Đề tài Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại xí nghiệp thương mại mặt đất Nội Bài

một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại xí nghiệp thương mại mặt Đất nội bài Mục lục Lời mở đầu 4 Phần I: Cơ sở lý luận chung về công tác kiểm tra I. Nhận thức về vai trò của công tác kiểm tra 6 II. Kiểm tra công việc hành chính 9 1. Các phương pháp kiểm tra hành chính 10 2. Các phương tiện kiểm tra 12 3. Các bước trong tiến trình kiểm tra hành chính có hiệu quả 13 4. Tiến trình kiểm tra 15 Phần II: Thực trạng trong công tác kiểm tra hành chính I. Giới thiệu tổng quát về xí nghiệp 16 II. Cơ cấu - chức năng, nhiệm vụ 18 III. đánh giá chung và thực trạng công tác kiểm tra hành chính tại xí nghiệp 22 Phần III. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính 1. Xây dựng và hoàn thiện công tác kiểm tra; tăng cường nâng cao năng lực Lãnh đạo, tổ chức quản lý của cán bộ làm công tác kiểm tra............ 27 2. Tăng cường công tác kiểm tra giám sát 29 3. Xây dựng các quá trình hoạch định, đo lường, phân tích kiểm soát 29 4. Xây dựng mục tiêu chất lượng kiểm tra 30 5. Nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác của cán bộ kiểm tra và phục vụ của nhân viên 31 6. Cần tổ chức hoạt động Công đoàn tập trung, tăng cường năng lực, vai trò của cán bộ tổ chức Công đoàn 31 7. Chăm lo vật chất tinh thần cho cán bộ làm công tác kiểm tra 31 8. Tăng cường kiểm tra hành chính có hiệu quả 31 9. Tăng cường hỗ trợ công cụ kiểm tra 32 Kết luận 34 Tài liệu tham khảo 35 Lời mở đầu Những năm vừa qua, công cuộc đổi mới đất nước cùng với sự phát triển nhanh chóng của toàn cầu hoá đã đưa nền kinh tế nước ta có những bước tiến mới, đạt được những thành tựu to lớn trên mọi lĩnh vực Hoà mình vào xu hướng chung, với mong muốn nâng cao chất lượng phục vụ hành khách, Tổng công ty Hàng không nói chung và các đơn vị, xí nghiệp thành viên nói riêng cũng có những bước tiên mới, với việc thực hiện chiến lược tăng tốc phát triển và hiện đại hoá. Tổng công ty Hàng không Việt Nam (Vietnam Airlines Corporation) đã có những bước tiến vượt bậc, đưa hàng không Việt Nam trở thành một trong những quốc gia có mạng đường bay rộng lớn trong nước cũng như quốc tế, với tiêu chuẩn chất lượng vận tải quốc tế. Hàng không Việt Nam đang vững bước trên con đường hội nhập, giao thương và phát triển với các nước trên Thế giới. Vietnam Airlines trong những năm qua đã có nhiều chiến lược phát triển, đổi mới quản lý, nâng cao chất lượng chuyến bay nhằm đáp ứng tốt nhất, nhanh chóng, an toàn và thuận lợi cho khách hàng. Xí nghiệp thương mại mặt đất Nội bài là một doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam. Xí nghiệp là một trong những đơn vị đóng góp quan trọng trong sự phát triển chung của Tổng công ty. Với những nhiệm vụ chủ yếu như Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, phục vụ kỹ thuật, thương mại mặt đất cho hành khách và tàu bay của Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam và các Hãng Hàng không Quốc gia khác. Sau quá trình nghiên cứu, học tập tại trường và trải qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp Thương mại Mặt đất Nội bài, nhận thấy vấn đề hiệu quả trong công tác kiểm tra hành chính tại Xí nghiệp là vấn đề cấp thiết, em đã chọn vấn đề “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại Xí nghiệp” làm đề tài nghiên cứu luận văn tốt