Đề tài Quản lý lương - Trần Duy Văn

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI BÀI BÁO CÁO Đề tài: QUẢN LÝ LƯƠNG Giáo viên hướng dẫn : Vũ Thu Hà Sinh viên thực hiện : Trần Duy Văn LỜI NÓI ĐẦU ---ôôôôô--- Ngày nay, ngành công nghệ thông tin phát triển rất mạnh mẽ. Các ứng dụng tin học đã được triển khai rộng rãi. Trong quá trình hội nhập và phát triển của đất nước, việc tin học hóa công tác quản lý là một nhu cầu cấp thiết đối với tất cả các ngành nghề, lĩnh vực. Con người đã xây dựng thiết kế được những chương trình quản lý áp dụng vào nhiều lĩnh vực, nó giúp cho công việc quản lý được nhanh hơn, hiệu quả hơn và thuận lợi hơn nhiều, tiết kiệm được thời gian, xử lý khối lượng thông tin lớn. Bên cạnh đó, ngày nay, tin học đã phát triển mạnh mẽ với sự ra đời của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, của các ngôn ngữ lập trình đã làm cho việc thiết kế các phần mềm quản lý trở nên dễ dàng hơn nhiều. Do đó, việc áp dụng những ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đã trở nên quen thuộc và là một nhu cầu không thể thiếu. Đặc biệt đối với các công ty đã trở thành một nhu cầu cần thiết do khối lượng thông tin xử lý ngày càng lớn, công tác quản lý bằng phương pháp thủ công như trước đây không thể đáp ứng nhu cầu. Sau khi đã tiến hành khảo sát thực tế chúng em đã tiến hành phân tích thiết kế hệ thống quản lý lương_nhân sự của công ty .Cùng với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn, em đã hoàn thành bài báo cáo trong lĩnh vực quản lý nhân sự Mục lục Trang Mục lục 2 PHẦN I :Khảo sát hệ thống thông tin về công ty………………. 4 I. Khảo sát chi tiết hệ thống……………………………… 4 II. Khảo sát hiện trạng…………………………………… 5 PHAN II. Phân tích hệ thống về chức năng…………………….. 12 I. Xây dựng mô hình phân cấp chức năng………………. 12 II. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu…………………….. 13 III. Đặc tả các chức năng chi tiết……………………….. 18 PHAN III. Phân tích hệ thống về dữ liệu………………………. 22 PHẦN MỘT: KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN CÔNG TY KHẢO SÁT CHI TIẾT HỆ THỐNG. Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể các hiện tượng. Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc phát. Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức. Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phương pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó. 1. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý lương _ nhân sự Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh đạo về các mặt công tác : tổ chức lao động, tiền lương, thi đua, chấm công, khen thưởng, kỷ luật... hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ xung những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhân sự. 2. Yêu cầu và khó khăn của hệ thống Trước một khối lượng lớn nhân viên cũng như các yêu cầu đặt ra thì việc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được, do đó gặp rất nhiều khó khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và công sức, mỗi nhân sự của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng. Từ những nhược điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lý nhân sự cũng như các hệ thống quản lý khác. 3. Những yêu cầu đối với hệ thống mới Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác tổ chức quản lý cũng cần được đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp cấp lãnh đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức. Trước hết để quản lý được một khối lượng nhân viên của một cơ quan, phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được những yêu cầu: tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi. Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được những nhược diểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Quá trình khảo sát hiện trạng công ty gồm các bộ phận sau: Phòng hành chính nhân sự A. Mục đích Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty. Chức năng Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc . Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt. Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chính-Nhân sự. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý lương-nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty Phòng kế hoạch kinh doanh Mục đích Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vu đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty b. Chức năng _ Tìm kiếm nguồn hàng dệt, nhuộm, may thêu cho Công ty. _ Phát triển thị trường nội địa dựa theo chiến lược Công ty. _ Lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm dệt nhuộm may thêu của Công ty từ các đơn hàng nhận được. _ Thực hiện tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. _ Tham mưu, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc, hỗ trợ cho các bộ phận khác về kinh doanh, tiếp thị, thị trường, lập kế hoạch, tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu. _ Tham gia xây dựng Hệ thống quản lí chất lượng,Hệ thống quản lí môi trường và trách nhiệm xã hội tại công ty. 3. Phòng kế toán Mục đích _ Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vu đạt hiệu quả trong công việc. _ Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. _ Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty. Chức năng Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán …. Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh. Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu. Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội. Cách tính lương Phần này do Kế toán Tiền lương – Bảo hiểm đảm nhiệm: Trách nhiệm Kiểm tra các tài liệu tính lương bảng kê sản lượng, ngày công, đơn giá sản phẩm. Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng. Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương và các khoản theo lương Theo dõi và lập bảng tính phân bổ, hạch toán các khoản BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn (nếu có) phải nộp và đã nộp Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán, bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định) Quyền hạn Thông qua Kế toán trưởng, có quyền yêu cầu kế toán và các bộ phận liên quan (khi cần) cung cấp tất cả những chứng liệu liên quan đến công tác tính lương. Được từ chối các yêu cầu thực hiện, xử lý, cung cấp thông tin sai qui định. Đề xuất các ý kiến, sáng kiến về chuyên môn có lợi cho công tác quản lý, hạch toán. Tính lương Hình thức trả lương cho người lao động Phân loại Trả lương theo THỜI GIAN: là hình thức trả lương cho người lao động, căn cứ ngày làm việc thực tế của tháng. Lương thời gian áp dụng cho nhân viên văn phòng và CNV làm việc hành chánh tại các bộ phận khác. Trả lương SẢN PHẨM: là hình thức trả lương cho người lao động, căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm làm ra. Trả lương KHOÁN: là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc phải hoàn thành. Mức lương khoán áp dụng cho các cấp quản lý của công ty. Mức lương THỬ VIỆC: 70% lương tối thiểu của công ty. Cách tính lương của các hình thức trả lương Tính lương theo sản phẩm Lương sản phẩm của người lao động dựa trên số lượng công đoạn đạt chất lượng và đơn giá công đoạn của người lao động. Đơn giá sản phẩm do Trưởng bộ phận sản xuất duyệt. Trường hợp sản xuất mã hàng mới thì đơn giá sản phẩm được nhân thêm 20 %. Số công đọan dùng để xác định lương được tính trên cơ sở phiếu báo công đoạn của CNV, có xác