Đề tài Một số giải pháp hạn chế rủi ro cho các doanh nghiệp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu

trường đại học ngoại thương Khoa kinh tế ngoại thương -------***------- khoá luận tốt nghiệp Đề tài: một số giải pháp hạn chế rủi ro cho các doanh nghiệp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Giáo viên hướng dẫn : Thầy giáo Phan Anh Tuấn Sinh viên thực hiện : Trần Ngọc Hưng Lớp : Nga - K37C Hà Nội - 2002 Lời cảm ơn Khoá luận được hoàn thành với sự giúp đỡ của rất nhiều thầy giáo, cô giáo, gia đình và bạn bè. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với: Các thầy cô giáo và cán bộ trường Đại học ngoại thương những người đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báu và tạo điều kiện học tập cho tôi trong suốt thời gian học tập tại trường. Các thầy cô giáo đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình hoàn khoá luận này, đặc biệt là thầy Phan Anh Tuấn, người đã vất vả theo sát từng bước đi của tôi trong quá trình hoàn thành ý tưởng, nghiên cứu triển khai và hoàn thành khoá luận. Các đồng nghiệp làm công tác nhập khẩu tại công ty Goldenkey Gia đình và bạn bè, những người đã khuyến khích động viên và tạo mọi điều kiện để tôi có thể hoàn thành khoá luận này. Vì thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp, khả năng người viết còn hạn chế nên chắc chắn luận văn còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp và chỉ dẫn của các thầy cô giáo, các nhà kinh doanh nhập khẩu có nhiều kinh nghiệm và các bạn đồng nghiệp. Tôi xin gửi tới các thầy, các cô gia đình và bạn bè những lời chúc tốt đẹp nhất. Mục lục Lời mở đầu: 1 Chương I: hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vấn đề quản lý rủi ro trong việc thực hiện ký kết hợp đồng nhập khẩu. 3 1. Một số vấn đề về nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu 3 1.1. Quy trình nhập khẩu 3 1.2. Hợp đồng nhập khẩu 4 1.2.1. Vài nét khái quát về hợp đồng mua bán ngoại thương nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng. 4 1.2.2. Nội dung của hợp đồng nhập khẩu. 8 1.2.3. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu 10 1.2.4. Các chứng từ thường sử dụng trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 12 2. Vai trò quản lý rủi ro trong thực hiện và ký kết hợp đồng nhập khẩu. 12 Chương II: Những rủi ro mà các doanh nghiệp cần chú ý trong ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 14 I. Những rủi ro mà các doanh nghiệp cần chú ý khi ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 14 1. Trong quá triònh nghiên cứu thị trường. 14 2. Trong việc lựa chọn ngành xuất khẩu. 14 II. Những rủi ra mà các doanh nghiệp cần chú ý trong khi đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu. 17 1. Trong khi đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng nhập khẩu. 17 2. Trong khi ký kết hợp đồng. 20 2.1. Ngày tháng và địa điểm ký kết hợp đồng. 20 2.2. Các bên tham gia hợp đồng. 21 2.3. Điều khoản đối tượng hợp đồng. 22 2.4. Điều khoản giá cả và thanh toán. 22 2.5. Điều khoản bao bì và ký mã hiệu. 22 2.6. Điều khoản cơ sở giao hàng. 23 2.7. Điều khoản giao hàng. 25 2.8. Điều khoản vận tải. 26 2.9. Điều khoản bảo hành. 26 2.10. Điều khoản bất khả kháng. 