăng Long Đường Giải Phóng- Hà Nội Bản kẽm Thăng Long Mực Thượng Hải, cao su. 4 Công ty An Hùng Minh Đường Nguyễn Huy Tưởng Mực Elpis,maxet,… 5 Công ty Sơn Hòa(VIC) Đường Giang Văn Minh Kẽm JPS. 6 Công ty An Thành Số 123 Thụy Khuê Kẽm JPS. 7 Công ty Tân Xuân Đường Giảng Võ Mực Thượng Hải,Toka… 8 Công ty Hương Giang 246-Trần Khát Chân Mực cleantech,Thượng Hải. Lưỡi dao xén giấy,kẽm W 9 Công ty in Khoa học kỹ thuật 123- Nguyễn Khuyến Mực Thượng Hải. TT Tên công ty Địa chỉ Mặt hàng đặc trưng 1 Công ty in Thống Nhất 24 Ngô Quốc sư-Hà Nội Mực Toka,Betone,Elpit. 2 Công ty SPM Ngõ 109 Đường Trường Chinh- Hà Nội Mực Progres99,Arotol. Cao su ý,Nhật. 3 Công ty Thăng Long Đường Giải Phóng- Hà Nội Bản kẽm Thăng Long Mực Thượng Hải, cao su. 4 Công ty An Hùng Minh Đường Nguyễn Huy Tưởng Mực Elpis,maxet,… 5 Công ty Sơn Hòa(VIC) Đường Giang Văn Minh Kẽm JPS. 6 Công ty An Thành Số 123 Thụy Khuê Kẽm JPS. 7 Công ty Tân Xuân Đường Giảng Võ Mực Thượng Hải,Toka… 8 Công ty Hương Giang 246-Trần Khát Chân Mực cleantech,Thượng Hải. Lưỡi dao xén giấy,kẽm W 9 Công ty in Khoa học kỹ thuật 123- Nguyễn Khuyến Mực Thượng Hải. (Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty CP XNK ngành in SIC) Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu SIC. Bán hàng là một quá trình thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hoá thông qua trao đổi hàng hoá – tiền tệ trong đó doanh nghiệp trao hàng cho người mua và người mua thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền cho doanh nghiệp. Bán hàng là một khâu quan trọng trong sản xuất kinh doanh và mở ra chu kỳ sản xuất kinh doanh mới. Để nâng cao hiệu quả của quá trình này, doanh nghiệp cần áp dụng các phương thức bán hàng thích hợp. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá, đồng thời có tính quyết định đối với việc xây dựng thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC đang áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp. Theo phương thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của công ty hoặc giao nhận hàng tay ba ( các công ty mua bán thẳng ). Người nhận hàngsau khi đã ký nhận vào chứng từ bán hàng của công ty thì hàng đã được xác định là bán và ghi nhận doanh thu nghĩa là Công ty không còn nắm giữ quản lý, sở hữu hàng hoá. Thuộc phương thức này gồm có các trường hợp cụ thể sau: + Bán hàng thu tiền ngay: sau khi nhận hàng , bên mua phải thanh toán ngay tiền hàng cho công ty. + Bán chịu : Trong trường hợp này, bên bán giao hàng ngay cho người mua nhưng người mua không thanh toán ngay mà trả tiền sau một thời gian thoả thuận. Khi nền sản xuất và lưu thông hàng hoá càng phát triển, để thúc đẩy cho quá trình bán hàng thì quá trình bán hàng chịu có xu hướng tăng để tạo ra sự hấp dẫn cho khách hàng từ tăng doanh thu. Nhưng bán chịu cũng có nhược điểm là công ty bị chiếm dụng vốn và khả năng mất vốn rất cao. + Bán trả góp : Là phương thức bán hàng thu tiền làm nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số còn lại người mua chấp nhận trả dần vào các kỳ sau và chịu một lãi suất nhất định. Thông thường số tiền trả ở các kỳ là như nhau trong đó bao gôm một phần doanh thu gốc và phần lãi trả chậm. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC. Quá trình bán hàng và kết quả bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giữa chúng có mối tương quan mật thiết với nhau. Và yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp chính là tổ chức quản lý hoạt động bán hàng. Tại Công ty, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng được tổ chức và phân công nhiệm vụ khá rõ ràng và cụ thể. Phòng kinh doanh Vai trò nhiệm vụ của phòng kinh doanh: Lập kế hoạch nghiên cứu thị trường. Lập kế hoạch tiếp thị với khách hàng. Bán hàng. Chăm sóc khách hàng và giải quyết các vướng mắc của khách hàng. Làm các báo cáo về doanh số bán hàng và tình hình thị trường gửi lên ban giám đốc. Trưởng phòng kinh doanh, với chức năng lập các kế hoạch và thực hiện quản lý kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, có những quyết định đúng đắn trong công tác đối ngoại, quản lý vốn và tài sản, tham gia lập giá và quản lý kế hoạch, thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, phụ trách quá trình bán hàng và thu tiền, nguồn thu phát triển tổng hợp theo thời kỳ. Nhiệm vụ chính của trưởng phòng kinh doanh: Bán hàng như một nhân viên bán hàng, tiếp thị sản phẩm, bán hàng. Thu hồi tiền hàng, đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý với khách hàng. Hoạch định kế hoạch bán hàng bằng cách cụ thể hóa các kế hạch của ban giám đốc. Đề ra mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của phòng kinh doanh. Tổ chức chỉ đạo phòng kinh doanh đồng thời kiểm tra kiểm soát các hoạt động, nghiên cứu thị trường. Hỗ trợ các nhân viên bán hàng giải quyết một số vướng mắc đối với khách hàng khi khó giải quyết cần sự hỗ trợ của cấp trên. Đào