nhận của Trưởng bộ phận trực tiếp. Tổng số lượng của các CNV làm trong cùng một công đoạn không được vượt quá tổng số công đoạn theo quy trình sản xuất. Ngoài ra người lao động còn được hưởng mức hỗ trợ những sản phẩm / công đoạn không xác định được người làm. Mức hỗ trợ được tính bằng tổng tiền hỗ trợ chia cho tổng công và nhân với số công tương ứng của mỗi CNV. Tổng tiền hỗ trợ bằng tổng sản phẩm / công đoạn không xác định người làm nhân với đơn giá sản phẩm / công đoạn Tính lương theo thời gian, khoán Lương thời gian bằng mức lương cơ bản chia cho số ngày hành chính trong tháng nhân với thời gian làm việc (tăng ca bình thường * 1.5, tăng ca chủ nhật * 2.0…). Tính lương khoán : Hưởng nguyên mức lương khoán Trường hợp người hưởng lương khoán nghỉ trên 3 ngày/tháng thì thời gian vượt quá không được tính lương Bậc lương Mức lương tối thiểu mà công ty áp dụng cho CNV toàn công ty là mức lương 900.000 VND, trong trường hợp CNV làm đủ số ngày công trong tháng. Tính toán và trả lương Việc tính toán lương cho người lao động dựa vào thời gian làm việc trên thẻ chấm công, được đối chiếu với bảng chấm công khi cần thiết. Việc tính toán lương dựa trên nguyên tắc chính xác về số liệu, đảm bảo thời gian trả lương cho người lao động đúng theo quy định. Người lao động được nhận phiếu lương chi tiết hàng tháng, được quyền đối chiếu với bảng lương tổng do Trưởng bộ phận trực tiếp giữ (bản copy). Tiền lương trả cho người lao động. Mỗi tháng một lần, vào ngày 05 đến ngày 10 của tháng. Đối với lương sản phẩm, được trả làm hai lần (mỗi lần trả sau khi kết toán số lượng vào ngày 15, ngày 30 của tháng, lương sản phẩm được trả chậm nhất không quá 7 ngày sau ngày kết toán) Lương lĩnh bao gồm cả phụ cấp (nếu có) Ngày làm việc, công tác, nghỉ phép: được hưởng 100% lương Ngày nghỉ ốm được hưởng 85% lương Nghỉ không phép : không có lương Đơn giá ngày công Lương cơ bản (đồng/ngày) 26 (Lương cơ bản = Lương tối thiểu * Hệ số lương ) Với lượng công việc và số lượng nhân viên lơn như vậy mà hiện thời công ty chỉ quản lý nhân sự bằng phần mềm Excell của Microsoft Ưu điểm của hệ thống cũ Đơn giản dễ quản lý, chi phí thấp Nhược điểm của hệ thống cũ Tìm kiếm dữ liệu không nhanh, không tối ưu Cập nhập, thêm mới, xóa những dữ liệu là khó khăn, dễ nhầm lẫn Khó kết xuất dữ liệu, báo biểu. PHẦN HAI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC) QUẢN LÝ LƯƠNG-NHÂN SỰ TỔNG CÔNG TY Báo cáo tạm ứng Báo cáo bảo hiểm Báo cáo thuế thu nhập In lý lịch trích ngang Báo cáo lương tháng BÁO CÁO - THỐNG KÊ CHẤM CÔNG - TÍNH LƯƠNG QL HỒ SƠ Chấm công QL Danh mục Tính lương QL Hồ sơ Thưởng – Phạt II. Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD) Mức khung cảnh (Mức 0) QUẢN LÝ LƯƠNG NHÂN SỰ TỔNG CÔNG TY Nhân viên Cán bộ nhân sự Ban giám đốc Cán bộ kế toán Hồ sơ Lương, hợp đồng Hợp đồng LĐ Hồ sơ Ngày công, Lương sản phẩm Lương Các báo cáo Mức đỉnh (Mức 1) CB Kế toán CB Nhân sự Nhân viên Hợp đồng Ngày công, Lương SP Lương Hồ sơ Hồ sơ 2 Chấm công – Tính lương 1 Quản lý Hồ sơ Lương Lương/ Sản phẩm Hồ sơ / Hợp đồng LĐ Nhân viên 3 Báo cáo Yêu cầu báo cáo Lý lịch trích ngang Bảng lương Bảng bảo hỉêm Bảng tạm ứng Thuế thu nhập Ban giám đốc Mức dưới đỉnh (Mức 2) a . Giải thích chức năng Quản lý hồ sơ. CB nhân sự 1.1 1.2 CBNhân sự QL Danh mục Thông tin Danh mục / Hồ sơ /HĐLĐ QL Hồ sơ Nhân viên Hồ sơ Hợp đồng Hợp đồng Hồ sơ b. Giải thích chức năng tính công – nhận lương Ngày công LĐ Lương sản phẩm Cập nhật vào lương 2.1 Chấm công 2.2 Tính lương Cán bộ kế toán Hồ sơ/ Hợp đồng LĐ Công, Lương SP Tiền lương Lương/ Sản phẩm 2.3 Thưởng – Phạt Ban giám đốc Thông tin Thông tin đã duyệt Nhân viên Tiền lương c. Giải thích chức năng báo cáo – thống