27 2.11. Điều khoản kiếu nại. 27 2.12. Điều khoản trọng tải. 27 2.13. Điều khoản luật áp dụng. 29 2.14. Điều khoản chế tài. 29 2.15. Điều khoản khác. 30 III. Những rủi ro mà các doanh nghiệp cần chú ý trong khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 30 1. Đối với nghĩa vụ mà người nhập khẩu phải thực hiện theo hợp đồng. 30 1.1. Về việc mở L/C 30 1.2. Về việc chọn người xuất khẩu nước ngoài giao hàng. 31 1.3. Về việc mua bảo hiểm. 31 1.4. Về việc làm thủ tục nhập khẩu. 33 2. Đối với việc thực hiện nghĩa vụ của người xuất khẩu nước ngoài. 36 Chương III: Một số giải pháp hạn chế rủi ro cho các doanh nghiệp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 37 I. Một số giải pháp nhằm hạn chế rủi ro trước khi ký kết thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 37 1. Trong phương thức đàm phán gián tiếp thông qua thư từ, điện tín. 37 1.1. Về chào hàng. 39 1.2. Về chấp nhận chào hàng. 41 II. Những giải pháp nhằm hạn chế rủi ro ngược kí kết hợp đồng nhập khẩu. 43 1. Về điều khoản đối tượng của hợp đồng. 44 1.1.Về tên hàng. 44 1.2. Về điều khoản quy cách phẩm chất. 45 1.3. Về điều khoản số lượng. 49 2. Về điều khoản giao hàng. 51 3. Về điều khoản thanh toán. 53 4. Về điều khoản bảo hành. 55 5. Về điều khoản bất khả kháng. 56 III. Những giải pháp hạn chế rủi ro đối với thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 56 1. Những giải pháp đối với nghĩa vụi mà người nhập khẩu thực hiện theo hợp đồng nhập khẩu. 57 2. Những giải pháp đối với việc thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu của người xuất khẩu nước ngoài. 62 2.1. Về việc ngườ xuất khẩu giao hàng chậm. 62 2.2. Về việc giao hàng thiếu số lượng, trọng lượng. 64 2.3. Về việc giao hàng kém phẩm chất. 66 2.4.Về việc giao sai loại hàng, sai với quy định trong hợp đồng. 69 2.5. về việc người xuất khẩu lập chứng từ không phù hợp với L/C 70 IV. Một số giái pháp khác đối với các doanh nghiệp khi kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm hạn chế rủi ro trong kinh doanh và thực hiện hợp đồng nhập khẩu 71 Kết luận 74 Tài liệu tham khảo 76 Lời mở đầu Đứng trước tình hình quốc tế hoá và thương mại hoá nền kinh tế thế giới đồng thời thấy được vai trò quan trọng của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu mà Đảng và Nhà nước ta đã ra nghị định 57/1998/NĐ - CP ngày 31/7/1998 cho phép cá nhân và thành phần kinh tế của nước ta đều được phép xuất nhập khẩu hàng hoá trong phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Bên cạnh việc khuyến khích đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu thì cần để nhập khẩu để tăng cường lực lượng sản xuất. Trước đây sự phát triển của cao của các ngành kinh tế..... là một hoạt động rất cần thiết. Đảm nhận ký kết hợp đồng xuất khẩu có hiệu quả, đạt được mục tiêu lợi nhuận là một vấn đề được tất cả các nhà nhập khẩu quan tâm. Tuy nhiên, trong quá trình này do khoảng cách xa về không gian, sự khác biệt giữa các bên về những yếu tố như: ngôn ngữ, văn hoá, luật pháp và quan trọng nhất là yếu tố quyền lợi, nên các nhà kinh doanh nhập khẩu thường gặp rủi ro, sự cố dẫn đến thiệt hại lớn. Vì vậy, với mong muốn phần nào giúp các nhà khi kinh doanh nhập khẩu tránh được những rủi ro trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đảm bảo được mục đích kinh doanh là lợi nhuận. Tôi mạnh dạn chọn đề tài: "Một số giải pháp hạn chế rủi ro cho các doanh nghiệp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu". Luận văn gồm 3 chương. Chương I: Hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vấn đề quản lý rủi ro trong ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. - Chương II: Những rủi ro mà các doanh nghiệp cần chú ý trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. - Chương