Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ Điện – Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ

LỜI MỞ ĐẦU ----------Ä{Ã----------- Trong quá trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước hiện nay, đất nước ta đã có những bước tiến nổi bật trong nền kinh tế. Cùng với việc phát triển của khoa học công nghệ ngày càng tiên tiến. Vì vậy, việc áp dụng tin học vào công tác kế toán trở thành một nhu cầu cấp thiết, không còn làm theo cách thủ công nữa mà nay thay bằng những phần mềm kế toán để công việc kế toán trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn. Lý do chọn đề tài: Trong những năm qua, công cuộc đổi mới đất nước đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng. Quá trình toàn cầu hóa và tốc độ phát triển vũ bão của công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ truyền thống. Trước những tác động từ yêu cầu hiện đại hóa, việc áp dụng tin học trong công tác quản lý tài chính kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọng được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu để vừa đáp ứng được nhu cầu hội nhập khu vực và quốc tế vừa giúp doanh nghiệp tuân thủ hệ thống các chuẩn mực và phù hợp với các quy luật của kinh tế thị trường. Tin học hóa hoạt động kinh doanh là xu thế bắt buộc ngày nay đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ để nâng cao năng lực cạnh tranh. Vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán để giúp cho công tác kế toán trở nên đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện lại vừa phù hợp với các chuẩn mực kế toán của Bộ Tài chính. Từ nhận thức trên cùng với những kiến thức lĩnh hội được từ trường đại học cũng như những kiến thức tích tụ được trong suốt quá trình thực tập tại Công ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử và Tin Học Nguyễn Trần Vũ, em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài : “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại Công ty TNHH TMDV Điện – Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ ”. Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận về việc áp dụng phần mềm kế toán vào trong công tác tổ chức kế toán, tìm hiểu thực tế việc áp dụng phần mềm đó vào công ty để phân tính phần mềm trên cơ sở so sánh với một số phần mềm khác và các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán theo Thông tư số 103/2005/TT-BTC. Từ đó đánh giá việc áp dụng phần mềm để đưa ra một số nhận xét, kiến nghị và giải pháp góp phần làm cho công tác kế toán ở đơn vị thực tập ngày càng trở nên hoàn thiện hơn. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: số liệu được lấy từ phần mềm và các báo cáo của công ty. Từ đó ta phân tích các số liệu đó. Phạm vi nghiên cứu: phân tích và đánh giá việc sử dụng phần mềm kế toán của công ty. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp được sử dụng là phương pháp thống kê mô tả. Nhằm giúp chúng ta thấy được phần mềm chạy như thế nào, hoạt động ra sao. Kết cấu của đề tài: Ngoài phần lời mở đầu, lời cảm ơn, nhận xét của Giảng viên hướng dẫn, nhận xét của cơ quan thực tập, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, kết luận thì khoá luận bao gồm 3 chương : Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán Chương 2: Tình hình thực tế việc sử dụng phần mềm kế toán Tiha tại Công ty TNHH TMDV Điện – Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ Chương 3: Nhận xét và kiến nghị Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do kiến thức còn hạn chế và cũng như kinh nghiệm thực tế nên khóa luận không tránh khỏi sự sai sót. Vì vậy, em rất mong được sự góp ý, giúp đỡ của quý Thầy Cô cùng các Anh Chị phòng Kế toán để khóa luận của em được hoàn thiện hơn. CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1. Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Để có những hiểu biết về hệ thống thông tin kế toán, trước tiên ta phải tìm hiểu xem hệ thống là gì. Trên thực tế, chúng ta có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống tùy thuộc vào mục tiêu và cách nhìn của người phát biểu. Định nghĩa sau đây được áp dụng cho hầu hết các hệ thống: 1.1.1.1. Hệ thống thông tin là gì? Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi thực hiện sẽ cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin thuộc các loại khác nhau. ª Cấu trúc kiểm soát quản lý: Là cấu trúc kiểm soát được thể hiện cụ thể qua sơ đồ cơ cấu tổ chức và bản mô tả công việc cho các nhân viên theo mỗi loại công việc. Cấu trúc kiểm soát quản lý cung cấp môi trường cho các luồng thông tin. Cấu trúc kiểm soát quản lý có dạng hình tháp và bao gồm ba cấp có vai trò và nhiệm vụ như sau: Sơ đồ cấu trúc kiểm soát Kiểm soát chiến lược Kiểm soát quản trị Kiểm soát hoạt động Top Down Bottom Up Kiểm soát chiến lược bao gồm các nhà quản lý cấp cao như tổng giám đốc, giám đốc, hội đồng quản trị. Cấp quản lý này thường chịu trách nhiệm về mục tiêu của doanh nghiệp, các chính sách hoạt động, chiến lược kinh doanh… Cấp kiểm