kê 3.2 Báo cáo Lương tháng 3.1 In lý lịch Trích ngang Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Ban giám đốc Lương / Sản phẩm Hồ sơ/ HĐLĐ Yêu cầu Báo cáo 3.4 Báo cáo bảo hiểm 3.3 Báo cáo tạm ứng Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Ban giám đốc 3.5 Báo cáo thuế thu nhập cá nhân PHẦN BA: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Mô hình thực thể liên kết Xác định các thực thể Hồ sơ nhân viên (#Mã NV ,Họ vàTên,m ã phòng, bi danh, gi ới tính, ngày sinh, dân tộc, matg, chỗ ở hiện nay, điện thoại, quê quán, số chứng minh thư nhân dân, đảng viên, mã trình độ, chuyên môn, ngày vào đảng, mã chức vụ, ngày thôi việc, lý do thôi việc) Ph òng ban (#Mã phòng, Tên phòng, Địa chỉ, điện thoại) Hồ sơ lương (#Mã NV, Bậc lương, phụ cấp, ngày công, tạm ứng, thưởng ,phạt ,bảo hiểm xã hội, Hệ số lương) Hợp đồng lao động (#Mã NV, Ngày hợp đồng, Thời hạn hợp đồng, lo ại không thời h ạn) Công lao động (#Mã NV, Ngày làm việc, Ngày nghỉ Phép, Ngày nghỉ ốm, Ngày công tác, , Ngày nghỉ không phép, Số lượng sản phẩm hoàn thành, ) Mô hình thực thể liên kết Hồ sơ nhân viên Mã NV Họ và tên Chức vụ Phòng Ngày đến TĐ TĐ chuyên môn Tình trạng Thành phần GĐ Ngoại ngữ Tôn giáo Giới tính Ngày sinh Số di động Quê quán Địa chỉ liên lạc Email Số CMDNN Là đảng viên Ghi chú Chức vụ Mã chức vụ Tên chức vụ Phụ cấp CV Phong ban Mã phong ban Tên phong ban Địa chỉ Dien thoai Hợp đồng LĐ Mã NV Ngày Thời hạn Hồ sơ lương Mã NV Bac luong Phu cap Ngay cong Tam ung Thuong Phat Bao hiem xa hoi Bao hiem y te He so luong Cong lao dong Mã NV Ngay lam viec Ngay nghi phep Ngay nghi om Ngay cong tac Ngay nghi khong phep Chấm công GT Mã NV Ngày làm việc Ngày phép Ngày ốm Ngày ko phép Công ca 3 Bảng CSDL CHUC VU TEN KIEU DU LIEU GHI CHU machucvu number Primary Key tenchucvu text ghichu text HOP DONG LAO DONG TEN KIEU DU LIEU GHI CHU manv text Primary Key loaithoihan Yes/no kytungay Date/time chodengay Date/time HO SO GOC TEN KIEU DU LIEU GHI CHU manv Text Primary Key hovaten Text Maphong Text Bidanh Text Gioitinh Yes/no Ngaysinh Date/time Dantoc Text Matg Number Choohn Text Dienthoai Number Quequan Text Socmnd Number Dangvien Yes/no Matd Number Chuyenmon Text Ngayvaocty Date/time Machucvu Number Ngaythoiviec Date/time lydothoiviec text 4.4 LUONG TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Manv Text Primary Key Nam Number Ngaycong Number Ngaycp Number Ngaykp Number Hsl Number Mucluongcb Number Tienphucap Number Tamung Number Thuong Nember Phat Number Bhyt Number Bhxh Number ngayhl Date/time LY DO THOI VIEC TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Malydo Number Primary Key Lydothoiviec text 4.6. QL-PHONG-TO TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Maphong Text Primary Key Tenphong Text Dienthoai Number Taikhoan Text QT-CONG TAC TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Manv Text Primary Key Tungay Date/time Denngay Date/time Noict Text Congviec Text Chucvu Text QT-DAO TAO TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Manv Text Primary Key Tungay Date/time Denngay Date/time Nghedt text Matd text Noidaotao Text Hinhthuc Text QUAN HE GIA DINH TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Manv Text Primary Key Hoten Text Loaiqh Text Ngaysinh Date/time Nghenghiep Text Quequan Text TINH-THANH TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Matinh Text Primary Key Tinh Text TON GIAO TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Matg Text Primary Key Tentg Text TRINH DO TEN KIEU DU LIEU GHI CHU Matd Text Primary Key Tentrinhdo text 4. Mô hình quan hệ CSDL Nhận xét của giáo viên hướng dẫn ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………