Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý tuyển sinh đại học

Website: Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Trường Đại Học Bách Khoa Khoa Toán- ứng dụng *** Đề bài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý tuyển sinh đại học. Giáo viên giảng dạy: Nguyễn Thị Ngọc Bích Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Ngọc Quỳnh Nguyễn Kim Thoa Phùng Văn Tập Lớp: CĐ Tin- K2A Hà Nội 8/2002. Lời nói đầu Ngày nay, công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển không ngừng và ngày càng tỏ rõ tầm quan trọng của mình trong việc đánh giá một xã hội phát triển – một xã hội mà con người đang được giải phóng khỏi những công cụ thô sơ bằng tay sang làm bằng máy móc nhằm giải quyết công việc nhanh hơn tiết kiệm thời gian và đẹp hơn. Vì lẽ đó, công nghệ tin học đang ngày càng được đưa vào mọi lĩnh vực, mọi nghành nghề, tiến tới tự động hoá toàn bộ mọi hoạt động. Và để phục vụ cho công việc, nghành giáo dục và đào tạo là một trong các nghành nhất thiết phải tin học hoá trong các lĩnh vực như quản lý, đào tạo con người… nhằm nâng cao hiệu quả của việc tiếp cận nhanh chóng với các công nghệ mới và quản lý công tác đào tạo nhanh chóng, hiệu quả hơn. Sau khi đã học xong môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nhận thức rõ được tầm quan trọng của nó trong bước đầu lập trình bất cứ một chương trình nào, chúng em xin vận dụng những kiến thức đã học để thiết kế chương trình quản lý tuyển sinh đại học. Vì thời gian có hạn, chắc chắn trong bài tập còn có nhiều thiếu xót. Chúng em rất mong sự giúp đỡ và góp ý của cô để chương trình được hoàn thiện, cho chúng em được tích luỹ kinh nghiệm để phục vụ sau này. Chúng em xin chân thành cảm ơn cô. Hà nội, tháng 8/2002. Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Ngọc Quỳnh Nguyễn Kim Thoa Phùng Văn Tập. Chương I: Một vài khái niệm Về CSDL 1. Cơ sở dữ liệu(CSDL): Là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ độc lập với nhau, được lưu trữ trên máy theo một quy luật nhất định. CSDL được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để dễ dàng khai thác và xử lý. Tác động thay đổi dữ liệu gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 2. Cơ sở dữ liệu quan hệ: Gọi R = [A1…An] là tập hợp hữu hạn của các thuộc tính, mỗi thuộc tính Ai vơi i = 1..n có miền giá trị tương ứng là dom(Ai). Quan hệ trên tập thuộc tính R = [Ai…An] là tập con của tích Đề Các. r Í dom(ai)x…x dom (An). Miền (domain): Là một tệp các giá trị. Mỗi hàng của quan hệ gọi là bộ (tuples) Các cột của quan hệ gọi là thuộc tính. 3. Khoá (key): khoá của quan hệ r trên tập thuộc tính R=[ A1…An] là tập con K Í R sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau t1 ,t2 ẻ r luôn thoả t1(K )ạt2(K), bất kỳ tập con thực sự K’è Knào đó đều không có tính chất đố. Tập K là siêu khoá (superkey) của quan hệ r nếu K là một khoá của quan hệ r. 4.Thực thể: là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức mà chúng ta có thể ghi lại các dữ liêụ về chúng. Một thực thể tương đương với một dòng trong một bảng nào đó. Kiểu thực thể là nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. Kiểu thực thể tương đương với bảng logic. Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể, biểu thị bằng các trường hoặc cột của bảng. Biểu đồ thực thể liên kết (Entity Relationship Diagram) là một mô hình thông tin và dữ liệu trong một hệ thống, làm nhiệm vụ mô tả quan hệ giữa các thực thể và xác định các thuộc tính của chúng. * Mối quan hệ giữa các thực thể liên kết: Có 3 quan hệ chính: Xét mô hình IE: Quan hệ 1-1: A B Mỗi đại diện cho lớp thực thể A chỉ tương ứng với một đại diện cho lớp thực thể B và ngược lại. Quan hệ 1- nhiều: A < B Mỗi đại diện trong lớp thực thể A có thể tương ứng với một hoặc nhiều đại diện của lớp thực thể B, ngược lại mỗi một đại diện trong lớp thực thể B chỉ có thể tương ứng với một đại diện trong lớp thực thể A. Quan hệ nhiều- nhiều: A > < B Mỗi đại diện trong lớp thực thể A tương ứng với nhiều đại diện của lớp thực thể B và ngược lại. 5.Mô hình quan hệ: là tập con tích đề các của các miền dữ liệu. r (A1,A2,A3…An) r(A)= (A1´ A2´ A3 ´…An) * Chuẩn hoá: là một thủ tục hình thức hoá qua đó các thuộc tính dữ liệu được gom nhóm thành các bảng và các bảng được gom nhóm thành các cơ sở dữ liệu nhằm mục tiêu: + Loại bỏ thông tin trùng lặp, tránh dư thừa dữ liệu trong bảng. + Điều chỉnh các thay đổi tương lai trong cấu trúc của các bảng. + Giảm thiểu mức ảnh hưởng của sự thay đổi về cấu trúc trong cơ sở dữ liệu đối với các ứng dụng người dùng truy xuất dữ liệu. Quá trình chuẩn hoá dựa trên các phụ thuộc hàm, mô hình được chuẩn hoá đầy đủ, lý tưởng là mô hình mà ở đấy mỗi thuộc tính trong mỗi bảng thực thể đều có một phụ thuộc hàm trực tiếp vào các thuộc tính khoá của bảng. * Phụ thuộc hàm: nghĩa là với mọi giá trị của khoá tại mọi thời điểm được xét chỉ có một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng. Ta có thể định nghĩa phụ thuộc hàm là một cách thức như sau: Cho R(U) là một lược đồ quan hệ với U(A1…An) là tập thuộc tính, X và Y là tập con của U. Nói rằng X à Y (đọc là X xác định hàm Y hoặc Y phụ thuộc hàm vào X) nếu r chỉ là một quan hệ xác định trên R(U) sao cho bất kỳ hai bộ t1 và t2 ẻr mà: t1 [X]= t2 [X] thì t1[Y] =t2[Y] Quă trình chuẩn hoá bao gồm 3 dạng chuẩn hoá chính sau: 1 NF (first Normal Forms): Quan hệ chỉ chứa các thuộc tính đơn (không chia nhỏ được). 2 NF(Second Normal Forms): nếu và chỉ nếu:+ QH phải ở 1NF + Các thuộc tính không khoá phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính. 3NF: + QH phải ở 2 NF + Mọi thuộc tính không khoá không phụ thuộc bắc cầu vào khoá à Tìm ra được tập phụ thuộc hàm tối thiểu(tách không mất mát thông tin). ChươngII. Khảo sát hiện trạng I. Giới thiệu đề tài quản lý công tác tuyển sinh . Công tác tuyển sinh là một vấn đề mang tính thực tế sâu sắc. Xuất phát từ những yêu cầu thực tế về công tác tuyển sinh trong những năm qua ta thấy: có nhiều thành phần và thông tin cần quản lý. Thực sự có khối lượng công việt rất lớn rất cần đến sự trợ giúp của máy tính . Các chương trình đang sử dụng đã hỗ trợ phần nào nhữnh khó khăn trong việc tuyển sinh nhưng nói chung vẫn chưa thoả mãn được nhu cầu rất cần thiết trong khi công tác tuyển sinh ngày càng có nhiều vấn đề phức tạp nảy sinh như hiện nay. Vì vậy trong đồ án này chúng em muốn đưa ra một cách tiếp cận mới và giải quyết vấn đề này với mục tiêu tự động hoá công việc tính toán, xử lí tài liệu, cách thức truy xuất thông tin giảm thiểu công tác xử lý thủ công . Giảm thiểu nhiệm vụ của con người trong hệ thống tạo nên sự thống nhất các chức năng thành một hệ thống thống nhất có tổ chức chặt chẽ. II. Nhận xét ưu khuyết điểm của hệ thống cũ và chuyển sang hệ thống mới . Qua quá trình khảo sát, tìm hiểu về công tác tuyển sinh vào các trường đại học chúng em thấy hệ thống lúc này còn nhiều vấn đề yếu kém, hệ thống tuyển sinh đại học bây giờ chỉ đơn thuần là sắp xếp dữ liệu trên máy tính , in các giấy báo thi cho từng thí sinh.