III: Một số giải pháp hạn chế rủi ro cho các doanh nghiệp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Luận văn sẽ đi sâu phân tích các khía cạnh về mặt pháp lý cũng như nghiệp vụ khách quan tới một hợp đồng nhập khẩu nhằm đưa ra một số giải pháp hạn chế rủi ro có thể phát sinh trong quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Chương I hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vấn đề quản lý rủi ro trong ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1. Một số vấn đề về nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu 1.1. Quy trình nhập khẩu Bước 1: Những công việc cần phải làm trước khi giao dịch ký kết, thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1-Nghiên cứu thị trường 2-Vấn đề lựa chọn người xuất khẩu 3-Lập phương án kinh doanh: Thông qua các bước -Đánh giá tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó khăn và thuận lợi trong kinh doanh. -Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện-phương thức kinh doanh(Phải có tính thuyết phục ) -Đề ra những mục tiêu và những mục tiêu này phải có số liệu cụ thể (Hàng gì, số lượng bao nhiêu, lợi nhuận như thế nào... ) -Đề ra những biện pháp thực hiện -Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế Bước 2: Lựa chọn phương thức đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu Có thể đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp hoặc đàm phán thông qua thư từ, điện tín, telex... *Các bước giao dịch thông qua phương thức đàm phán gián tiếp: 1- Hỏi giá (Enquiry) 2- Phát giá (offer) 3- Đặt hàng (order) 4- Hoàn giá (Couter-offer) 5- Chấp nhận (Acceptance ) 6- Xác nhận(Confermation) Bước 3:Ký kết hợp đồng nhập khẩu Bước 4:Thực hiện hợp đồng nhập khẩu:Gồm các bước 1- Mở L/C ( Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C) 2- Đôn đốc người xuất khẩu giao hàng 3- Thuê tàu (Nếu hợp đồng quy định ) 4- Mua bảo hiểm 5- Làm thủ tục nhập khẩu:gồm các bước - Xin giấy phép nhập khẩu - Làm thủ tục hải quan - Nhận hàng 1.2. Hợp đồng nhập khẩu 1.2.1. Vài nét khái về hợp đồng mua bán ngoại thương nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng Khái niệm về hợp đồng mua bán ngoại thương: Hợp đồng mua bán ngoại thương trước hết là một hợp đồng mua bán, tức là “sự thoả thuận” trong đó một bên (gọi là người bán) có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu cho bên kia (gọi là người mua) một tài sản nhất định (gọi là hàng hoá) còn người mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả một số tiền ngang bằng giá trị số hàng đã nhận “sự thoả thuận” này có thể được thể hiện bằng văn bản hoặc bằng miệng. Tuy nhiên, luật pháp Việt Nam chỉ coi hình thức văn bản là hợp lệ, mọi hình thức thoả thuận bằng miệng đều bị coi là không hợp pháp và không có giá trị. Có thể nói rằng hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng mua bán có yếu tố nước ngoài. Luật pháp các nước khác nhau có cách hiểu về yếu tố nước ngoài khác nhau. Chẳng hạn theo công ước Lahay năm 1964 về hợp đồng mua bán quốc tế những động sản hữu hình thì Hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng mua bán trong đó các bên ký kết có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau và hàng hóa dc chuyển từ nước này qua nước khác hoặc việc trao đổi ý chí ký kết hợp đồng được lập ra ở các nước khác nhau (điều 1 - công ước Lahay 1964) Như vậy, “yếu tố nước ngoài” hay “tính chất quốc tế” của hợp đồng mua bán ngoại thương theo công ước này bao gồm: - Chủ thể ký kết hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau, và - Hàng hóa là đối tượng của hợp đồng được chuyển hoặc sẽ được chuyển từ nước này sang nước khác, hoặc - Chào hàng và chấp nhận chào hàng được thành lập ở các nước khác. Nếu các bên ký kết, không có trụ sở thương mại thì dựa vào nơi cư trú của họ. Vấn đề quốc tịch của các bên không có ý nghĩa trong việc xác định “yếu tố nước ngoài” của hợp đồng mua bán ngoại thương. Công ước Viên của Liên hiệp quốc năm 1980 về hợp đồng mua bán quốc tế hàng hoá chỉ đưa ra một tiêu chuẩn để khẳng định “tính chất quốc tế ” của hợp đồng mua bán ngoại thương, đó là các bên ký kết có trụ sở thương mại đặt tại các nước khác nhau (Điều 1- công ước Viên năm 1980) cũng trong điều 1 này, tại điểm 3, công ước Viên nêu rõ: “Quốc tịch của các bên, quy chế dân sự hoặc thương mại của họ, tính chất dân số hay thương mại của hợp đồng không được xét tới khi xác định phạm vị áp dụng công ước này”. Qua đó ta có thể thấy rằng vấn đề quốc tịch của các bên cũng không được quan tâm khi xác định “yếu tố nước ngoài của hợp đồng mua bán ngoại thương” Luật của Pháp xác định “tính chất quốc tế của hợp đồng mua bán thương mại ” căn cứ vào hai tiêu chuẩn : Tiêu chuẩn kinh tế và tiêu chuẩn pháp lý. Theo các tiêu chuẩn kinh tế thì hợp đồng quốc tế là hợp đồng tạo ra sự di chuyển qua lại biên giới trao đổi tương ứng giữa hai nước, tức là thể hiện được quyền lợi thương mại quốc tế. Theo các tiêu chuẩn pháp lý, một hợp đồng được coi là hợp đồng quốc tế nếu nói bị chi phối bởi các tiêu chuẩn pháp lý của nhiều quốc gia như quốc tịch của các bên, nơi thể hiện nghĩa vụ hợp đồng, nguồn vốn thanh toán ... Còn theo luật Việt Nam, nhìn chung để được coi là hợp đồng mua bán ngoại thương, nó phải có các tiêu chuẩn: - Chủ thể của hợp đồng là các bên có quốc tịch khác nhau - Hàng hoá là đối tượng của hợp đồng được dịch chuyển từ nước này sang nước khác. - Đồng tiền thanh toán là ngoại tệ đối với 1 trong 2 bên. Qua phân tích ở trên có thể hiểu hợp đồng mua bán ngoại thương là tất cả các hợp đồng mau bán có tính chất quốc tế (yếu tố nước ngoài ). Tính chất này được biểu hiện: + Chủ thể ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương có trụ sở đặt tại các nước khác nhau. + Hàng hoá là đối tượng của hợp đồng có thể được chuyển qua biên giới quốc gia. + Đồng tiền tính giá và thanh toán có thể là ngoại tệ đối với một hoặc cả hai bên đương sự. - Hợp đồng nhập khẩu thực chất là hợp đồng mua bán ngoại thương. Bất cứ hợp đồng xuất-nhập khẩu nào cũng được coi là hợp đồng mua bán ngoại thương. Tuy nhiên, không phải hợp đồng mua bán ngoại thương nào cũng được coi là hợp đồng nhập khẩu. Xét về tính chất quốc tế của hợp đồng xuất-nhập khẩu khác với hợp đồng mua bán ngoại thương ở chỗ: hàng hoá là đối tượng của hợp đồng xuất-nhập khẩu nhất định phải được chuyển từ khu vực pháp lý này sang khu vực pháp lý khác. Các khu vực pháp lý phải hiểu là chịu sự điều chỉnh cũng như quy định pháp luật khác nhau. Ranh giới giữa các khu vực pháp lý có thể là biên giới quốc gia, hoặc cũng có thể là ranh giới ngăn cách giữa khu chế xuất với phần lãnh thổ còn lại của một quốc gia. Để hiểu rõ vấn đề này, chúng ta có thể xem xét ví dụ sau đây: Một công ty A của Nhật Bản đã ký kết hợp đồng mua bán vải với công ty dệt Nam Định, Việt Nam. Hợp đồng quy định hàng hoá là đối tượng của hợp đồng này sẽ được chuyển cho công ty May Hà Nội, là công ty đã ký kết hợp đồng may gia công cho công ty A của Nhật Bản. Hợp đồng ký kết giữa công ty A của Nhật bản với công ty dệt Nam định của Việt Nam là một hợp đồng mua bán ngoại thương. Tuy nhiên, công ty A của Nhật Bản không thể coi hợp đồng này là hợp đồng nhập khẩu vì vải là đối tượng của hợp đồng không chuyển qua bất cứ một danh giới pháp lý nào, tức không chuyển vào nước Nhật và không phải làm thủ tục nhập khẩu vải. * Đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua bán ngoại thương. Chính vì vậy tính chất quốc tế cũng là đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng nhập khẩu, thể hiện ở một số nội dung sau: . Hợp đồng nhập khẩu mang tính chất thương mại, tính chất kinh doanh (nghĩa là mục đích ký kết mang tính chất thương mại) . Trụ sở của hợp đồng nhập khẩu là các bên có trụ sở thương mại đặt ở các nước khác nhau. . Hàng hoá là đối tượng của hợp đồng nhập khẩu được chuyển từ khu vực pháp lý này sang khu vực pháp lý khác. Sở dĩ có khái niệm khu vực pháp lý là do sự phát triển và ngày càng mở rộng của các khu chế xuất (là các khu công nghiệp tập trung, chuyên sản xuất hàng xuất khẩu được hoạt động theo quy chế khu chế xuất tại Việt nam ). Theo quy định khu chế xuất, khu chế xuất nằm trong lãnh thổ quốc gia, song nếu hàng hoá là đối tượng của hợp đồng mua bán được di chuyển qua ranh giới pháp lý, ngăn cách khu chế xuất với phần lãnh thổ còn lại của quốc gia đó thì nó cũng được coi là biểu hiện tính chất quốc tế của hợp đồng mua bán, với một bên là chủ thể trong nước và một bên kia là các xí nghiệp của khu chế xuất. . Tiền tệ để dùng thanh toán giữa bên mua và bên bán có thể là ngoại tệ đối với một hoặc hai bên. . Luật điều chỉnh hợp đồng (luật áp dụng cho hợp đồng mang tính chất đa dạng và phức tạp). Khác với hợp đồng mua bán trong nước chỉ phải chịu sự điều chỉnh hợp đồng của luật pháp nước đó, hợp đồng nhập khẩu có thể áp dụng cả luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế hoặc điều ước quốc tế. . Tranh chấp phát sinh xung quanh việc ký kết và thực hiện hợp đồng có thể do toà án của một nước hoặc do toà án quốc tế xét xử 1.2.2 Nội dung của hợp đồng nhập khẩu Nói chung nội dung của hợp đồng nhập khẩu thường có các mục sau: - Về ngày tháng và địa điểm ký kết hợp đồng - Về các bên tham gia hợp đồng - Về các điều khoản đối tượng của hợp đồng - Về điều khoản bao bì và ký mã hiệu - Về điều khoản điều kiện giao hàng - Về điều khoản giá cả - Về điều khoản giao hàng - Về điều khoản vận tải - Về điều khoản thanh toán - Về điều khoản bảo hành - Về điều khoản quy định trường hợp miễn trách - Về điều khoản khiếu nại - Về điều khoản trọng tài - Về điều khoản chế tài Hợp đồng nhập khẩu có hình thức như sau: Hợp đồng Số:............... Ngày... tháng... năm... Giữa: Địa chỉ: Điện tín: Telex: Dưới đây gọi tắt là: “người bán ” Điện thoại: Fax: Và: Địa chỉ: Điện tín: Telex: Dưới đây gọi tắt là: ”Người mua “ Điện thoại: Fax: Đã thoả thuận ký kết hợp đồng với những điều kiện dưới đây: (Hợp đồng nhập khẩu có thể dài ngắn khác nhau tuỳ thuộc vào số điều kiện thoả thuận nhiều hay ít giữa hai bên). Thông thường hợp đồng nhập khẩu có những khoản mục sau: 1. Tên hàng 2. Số lượng 3. Chất lượng 4. Bao bì và ký mã hiệu 5. Giao hàng 6. Điều kiện cơ sở giao hàng 7. Thanh toán 8. Bảo hành 9. Khiếu nại 10. Trọng tài 11. Trường hợp bất khả kháng 12. Chế tài Hợp đồng có hiệu lực từ: Làm tại Ngày... tháng... năm... Hợp đồng làm thành... bản gốc bằng tiếng... mỗi bên giữ... bản. Người bán Ngươì mua 1.2.3. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu Khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, người nhập khẩu cần nẵm được những quy định của pháp luật về điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu. Một hợp đồng nhập khẩu muốn có hiệu lực phải thoả mãn 4 điều kiện đó là: - Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp: Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp có nghĩa là các doanh nghiệp (công ty, hãng... ) phải được thành lập một cách hợp pháp và có quyền kinh doanh xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp Việt Nam muốn được ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu thì phải có giấy phép xuất nhập khẩu. Nếu không có giấy phép xuất nhập khẩu mà ký kết với doanh nghiệp nước ngoài thì hợp đồng sẽ không có hiệu lực. Chủ thể là doanh nghiệp nước ngoài cũng phải hợp pháp. Nếu không may ký kết với doanh nghiệp nước ngoài, sau đó mới phát hiện doanh nghiệp này không phải là chủ thể hợp pháp thì cần phải tuyên bố hợp đồng vô hiệu để khỏi phải thực hiện hợp đồng. Bởi vì nếu vẫn tiếp tục thực hiện hợp đồng có khi sẽ bị thiệt hại và có đòi được tiền thì cũng mất rất nhiều thời gian và chi phí. - Hình thức của hợp đồng nhập khẩu phải hợp pháp Tuỳ theo luật pháp của các nước quy định hình thức của hợp đồng có thể bằng miệng, bằng văn bản, hoặc bằng bất kỳ hình thức nào khác hay hình thức của hợp đồng bắt buộc phải được lập thành văn bản. Công ước Viên 1980 trong điều 11 có quy định rằng:Hợp đồng mua bán ngoại thương có thể được ký kết bằng miệng và không phải tuân thủ bất kỳ yêu cầu nào khác về mặt hình thức của hợp đồng, nhưng ở điều 96 thì lại cho phép các quốc gia bảo lưu không áp dụng điều 11 nếu luật pháp quốc gia quy định hình thức mua bán bằng văn bản là bắt buộc đối với hợp đồng mua bán ngoại thương. Luật pháp Việt Nam quy định, hợp đồng mua bán ngoại thương phải được ký kết bằng văn bản mới có hiệu lực. Ngoài ra nó còn quy định cụ thể thêm rằng: mọi sửa đổi, bổ xung mua bán hợp đồng ngoại thương cũng phải được làm bằng văn bản (thư từ, điện tín, fax, telex) cũng được coi là văn bản. Mọi hình thức thoả thuận bằng miệng đều được coi là không hợp pháp và không có giá trị. Vì vậy, khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu, các doanh nghiệp Việt Nam phải nhất thiết ký kết hợp đồng bằng văn bản, nếu không hợp đồng đó được coi là không hợp pháp và người nhập khẩu sẽ phải gánh chịu những rủi ro pháp lý phát sinh. - Nội dung của hợp đồng nhập khẩu phải hợp pháp. Thứ nhất, nội dung của hợp đồng hợp pháp khi hợp đồng có đủ các điều khoản chủ yếu của hợp đồng. Luật pháp mỗi nước quy định một khắc và các điều khoản chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu. Luật pháp Việt Nam quy định rằng điều khoản chủ yếu của hợp đồng mua bán ngoại thương gồm có các điều khoản tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, thời hạn và địa điểm giao hàng, giá cả và điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán. Thứ hai, để cho nội dung của hợp đồng nhập khẩu hợp pháp thì đối tượng của hợp đồng phải hợp pháp. Vì vậy người nhập chủ yếu chỉ ký kết những hợp đồng nhập khẩu những mặt hàng không thuộc diện cấm nhập khảu của nước mình, cũng như không thuộc diện cấm xuất khẩu của nước người xuất khẩu. Nếu ký hợp đồng nhập khẩu một mặt hàng được phép nhập khẩu của nước mình nhưng thuộc diện cấm xuâts khẩu của nước người xuất khẩu (và ngược lại)thì hợp đồng sẽ không có hiệu lực. Từ đó, người nhập khẩu phải thường xuyên theo dõi danh mục hàng cấm xuất