Đề tài Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Đô Thành

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.1.1. Khái niệm Đối với Việt Nam là một nước có nền kinh tế đang chuyển đổi có trình độ công nghệ, kỹ thuật còn ở mức thấp, kinh tế chưa ổn định và nhà nước chủ trương “ quá trình phát triển phải thực hiện bằng con người và vì con người “, thì Quản trị nhân sự là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. 1.1.2. Vai trò của quản trị nhân sự đối với doanh nghiệp Quản trị nhân sự là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức, quản lý nguồn lực khác sẽ không hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồn nhân sự. Vai trò này được thể hiện rõ trong các nhiệm vụ sau: - Nhiệm vụ thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách nguồn nhân lực: Các chính sách về quyền hạn, trách nhiệm, quy chế hoạt động và làm việc chung với các phòng ban và nhân viên. Các chính sách quy chế về tuyển dụng, đào tạo, chế độ về lương bổng, phụ cấp, khen thưởng và đề bạt. Các quy chế về kỷ luật lao động, nghỉ việc và các quy định về phúc lợi. - Phối hợp cùng các lãnh đạo, các phòng ban khác nhau thực hiện chức năng quản trị nguồn nhân sự trong doanh nghiệp: Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp rất đa dạng, vì vậy mọi hoạt động được thực hiện đồng bộ, có hiệu quả và đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa phòng tổ chức nhân sự cùng các phòng ban khác để thực hiện. Sự phối hợp nhịp nhàng của các nhà quản trị với các lãnh đạo sẽ tạo ra một hệ thống quản trị nhân sự mang tính thống nhất trong doanh nghiệp. - Cố vấn cho các nhà lãnh đạo về kỹ năng quản trị nhân lực: Vấn đề quản trị con trở lên phức tạp trong nhiều thập kỷ gần đây do quyền con người ngày càng được nâng cao trong cuộc sống . Chính vì thế các nhân viên phòng nhân sự thường phải giúp cho các lãnh đạo giải quyết các vấn đề luôn phát sinh trong công tác quản trị nhân sự như sau: làm thế nào quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao so với chi phí thấp nhất, tìm biện pháp để khuyến khích nhân viên gắn bó với doanh nghiệp, tìm hiểu thái độ của nhân viên đối với các chính sách mới dự định sữa đổi hoặc sẽ áp dụng trong doanh nghiệp. - Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chính sách và thủ tục về nhân sự: Phòng tổ chức nhân sự chịu trách nhiệm chính trong doanh nghiệp về việc thực hiện đầy đủ các chính sách có liên quan đến vấn đề nhân sự. Để làm tốt điều đó Phòng tổ chức nhân sự cần phải: thu thập thông tin và phân tích tình hình tuyển dụng, lựa chọn, thay thế và đề bạt nhân viên bảo đảm mọi vấn đề được thực hiện đúng quy định. Phân tích kết quả thực hiện công việc nhằm đưa ra các kiến nghị, cải tiến phù hợp. Phân tích về số liệu thống kê của tình hình vắng mặt, đi trễ, kỷ luật, khiếu nại, tranh chấp lao động để tìm ra những vấn đề còn tồn tại trong doanh nghiệp và đề ra các biện pháp khắc phục. 1.2. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.2.1. Chức năng thu hút nguồn nhân lực Chức năng thu hút nguồn nhân lực chú trọng vấn đề bảo đảm có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc. Nếu doanh nghiệp muốn tuyển người cho đúng việc trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh cùng với thực trạng nhân viên, những việc nào cần tuyển thêm người và yêu cầu đặt ra với các ứng viên như thế nào. Do đó việc tuyển dụng thường có các hoạt động như : Dự báo và hoạch định nguồn nhân lực. Phân tích công việc. Phỏng vấn, trắc nghiệm. Thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Chính vì vậy các nhà tuyển dụng nhất là Phòng tổ chức nhân sự cần phải cân nhắt để tuyển được những nhân viên giỏi và có trách nhiệm với doanh nghiệp. 1.2.1.1. Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các bước - Bước 1: Phân tích môi trường kinh doanh, xác định mục tiêu và chiến lược doanh nghiệp nói chung và hoạch định nguồn nhân lực nói riêng. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp được chia làm 2 nhóm: Môi trường bên ngoài, Môi trường nội bộ doanh nghiệp. - Bước 2: Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn thuận lợi, cơ cấu tổ chức và các chính sách. - Bước 3: Dự báo khối lượng công việc hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc. - Bước 4: Để xác định nhu cầu nhằm xác định phương pháp xu hướng, đánh giá theo các chuyên gia và phương pháp sử dụng máy tính để dự báo nhu cầu nhân viên . - Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu, đề ra các chính sách, kế hoạch thực hiện giúp cho các doanh nghiệp thích ứng với nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. - Bước 6: Thực hiện các chính sách kế hoạch về chương trình quản trị nguồn nhân lực. - Bước 7: Mục đích kiểm tra đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực, xác định các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, các nguyên nhân dẫn đến sai lệch đó và đề ra các biện pháp hoàn thiện. 1.2.1.2. Phân tích công việc a. Khái niệm Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một doanh nghiệp. Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ của một công việc nào đó, các kiến thức và kỹ năng cần thiết, các điều kiện làm việc. b. Nội dung - Mục đích của việc phân tích công việc: Đối với doanh nghiệp: giúp nhà quản lý xác định các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu kỳ vọng đó. Nay là công cụ giúp nhà quản trị quản lý nguồn nhân lực. Đối với người lao động: giúp người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Các loại thông tin cần thu thập: Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ liên quan đến công việc cần thực hiện. Thông tin về máy móc thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu cần sử dụng và các phương tiện hỗ trợ công việc. Thông tin về điều kiện làm việc: về vệ sinh môi trường, an toàn lao động, chế độ và thời gian làm việc, khung cảnh tâm lý xã hội và môi trường làm việc. Thông tin về các yêu cầu đối với người lao động: các kỹ năng, khả năng cần có, các kiến thức hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết … c. Các phương pháp phân tích công việc - Bảng câu hỏi: Được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi này đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền những câu hỏi để trả lời, bộ phận nhân sự sẽ có những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. - Quan sát: Tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các điều kiện làm việc, máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu, đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát, những công việc không mang tính chất tình huống. - Phỏng vấn: Dùng để lấy thêm thông tin trong công việc hoặc những kiến thức để làm sáng tỏ thêm một số điểm nào đó. - Nhật ký, ghi chép: Phương pháp này nhằm thu thập các thông tin cụ thể để làm việc hằng ngày của nhân viên. Các thông tin thu được dùng để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. d. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc - Bản mô tả công việc: Là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Bản mô tả này gồm 3 nội dung chính sau: - Phần xác định công việc: + Tên công việc (chức danh công việc). + Mã công việc. + Tên bộ phận trực thuộc hay địa điểm thực hiện công việc. + Chức danh lãnh đạo trực tiếp. + Số người lãnh đạo dưới quyền. + Mức lương. - Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: + Nhiệm vụ. + Quyền hạn. - Các điều kiện làm việc: + Các điều kiện về môi trường vật chất: máy móc, công cụ, trang bị cần sử dụng… + Thời gian làm việc. + Điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại. + Các phương tiện khác liên quan. + Mối quan hệ. + Tiêu chuẩn để đánh giá. - Bản tiêu chuẩn công việc: Là tài liệu liệt kê các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu mà một nhân viên cần phải có để hoàn thành công việc, gồm các thông tin sau: + Dự kiến tổng quát: tên công việc, thuộc bộ phận nào. + Bản chất công việc: ngoài trời, trong nhà xưởng, hành chánh văn phòng. + Trả lương: mức lương chính, mức lương thử việc, lương phụ trội, tiền thưởng và phụ cấp. + Điều kiện đào tạo huấn luyện. + Cơ hội tặng thưởng: lý do được tặng thưởng. + Các tiêu chuẩn nhân viên: trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực sức khỏe, đặc điểm cá nhân. 1.2.1.3. Tuyển dụng Quá trình tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự. Phòng nhân sự sẽ tiến hành quá trình tuyển dụng nhân sự. Việc tuyển dụng có thể thực hiện từ nguồn nội bộ doanh nghiệp hoặc nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp. a. Tuyển dụng từ nguồn nội bộ doanh nghiệp Tuyển dụng nhân sự từ trong nội bộ doanh nghiệp rất phức tạp. Đối với vị trí chức vụ cao các doanh nghiệp thường lựa chọn những lãnh đạo cấp thấp có uy tín. Đối với chức vụ thấp thì doanh nghiệp thường sử dụng thông báo tuyển nhân sự công khai. Ưu điểm tuyển dụng nhân viên từ nguồn nội bộ doanh nghiệp: Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc. Nhân viên của doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới. Họ đã làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện công việc mới và biết tìm cách để đạt được mục tiêu đó. Hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi trong nhân viên, kích thích nhân viên làm việc tích cực, năng động sáng tạo, có hiệu quả và đạt năng suất cao hơn. Tuy nhiên, hình thức tuyển dụng trực tiếp này gặp một số khó khăn như: việc tuyển nhân viên vào một chỗ trống trong doanh nghiệp theo kiểu thăng chức nội bộ có thể gây ra hiện tượng chay lì, xơ cứng do các nhân viên được thăng chức đã quen với cách làm việc đó. Thiếu sáng tạo, không dấy lên bầu không khí thi đua mới, điều này rất nguy hiểm nếu doanh nghiệp đang trong tình trạng trì truệ, hoạt động kém hiệu quả. Trong doanh nghiệp để hình thành các nhóm “ ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển chọn. Từ đó có tâm lý không phụ lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới, dễ chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc. Như vậy, để có thể xác định được bao nhiêu ứng viên từ trong nội bộ, các nhân viên nên có những thông tin về số lượng và các đặc điểm cá nhân của nhân viên thông qua việc thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên cần có thông tin về tuổi tác, sức khỏe và thời gian còn có thể làm việc cho doanh nghiệp, trình độ học vấn, chuyên môn, các lớp đào tạo đã qua, các kỹ năng đặc biệt, mức lương hiện tại, mức độ hoàn thành công việc hiện tại và khả năng thăng tiến … b. Tuyển dụng nguồn ứng viên bên ngoài doanh nghiệp: - Các nguồn tuyển dụng bao gồm + Bạn bè của nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp. + Nhân viên cũ. + Ứng viên tự nộp đơn xin việc. + Nhân viên của doanh nghiệp khác. + Các trường Đại học, Cao đẳng và Trung tâm dạy nghề. + Công nhân lành nghề tự do. + Người thất nghiệp. Việc tuyển dụng nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp có những ưu điểm sau: Đây là các ứng viên đã được đào tạo và trang bị những kiến thức căn bản cần thiết, có hệ thống, có kinh nghiệm làm việc và có chuyên môn. Thu hút nhiều ứng viên có nhiều cơ hội để lựa chọn Họ thường có ý tưởng mới đối với tổ chức và đem đến các ý tưởng mới cho tổ chức, doanh nghiệp. Họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức bằng những kiến thức mới hiện đại. Bên cạnh những ưu điểm, tuyển ứng viên từ bên ngoài cũng có một số hạn chế, đó là: Mất thời gian để những người mới này thích nghi với văn hóa, môi trường và công việc mới. Nếu thường xuyên tuyển người bên ngoài thì sẽ gây tâm lý thất vọng cho người cũ trong doanh nghiệp vì họ cho rằng không có cơ hội thăng tiến. Nếu ứng viên từ đối thủ cạnh tranh phải chú ý đến các điều bí mật của họ để tránh bị thưa kiện. - Các hình thức thu hút ứng viên: + Thông qua quảng cáo: Quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hữu hiệu , đặc biệt là đối với doanh nghiệp lớn. Để nâng cao chất lượng quảng cáo nên chú ý 2 vấn đề đó là mức độ quảng cáo và nội dung quảng cáo . + Thông qua văn phòng dịch vụ lao động: Sử dụng văn phòng dịch vụ lao động có ích lợi là giảm được thời gian tìm kiếm và chọn lựa ứng viên. + Tuyển các sinh viên tốt nghiệp: Sinh viên từ các trường Đại học và Sinh viên thực tập. - Tiến trình tuyển dụng nhân viên bao gồm các bước sau: + Phỏng vấn sơ bộ. + Nghiên cứu đơn xin việc. + Trắc nghiệm. + Phỏng vấn. + Xác minh và sưu tra lý lịch. + Khám sức khỏe (nếu có). + Chính thức tuyển dụng (hoặc từ chối). 