nghiệp của mình. Mục tiêu nghiên cứu đề tài là nêu những điểm chính nội dung, phương pháp và tiến trình kiểm tra, một số nhận xét đánh giá, từ đó đề xuất một số giải pháp, kiến nghị để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ kỹ thuật, phục vụ hành khách và làm vững mạnh bộ máy quản lý của Xí nghiệp. Được sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Xí nghiệp, các anh chị trong phòng Tổ chức – Hành chính và các phòng ban khác, được sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo PGS. TS Đinh Văn Tiến và các thầy cô giáo trong khoa Hành chính Văn phòng đã giúp đỡ em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập và em lựa chọn đề tài Luận văn như sau: “Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại Xí nghiệp thương mại mặt đất Nội bài ” Luận văn bao gồm 3 phần: Phần I : Cơ sở lý luận chung về công tác kiểm tra Phần II : Thực trạng trong công tác kiểm tra hành chính Phần III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính Trong bài Luận văn này không thể tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự giúp đỡ của các Thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn ! Phần I: cơ sở lý luận chung về công tác kiểm tra I. Nhận thức về vai trò của công tác kiểm tra: Kiểm tra đó là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức. Theo cách nhìn nhận trên thì kiểm tra có nghĩa là các nhà quản trị triển khai các tiêu chuẩn phù hợp, so sánh kết quả hiện thời so với các tiêu chuẩn đó và tiến hành các hoạt động sửa sai khi cần thiết. Bởi vì hầu hết các hoạt động của tổ chức đều tùy thuộc vào hành vi ứng xử của con người, do đó kiểm tra cũng chỉ nhằm bảo đảm rằng nhân viên có những hành vi ứng xử cho mọi hoạt động đều dễ dàng đạt được các mục tiêu của tổ chức. Do đó, kiểm tra sẽ khuyến khích các hành vi phù hợp và ngăn cản các hành vi không hợp pháp. Công tác kiểm tra đã cho thấy rõ vai trò của nó. Kiểm tra giúp các nhà quản trị tránh được nhiều vấn đề tồn tại trong tổ chức hoạt động của công ty. Kiểm tra đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị đối phó với những thách đố sau đây: Đối phó với bất trắc: Trong hoạt động quản lý kinh doanh của một công ty, khó có thể lường trước được những trường hợp bất trắc, gây tổn thất ngoài ý muốn có thể xảy ra. Những bất trắc luôn tồn tại hữu hình và vô hình trong mọi hoạt động. Để tránh được những bất trắc ngoài ý muốn thì hoạt động kiểm tra đóng một vai trò quan trọng trong mọi hoạt động, kiểm tra đúng cách, kịp thời sẽ giúp phát hiện và ứng phó với những thiếu sót và bất trắc sẽ xảy ra nhằm hoàn thành mục tiêu đã đề ra với kết quả tốt nhất, tránh được những tổn thất không đáng. Kiểm tra sẽ giúp khám phá ra những cái bất thường, những sự việc phát sinh, những thiếu sót và cả những hành động cố ý làm sai gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động chung. Xác định các cơ hội: Cơ hội đến với mỗi công ty hoặc mỗi lĩnh vực hoạt động kinh doanh không chỉ ở một khía cạnh nào đó mà cơ hội chỉ đến khi nó hội đủ các điều kiện tốt nhất. Cơ hội đó phải được kiểm tra đánh giá và khi đã hội tụ đủ các điều kiện thì cơ hội đó sẽ được vận dụng và trở thành thế mạnh sự phát triển. Xử lý các tình huống phức tạp, tình huống khó giải quyết và kiểm tra trở thành điểm mốc để đánh giá và xác định kết quả giải quyết. Phân quyền có hiệu quả hơn: Trong hoạt động quản lý nói