ở hệ thống này còn quá nhiều khâu mà phải tính thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn về điểm số giữa các thí sinh. Vấn đề tìm kiếm thông tin ở hệ thống này có nhiều khó khăn mất nhiều thời gian . Với những yếu kém trên ban tuyển sinh quyết định cải tiến hệ thống tuyển sinh nhằm rút ngắn thời gian xử lý tránh cho thí sinh phải đợi kết quả thi trong thời gian dài. Đảm bảo cho xử lý dữ liệu nhanh chóng ,công tác xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng. Cho phép trao đổi thông tin nhanh chóng giữa các bộ phận của hệ thống. Hệ thống cho phép tra cứu nhanh chóng các thông tin, điểm số in danh sách, giấy báo thi, báo điểm. III.Nhiệm vụ của hệ thống mới Qua những vấn đề mang nhiều tính khái quát trên ta đã có tể xác định được nhiệm vụ cơ bản của hệ thống quản lý công tác tuyển sinh vào các trường đại học. Mục tiêu cơ bản của hệ thống mới là phát huy những điểm tích cực của hệ thống đã có, khắc phục những vấn đề còn thiếu xót để tạo nên hệ thống mới hoàn thiện hơn đáp ứng được những nhu cầu cấp thiết của thực tế. Các máy tính trong hệ thống có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ tuyển sinh của cá thí sinh phải phân loại theo từng khu vực tuyển sinh, đối tượng dự tuyển và các mức ưu tiên cho thí sinh .Toàn bộ thông tin về thí sinh đăng kí dự thi sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu tại máy chủ khi đã kiểm tra về thông tin dự thi hợp lệ hệ thống tuyển sinh sẽ lên danh sách phòng thi , số báo danh địa điểm dự thi đồng thời in ra giấy báo thi (tài liệu xuất ) và gửi cho từng thí sinh đăng kí dự thi .Khi thí sinh đã nộp bài thi thì ban tuyển sinh sẽ rọc phách và chuyển bài cho cán bộ chấm thi . Còn thông tin về số báo danh ,số phách sẽ được lưu lại để thuận lợi cho việc khớp điểm sau này. Khi cán bộ chấm thi trả bài cho ban tuyển sinh thì hệ thông thực hiện nhiệm vụ lên điểm theo phách (ghép phách ) của từng môn thi .Dựa vào những thông tin như số báo danh, số phách để thực hiện viẹc ghép phách và lên kết quả .Sau khi tính toán hệ thống đưa ra và thông báo về kết quả tuyển sinh của các thí sinh ở dạng sau : SBD Họ và tên Hộ khẩu Môn 1 Môn 2 Môn 3 Tổng điểm 3452 Nguyễn văn A KV1 7 9 1 25 1873 Bùi thị X KV2 6 10 2 27 …. ….. ….. …. ….. ….. …. Sau khi đã có toàn bộ điểm của bài thi từng thí sinh, dựa vào chỉ tiêu xét tuyển và quy chế tuyển sinh hệ thống xác định được điểm xét tuyển của trường. Đến đây hệ thống có thể in giấy báo điểm cho thí sinh. Sau khi đã gửi giấy báo điểm cho thí sinh dự thi. Nếu thí sinh nào có đơn phúc tra bài thi thì hệ thống dựa vào số báo danh, môn thi để tìm lại bài thi để có thể giải đáp thắc của thí sinh hoặc sửa đổi về điểm số(trường hợp giáo viên chấm thi nhầm lẫn) dựa theo kết quả phúc tra đồng thời in kết quả gửu đến cho thí sinh. Vậy, hệ thống mới đảm bảo cho công tác tìm kiếm kết quả thuận lợi, cụ thể là các tiêu chí như: tìm kiếm theo số báo danh, tên, trường. Chương III. Phân tích hệ thống Trong quá trình xây dựng hệ quản trị trên máy tính, phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu. Không thể đưa tin học hoá vào công tác quản lý mà không