1.2.2. Chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 1.2.2.1. Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có, giúp người lao động hiểu rõ về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình, thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn và với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai. - Đào tạo và phát triển giúp cho doanh nghiệp tồn tại và nâng cao khả năng cạnh tranh cụ thể: + Nâng cao năng suất lao động, hiệu quả thực hiện công việc. + Nâng cao chất lượng thực hiện công việc. + Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả năng tự giám sát. + Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức. + Duy trì và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực. + Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý vào doanh nghiệp. + Tạo ra được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. - Đào tạo và phát triển giúp cho người lao động: + Tạo ra được sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp + Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động + Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc hiện tại cũng như công việc trong tương lai. + Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động. + Tạo cho người lao động có cách nhìn mới, cách tư duy mới trong công việc của họ, đồng thời là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong công việc. 1.2.2.2. Các phương pháp đào tào và phát triển nguồn nhân lực a. Đào tạo trong công việc Là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học việc sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của lao động lành nghề hơn, bao gồm các phương pháp: - Đào tạo theo chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp phổ biến nhất để dạy các kỹ năng thực hiện công việc. Qui trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích về mục tiêu công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ theo từng bước quan sát, trao đổi, học hỏi và làm theo cho đến khi thành thạo công việc. - Đào tạo theo kiểu học nghề: Chương trình được bắt đầu bằng việc học lý thuyết, sau đó các học viên sẽ được thực hành theo sự chỉ dẫn của công nhân lành nghề cho đến khi thành thạo tất cả các kỹ năng của công việc. - Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc cho tương lai. + Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp. + Kèm cặp bởi một cố vấn. + Kèm cặp bởi người cố vấn có kinh nghiệm. - Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác, để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh việc khác nhau: + Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận công việc ở bộ phận khác nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ. + Người quản lý được cử đến công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ. + Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn. Phương pháp đào tạo này có những ưu điểm: Không yêu cầu thời gian và trang thiết bị riêng biệt, không đặc thù. Giúp cho người học việc có thu nhập trong khi học việc. Dể tiếp thu vì học việc được thực hành ngay sau khi học lý thuyết. Giúp học viên làm quen với môi trường làm việc và các đồng nghiệp trong tương lai. Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp đào tạo này cũng có một số hạn chế: Lý thuyết sẽ không được trang bị có hệ thống. Học viên có thể bắt chước những kinh nghiệm và thao tác không tiên tiến của người dạy. b. Đào tạo ngoài công việc Là phương pháp người học việc sẽ được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế của doanh nghiệp. - Tổ chức các lớp nghiệp vụ: Đối với những nghề tương đối phức tạp hoặc công việc có tính đặc thù thì doanh nghiệp nên tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện, thiết bị dành riêng cho học tập. Chương trình đào tạo gồm 2 phần: lý thuyết và thực hành. P