chung và kinh doanh nói riêng thì việc phân quyền ảnh hưởng khá rõ đến tiến độ và kết quả hoạt động. Phân quyền không rõ sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường trước do sự cố ý của của việc phân quyền không đúng. Kiểm tra chiến lược Hoạch định chiến lược Kiểm tra chiến thuật Hoạch định chiến thuật Hoạch định tác vụ Kiểm tra tác vụ Hình1: Các mức độ kiểm tra Kiểm tra hành chính được chia làm 3 mức độ sau: Mức chiến lược: Sẽ do cấp Lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm kiểm tra chiến lược trong toàn công ty và có tính chất dài hạn. Cấp Lãnh đạo chi phối mọi hoạt động của công ty, kiểm tra là một trong những công cụ chủ yếu để giúp Lãnh đạo đánh giá và có chiến lược cụ thể nhằm đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất cho toàn công ty. Kiểm tra chiến lược bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, đánh giá kết quả các hoạt động chiến lược trong toàn công ty và bảo đảm rằng các kế hoạch chiến lược được thực hiện như đã ấn định. Kiểm tra ở mức độ này thuộc phạm vi của cấp quản trị cấp cao. Các cấp quản trị này tập trung vào khung thời gian dài hạn như chu kỳ quý, chu kỳ sáu tháng và chu kỳ năm. Mức chiến thuật: Sẽ do cấp trung kiểm tra trong phạm vi bộ phận chuyên môn của mình phụ trách và có tính chất trung hạn. Mức trung gian bao gồm trưởng phòng các phòng ban chuyên môn và các đơn vị ngang cấp nhằm thực thi chiến lược của cấp Lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của nhân viên. Kiểm tra chiến thuật là tập trung vào việc đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các cấp độ bộ phận chuyên môn, giám sát các kết quả theo định kỳ và tiến hành sửa sai khi cần thiết. Kiểm tra ở mức độ này chủ yếu do cấp quản trị trung cấp đảm nhận liên quan đến các mục tiêu, các chương trình và ngân sách của bộ phận chuyên môn. Họ tập trung vào khung thời gian trung hạn hoặc theo định kỳ và thường tập trung vào các chu kỳ báo cáo hàng tuần, hàng tháng. Mức tác vụ: Do cấp thấp kiểm tra tác vụ trong phạm vi các đơn vị nhỏ và có tính chất ngắn hạn. Kiểm tra tác vụ bao gồm việc giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kết quả hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai theo yêu cầu. Kiểm tra ở mức độ này thuộc về trách nhiệm của các nhà quản trị cấp thấp là người quan tâm đến các lịch trình thời gian biểu công tác, ngân sách, luật lệ quy định và năng suất hoặc đầu ra thường là gắn liền với từng cá nhân. Các mức độ kiểm tra chiến lược chiến thuật, tác vụ gia tăng khả năng thực hiện các kế hoạch theo mức độ cấp quản trị tương ứng. Trong hoạt động quản lý, vai trò của công tác kiểm tra là không thể phủ định. Vai trò của kiểm tra được thể hiện trong các chức năng của kiểm tra. Chức năng kiểm tra được gắn liền với ba chức năng khác của quản trị; đó là chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo. Chức năng công tác kiểm tra được xây dựng chủ yếu dựa trên chức năng hoạt định bằng cách cung cấp các phương tiện giám sát và đề ra các điều chỉnh - uốn nắn để cho các kế hoạch được thực hiện và đạt chỉ tiêu kế hoạch. Tuy nhiên, kiểm tra cũng hỗ trợ các chức năng tổ chức và lãnh đạo bằng cách giúp bảo đảm rằng các tài nguyên đều được tổ chức hướng tới mục tiêu của tổ chức. Chẳng hạn như thông tin phản hồi trong tiến trình kiểm tra có thể giúp khám phá ra nhu cầu cần phải tổ chức lại, huấn