Đề tài Kế toán nghiệp vụ bán hàng hoá tại công ty thực phẩm và dịch vụ tổng hợp

Chương I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THỰC PHẨM VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP Tổng quan về công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp: Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: 1.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty: Tên công ty: Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp. Tên giao dịch quốc tế: GENECOFOV (General Company of Food and Service). Trụ sở chính: 64 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7, Quận 3, Tp HCM. Điện thoại: 9.325.366 Fax: 9.325.428 Telex: 811420 GENECO.VT Email: gencofov@hcm.fpt.vn Hình thức sở hữu: Doanh nghiệp nhà nước. Số tài khoản: 710 A00239 tại sở giao dịch II Ngân hàng Công Thuơng Việt Nam. Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc sự quản lý của Bộ Thương Mại, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh mà nhà nước cho phép. 1.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Thành lập từ năm 1957, công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp là tên gọi hiện nay, nhưng trước đây công ty đã trải qua nhiều giai đoạn tách lập với nhiều tên gọi khác nhau: Ngày đầu thành lập, công ty có tên là Cục Thực Phẩm hoạt độâng ở miền Bắc. Do hoàn cảnh chiến tranh nên chức năng chủ yếu lúc này của công ty là sản xuất, chăn nuôi, kinh doanh lương thực - thực phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Tháng 5 năm 1970 Cục Thực Phẩm được tách thành hai bộ phận: Cục Thực Phẩm Công Nghệ và Cục Thực Phẩm Tươi Sống. Năm 1971, Cục Thực Phẩm Công Nghệ đổi tên thành công ty Thực Phẩm Công Nghệ, đồng thời có thêm nhiều chi nhánh như: Công ty Thuỷ Sản, công ty Muối… .Còn Cục Thực Phẩm Tươi Sống thì đổi tên thành Công ty Thực Phẩm. Năm 1987, Công ty thực phẩm Công Nghệvà công ty Thực Phẩm đổi tên thành Tổng công ty Thực phẩm Công Nghệ và Tổng công ty Thực Phẩm . Ngày 10 tháng 12 năm 1987, căn cứ theo quyết định số 25/NT-QĐ1 của Bộ Nội Thương hợp nhất Tổng công ty Thực Phẩm Công Nghệ với công ty Bánh Kẹo Hữu Nghị thành Tổng công ty Thực Phẩm, có nhieệm vụ quản lý các đơn vị kinh doanh trực thuộâc từ Bắc đến Nam. Ngày 13 tháng 8 năm 1996, theo quyết định số 698/TM-TCCB của Bộ Thương Mại và đăng ký kinh doanh số 103351 ngày 15/02/1996 tại sở kế hoạch đầu tư Tp. HCM, Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp được thành lập trên cơ sở tổ chức lại văn phòng Tổng công ty Thực Phẩm tại Thành Phố Hồ Chí Minh và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thực Phẩm theo chủ trương của Nhà Nước, Bộ Thương Mại về việc sắp xếp, đổi mới, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp Nhà Nước: Văn phòng Tổng công ty Thực phẩm cũ Công ty Thực Phẩm Nam Trung Bộ Công ty Xuất Nhập Khẩu Thực Phẩm và Dịch Vụ Một số đơn vị trực thuộc: công ty Thực Phẩm Miền Nam, Tổng Kho Thực Phẩm Nội Thương, Xí nghiệp Đông Lạnh An Phú… - Tháng 11 năm 1996 Bộ Thương Mại xác nhập thêm công ty Thực phẩm Quy Nhơn vào công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp. - Từ năm 1996 đến nay phạm vi hoạt động của công ty đã được mở rộng hơn trước với nhiều đơn vị trực thuộc: Các đơn vị hạch toán đầy đủ: Chi nhánh Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp Hà Nội, có trụ sở tại 212 Trần Quang Khải, Thủ đô Hà Nội. Chi nhánh Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp Nha Trang, có trụ sở tại Thành Phố Nha Trang. Xí nghiệp Đông Lạnh Thực Phẩm Quy Nhơn, có trụ sở tại 33A Quang Trung, Tp Quy Nhơn. Trung Tâm Thương Mại Khách Sạn và Dịch Vụ Du Lịch, có