qua quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại phụ thuộc vào độ nông sâu của quá trình phân tích ban đầu. Để hệ thống mang tích thực tế đáp ứng được những nhu cầu của người dùng dựa vào quá trình khảo sát hiện trạng và xác lập dự án chúng em xin đưa ra những luồng thông tin cơ bản có thể đáp ứng dược nhu cầu của hệ thống: Dữ liệu: hệ thống tuyển sinh chú trọng vào công tác xử lý, hồ sơ tuyển sinh, xác định rõ các đối tượng ưu tiên, và cơ bản dựa vào điểm số của các bài thi của từng thí sinh. Luồng thông tin vào: những thông tin nhận được từ lãnh đạo,ban tuyển sinh, quy chế tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Luồng thông tin ra là các loại văn bản, báo cáo: Giấy báo thi, giấy báo điểm, thông báo phòng thi, số báo danh, địa điểm thi, kết quả phúc tra, giấy dán phòng thi, sơ đồ phòng thi( nếu cần), và kết quả thi. I.Phân tích hệ thống về xử lý: 1.Biểu đồ phân rã chức năng: Chứng năng duy nhất của hệ thống mang tên “quản lý tuyển sinh ĐH” Trong biểu đồ phân rã chức năng thì chức năng chung này được phân rã thành các chức năng con: Xử lý học sinh Làm số báo danh, phòng thi Xử lý bài thi Khớp điểm Lên điểm theo phách Tìm kiếm thống kê Xử lý phúc tra In ấn. Biểu đồ phân rã chức năng: Quản lý công tác tuyển sinh đại học Xử lý phúc tra - Nhận yêu cầu - Xử lý phúc tra - Ghi nhận phúc tra - Trả lời phúc tra Tìm kiếm, thống kê - Tìm theo SBD - Tìm theo tên - Thống kê thí sinh đạt - Thống kê theo chế độ ưu tiên Khớp điểm - Nhập điểm theo phách - Ghi nhận điểm - Kiểm tra thông tin phách # Ghi vào tệp Môn/Số phách/SBD Xử lý bài thi - Làm phách - Nhập số phách - Chuyển tới cán bộ chấm thi # Ghi vào tệp Số phách/ Môn thi/SBD In ấn - In giấy báo thi - In kết quả thi - Kết quả tuyển sinh Xử lý hồ Sơ Nhận hồ sơ Kiểm tra số học sinh Làm SBD, phòng thi - Đánh SBD - Kiểm tra SBD - Ghi nhận SBD #Ghi vào tệp SBD/Thísinh/phòng thi Lên điểm theo phách - Ghép phách - Lên điểm+SBD - Đối chiếu thông tin - Xử lý ưu tiên - Xử lý điểm chuẩn Tuy nhiên, biểu đồ trên chỉ thể hiện được sự phân cấp chức năng ở dạng tĩnh. Để hình dung rõ hơn về hệ thống, ta cần xem xét các luồng thông tin từ môi trường ngoài, các kết quả mà hệ thống trả ra cho người sử dụng và luồng thông tin truyền giữa các tiến trình. Yêu cầu đó sẽ được thể hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống. 2.Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu thể hiện hệ thống ở dạng động. Nó thể hiện sự trao đổi thông tin giữa hệ thống với môi trưòng bên ngoài và các luồng trao đổi thông tin trong nội bộ hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm các tác nhân bên trong và bên ngoài hệ thống, các tiến trình xử lý thông tin, các luồng thông tin vào/ra mỗi tiến trình.Mối liên quan giữa biểu đò phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu là các chức năng trong biểu đồ phân cấp chức năng tương ứng với các tiến trình của biều đồ luồng dữ liệu; mỗi mức của biểu đồ phân cấp chức năng được mô tả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng. Ta tiến hành xây dựng biẻu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống này dựa vào biểu đồ phân cấp chức năng đã xây dựng ở trên như sau: 2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Mức khung cảnh tưong ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấp chức năng. Ta coi nó như một “hộp đen”, mọi thông tin từ môi trường