Đề tài Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt chương trình iso 9000 tại bộ công nghiệp Việt Nam

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 TẠI BỘ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Đơn vị thực tập : BỘ CÔNG NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn : Cử nhân Hoàng Việt Hà Sinh viên : Phạm Thị Bốn Lớp : KH3A HÀ NỘI – 2006 LỜI CẢM ƠN! Trong quá trình thực tập và làm báo cáo em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của các cán bộ, công chức tại Bộ Công nghiệp, giảng viên Hoàng Việt Hà cùng các thầy cô giáo và các cơ quan khác. Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Phạm Thị Bốn PHẦN MỞ ĐẦU Trong những năm qua nền kinh tế Việt Nam có sự chuyển biến rõ rệt. Tỷ trọng các ngành nông nghiệp giảm mạnh, tỷ trọng các ngành công nghiệp và dịch vụ tăng nhanh. Quá trình chuyển dịch kinh tế phải kể đến sự đóng góp rất lớn của ngành công nghiệp Việt Nam trong đó vai trò chủ đạo của sự phát triển ngành là Bộ Công nghiệp. Tính đến nay, Bộ Công nghiệp đã có trên 50 năm hình thành và phát triển. Đây là Bộ được đánh giá là trẻ, năng động, sáng tạo và tạo nên nhiều bước đột phá quan trọng. Năm 2005 dưới sự lãnh đạo của Bộ Công nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp toàn ngành đạt 416.863 tỉ đồng, tăng 17,2% so với năm 2004. Công tác quản lý của Bộ đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ. Nhiều đề tài nghiên cứu ở Bộ đã được chuyển sang trình dự án để triển khai. Bộ cũng đã đẩy mạnh các hoạt động xây dựng và rà soát, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch các ngành công nghiệp; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường công tác quản lý, công tác giám sát và đánh giá đầu tư trong hoạt động xây dựng; xây dựng và triển khai thực hiện chương trình tiết kiệm chống lãng phí có kết quả (năm 2005 các khối đơn vị sản xuất tiết kiệm được 1.230 tỷ đồng); đẩy mạnh việc hoàn thiện cơ chế quản lý, giám sát và hoạt động tài chính doanh nghiệp nhằm tháo gỡ kịp thời những vướng mắc tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn; thực hiện công tác thanh tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư kịp thời. Bộ đã tập trung đẩy mạnh công tác sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà nước, đã có quyết định xác định gía trị doanh nghiệp cho 105 doanh nghiệp và bộ phận doanh nghiệp cổ phần hoá; tổ chức xét duyệt và chuyển sang công ty cổ phần cho 100 đơn vị đạt 149% kế hoạch năm 2005 và tăng 10% so với cùng kỳ năm trước. Đẩy mạnh công tác hợp tác quốc tế với các tổ chức quốc tế và các nước khác, tham gia tích cực vào các cuộc đàm phán gia nhập WTO; thực hiện tốt công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo. Có được những thành tích nổi bật đó là do kết quả thực hiện khá hiệu quả chương trình cải cách hành chính của Bộ đề ra. Mục tiêu của chương trình cải cách của Bộ là “thực hiện từng bước hiện đại hoá nền hành chính nhà nước phục vụ cho quá trình quản lý và phát triển sản xuất”. Để thực hiện được mục tiêu quan trọng đó Bộ đã có bước đột phá trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và cải tạo môi trường làm việc áp dụng theo chương trình 5S của Nhật Bản. Bên cạnh đó, ngày 27/02/2004 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp đã ban hành QĐ 325/QĐ-TCCB thành lập Ban chỉ đạo triển khai chương trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp. Sau hơn một năm triển khai và thực hiện việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000: 2000, Bộ Công nghiệp đã có những thay đổi cơ bản trong công tác tổ chức, sắp xếp các chế độ làm việc và đạt nhiều thành tựu to lớn. Đây là Bộ đầu tiên của Việt Nam được cấp tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001. Tuy nhiên, chương trình ISO khi áp dụng vào Việt Nam còn là một điều mới mẻ, vì vậy khi triển khai thực hiện ở Bộ cũng gặp không ít khó khăn về năng lực, thói quen của đội ngũ cán bộ, công chức- những người trực tiếp thực thi chương trình này. Để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được và đưa ra một số kiến nghị trong việc triển khai chương trình, trong bài viết của mình, em xin chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt quy trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp Việt Nam”. Việc nghiên cứu đề tài sẽ giúp cho sinh viên thấy được những thành tựu quan trọng của việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO đồng thời phát huy trí sáng tạo của sinh viên trong việc tìm tòi những sáng kiến mới để thực hiện tốt quy trình này. Trong phạm vi của báo cáo, em xin chọn chương trình ISO 9000 là đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu là cơ quan Bộ Công nghiệp Việt Nam. Báo cáo được hoàn thành dựa trên những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Công nghiệp, những báo cáo của Bộ và quan trọng hơn đó là sự tổng hợp những kiến thức được tìm tòi và trải nghiệm của bản thân em trong quá trình thực tập tại Bộ Công nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo được chia thành 4 chương: Chương I : Khái quát về Bộ Công nghiệp Việt Nam; Chương II : Lý luận chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000; Chương III : Công tác triển khai thực hiện chương trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp; Chương IV : Một số kiến nghị nhằm thực hiện tốt chương trình ISO 9000 tại Bộ Công nghiệp. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I . KHÁI QUÁT VỀ BỘ CÔNG NGHIỆP LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Công nghiệp Việt Nam là một ngành đã có trên 60 năm hình thành và phát triển. Kể từ khi mới ra đời cho đến nay, sản lượng toàn ngành không ngừng tăng nhanh và đã chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân. Từ khi nước Việt Nam tuyên bố nền độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã chú trọng đến việc thiết lập một bộ máy quản lý đối với nền kinh tế quốc dân. Tại kỳ họp thứ năm Quốc hội khoá I ngày 20 tháng 09 năm 1955 của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà đã phê chuẩn sự ra đời của Bộ Công thương- đây là tiền thân của Bộ Công Nghiệp sau này. Cùng với quá trình lịch sử của dân tộc, Bộ Công Nghiệp đã có trên 50 năm tồn tại và phát triển. Tuy nhiên mỗi giai đoạn lịch sử Bộ lại có tên gọi và cơ cấu tổ chức khác nhau. Bộ Công nghiệp trong giai đoạn đổi mới đất nước hiện nay được tái lập theo Nghị quyết kỳ họp thứ 8 ngày 21 tháng 10 năm 1995 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX (trên cơ sở hợp nhất ba Bộ : Bộ công nghiệp nặng, Công nghiệp nhẹ, Năng lượng). VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Vị trí, chức năng của Bộ Công nghiệp được quy định rõ Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng 05 năm 2003 của Chính phủ. Theo đó Bộ Công nghiệp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công nghiệp, bao gồm : cơ khí, luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, khai thác khoáng sản, hoá chất (bao gồm cả hoá dựơc), vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các doanh nghiệp có vốn nhà nước trong các ngành công nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Cơ cấu tổ chức của Bộ công nghiệp bao gồm các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và các tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ: Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước: Vụ Cơ khí, Luyện kim và Hoá chất; Vụ Năng lượng và Dầu khí; Vụ Công nghiệp tiêu dùng và thực phẩm; Vụ Kế hoạch; Vụ Tài chính- Kế toán; Vụ Khoa học, Công nghệ; Vụ hợp tác quốc tế; Vụ Pháp chế; Vụ Tổ chức cán bộ; Cục Công nghiệp địa phương; Cục Kỹ thuật an toàn công nghiệp; Thanh tra; Văn phòng. 2. Các Tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ: Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp; Viện Nghiên cứu Cơ khí; Viện Nghiên cứu Mỏ và Luyện kim; Viện Nghiên cứu Điện tử - Tin học – Tự động hoá; Viện Công nghệ thực phẩm; Viện nghiên cứu Dầu thực vật – Tinh dầu – Hương liệu – Mỹ phẩm; Trung tâm Tin học; Báo Công nghiệp ViệtNam; Tạp chí Công nghiệp. Ngoài ra, Bộ Công nghiệp có hệ thống các trường cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, đào tạo nghề và các tổ chức sự nghiệp khác. QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ CÔNG NGHIỆP Quy chế làm việc của Bộ được thực hiện theo quyết định số 2514/QĐ-VP ngày 02/10/2003 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp . Trong đó: Nguyên tắc làm việc của Bộ: Bộ Công nghiệp là cơ quan của Chính phủ, hoạt động theo chế độ thủ trưởng, đề cao tinh thần tập thể, khuyến khích phát huy năng lực và trách nhiệm của cá nhân trong công việc. Một người, một đơn vị được giao thực hiện nhiều việc. Mỗi việc chỉ giao cho một đơn vị hoặc một người chịu trách nhiệm thực hiện. Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì giải quyết công việc phải tổ chức, phối hợp, huy động nguồn lực để hoàn thành công việc. Các đơn vị xử lý công việc theo nguyên tắc chủ động trên cơ sở bàn bạc, trao đổi, tham khảo ý kiến với đơn vị, các nhân có liên quan để quyết định và tự chịu trách nhiệm. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, đơn vị phối hợp có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với đơn vị chủ trì để hoàn thành tốt công việc chung của Bộ. Thực hiện phối hợp công tác và trao đổi thông tin giữa Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng các đơn vị trong giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đựoc pháp luật quy định. Chế độ trách nhiệm: Bộ trưởng chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Bộ và chịu trách nhiệm trước Trung ương Đảng, Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ. Thứ trưởng giúp Bộ trưởng chỉ đạo một số lĩnh vực công tác thuộc chức năng quản lý Nhà nước của Bộ theo sự phân công của Bộ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về chất lượng, hiệu quả, tiến độ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Cán bộ, công chức chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về tiến độ, chất lượng, hiệu quả của tong công việc được giao. Ngoài trách nhiệm quy định tại Khoản 1,2,3,4 Điều này, cán bộ, công chức có nghĩa vụ thực hiện các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức; quy định của cơ quan Bộ về kỷ luật lao động, phòng chống cháy nổ, trật tự an toàn, vệ sinh môi trường; thực hiện nếp sống văn minh và văn hoá cơ sở. CHƯƠNG II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 KHÁI NIỆM VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000: Khái niệm Tổ chức ISO có tên đầy đủ là The International Organization for Standardization được thành lập và hoạt động từ ngày 23/02/1947, các thành viên là các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới. Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve (Thụy Sỹ). ISO là tổ chức phi chính phủ. Nhiệm vụ của tổ chức này là nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Gần đây còn được hiểu là tổ chức được thành lập nhằm xúc tiến thương maị quốc tế bằng cách đặt ra những tiêu chuẩn quốc tế. Ngoài những tiêu chuẩn về sản phẩm ISO cũng đưa ra các tiêu chuẩn về quản lý chất lượng và môi trường: ISO 9000; ISO 14000; ISO 16000. ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm 4 tiêu chuẩn đơn lẻ : ISO 9000 : 2000, ISO 9001 : 2000, ISO 9004 : 2000, ISO 19011 : 2000. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 luôn được soát xét và ban hành các phiên bản mới hàng năm. Cho đến nay đã hai lần soát xét và cho ra đời các phiên bản: Phiên bản đầu tiên của ISO 9000 vào năm 1987 chỉ quy định chất lượng nội bộ của hệ thống chất lượng (QC- Quality Control), tức chỉ quản lý chất lượng trong nội bộ doanh nghiệp. Phiên bản thứ hai vào năm 1994 là bộ ISO 9000 bao gồm ISO 9001- 1994, ISO 9002 – 1994 và ISO 9003 – 1994. Bộ tiêu chuẩn này được xây dung trên cơ sở phiên bản một và quy định kỹ về bảo đảm chất lượng (QA- Quality Assurance). Phiên bản này nhằm vào nhà sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm ra thị trường, làm cho khách hàng tin tưởng. Phiên bản thứ ba vào năm 2000 bao gồm ISO 9000 và ISO 9001 quy định về quản lý chất lượng (QM- Quality Management). Khác với các phiên bản trên là nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và sản xuất theo yêu cầu của khách hàng và sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. ISO 9000 phiên bản ba được áp dụng không chỉ ở doanh nghiệp, mà còn cho tất cả các loại hình tổ chức khác. Như ở Thái Lan, ISO 9000 được áp dụng tại các bệnh viện, các trường trung học phổ thông. Đối với các trường trung học phổ thông thì mục tiêu chất lượng là tỷ lệ học sinh thi đậu vào các trường đại học nổi tiếng. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 giúp các tổ chức ở nhiều loại hình, mọi quy mô có thể áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng, Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là hệ thống mở, tuỳ theo mỗi tổ chức áp dụng mà đưa ra chính sách về chất lượng của mình. Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là áp dụng một phương pháp quản lý doanh nghiệp tổ chức chứ không phải là việc quản lý chất lượng từng sản phẩm và cũng không phải là việc tiêu chuẩn hoá sản phẩm. 2. Phân loai: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 phiên bản năm 2000 gồm 4 bộ tiêu chuẩn chủ yếu sau: Bộ ISO 9000:2000 – Mô tả cơ sở của hệ thống quản lý chất lượng và quy định các thuật ngữ cho các hệ thống quản lý chất lượng. Bộ ISO 9001:2000 – Quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Bộ ISO 9001: 2000 quy định những yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức (Thay cho bộ ISO 9001/9002/9003: 94). Bộ ISO 9004: 2000 – Hướng dẫn cải tiến việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Bộ ISO 19011 :2001 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường. ISO 9001 : 2000 là tiêu chuẩn quốc tế đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, là tiêu chuẩn mà Bộ Công nghiệp đã và đang áp dụng và được cấp chứng chỉ nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học. NHỮNG YÊU CẦU CHẤT LƯỢNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH ISO 9000 Phạm vi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 rất rộng, từ mọi tổ chức đến từng cá nhân. Đối với một tổ chức thì áp dụng ISO 9000 có nghĩa là: Viết những gì cần phải làm. Mô tả hệ thống chất lượng: Thủ tục quy trình cho từng phòng ban, hướng dẫn công việc từng cá nhân Làm những gì đã viết: Nghĩa là sản xuất, kinh doanh theo quy trình, theo hướng dẫn các công việc. Đánh giá những gì đã làm: Đối chiếu việc làm, kết quả đã làm so với nội dung mô tả. Điều chỉnh những khác biệt; Khắc phục, phòng ngừa. Với những lý lẽ cần đặt ra ở trên, tiêu chuẩn ISO 9000 cần thoả mãn một số yêu cầu chính sau đây: 1. Yêu cầu quản lý chất lượng: 1.1 Yêu cầu tổng quát: Các cơ quan phải tổ chức bộ phận văn thư cơ quan; Cơ quan phải ban hành quy chế công tác văn thư và quy chế công tác lưu trữ cơ quan; Cơ quan phải xây dung chính sách chất lượng cho công tác văn thư; Cơ quan phải đảm bảo nhân lực cho công tác văn thư; Cơ quan phải đảm bảo các phương tiện cần thiết và hiện đại cho công tác văn thư; Cơ quan phải luôn tổng kết đánh giá hoạt động các mặt của công tác văn thư. 1.2 Yêu cầu về tài liệu chất lượng Thực hiện tiêu chuẩn ISO 9000 cơ quan phải có bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng; Hồ sơ về chủ trương nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan nói chung và công tác văn thư trong cơ quan; Hồ sơ về những ý kiến chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành văn thư; Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan về kỹ thuật và thẩm quyền ban hành văn bản; chế độ công tác văn thư; các tiêu chuẩn về những trang thiết bị cho công tác văn thư; Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 2000; Một sổ tay chất lượng. Sổ tay chất lượng gồm: Chính sách chất lượng: Nội dung chính sách chất lượng đưa ra được những mục tiêu thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000. Cụ thể: + Đảm bảo thực hiện các công việc được giao đúng yêu cầu về nội dung và tiến độ về thời gian; + Đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho tất cả cán bộ, công chức đạt theo yêu cầu chức danh quy định; + Thực hiện nghiêm túc chế độ làm việc theo trách nhiệm, quyền hạn, phương thức, phương pháp quy định, công bố bằng văn bản; + Bổ sung các nguồn lực và tạo môi trường làm việc tốt hơn để cán bộ, công chức phát huy trí tuệ, năng lực, đạt năng suất và chất lượng cao hơn trong công việc được giao. - Mục tiêu chất lượng: + Công tác văn thư đảm bảo đúng quy định của pháp luật; + Công tác xử lý văn bản đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và chính xác; + Văn bản dược ban hành có chất lượng cao; + Quản lý tài liệu tốt. - Hệ thống chất lượng: + Giới thiệu chung về cơ quan; + Cấu trúc của hệ thống chất lượng: phạm vi, hệ thống văn bản quản lý chất lượng đáp ứng chương 4 của ISO 9001 :2000, trách nhiệm lãnh đạo đáp ứng yêu cầu chương 5 của ISO 9001 :2000, các quy trình nghiệp vụ, các quy trình đánh giá và kiểm tra, khắc phục và phòng ngừa; + Danh mục các tài liệu Hệ thống chất lượng của cơ quan và đối chiếu với yêu cầu của ISO 9001 : 2000. 