trụ sở tại số 155A Bùi Viện, Quận I, Tp.HCM. Công ty Thực Phẩm Thương Mại và Dịch vụ Tổng Hợp tại số 64 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7,Quận 3,Tp.HCM. Các đơn vị hạch toán báo sổ: Trung tâm kinh doanh Rượu Bia – Nước Giải Khát số 01 Xa lộ Hà Nội, Phường An Phú, Quận 2, Tp.HCM. Tổng kho Thực Phẩm, Quận 2, Tp.HCM. Trung tâm kinh doanh Chế Biến Nông Sản Toàn Thắng, 288/4 khu phố 2, An Lạc, Bình Chánh (Cửa hàng Thực Phẩm Tổng Hợp tại số 141 Bình Tây, Quận 6, Tp.HCM). Trung tâm Nông Sản Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp Đông Nam Bộ – 109 đường 30/4, phường 2, thị xã Tây Ninh, tỉnh Tây Ninh. Cửa hàng Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp Hoa Hồng tại số 195 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3, Tp.HCM. Cửa hàng Thực Phẩm I12 - I13 tại Trung tâm Thương Mại Lý Thường Kiệt, Tp.HCM. Cửa hàng Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp tại số 4 Vạn Tường, Quận 5, Tp.HCM. Cửa hàng Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp tại số 242, Trần Hưng Đạo, Quận I, Tp.HCM. Cửa hàng Thực Phẩm Tổng Hợp, tại số 64 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7, Quận 3, Tp.HCM. Nhà hàng Đêm Sài Gòn – 26 Nguyễn Thị Nghĩa, Quận I, Tp.HCM. Nhà hàng 67 Sương Nguyệt Aùnh, Quận I, Tp. HCM. Trong những năm đầu năm, công ty chưa có thị trường tiêu thụ trong nước và chưa có thị trường xuất nhập khẩu ổn định, đủ lớn, bạn hàng mua bán ít. Các đơn vị cơ sở còn tư tưởng “trông chờ” công ty, “trông chờ” Bộ. Đơn vị nào may mắn có kho, bãi, nhà xưởng, mặt bằng thì cho thuê, chưa mạnh dạn trực tiếp khai thác kinh doanh, chưa mạnh dạn liên kết – liên doanh, hợp tác đầu tư với các thành phần kinh tế để mở rộng kinh doanh. Giai đoạn đầu, công ty một mặt phải củng cố tổ chức, đội ngũ cán bộ, khai thác lợi thế kho – bãi – mặt bằng sẵn có để cho thuê, thực hành tiết kiệm, tạm thời đảm bảo đời sống tối thiểu cho cán bộ, công nhân viên, thanh lý những tài sản không sử dụng hoặc trước đó đầu tư không hiệu quả để trả nợ ngân hàng, làm lành mạnh tài chính. Mặt khác phát huy tinh thần dân chủ, thực hiện đoàn kết, động viên toàn thể cán bộ, công nhân viên, các đơn vị cơ sở tự chủ, sáng tạo trong kinh doanh, thực hiện chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân, phân cấp và từng bước quy chế hoá quá trình quản trị kinh doanh của công ty. Tháng 8/1997, Giám Đốc và Chủ tịch công đoàn công ty đã xây dựng và ký kết thoả ước lao động tập thể, hàng năm tại Đại hội Đại biểu công nhân viên chức có xem xét, sửa đổi, bổ sung vả cứ hai năm thì xây dựng và ban hành thoả ước mới. Đến nay, nội dung Thoả ước lao động tập thể có nhiều điều tiến bộ, không ngừng cải thiện và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cán bộ, công nhân viên. Trong những năm gần đây, doanh thu của công ty ngày càng tăng và ngày càng có nhiều khách hàng mua bán trong và ngoài nước. Qua 8 năm hoạt động (1997 – 2004), công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp đã “trụ” lại đươc và đang từng bước phát triển. 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty: 1.1.2.1 Chức năng: Theo quyết định số 773/TM – TCCB ngày 09/09/1996, công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp là một doanh nghiệp Nhà Nước có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Nhà Nước, được sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà Nước quy định, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập và chịu sự quản lý của Bộ Thương Mại. Công ty có các chức năng sau: Kinh doanh các mặt hàng thực phẩm công nghệ: đường, sữa, rượu, bia, nước giải khát… Kinh doanh các mặt hàng thực phẩm tươi sống, nông sản như: đậu các loại, hạt tiêu, hạt điều, rau củ quả…. Cao su, thuỷ hải sản, các mặt hàng tiêu dùng, vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất, phương tiện vận chuyển thực phẩm…. Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống. Tổ chức gia công, chế biến các mặt hàng thực phẩm, nông sản, thuỷ sản, bia, rượu, bánh kẹo, đường, sữa…. Trực tiếp xuất nhập khẩu các mặt hàng trong phạm vi kinh doanh của công ty, do liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các tổ chức trong và ngoài nước sản xuất ra. Làm đại lý mua bán, kinh doanh kho bãi. Nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng trong phạm vi cho phép của Nhà Nước. 1.1.2.2 Nhiệm vụ: Công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau: Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật hiện hành và theo hướng dẫn cua Bộ Thương Mại về thực hiện mục đích và nội dung sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý và sử dụng vốn của Công ty theo đúng chế độ chính sách nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo tự trang trải về tài chính, thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ với Nhà Nước, chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà Nước cũng như các quy định của Bộ Thương Mại. Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. Sử dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng chính sách Nhà Nước, luôn chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cán bộ công nhân viên, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên, Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu trong và ngoài nước để xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các phương án sản xuất kinh doanh. Tổ chức lực lượng hàng hoá đa dạng về cơ cấu mặt hàng, phong phú về chủng loại, chất lượng cao, mẫu mã phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng trong và ngoài nước. 1.1.2.3 Quyền hạn: Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp là một doanh nghiệp Nhà Nước, vì vậy khi hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty có đầy đủ các quyền và nghĩa vụ được quy định trong luật doanh nghiệp Nhà Nước và các văn bản dưới luật, cụ thể gồm các quyền sau: Được chủ động đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. Được vay vốn tại các Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam, được huy động các nguồn vốn trong và ngoài nước để phát triển sản xuất kinh doanh theo đúng các chính sách pháp luật hiện hành của Nhà Nước. Được chủ động trong việc sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo nguyên tắc bảo tồn và phát triển vốn. Được quyết định trong việc tổ chức bộ máy quản lý và mạng lưới sản xuất kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ được giao, lựa chọn thị trường, quyền quyết định giá cả, lao động… Được quyền tham gia các hội chợ quảng cáo, triển lãm hàng hoá trong và ngoài nước. Được quyền chuyển nhượng, cho thuê, thế chấp, ký cược, ký quỹ, cầm cố các tài sản thuộâc quyền quản lý của Công ty nhưng phải tuân thủ theo nguyên tắc bảo tồn và phát triển. Quyền này bị giới hạn đối với các thiết bị, nhà xưởng… quan trọng, có giá trị lớn, tức phải được sự đồng ý hay cho phép của Bộ Thương Mại. Được khiếu nại, tố tụng trước cơ quan pháp luật Nhà Nước đối với các tổ chức cá nhân vi phạm các điều khoản trong hợp đồng kinh tế đã ký kết, vi phạm chế độ quản lý kinh tế và tài chính của Nhà Nước làm thiệt hại tài sản, hàng hoá của Công ty. Được hưởng chế độ trợ cấp, trợ giá khi bị thiệt hại không đủ bù đắp chi phí, do thiên tai, lạm phát. Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty: Các phòng ban và chức năng: Ban điều hành Công ty bao gồm: Đứng đầu là giám đốc: Giám đốc Công ty do Bộ Thương Mại bổ nhiệm, bãi nhiệm, là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty, chịu sự giám sát, quản lý của Bộ Thương Mại, chịu trách nhiệm trước cấp trên chủ quản và pháp luật Nhà Nước hiện hành. Dưới Giám đốc là Phó Giám đốc: Phó Giám đốc là người trợ giúp đắc lực, tham mưu cho Giám đốc, trực tiếp quản lý công tác tổ chức trong nội bộ Công ty, hoàn thành các nhiệm vụ do Giám đốc giao, được quyền thay mặt Giám đốc giải quyết, điều hành việc kinh doanh trong phạm vi cho phép khi Giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Các đơn vị hạch toán đầy đủ: Ở các đơn vị hạch toán đầy đủ, tổ chức kế toán riêng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình, được Công ty uỷ nhiệm mở tài khoản riêng tại Ngân hàng, tuy nhiên phần thuế thu nhâïp doanh nghiệp, phân phối lợi nhuận phải thông qua Công ty, định kỳ các đơn vị trực thuộc này gởi báo cáo quyết toán về Công ty. Các đơn vị hạch toán báo sổ: Ở các đơn vị kế toán báo sổ, nhân viên kế toán có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gởi các chứng từ về phòng kế toán Công ty. Các phòng ban: Công ty có 4 phòng ban, mỗi phòng ban điều có chức năng riêng biệt, luôn có mối quan hệ hỗ tương với mục đích phục vụ cho công tác quản lý, điều hành cho Công ty một cách khoa học, hiệu quả. Phòng tổ chức hành chính thanh tra: Là cầu nối giữa các phòng ban, thực hiện công tác về chức năng hành chính như: giao nhận, lưu trữ, quản ký hồ sơ, công văn tài liệu và các con dấu của công ty. Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, pháp luật của Nhà Nước trong lĩnh vực thương mại từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực thuộc. Tăng cường kiểm tra giải quyết kịp thời các việc có liên quan đến Công ty như khiếu nại, kiện cáo. Thực hiện các công tác quản lý nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, đề bạc, điều động, bố trí…. Ngoài ra còn thực hiện chức năng đánh máy, soạn thaỏ văn bản, điều xe, tiềp khách, tổ chức hội họp…. Phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu: Nắêm bắt, nghiên cứu những biến động của thị trường để có biện pháp, phương thức kinh doanh phù hợp mang lại hiệu quả cao nhất, tham mưu cho ban giám đốc trong việc hạch định và thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh hàng hoá, nhập khẩu và nội thương của toàn Công ty. Hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phân tích các hoạt động kinh tế. Lập kế hoạch mua bán, đặc biệt khai thác các mặt hàng nhập khẩu, mở rộng kinh doanh của Công ty bằng cách tìm phương hướng, đẩy mạnh việc xuất khẩu những mặt hàng đang kinh doanh và đã ổn định, mở rộng thị trường trong nước và nâng cao khả năng của tổ tiếp thị. Phòng đầu tư Xuất Nhập Khẩu: Tìm kiếm, khai thác thị trường nước ngoài, các cơ hội đầu tư, hợp tác nước ngoài . Tiến hành các phương án đầu tư chế biến hàng xuất khẩu, tiến tới xuất khẩu các mặt hàng do đơn vị nước ngoài có nhu cầu, tìm nguồn hàng mới để tăng kinh ngạch cho Công ty. Phòng tài chính kế toán: Ghi chép và phản ảnh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cân đối tài khoản, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo kế toán hiện thời theo chế độ quy định hiện hành… giúp đỡ và hướng dẫn các đơn vị, các phòng ban thực hiện tốt các chế độ, chính sách về kế toán, thuế… Xây dựng kế hoạch tài chính, quản lý vả theo dõi tình hình tài chính toàn Công ty, quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, thanh toán công nợ, nộp thuế và các khoản nộp khác vào Ngân sách Nhà Nước. Tổng số cán bộ, công nhân viên của toàn Công ty: 477 (người), trong đó: + Lao động dài hạn: 222 người (lao động thường xuyên) + Lao động ngắn hạn: 255 người (từ 1 năm trở xuống) + Nam: 290 người + Nữ: 187 người Văn phòng Công ty co 40 người (28 nam, 12 nữ) Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY Chương II: KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THỰC PHẨM VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP 2.1. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty: 2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: 2.1.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: Với mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng lớn nằm rải rác ở các tỉnh thành từ Bắc vào Nam, vừa phải đảm bảo tập trung thống nhất, chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán của toàn Công ty vừa pahỉ đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc nắm được tình hình kinh doanh của đơn vị mình một cách chính xác, nên Công ty áp dụng song song hai hình thức tổ chức kế toán là: kế toán phân tán và kế toán tập trung. Kế toán phân tán: Công ty cho phép phân cấp hạch toán kế toán, một số các chi nhánh có tổ chức bộ máy kế toán độc lập tuy nhiên phần quan hệ với Ngân hàng Nhà Nước thì phải thông qua Công ty như phần thuế thu nhập doanh nghiệp, cũng như công tác phân phối lợi nhuận đều phải thông qua Công ty. Định kỳ các đơn vị trực thuộc này gởi báo cáo quyết toán về Công ty. Các chi nhánh này cũng được Công ty uỷ nhiệm mở tài khoản riêng tại Ngân hàng, tự ký kết các hợp đồng kinh doanh. Các chi nhánh áp dụng hình thức này: Chi nhánh Công ty Thực Phẩm và Dịch vụ Tổng hợp tại Hà Nội. Xí nghiệp Thực Phẩm Quy Nhơn. Chi nhánh Công ty Thực Phẩm và Dịch Vụ Tổng Hợp tại Nha Trang. Trung Tâm Thương Mại – Khách Sạn và Dịch Vụ Du Lịch. Kế toán tập trung: Ở các đơn vị hạch toán báo sổ, nhân viên kế toán có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gởi các chứng từ về phòng kế toán Công ty. Từ các chứng từ này và báo cáo tổng hợp của các đơn vị hạch toán đầy đủ, phòng kế toán Công ty có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm tiếp các nghiệp vụ kế toán còn lại của các chi nhánh đưa về, cuối kỳ kế toán tại Công ty sẽ lập báo cáo tài chính chung cho toàn Công ty. Các chi nhánh còn lại hạch toán theo phương pháp này. 2.1.1.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng thành viên trong bộ máy kế toán: Hiện nay, phòng tài chính kế toán của Công ty có 6 người, gồm: 1 kế toán trưởng, 2 phó phòng, 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Kế toán trưởng: Là người hỗ trợ đắc lực cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo, thực hiện công tác tài chính kế toán và thống kê tại Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc tổ chức công tác kế toán của toàn Công ty. Giải quyết cho vay đối với các đơn vị trực thuộc. Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm cho Công ty và các đơn vị. Giải quyết và đề xuất cho Ban Giám đốc Công ty việc xử lý và thu hồi công nợ tồn đọng toàn Công ty. Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Trung ương về các vấn đề liên quan đến Công ty. Theo dõi và xử lý toàn bộ tài sản của Công ty. Đại diệân cho Giám đốc Công ty theo uỷ quyền để giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu kiện. Phó phòng kế toán (phụ trách tài chính) Trợ giúp cho kế toán trưởng trong việc phụ trách tài chính từ văn phòng xuống các đơn vị trực thuộc. Nghiên cứu chức năng tổ chức vốn nhằm đảm bảo khai thác và cung cấp đa