luyện đào tạo thêm cho các cán bộ, nhân viên, tăng cường truyền thông, tăng cường ảnh hưởng các chức năng tổ chức và lãnh đạo. II. Kiểm tra công việc hành chính: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực Quản trị Hành chính văn phòng luôn được xem là xương sống hay bộ não của công ty. Hành chính văn phòng được giao cho các giám đốc văn phòng cũng được gọi là các nhà quản trị Hành chính, chịu trách nhiệm các hoạt động của doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm hoạch định và kiểm soát tất cả các hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu xác định. Kiểm tra Hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức vận hành hoạt động của bộ máy văn phòng giúp cho người lãnh đạo quản lý và điều hành chung những công việc của doanh nghiệp. Công tác kiểm tra được thực hiện theo hai mức độ : Mức độ hành chính và Mức độ hoạt động. Kiểm tra hành chính là kiểm tra các công văn giấy tờ. Nhà quản trị hành chính phải tạo mọi điều kiện cho việc kiểm tra hành chính trong toàn công ty. Kiểm tra hoạt động hay tác vụ là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan có đúng theo tiêu chuẩn và thủ tục hay không. Mục tiêu của kiểm tra là bảo đảm xem xét việc thực hiện các hoạt động có theo một kế hoạch định sẵn, phối hợp hoạt động để công việc được ăn khớp, giảm thiểu các trở ngại, lãng phí qua hành động thiếu hiệu quả hay không. Sau chót kiểm tra còn là xem xét các hoạt động có đáp ứng với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đề ra hay không? Kiểm tra như vậy không phải dễ thực hiện. Để đạt được hiệu quả tốt nhất của công tác kiểm tra, thì quan trọng nhất đó là từ chính các nhà quản trị. Công tác kiểm tra phải do cấp quản trị cao nhất, có đủ thẩm quyền và chuyên môn. Do đó, cấp quản trị phải đảm bảo được các tiêu chuẩn sau: - Phải có những hiểu biết và năng lực chuyên môn cần phải kiểm tra. - Phải có những kênh truyền thông rõ ràng và chính xác. - Phải có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phương tiện kiểm tra khi cần thiết. - Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó. - Phải có những phương tiện đo lường chất lượng so với tiêu chuẩn. - Phải có những công cụ và phương pháp duy trì các tiêu chuẩn. Muốn cho hoạt động của doanh nghiệp đạt được hiệu quả, một tổ chức cần phải có một cơ cấu kiểm tra trong toàn cơ quan, dựa trên một tiêu chuẩn định sẵn, kiểm tra một cách khoa học và cấp lãnh đạo làm công tác kiểm tra có năng lực và phẩm chất tốt sẽ giúp cho cơ cấu tổ chức luôn ổn định và phát triển. 1. Các phương pháp kiểm tra hành chính: Kiểm tra bằng các hệ thống và các thủ tục: * Hệ thống là một tổng thể các thủ tục bộ phận đặt ra nhằm hoàn thành một giai đoạn nào đó. * Thủ tục là một sự tổng hợp các tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thục hiện một mục tiêu nào đó ( cách thức tiến hành một công việc với nội dung trình tự nhất định theo quy định của doanh nghiệp hoặc của cơ quan hành chính. Những phương pháp kiểm tra có hiệu quả là thanh tra, kiểm tra ngân sách, kiểm tra tập trung, kiểm tra mẫu biểu, kiểm tra bằng máy móc, kiểm tra hành chính, kiểm tra thủ tục, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra bằng các tiêu chuẩn và kiểm tra qua các lịch công tác. 1.1. Thanh tra; Thanh tra là xem xét, nghiên cứu, đánh giá tình hình. Cấp trên phải thanh tra định kỳ đơn vị theo sáng