Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp

PHẦN MỞ ĐẦU –ª— TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Quản trị nhân sự là một lĩnh vực đặc biệt quan trọng, vì “ mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”. Quản trị nhân sự có mặt trong bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, nó có mặt ở tất cả các phòng ban, các đơn vị bởi vì bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp . Chính vì cảm nhận thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết phải có công tác quản trị nhân sự trong bất cứ một doanh nghiệp nào cho nên tôi đã lựa chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp”. 2. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Trong bối cảnh tình hình kinh tế biến động hiện nay thì doanh nghiệp phải biết điều chỉnh các hoạt động để có thể thích nghi và phát triển tốt. Cần duy trì lực lượng lao động có kỹ năng cao để khi có cơ hội mới sẽ sẵn sàng tiếp tục mở rộng kinh doanh. Cần đào tạo lại công nhân nếu chuyển hướng kinh doanh sang mặt hàng mới. Doanh nghiệp một mặt phải duy trì các lao động có tay nghề, mặt khác phải giảm chi phí lao động doanh nghiệp phải quyết định giảm giờ làm việc, cho nhân viên tạm nghỉ việc hoặc giảm phúc lợi. Trong doanh nghiệp mỗi con người là một thế giới riêng biệt nếu không có hoạt động quản trị thì ai thích làm gì thì làm, mọi việc sẽ trở nên vô tổ chức, vô kỷ luật, công tác quản trị nhân sự sẽ giúp giải quyết vấn đề này, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Mục đích của công tác quản trị nhân sự nhằm giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng - những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty; đồng thời sử dụng một cách có hiệu quả nhân sự của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra. NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU Một trong những nhiệm vụ chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả doanh nghiệp và nhân viên mới. Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên lẫn công ty đều có lợi. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài được thực hiện bằng phương pháp khảo sát, phân tích môi trường vĩ mô, môi trường vi mô, môi trường nội bộ, tổng hợp, đồng thời kết hợp các phương pháp so sánh dựa trên tài liệu, các thông tin từ thị trường và một số tài liệu tham khảo khác. CÁC KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA ĐỀ TÀI Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. KẾT CẤU CỦA ĐA/KLTN Đề tài gồm 3 chương: PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về quản trị nhân sự. CHƯƠNG 2: Thực trạng về công tác quản trị nhân sự tại Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp. CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân sự tại Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN Khái niệm và vai trò của quản trị nhân sự Khái niệm quản trị nhân sự: Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Không một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản lý nhân sự. Hay nói cách khác, mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào cũng là nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhân sự của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra. Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý có chất lượng - những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Vì thế, quản trị nhân sự chính là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị; là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, bởi vì nó động chạm đến những con người cụ thể với những hoàn cảnh và nguyện vọng, sở thích, cảm xúc và văn hóa riêng biệt. Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự: Giáo sư người Mỹ Dinock cho rằng: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”. Giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được”. Vậy quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào. Quản trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác. Vai trò của quản trị nhân sự: Yếu tố giúp ta nhận biết được một xí nghiệp hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó - những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến. Mọi thứ còn lại như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao. Người thực hiện các đường lối chính sách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy cho nên có thể nói rằng: “mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”. Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp . Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhưng lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Một vài học thuyết về quản trị nhân sự: Khi nói đến Quản trị nhân lực chúng ta không thể không nhắc đến các học thuyết phương Đông được hình thành từ rất sớm là “Đức trị” của Khổng Tử và “Pháp trị” của Hàn Phi Tử, bên cạnh đó cũng có những học thuyết kinh điển của Phương Tây. Đó là học thuyết X và Y được Douglas Mc Gregor tổng hợp từ các lý thuyết quản trị nhân lực được áp dụng trong các xí nghiệp phương Tây. Học thuyết Z được W. Ouchi, một kiều dân Nhật ở Mỹ nghiên cứu phương thức quản lý trong các doanh nghiệp Nhật Bản và đưa ra. Học thuyết X (thuyết con người kinh tế): Học thuyết X được Douglas Mc Gregor đưa ra vào những năm 1960. Học thuyết X đưa ra giả thiết có thiên hướng tiêu cực về con người như sau: Lười biếng là bản tích của con người bình thường, họ chỉ muốn làm việc ít. Họ thiếu chí tiến thủ, không dám gánh vác trách nhiệm, cam chịu để người khác lãnh đạo. Từ khi sinh ra, con người đã tự coi mình là trung tâm, không quan tâm đến nhu cầu của tổ chức. Bản tính con người là chống lại sự đổi mới Họ không được lanh lợi, dễ bị kẻ khác lừa đảo và những kẻ có dã tâm đánh lừa. Thuyết này cho rằng: bản chất của con người là lười biếng, máy móc, vô tổ chức. Con người chỉ làm việc cầm chừng để kiếm sống và luôn tránh né công việc, chỉ thích vật chất không cần giao lưu bạn bè hội nhóm. Vì vậy cách giải quyết hợp lý nhất là phân chia công việc thành các thao tác lặp đi lặp lại để dễ học. Ngoài ra các nhà quản lý phải thường xuyên giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện của các nhân viên thừa hành. Sử dụng hệ thống có tôn ty trật tự rõ ràng và một chế độ khen thưởng, trừng phạt nghiêm khắc. Với phong cách quản lý này sẽ làm cho nhân viên cảm thấy lo lắng và sợ hãi. Họ chấp nhận cả các công việc nặng nhọc vì lương cao và người chủ hà khắc. Trong điều kiện như thế người lao động sẽ cảm thấy mệt mỏi, tổn hại đến sức khoẻ và tinh thần, thiếu đi óc sáng tạo trong quá trình hoàn thành công việc được giao. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp . Học thuyết Y (học thuyết con người xã hội): Học thuyết Y cũng được Douglas Mc Gregor đưa ra vào những năm 1960, có thể coi học thuyết Y là sự “sửa sai” hay tiến bộ hơn về lý thuyết quản trị nhân lực.; xuất phát từ việc nhìn nhận được những chỗ sai lầm trong học thuyết X. Học thuyết Y đưa ra những giả thiết tích cực hơn về bản chất con người đó là: Lười nhác không phải là bản tích bẩm sinh của con người nói chung. Lao động trí óc, lao động chân tay cũng như nghỉ ngơi, giải trí đều là hiện tượng của con người. Điều khiển và đe dọa không phải là biện pháp duy nhất thúc đẩy con người thực hiện mục tiêu của tổ chức. Tài năng con người luôn tiềm ẩn vấn đề là làm sao để khơi gợi dậy được tiềm năng đó. Con người sẽ làm việc tốt hơn nếu đạt được sự thỏa mãn cá nhân. Thuyết này đánh giá tiềm ẩn trong con người là những khả năng rất lớn cần được khơi gợi và khai thác. Con người ở bất kỳ cương vị nào cũng có tinh thần trách nhiệm cao và làm việc hết sức để hoàn thành các công việc được giao. Ai cũng thấy mình có ích và được tôn trọng, được chia sẻ trách nhiệm, được tự khẳng định mình. Từ cách nhìn nhận và đánh giá này thì phương pháp quản lý được áp dụng là thông qua sự tự giác, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên chủ động làm việc và kiểm tra công việc của mình. Nhà quản lý phải tin tưởng chủ động lôi cuốn nhân vào công việc, có quan hệ hiểu biết và thông cảm lẫn nhau giữa cấp trên và cấp dưới. Với phong cách quản lý này người nhân viên tự thấy mình quan trọng và có vai trò trong tập thể càng có trách nhiệm hơn với công việc được giao phó. Tự nguyện tự giác làm việc, tận dụng khai thác triệt để tiềm năng của bản thân để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Học thuyết Z (của các xí nghiệp Nhật Bản): Học thuyết Z (quản lý kiểu Nhật) được