ngoài đi vào hệ thống sẽ là thông tin đầu vào; mọi thông tin từ hệ thống đưa ra bên ngoài là các thông tin đầu ra; nhiệm vụ của hệ thống là phải xử lý, biến đổi các thông tin đầu vào thành kết quả đầu ra. Hồ sơ Quy chế ts Ban tuyển sinh Yêu cầu Bài thi Báo cáo kq Đơn phúc tra Thí sinh Quản lý tuyển sinh Giấy báo thi Kết quả phúc tra Trường ĐH Điểm thi ts Bài thi Yêu cầu + chỉ tiêu Cán bộ chấm thi Các tác nhân ngoài: -Thí sinh: người dự thi -Ban tuyển sinh: Ban lãnh đạo công tác tuyển sinh đưa ra các quy chế xét tuyển. -Trường ĐH: Đưa ra chỉ tiêu tuyển sinh . 2.2. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh: Mức đỉnh ứng với mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng. Hệ thống quản lý tuyển sinh đại học được chia thành 5 chức năng. Trong biểu đồ này các thong tin vào ra được xác lập dựa trên những yêu cầu và kết quả trả ra của từng chức năng đó. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh: Hồ sơ Thí sinh Hồ sơ Bài đơn 2.Lên SBD, thi phúc 1.Xử lý hs phòng thi tra SBD/phòng/thí sinh 3.Xử lý bài thi Đã làm phách Cán bộ Bài chấm thi thi đã chấm Môn thi/phách/ SBD 4.Khớp điểm Môn/SBD/Điểm Hồ sơ đối tượng ưu tiên 5. Lên điểm 6.In kết quả Quy theo phách Hồ sơ chế giấy báo Ban tuyển điểm, kq Sinh phúc tra Điểm của thí sinh Thí sinh 7.Lưu trữ Kết quả ts thống kê Trường ĐH 2.3. Biểu Đồ dữ Liệu Mức dưới Đỉnh: Chức Năng 1: Tiếp nhận hồ sơ (thủ công) Tiếp Kiểm tra Thí sinh nhận hồ sơ hồ sơ Hồ Sơ Chức năng xử lý hồ sơ có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký dự tuyển của từng thí sinh. Hồ sơ hợp lệ được lưu vào kho “Hồ sơ”. Chức năng 2: Lên số báo danh và xếp phòng thi. 2.2.Nhập SBD và 2.1. Đánh phòng Hồ Sơ SBD xếp phòng SBD/thí sinh/phòng 2.3.In thông báo phòng thi Chức năng lên số báo danh phòng thi lấy thông tin từ kho hồ sơ, chức năng dựa vào hồ sơ đăng ký dự thi của các thí sinh từ đó lập số báo danh sắp sếp phòng thi. Sau khi lên số báo danh và phòng thi thì lưu số báo danh , phòng thi của từng thí sinh vào kho “Số Báo Danh/ Phòng/ Thí sinh” Chức năng 3: xử lý bài thi Thí sinh Bài thi 3.1.Rọc 3.2.Nhập phách số phách Cán bộ Bài thi đã dọc phách Môn/phách/SBD. chấm thi Chức năng “xử lý bài thi”. Nhận bài thi của thí sinh thực hiện việc tạo phách và lưu vào kho “ Môn thi/ Phách/ Số báo danh” . Đồng thời gửi bài thi đã dọc phách cho cán bộ chấm thi. d) Chức năng 4: Khớp điểm. Cán bộ Bài thi đã chấm Chấm thi 4.1.Lên 4.2.Nhập Điểm điểm theo phách Ghi nhận điểm Môn/phách/điểm. Chức năng khớp điểm. Chức năng này dựa vào số phách sẽ tổng hợp tất cả các môn thi và tổng hợp được điểm, sau đó lưu thông tin vào kho “Môn/ Phách/ Điểm”. e) Chức năng 5: Lên điểm theo phách Môn/Phách/Điểm Môn/ Phách/SBD Môn/SBD/Điểm Ghép phách Bài thi đã ghép phách Hồ sơ Đối chiếu Đối tượng Xư lý ưu tiên ưu tiên Ban tuyển sinh Điểm các bài thi Quy chế Điểm của thí sinh *Chức năng lên điểm theo phách. Chức năng này lấy thông tin từ hai kho “Môn thi/ Phách/ SBD” và “ Môn/ Phách/ Điểm”. Tại đây sẽ tổng hợp toàn bộ điểm thi của các môn thi và sử lý kết quả tính toán điểm ưu tiên của từng thí sinh dự thi theo số báo danh. f) Chức năng 6: Chức năng in ấn Hồ Sơ SBD/Phòng/Thí sinh Trường ĐH Địa chỉ TS Báo cáo In giấy báo thi Mon/SBD/Điểm In điểm thi Giấy báo thi In kết quả phúc tra trả lời điểm thi điểm phúc tra Giấy báo điểm Điểm của thí sinh Thí sinh * Chức năng in ấn: Lấy thông tin từ các kho Hồ sơ, Số báo danh, phòng thí sinh, Môn/ Phách/ Điểm và trả thông tin về các tài liệu xuất như giấy báo thi, giấy báo điểm, kết quả và các loại báo cáo. g) Chức năng 7: Chức năng tìm kiếm thống kê Hồ sơ Điểm của ts Trường ĐH Lưu trữ điểm Yêu cầu Thống kê trả Ban tuyển sinh lời yêu cầu Thí sinh Chức năng tìm kiếm thống kê: Lấy thông tin đã được lưu trữ từ kho hồ sơ và điểm của thí sinh để thống kê số thí sinh, điểm của thí sinh từ đó đưa ra điểm chuẩn. Trong trường hợp thí sinh yêu cầu phúc tra, chức năng này sẽ tìm kiếm lại từ những thông tin đã được lưu trữ để chấm lại bài thi. II.Phân tích hệ thống về dữ liệu: Phần trên ta đã xem xet các luồng thông tin di chuyển vào và ra khỏi hệ thống cũng như các luồng thông tin truyền giữa các chức năng của hệ thống. Phần này ta đi sâu vào phân tích nội dung của các luồng thông tin và mối liên hệ về ý nghĩa dữ liệu giữa chúng. Ta sử dụng mô hình thực thể quan hệ- một công cụ hiệu quả dùng trong mô hình hoá dữ liệu để cấu trúc hoá dữ liệu để cấu trúc hoá dữ liệu và thể hiện tính tổ chức dữ liệu của hệ thống. Theo mô hình này các thông tin được đưa vào các đối tượng gọi là thực thể. Tính chất của nó được mô tả bởi các thuộc tính, mối quan hệ giữa các thực thể thể hiện bằng quan hệ. Sơ đồ tổng thể gồm các thực thể của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng chính là sơ đồ thực thể liên kết sẽ cho ta hình ảnh toàn vẹn về sơ đồ của hệ thống. 1. Xác định các thực thể: Thực thể là các đối tượng mà hệ thống cần lưu trữ các thông tin nó có thể phụ thuộc vào các nguồn: -Tài nguyên (người, đối tượng vật lý,địa điểm): thí sinh - Các giao dịch : hồ sơ tuyển sinh - Thông tin có cấu trúc: giấy báo thi, giấy báo điểm, danh sách thí sinh dán phòng thi, giấy thống kê các học sinh thi. Các thực thể của hệ thống gồm: + Hồ sơ tuyển sinh + Hộ khẩu + Đối tượng ưu tiên + Đơn vị đăng kí + Trường thi + Ngành thi + SBD/Tên/Phòng thi + Môn/phách/SBD + Môn/Phách/Điểm + Kết quả thi 2. Xác định kiểu liên kết: + Liên kết 1-1: Liên kết tầm thường, ít xảy ra trừ trường hợp cần bảo mật thông tin, thường được tách thành 2 thực thể. + Liên kết 1-n: Là liên kết hay gặp nhất, mối liên quan thường được diễn tả bằng các giới từ sở hữu “ cho, thuộc, của, là, có..”. + Liên kết n-n: phổ biến nhưng thường được thể hiện bằng liên kết 1-n bằng cách thêm một thực thể trung gian. - Các thuộc tính: +Thuộc tính khoá nhận diện(còn gọi là khoá chính): xác định sự duy nhất thể hiện của thực thể trong kiểu thực thể. (trong biểu đồ thể hiện bằng ký hiệu #) Với các thực thể thuộc loại tài nguyên, khoá chính thường là một ID được sinh gắn liền với đối tượng; chẳng hạn khoá chính của thực thể Hồ sơ tuyển sinh là Số hồ sơ, khoá chính của thực thể Trường là Mã trường. Với các thực thể thuộc loại giao dịch, các giao dịch là những sự kiện xảy ra với một đối tượng nào đó, lặp lại theo định kỳ tại một thời điểm nhất định nên nó thường có ít nhất 2 khoá: một khoá xác định đối tượng nhận sự kiện, khoá kia xác định thời điểm xảy ra sự kiện đó. Với các thực thể thuộc loại thông tin cấu trúc hoá: khoá chính là các thông tin xác định tính duy nhất của mỗi bản ghi trong tệp đó. + Thuộc tính mô tả: xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể,dùng mô tả các đặc trưng của thực thể, đó là thuộc tính cố hữu. (trong biểu đồ thể hiện bằng ký hiệu @ ). + Thuộc tính kết nối(còn gọi là