kiến của mình và chỉ thanh tra thường xuyên khi có đặc điểm kỹ thuật mới hoặc có tình thế thay đổi nhanh chóng bất ngờ. 1.2. kiểm tra ngân sách: Ngân sách là một công cụ tốt cho kiểm tra. Nó tác động thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động luôn cả số lượng và chất lượng. Kiểm tra ngân sách bao gồm luôn cả việc phân tích, tỉ lệ phần trăm, nó là một công cụ thường được dùng không những cho toàn bộ cơ quan tổ chức mà còn cho từng bộ phận chuyên môn. 1.3. Kiểm tra tập trung: Kiểm tra tập trung thường được thực hiện bởi một hay nhiều kiểm soát. Việc kiểm tra có thể dược tiến hành tại một địa điểm được gọi là tập trung theo địa bàn. Loại kiểm tra khác được gọi là kiểm tra tập trung theo chức năng, nghĩa là một số hoạt động nào đó vẫn đặt tại bộ phận phòng ban chuyên môn nhưng dưới sự kiểm soát của một người hay một nhóm người. 1.4. Kiểm tra chính sách: Chính sách là nguyên tắc căn bản để suy tư và hành động. Chính sách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách trực tiếp hoặc gián tiếp tác động đến mọi cá nhân, mọi hành động, vì chính sách hướng dẫn họ trong công việc. Do đó, nhà quản trị phải xem các bộ phận có theo đúng chính sách của cơ quan hay không. 1.5. Kiểm tra thủ tục: Thủ tục còn gọi là tiến trình là kết quả của một sự hoạch định cụ thể và chi tiết. Thủ tục được xem như kiểu mẫu để theo đuổi, là gạch nối giữa hành động các cá nhân và hồ sơ văn thư. Thủ tục thường diễn tả chính sách thành một thứ ngôn ngữ hành chính chi tiết. Nó mô tả cách thức mà mỗi cá nhân phải tuân theo. Do đó, nhà quản trị phải xem các bộ phận có theo đúng thủ tục quy định hay không. 1.6. Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư là bằng chứng của một tình huống, cá văn thư hành chính thường phản ánh một tình huống dưới dạng văn bản viết tay hay sao chụp lại. Hồ sơ ấn định quyền hạn, chỉ lối và hướng tới kết quả. Do đó, chúng là một phần không thể tách rời khỏi chương trình kế hoạch kiểm tra. 1.7. Kiểm tra qua các bảng tường trình, báo cáo: Một số phương thức kiểm tra nêu trên không đủ để đạt được kết quả tốt nhất cho dù đã được truyền đạt rõ ràng và chi tiết. Trong trường hợp này, các bản tường trình, báo cáo cũng sử dụng cách truyền đạt như vậy nhưng truyền đạt theo chiều ngang và chiều dọc của tổ chức. Các bản tường trình loại này là hình thức truyền đạt hữu hiệu nhất. 1.8. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn là chỉ tiêu để đo lường, tiêu chuẩn sẽ được xác định như những phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu chuẩn có thể chủ quan ( đặt căn bản trên sự suy luận) hoặc khách quan ( dựa trên sự kiện) nhưng vẫn được công nhận là công cụ kiểm tra. 1.9. Kiểm tra bằng lịch công tác: Công việc hành chính văn phòng có thể được quy định bằng một lịch công tác. Lịch công tác là một sự kết hợp có hiệu quả các tiêu chuẩn, khả năng của nhân viên và công việc cần phải thực hiện thành một thủ tục hoặc một kế hoạch hành động. Nó cung cấp chỉ tiêu cụ thể về thời gian và số lượng. Lịch công tác có hiệu quả sẽ kiểm tra năng suất đầu ra. Nó phân phối công việc nhằm đạt được một mức quân bình giữa các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến đầu ra. 2. Các phương tiện kiểm tra: Trong mọi hoạt động kiểm tra để kiểm tra đạt kết quả tốt nhất thì ngoài năng lực của cán bộ làm công tác kiểm tra thì không thể thiếu sự trợ giúp đắc lực của các phương tiện kiểm tra. Nhiều trở ngại, khó khăn trong quản trị hành chính nói riêng và trong quản trị kinh doanh nói chung là do không có khả năng truyền đạt chính xác ý nghĩa và mục đích thực sự của các ý kiến, tư tưởng và ước muốn của cấp lãnh đạo. Do đó, thông đạt hay truyền thông là cái cơ bản để thực hiện việc kiểm tra. Truyền thông không hiệu quả sẽ dẫn đến việc kiểm tra sẽ khó khăn. Nhà quản trị hành chính phải luôn quan tâm đến truyền thông từ hai phương diện: Có trách nhiệm về hầu hết các phương tiện truyền thông trong công ty như điện thoại, điện tín, fax, thư tín, dịch vụ giao dịch, các phương tiện giao dịch nội bộ.... đồng thời cấp lãnh đạo cũng có trách nhiệm nghiên cứu việc sử dụng các bản tường trình, báo cáo và các bản hướng dẫn hành chính trong toàn bộ công ty. 2.1. Các bản tường trình: Các bản tường trình trên giấy là cơ sở để theo dõi hoặc kiểm tra định kỳ. Nó có thể là bình thường hay đặc biệt có thể thay đổi theo kích thước hay nội dung, có thể là chính quy hay không chính quy và có thể là hàng tuần hay hàng năm. Tuy nhiên mục đích chính của bản tường trình vẫn là nhằm truyền thông thông tin về một tình trạng nào đó ảnh hưởng đến việc kinh doanh. Bản tường trình nên luôn được cập nhật hoá, chính xác và có hiệu quả. Dữ kiện phải đầy đủ, khách quan và mang tính thống nhất chung và phải dựa trên tiêu chuẩn có sẵn. Một số loại tường trình: a. Loại tường trình kiểm tra hệ thống văn thư và lưu trữ hồ sơ: b. Loại tường trình phân tích chi phí những công việc hành chính như thư từ, các bản tường trình, điện tín, điện thoại, fax, điện toán, các chương trình huấn luyện, chương trình đơn giản hoá công việc hành chính, kiểm tra biểu mẫu và các máy móc dụng cụ văn phòng. c. Các bản tường trình hàng năm của các trưởng bộ phận. d. Các bản tường trình về kết quả các chương trình hoạt động, đánh giá các tiêu chuẩn đo lường, đánh giá công tác về quản trị. 3. Các bước trong tiến trình kiểm tra hành chính có hiệu quả: Thông thường kiểm tra hữu hiệu có thể được thực hiện qua 8 bước sau đây. 3.1. Lên kế hoạch: Lên kế hoạch cho mọi hoạt động hành chính trước nhất xác định được tại sao phải thực hiện, thực hiện cái gì và thực hiện như thế nào? thực hiện ở đâu và sẽ do ai làm?. Khi kế hoạch lên văn bản (dưới hình thức hướng dẫn) cần phải ấn định công cụ theo dõi sự tiến bộ và thành quả. 3.2. Lên lịch công tác: Nhằm xác định thời điểm lúc nào công việc được thực hiện và dựa trên công việc cụ thể sau; - Thời gian đòi hỏi để hoàn thành công việc đó, - Mối tương quan thời điểm giữa các giai đoạn khác nhau của công việc. - Thời gian sẵn có - Thời gian chuẩn bị sẵn sàng. - Thời gian đi lại - Ai sẽ thực hiện công việc, khả năng của họ và trang bị họ cần sử dụng. - Khối lượng công việc cần làm - Các thủ tục sẽ được sử dụng - Những điều kiện mà công việc sẽ được thực hiện. Các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết và cơ sở vật chất có sẵn chưa. - Lưu ý đến những trì hoãn và ngoại lệ có thể thấy trước hoặc không thể thấy trước được. 3.3. Chuẩn bị: Đây là một chức năng của quản trị và không thể được thay thế bằng sự rủi may. Việc chuẩn bị không chỉ giới hạn trong phạm vi đơn thuần của người thực hiện công việc mà phải có sự phối hợp và giúp đỡ từ nhiều cấp. 3.4. Phân công công tác: Là giao quyền hành, công việc này đòi hỏi phải có thông tin liên lạc tốt, chính xác