tiến sỹ W. Ouchi đưa ra vào những năm 1970. Học thuyết Z được phổ biến khắp thế giới vào thời kỳ bùng nổ kinh tế của các nước Châu Á và thập niên 1980. Học thuyết Z có nội dung như sau: Thể chế quản lý phải đảm bảo cho cấp trên nắm bắt được tình hình của cấp dưới một cách đầy đủ. Duy trì việc ra quyết định và nâng cao trách nhiệm tập thể bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các quyết sách, kịp thời phản ánh tình hình cho cấp trên. Để nhân viên đưa ra những lời đề nghị của họ rồi sau đó cấp trên mới quyết định. Nhà quản lý cấp trung gian phải thực hiện được những vai trò thống nhất tư tưởng, thống nhất chỉnh lý và hoàn thiện những ý kiến của cấp cơ sở, kịp thời báo cáo tình hình với cấp trên và đưa ra những kiến nghị của mình. Đảm bảo chế độ làm việc lâu dài để nhân viên phát huy tích cực, khuyến khích họ đưa ra những phương án đề nghị của mình. Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm đến tất cả các vấn đề của người lao động, kể cả gia đình họ. Từ đó tạo thành sự hòa hợp, thân ái, không cách biệt giữa cấp trên và cấp dưới. Chú ý đào tạo và phát triển nhân viên. Đánh giá nhân viên phải toàn diện, rõ ràng, cẩn trọng và có biện pháp kiểm soát tế nhị, mềm dẻo, giữ thể diện cho người lao động. Thuyết này cho rằng người lao động sung sướng là chìa khoá dẫn tới năng suất lao động cao. Sự tin tưởng tuyệt đối vào người lao động, sự tế nhị trong cư xử và phối hợp chặt chẽ trong tập thể là các yếu tố quyết định đến sự thành công của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Theo thuyết này các nhà quản lý quan tâm đến nhân viên của mình, tạo điều kiện cho họ được học hành, phân chia quyền lợi thích đáng công bằng. Phương pháp này làm cho nhân viên cảm thấy tin tưởng và trung thành với doanh nghiệp, coi doanh nghiệp như nhà của mình. Nhưng đôi khi phong cách quản lý này lại tạo cho nhân viên trở nên ỷ lại, thụ động trong công việc đôi khi ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động của doanh nghiệp. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự: 1.3.1. Khái niệm hiệu quả quản trị nhân sự: Hiệu quả quản trị nhân sự của doanh nghiệp là hiệu quả phản ánh kết quả thực hiện các mục tiêu về nhân sự mà chủ thể đặt ra trong một giai đoạn nhất định trong quan hệ với chi phí để có được kết quả đó. 1.3.2. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự: Hiện nay có 03 tiêu chí cơ bản đánh giá tính hiệu quả của công tác quản trị nguồn nhân lực theo 03 quan điểm hiện đại, đó là: Năng suất lao động. Chi phí nhân công. Mức độ hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp. 1.3.2.1. Năng suất lao động: Thiết kế công việc một cách hợp lý. Lựa chọn phương pháp làm việc hữu hiệu. Xác định khối lượng công việc bình quân hàng ngày. Xây dựng chế độ, quy định một cách hoàn chỉnh. Giám sát và chỉ đạo một cách hữu hiệu. 1.3.2.2. Chi phí nhân công: Phân công trách nhiệm giữa các bộ phận một cách rõ ràng, thiết lập quan hệ hợp tác hữu hiệu giữa các bộ phận. Nghiên cứu xác định trách nhiệm của mỗi công việc, mỗi chức vụ. Lựa chọn người làm việc phù hợp với chuyên môn. Phối hợp cá nhân và tổ chức với công việc một cách hiệu quả. 1.3.2.3. Mức độ hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp: Tiền đề phát triển của tổ chức và cá nhân. Xây dựng quan hệ tốt giữa người với người. Áp dựng phương thức quản lý có sự tham gia của nhân viên. Duy trì quan hệ lao động hòa thuận. Trong quản lý, 03 tiêu chí này có liên quan với nhau, đồng thời cũng mâu thuẫn với nhau ở mức độ nào đó. Ví dụ: năng suất cao, chi phí lao động cao thì mức độ hài lòng của nhân viên tăng lên nhưng giá thành và thị phần có thể sẽ giảm; nếu năng suất lao động cao, chi phí lao động thấp thì giá thành sẽ giảm, thị phần tăng nhưng mức độ hài lòng của nhân viên giảm, khả năng họ rời bỏ doanh nghiệp và cuối củng sẽ ảnh hưởng đến năng suất. Do đó, trong quản lý cần làm thế nào để 03 mặt đó được giải quyết hài hòa và cân đối với nhau. Nội dung về quản trị nhân sự: Hoạch định nhân sự: 1.4.1.1. Khái niệm, vai trò của hoạch định nguồn nhân sự: Khái niệm: Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực hợp lý, hiệu quả để đảm bảo mục tiêu "đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc ". Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm: Cầu nhân lực: quá trình ước tính xem có bao nhiêu người có trình độ lành nghề đủ đáp ứng các nhiệm vụ đề ra. Cung nhân lực: ước tính có bao nhiêu người sẽ làm việc cho công ty, cho tồ chức. Từ đó, lựa chọn các giải pháp thích hợp sao cho cung cầu nguồn nhân lực được cân đối tại một thời điểm nhất định trong tương lai. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nguồn nhân lực: Lực lượng lao động tay nghề có kỹ năng, kỹ xảo tốt đã đang và sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh chính của tổ chức của doanh nghiệp. Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hành hoạch định nguồn nhân lực phù hợp. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu công việc. Kế hoạch chiến lược nguồn nhân lực của tổ chức một khi được xây dựng đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức. Khi ra các quyết định nguồn nhân lực phải quan tâm đến các chiến lược khác của tổ chức như: chiến lược tài chính, thị trường, sản phẩm cũng như các thay đổi của môi trường kinh doanh. Hoạch định nguồn nhân lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức: Một doanh nghiệp để có thể hoạt động có hiệu quả cao nhất thiết đầu tiên phải có chiến lược sản xuất kinh doanh thật tốt và linh hoạt trước tình hình cạnh tranh gay gắt và đầy biến động và rủi ro như hiện nay. Cụ thể để đạt được các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết. Hoạch định nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Ví dụ, để tuyển mộ những người lao động mới, tổ chức cần làm rõ: loại lao động nào cần tuyển? Bao nhiêu người? Khi nào?... trả lời câu hỏi này có liên quan chặt chẽ với các kế hoạch chiến lược kinh doanh của tổ chức. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm điều hoà các hoạt động nguồn nhân lực: Với kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực tốt thì Doanh nghiệp sẽ chủ động và điều tiết nguồn nhân lực của mình sẽ không phải rơi vào tình thế bị động trong khâu tuyển dụng. 1.4.1.2. Tiến hành hoạch định nguồn nhân sự: Dựa theo kế hoạch chiến lược của toàn công ty, mỗi nhà quản trị sẽ hoạch định tài nguyên nhân sự cho bộ phận mình, và giám đốc/trưởng phòng nhân sự sẽ từ đó hoạch định chiến lược nhân sự cho toàn cơ quan. Trong tiến trình hoạch định nhân sự có 4 bước: Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu. Bước 2: Đề ra các chính sách và kế hoạch. Bước 3: Thực hiện các kế hoạch và chương trình. Bước 4: Kiểm tra và đánh giá chương trình. Trong 4 bước thì bước 1 là quan trọng nhất. Phân tích công việc: 1.4.2.1. Khái niệm và mục đích của việc phân tích công việc: Khái niệm: Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có. Phân tích công việc là một nội dung quan trong của quản trị nhân sự , nó ảnh hưởng trực tiếp đến các nội dung khác của quản trị nhân sự . Mục đích: Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân sự sao cho việc tuyển dụng nhân sự đạt kết quả cao nhất. Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc. Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc. Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc. 1.4.2.2. Nội dung của phân tích công việc: Xác định công việc Mô tả công việc Tiêu chuẩn về nhân sự Đánh giá công việc Xếp loại công việc Sơ đồ 1.1: Nội dung phân tích công việc Bước 1: Mô tả công việc Thiết lập một bảng liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, các hoạt động thường xuyên và đột xuất, các phương tiện và điều kiện làm việc, các quan hệ trong công việc… Để mô tả công việc trong thực tế có sử dụng một số biện pháp sau: Quan sát: Quan sát trực tiếp xem công việc được thực hiện như thế nào tại nơi làm việc. Tiếp xúc trao đổi: Phương pháp này được thực hiện với chính những người làm công việc đó, với cấp trên trực tiếp của họ, đôi khi với đồng nghiệp của họ. Cuộc tiếp xúc trao đổi sẽ cho phép ta thu thập được những thông tin cần thiết, tạo cơ hội để trao đổi và giải quyết các vấn đề chưa rõ ràng. Trong khi quan sát có thể sử dụng một số dụng cụ cần thiết như: giấy bút để ghi chép, đồng hồ để bấm giờ. Bảng câu hỏi: Theo phương pháp này các bảng câu hỏi được thảo ra phát rộng rãi cho các công nhân viên và những ng