soát chiến lược sẽ thường giải quyết các vấn đề phi cấu trúc như quyết định một dòng sản phẩm mới, lựa chọn các thị trường mới… Kiểm soát quản trị thường là các trưởng phòng, ban như trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng nhân sự, trưởng ban nghiên cứu và phát triển… Ở cấp này, các nhà quản lý thường quản trị các vấn đề bán cấu trúc trong một phạm vi được định trước bởi cấp trên. Kiểm soát hoạt động bao gồm các nhà quản lý các hoạt động nghiệp vụ trong doanh nghiệp như quản đốc phân xưởng, trưởng bộ phận bán hàng… Họ kiểm soát hoạt động của nhân viên, công nhân để hoàn thành các mục tiêu đã được giao bởi cấp kiểm soát quản trị. Vấn đề họ cần giải quyết là những vấn đề có cấu trúc. ª Luồng thông tin: Thông tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Luân chuyển thông tin là quá trình luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận để tiến hành xử lý tổng hợp tạo báo cáo và chuyển giao báo cáo cung cấp thông tin tới người sử dụng. Quá trình luân chuyển thông tin này tạo nên luồng thông tin. Nói tới luồng thông tin là nói tới thông tin được luân chuyển từ đâu đến đâu. Cấu trúc quản lý doanh nghiệp nói trên hình thành hai luồng thông tin: Luồng thông tin từ trên xuống (Top – Down): là từ cấp cao xuống cho các cấp quản lý bên dưới, thể hiện dưới các hình thức như lệnh, chỉ thị, kế hoạch… Luồng thông tin từ dưới lên (Bottom – Up): thường là các báo cáo mức độ hoàn thành, báo cáo tổng kết doanh thu, báo cáo tiến độ thi công… giúp cho việc đánh giá hiệu quả thực hiện và mức độ tuân thủ của các cấp dưới đối với luồng thông tin từ trên xuống trong doanh nghiệp. 1.1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán ª Bản chất: Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doang nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin. Sơ đồ 1.1: hệ thống thông tin kế toán Quyết định kinh tế Hoạt động SXKD Người sử dụng Phân tích Ghi chép Lưu trữ Phân tích Tổng hợp Lập báo cáo Nghiệp vụ kinh tế Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, có vai trò cung cấp thông tin để thực hiện mục tiêu quản trị doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Kế toán có vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp và yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nước. Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính_ phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo qui định bắt buộc, gồm các báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán: Là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nó là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định (cuối tháng, cuối quý, hoặc cuối năm). Số liệu trên bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồn vốn và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kết quả kinh doanh và kết quả khác. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ này sẽ được công bố chung với những bảng khác của báo cáo tài chính. Thuyết minh báo cáo tài chính: Là một bộ phận hợp thành không thể tách rời của báo cáo tài chính doanh nghiệp dùng để mô tả mang tính tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong Bảng cân đối kế tóan, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể. Bản thuyết minh báo cáo tài chính cũng có thể trình bày những thông tin khác nếu doanh nghiệp xét thấy cần thiết cho việc trình bày trung thực, hợp lý báo cáo tài chính… Các thông tin do kế toán cung cấp cần thiết với nhu cầu của nhiều đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định. Những người ra quyết định, dù trong nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết định có nhiều khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng thông tin kế toán. 1.1.2. Phân loại hệ thống thông tin kế toán: 1.1.2.1. Theo mục tiêu và phương pháp: Có hai loại hệ thống thông tin. ª Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. ª Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp. 1.1.2.2. Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu: ª Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng… Đây là những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước. ª Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy tính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin. Hệ thống giao dịch tự động (ATM), hệ thống ghi và tính cước điện thoại, hệ thống chấm công, hệ thống thu phí giao thông tự động, hệ thống tính và lập bảng giá thành sản phẩm trong các dây chuyền sản xuất… là những ví dụ cho kiểu hệ thống này. ª Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người. Như vậy, nếu không có con người thì hệ thống này không thể hoạt động được, và ngược lại, nếu không máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được, cũng như thực hiện các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì… hệ thống. Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính làđối tượng nghiên cứu chính của chúng ta. 1.1.3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp: Hệ thống thông tin kế toán được coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết định, là một công cụ cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn ứng dụng hiệu quả Công nghệ thông tin vào trong các công tác điều hành sản xuất, kinh doanh. Cung cấp một phương thức quản lý các tài liệu hiệu quả làm giảm đáng kể chi phí cũng như thời gian cho mỗi nhân viên và cho cả công ty. Hệ thống còn hỗ trợ các lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng và đúng đắn, các nhân viên chủ động về mặt thời gian hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu, cho phép chuyển giao tài liệu, công việc và trao đổi thông tin giữa các nhân viên và các cấp lãnh đạo đối với từng nhân viên một cách nhanh chóng. 1.2. Một Số Vấn Đề Cơ Bản Về Phần Mềm Kế Toán: 1.2.1. Khái niệm: Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. 1.2.2. Đặc điểm: Người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào còn chương trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu. Cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp (Bảng cân đối tài khoản) --> Chi tiết (Sổ chi tiết) --> Chứng từ nghiệp vụ phát sinh. Từ hoá đơn truy ngược lại các chứng từ thanh toán. Số liệu được lưu trữ trên nhiều tập tin giúp chương trình có khả năng truy xuất nhanh hơn khi lên báo cáo. Kế toán không cần thực hiện các thao tác tổng hợp số liệu mỗi khi hết tháng. Tránh được tình trạng sai lệch số liệu trong báo cáo nếu sơ suất không tổng hợp lại số liệu sau khi sửa chứng từ. Cho phép chuyển đổi một cách linh hoạt các màn hình nhập liệu khi đang nhập chứng từ, cho phép xem báo cáo khi đang nhập liệu. Lập các báo cáo tài chính theo các quyết định và Thông tư mới nhất của Bộ Tài chính. Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo Thông tư mới nhất của Bộ Tài chính. Khi có các Quyết định hoặc Thông tư mới do Bộ Tài chính ban hành, phần mềm sẽ cập nhật các phiên bản chương trình và tư vấn miễn phí. Bảo mật: Quản lý người dùng phân quyền sử dụng, thay đổi mật khẩu. An toàn dữ liệu: Tự động sao lưu cơ sở dữ liệu, có khả năng phục hồi dữ liệu đã sao lưu. Nối mạng: Nhiều người cùng làm việc chung một cơ sở dữ liệu trên các máy tính nối mạng. 1.2.3. Phân loại: Có nhiều tiêu thức phân loại phần mềm kế toán như sau: Theo tính chất chương trình: Có phần mềm tĩnh và phần mềm động: Phần mềm tĩnh là các phần mềm trong đó hệ thống tài khoản kế toán được định sẵn theo chế độ hiện hành tại thời điểm sản xuất và các phương thức hạch toán, các mẫu nhập liệu, các báo cáo kết xuất không thể thay đổi được. Phần mềm động là các phần mềm cho phép người dùng khai báo hệ thống tài khoản, thiết kế tiêu thức xử lý, thay đổi, bổ sung mẫu nhập liệu, các báo cáo kết xuất… Theo tính năng: Có phần mềm kế toán tài chính và phần mềm kế toán quản trị: Phần mềm kế toán tài chính chỉ đơn thuần cho ra các thông tin bắt buộc của kế toán tài chính. Phần mềm kế toán quản trị xử lý dữ liệu và giúp người lãnh đạo đưa ra các thông tin quản trị. Theo giá cả thị trường: Có phần mềm rẻ tiền và phần mềm đắt tiền: Phần mềm rẻ tiền theo định nghĩa là chi phí ban đầu để mua phần mềm thấp, không thỏa mãn quy định về giá trị tài sản cố định của Bộ Tài chính về tài sản cố định vô hình. Phần mềm đắt tiền thì ngược lại, chi phí ban đầu để mua phần mềm cao, thỏa mãn quy định về giá trị tài sản cố định của Bộ Tài chính về tài sản cố định vô hình. Theo nơi sản xuất: Có phần mềm sản xuất trong nước và phần mềm sản xuất ở nước ngoài. Theo tính chất của nhà sản xuất: Có phần mềm do các nhà sản xuất chuyên nghiệp sản xuất và phần mềm do các nhà sản xuất bán chuyên nghiệp sản xuất. Ví dụ có những doanh nghiệp chuyên sản xuất phần mềm kế toán và triển khai các giải pháp kế toán. Trong khi các doanh nghiệp bán chuyên nghiệp là các doanh nghiệp không chuyên về phần mềm kế toán mà nhận viết theo yêu cầu thiết kế của người dùng. 1.2.4. Thành phần chủ yếu của một phần mềm kế toán: Dữ liệu đầu vào Tài khoản: dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các Tài khoản cấp 1, Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định trong chế độ này. Các đối tượng theo dõi chi tiết: Tài sản cố định, khách hàng, nhà cung cấp,… Nhập chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng,… Xử lý: Gồm các phân hệ xử lý như vốn bằng tiền, mua hàng – phải trả, bán hàng – phải thu, hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phí giá thành, kế toán tổng hợp, hệ thống. Vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi tại các ngân hàng theo từng loại tiền VND, USD,… Lập và in phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi bằng máy vi tính. Thanh toán cho các hoá đơn mua hàng, thu tiền bán hàng, cấn trừ công nợ. Dễ dàng theo dõi, quản lý thông qua nhiều hình thức sổ sách kế toán tùy chọn. In sổ nhật ký thu, nhật ký chi, sổ quỹ, lưu chuyển tiền tệ,… Mua hàng và phải trả cho người bán: Quản lý hàng nhập mua theo từng mặt hàng và nhà cung cấp, đồng thời theo dõi công nợ với người bán, người vận chuyển