tạo truyền đạt kinh nghiệm bán hàng cho nhân viên. Phó phòng kinh doanh: là người tham mưu cho trưởng phòng kinh doanh, cùng đóng góp ý kiến đưa lên Giám đốc, nghiên cứu nắm bắt thị trường để có những biện pháp, chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao cho Công ty. Phó phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham gia quản lý chung phòng kinh doanh theo sự phân công của trưởng phòng kinh doanh. Tiến hành bán hàng, tiếp thị thu hồi tiền bán hàng và đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý. Cán bộ kinh doanh: là những người trực tiếp kinh doanh đến từng khách hàng, tìm hiểu nhu cầu thị trường và thị hiếu người tiêu dùng, thực tế nghiên cứu và giao dịch thúc đẩy công tác tiêu thụ hàng hoá lên kế hoạch bán hàng có trách nhiệm báo về phòng kinh doanh và Giám đốc để Giám đốc quyết định và báo cho kế toán viết hoá đơn bán hàng. Cán bộ kinh doanh có nhiệm vụ tiếp thị bán hàng, thu hồi tiền hàng, đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý. Bộ phận vận tải: sau khi có quyết định bán hàng của Giám đốc, nhận hoá đơn và phiếu xuất kho từ kế toán, xuống kho dự trình phiếu xuất và nhận hàng rồi vận chuyển cho khách hàng theo địa điểm đã thoả thuận. Bộ phận phụ xe: bốc xếp hàng hóa lên xuống xe ô tô, bốc dỡ hàng hóa khi nhập xuất hàng, giao nhận hàng hóa cho khách hàng, các công việc khác khi có phân công của cấp trên. Thủ kho: giao nhận hàng hóa ra vào kho, kiểm kê hàng hóa hàng tháng, bảo vệ kho hàng, các công việc khác khi có yêu cầu của cấp trên Bộ phận kỹ thuật, lắp máy: thực hiện các công việc như lắp máy, bảo hành bảo dưỡng các loại máy móc thiết bị Công ty đang bán, lắp đặt máy móc đén cho khách hàng và thực hiện bảo dưỡng cho khách hàng. Tìm hiểu về các loại máy ngành in để đáp ứng nhu cầu của Công ty. Thường xuyên nghiên cứu về các loại máy móc để có thể đề xuất các phương án mới lên ban giám đốc về tình hình máy móc của Công ty. Kế toán bán hàng Nhiệm vụ của kế toán bán hàng : Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm , hàng hoá, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng giá vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. Kiểm tra, giám sát tiến độ bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về tình hình bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo kết quả kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Chức năng kế toán bán hàng: làm phiếu xuất bán hàng, viết hoá đơn VAT, cập nhật sổ phụ ngân hàng nhà liên quan đến công nợ phải thu của khách hàng, báo cáo thu tiền phải chuyển khoản. Chịu trách nhiệm về số liệu liên quan đến công nợ phải thu. Lưu trữ hồ sơ bán hàng khoa học( báo giá, chính sách, Biên Bản công nợ), lập phiếu nhập hàng bán trả lại. Các công việc khác theo yêu cầu của trưởng phòng. Chương 2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC 2.1. Kế toán doanh thu 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Để hoàn thiện khâu tiêu thụ của mình, công ty đã sử dụng phương thức bán hàng trực tiếp( bán tại kho, bán tài cửa hàng theo hợp đồng), và bán hàng qua đại lý. Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng bao gồm nhiều chứng từ do các nguồn khác nhau, nhưng một bộ chứng từ bắt buộc phải có là hợp đồng mua hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng . Ngoài ra tùy thuộc và các hình thức bán hàng khác nhau mà có các loại chứng từ khác nhau như phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng kê hàng hóa bán ra, hóa đơn vận chuyển, bảng kê hóa đơn bán ra trong kỳ của các đại lý…. Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị mua hàng( nếu khách hàng mua lẻ), đơn đặt mua hàng ( đối với khách hàng mua theo hợp đồng). Hợp đồng mua bán: áp dụng với việc bán buôn hàng hóa, bán với số lượng lớn hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Hợp đồng này được lập khi khách hàng gửi đơn đặt hàng tới công ty. Hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng thông thường: được lập khi công ty chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa cho người mua. Phiếu xuất kho. Phiếu thu tiền mặt ( nếu thanh toán bằng tiền mặt ngay), hoặc ghi nhận nợ ( nếu khách hàng chưa thanh toán ngay). Các chứng từ khác có liên quan. Đặc điểm một số chứng từ: Phiếu xuất kho: Khi công ty bán hàng hóa trực tiếp cho khách hàng thì công ty sử dụng phiếu xuất kho. Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho. Sau khi lập phiếu xuất kho, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển giao cho giám đốc ký duyệt và giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Ví dụ: Ngày 31 tháng 12 năm 2010 công ty TNHH In và TM Mai Linh mua hàng của công ty. Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho. Sau khi lập phiếu xuất kho, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc ký duyệt và giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và