2. Yêu cầu về trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Lãnh đạo cơ quan phải tổ chức tuyên truyền, phổ biến thường xuyên những quy định của nhà nước về chế độ công tác văn thư về ISO; Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm, đầu tư cho công tác văn thư và các quy trình liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư trong toàn bộ cơ quan; Lãnh đạo cơ quan phải hoạch định để đưa ra mục tiêu chất lượng công tác văn thư, luôn cải cách bộ máy hoạt động hay cơ chế hoạt động trong cơ quan để hướng tới đạt mục tiêu chất lượng chung của cơ quan và của công tác văn thư. Lãnh đạo cơ quan luôn theo dõi để có những điều chỉnh thích hợp; Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo chánh văn phòng hay trưởng phòng hành chính luôn sát sao cán bộ văn thư chuyên trách để kiểm tra chất lượng ban hành văn bản, quản lý văn bản, chất lượng hồ sơ ở văn thư cơ quan và các đơn vị chức năng khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Lãnh đạo cơ quan phải quan tâm công tác đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ cho công tác văn thư chuyên trách và toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan về kỹ năng soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ vụ việc. 3. Yêu cầu về nguồn lực: 3.1 Nguồn nhân lực 3.1.1. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: - Tốt nghiệp đại học trở lên; - Qua lớp bồi dưỡng về quản lý nhà nước; - Soạn thảo được văn bản quy định về công tác văn thư- lưu trữ trong cơ quan; - Sử dụng máy vi tính thành thạo; - Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy, Fax, telex; 3.1.2 Cán bộ phụ trách tổ đánh máy, in văn bản: - Tốt nghiệp đại học; - Qua lớp bồi dưỡng về văn thư , lưu trữ; - Sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng; - Thành thạo việc rà soát hình thức và thể thức văn bản; - Biết tiếng Anh trình độ C. 3.1.3. Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan (văn thư chuyên trách): - Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử hoặc đại học quản lý hành chính nhà nước; - Sử dụng thành thạo máy vi tính; - Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy, Fax, telex; - Nắm vững quy trình phát hành văn bản và tiếp nhận phân phối văn bản đến. 3.1.4. Cán bộ văn thư chuyên trách - Tốt nghiệp trung cấp văn thư lưu trữ trở lên; - Sử dụng thành thạo máy vi tính và các thiết bị văn phòng; - Nắm vững quy định chế độ văn thư của nhà nước và của cơ quan; - Trình độ tiếng Anh bằng B. 3.1.5. Cán bộ, công chức ở các bộ phận chức năng, các đơn vị trong cơ quan: - Hiểu biết các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư; - Nắm vững hình thức và thể thức văn bản; - Nắm vững các quy định chế độ công tác văn thư ở cơ quan; - Sử dụng máy vi tính thành thạo. 3.2 Yêu cầu về cơ sở hạ tầng: 3.2.1. Công nghệ thông tin: Tại bộ phận văn thư cơ quan đảm bảo ít nhất 01 máy vi tính quản lý văn bản đến văn bản đi. Trong cơ quan có mạng cục bộ (Lan), các máy văn phòng kết nối INTERNET, mạng diện rộng chính phủ. 3.2.2. Thiết bị in văn bản: - Máy in laze để in văn bản cỡ A4 - Máy in kim để in các loại bảng biểu khác khổ A4 3.2.3. Thiết bị sao chụp tài liệu: - Máy photocopy tốc đọ cao - Máy quét (máy SCOMER) 3.2.4. Thiết bị viễn thông: - Máy Fax giấy thường; - Máy điện thoại đường dài quốc tế. 3.2.5 .Thiết bị lưu giữ tài liệu và con dấu: - Tủ sắt; - Giá để tài liệu theo tiêu chuẩn; - Bìa hồ sơ, cặp tài liệu theo tiêu chuẩn 3.3. Yêu cầu về môi trường làm việc 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong môi trường lành mạnh , sạch đẹp, thoáng đãng , tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng s