Đề tài Quản lý mua bán tại cửa hàng kim khí điện máy

PHẦN I XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ MUA BÁN TẠI CỬA HÀNG KIM KHÍ ĐIỆN MÁY CHƯƠNG 0 MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI ˜—:–™ > TÊN ĐỀ TÀI Tìm hiểu các chức năng hổ trợ lập trình trên môi trường mạng của SQL SERVER và VB _Viết chương trình quản lý mua bán tại cửa hàng kim khí điện máy. Đề tài được áp dụng tại cửa hàng kim khí điện máy 144 Nguyễn Tri Phương Q.10 TP.Hồ Chí Minh trực thuộc công ty TNHH Thiết Bị Rồng Tiến, do sinh viên Trần Ngọc Lân MSSV 98th122 khóa 98 và sinh viên Nguyễn Thị Vọng MSSV 97th285 khóa 98, Trường Đại Học dân lập Kỹ Thuật Công Nghệ TP.HCM thực hiện. 0.2 > PHẠM VI ĐỀ TÀI Qua qúa trình khảo sát thực tế tại cửa hàng, chúng em nhận thấy công việc quản lý mua bán tại cửa hàng rất rộng và rất phức tạp. Do đó, trong đề tài này chúng em chỉ phân tích và xây dựng một chương trình giới hạn trong phạm vi cụ thể như sau: Quản lý việc mua hàng của các nhà cung cấp. Xử lý qúa trình nhập xuất hàng hóa tại kho. Xử lý việc chi trả tiền. Quản lý việc bán hàng cho khách hàng. Xử lý việc giao hàng. Xử lý việc bảo hành. Xử lý các thông tin Nhà cung cấp, Khách hàng, Nhân viên, Kho. Một số báo cáo như tồn kho… 0.3 > TÍNH THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI Đề tài Quản lý mua bán tại cửa hàng kim khí điện máy sẽ được áp dụng cho việc mua bán tại cửa hàng 144 Nguyễn Tri Phương Q10 TP.HCM thuộc công ty TNHH Thiết Bị Rồng Tiến. CHƯƠNG 1 TÌM HIỂU HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU THỰC TẾ ˜—:–™ > GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ RỒNG TIẾN Trụ sở chính 130 – B104 Phạm Văn Hai phường 2 quận Tân Bình Sau một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu thị trrường một cách kỹ lưỡng và khá chính xác, nhận thấy rõ thị trường về trang thiết bị còn đang bỏ ngõ hai giám đốc Trần Đại và Lê Cảnh Bảo Quốc quyết định thành lập công ty TNHH thiết bị Rồng Tiến vào cuối năm 1998 . Lãnh vực kinh doanh về trang thiết bị trong phòng thí nghiệm, trong y tế và các dây truyền công nghệ sản xuất khác. Trãi qua 5 năm hoạt động với những chính sách và đường lối kinh doanh đúng đắn, công ty ngày càng khẳng định tên tuổi cũng như hiệu xuất kinh doanh với một mạng lưới tiêu thụ từ miền Trung vào miền Nam. Bước vào năm 2003, trước tình hình kinh doanh có nhiều cạnh tranh khốc liệt, hội đồng quản trị và ban lãnh đạo công ty quyết định mở rộng hoạt động kinh doanh ra miền Bắc, đặt văn phòng đại diện tại Hà Nội. Cùng với chiến lược mở rộng hoạt động kinh doanh, đó là lãnh vực kinh doanh về hàng kim khí điện máy . Để thực hiện chiến lược này công ty đang từng bước xây dựng một mạng lưới các cửa hàng tại thành phố Hồ Chí Minh và bước đầu là thành lập cửa hàng kim khí điện máy tại số 144 Nguyễn Tri Phương Quận 10 Thành Phố Hồ Chí Minh. Cửa hàng chuyên kinh doanh các mặt hàng như Tivi, tủ lạnh, máy giặt, máy lạnh, đầu máy, đầu đĩa, máy vi tính nguyên bộ, bàn ủi, các loại nồi điện, lò điện và với các thiết bị về điện khác. Ngoài ra công ty vừa đưa vào kinh doanh mặt hàng mà hiện nay khách hàng đang ưu chuộng là các loại điện thoại di động có giá trị cao của các hãng điện thoại nổi tiếng trên thế giới . Vì vậy, để quản lý tốt việc kinh doanh mua bán tại cửa hàng kim khí điện máy này, công ty cũng cần có một phần mềm quản lý việc mua bán tại cửa hàng. Được sự đồng ý và giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty, chúng em hai sinh viên trường ĐHDL Kỹ Thuật Công Nghệ TPHCM là Trần Ngọc Lân và Nguyễn Thị Vọng được phép tìm hiểu và xây dựng một phần mềm quản lý mua bán tại cửa hành kim khí điện máy 144 Nguyễn Tri Phương Q10 TPHCM bằng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và hệ quản trị CSDL SQL Server. 1.2 > SƠ ĐỒ CÁC PHÒNG BAN TẠI CÔNG TY Hội đồng quản trị …… …… …… …… …… …… Tổ bảo hành Bộ phận kho Bộ phận kế toán Bộ phận mua & bán Cửa hàng trưởng Cửa hàng kim khí điện máy Bộ phận kho Bộ phận hậu mãi & bảo hành Phòng kinh doanh Phòng tổ chức nhân sự Phòng tài chính kế toán Ban giám đốc Tại cửa hàng kim khí điện máy chịu trách nhiệm cao nhất là cửa hàng trưởng, dựa vào cửa hàng trưởng tạm thời được chia làm bốn bộ phận. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm thống kê, tính toán các số liệu kinh doanh của cửa hàng. Bộ phận mua & bán chịu trách nhiệm nhập hàng hóa từ các nhà cung cấp bán hàng và giao hàng cho khách. Bộ phận kho quản lý hàng hóa. Tổ bảo hành sửa chữa hàng cho khách khi có yêu cầu. ------------------------------- > SỰ CẦN THIẾT CỦA TIN HỌC HÓA Trong những năm gần đây, do nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng cao, các Cửa Hàng Kim Khí Điện Máy phát triển nhanh chóng và đã được đổi mới theo đà phát triển của xã hội, nhưng hiện nay, đa số các Cửa Hàng Điện Máy còn quản lý thủ công, phân tán. Hiện nay, cửa hàng phải trực tiếp quản lý khối lượng mặt hàng lớn, lưu lượng xuất nhập kho của mặt hàng, lượng hàng bán ra cũng như thống kê tình hình mua bán hàng của cửa hàng, từ đó đề ra chiến lược kinh doanh có hiệu quả cao. Hiện nay, tốc độ phát triển ngày càng nhanh về kinh tế, xã hội, văn hóa làm cho thị trường kinh doanh cũng thay đổi theo, đòi hỏi cao hơn trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Do đó, để phù hợp với hoàn cảnh mới, việc hiện đại hóa cùng với tin học hóa trong công tác quản lý kinh doanh ở cửa hàng là điều cần thiết và ưu tiên trong kế hoạch phát triển kinh doanh của cửa hàng. Mặt khác, công việc quản lý hoạt động kinh doanh là công việc phức tạp được Ban Giám đốc quan tâm. Hơn nữa, công tác quản lý không chỉ quản lý về mặt hàng, số lượng, nơi sản xuất … mà phải nắm rõ tình hình thị trường, nhu cầu người tiêu dùng, thống kê số liệu về mặt hàng, doanh thu… để định hướng, lập kế hoạch cho công việc kinh doanh. Đây là kho dữ liệu rất lớn, không thể lưu trữ một cách thủ công như trước đây mà phải sử dụng máy tính lưu trữ là hiệu quả nhất và khoa học nhất. Mặt khác, kết quả thống kê, phân tích mặt hàng là cơ sở cho việc định hướng, lập kế hoạch nhập hàng và bán hàng. Và khi cần thông tin một mục hàng, việc tìm kiếm phải nhanh chóng, đáp ứng nhanh kết quả cho người dùng. Với chương trình "Quản lý Cửa Hàng Kim Khí Điện Máy" này sẽ đáp ứng được các yêu cầu của các nội dung trên và hỗ trợ cho công tác quản lý có hiệu quả cao. Ngoài ra, chương trình được viết trên môi trường Windows nên tận dụng được khả năng đồ họa, có một giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng và cách thao tác cũng dễ dàng. > MÔ TẢ BÀI TOÁN Cửa hàng kim khí điện máy muốn xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng cũng như việc mua hàng từ các nhà cung cấp. Qua tìm hiểu cửa hàng được tổ chức như sau: Cửa hàng được chia thành nhiều phòng ban,bộ phận dưới quyền của cửa hàng trưởng, mỗi phòng có nhiều nhân viên làm việc, nhưng mỗi nhân viên chỉ thuộc một phòng ban hay bộ phận. Cửa hàng bán nhiều loại hàng hóa như tivi, tủ lạnh…chúng được phân biệt với nhau qua số serie của từng món hàng, về màu sắc, nước sản xuất… Các loại hàng hóa này được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp thông qua hợp đồng kinh tế do cửa hàng đặt hàng với từng nhà cung cấp do một nhân viên có quyền hạn đứng ra ký kết hợp đồng. Cửa hàng có một hệ thống các Kho dùng để chứa hàng hóa. Sau khi nhà cung cấp cung ứng hàng một số nhân viên có chức vụ quyền hạn trong cửa hàng đứng ra nhận lô hàng và nhập vào kho. Khi nhận hàng rồi Cửa hàng sẽ thanh toán cho nhà cung cấp tiền hàng thông qua phiếu chi cho đơn đặt hàng đã đặt. Để xuất một số tiền ra khỏi cửa hàng phải có một nhóm nhân viên có quyền cùng cửa hàng trưởng quyết định mới cho phép. Ngoài ra phiếu chi còn dùng để trả lương cho nhân viên… Khách hàng khi đến mua hàng sẽ được lưu lại thông tin để khi cần có thể liên lạc. Một khách hàng khi mua tối thiểu một món hàng thanh toán qua một hóa đơn tài chính do bộ tài chính phát hành, khách có thể thanh toán qua nhiều hình thức và phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế VAT. Cũng như khi nhập kho, muốn xuất hàng từ một kho nào đó phải có lệnh của cửa hàng trưởng, nhóm nhân viên có liên quan cùng thực hiện. Khách mua hàng, Cửa hàng có trách nhiệm giao hàng tận nhà trừ khi khách tự đem về không yêu cầu giao. Nhà cung cấp khi cung ứng hàng sẽ có phiếu bảo hành đi kèm theo từng món hàng, không kể có một số hàng hóa không có chế độ bảo hành từ nhà cung cấp. Khi khách mua hàng trong qúa trình sử dụng gặp sự cố lỗi do lỗi từ nhà sản xuất thì khách hàng sẽ mang hàng cần bảo hành đến trực tiếp trung tâm bảo hành của nhà sản xuất để được bảo hành, cửa hàng chỉ nhận bảo hành những sản phẩm mà nhà sản xuất không có chế độ bảo hành đi kèm và sản phẩm đó nằm trong danh sách các sản phẩm được cửa hàng cam đoan sẽ bảo hành nếu bị lỗi kỹ thuật nhằm tăng doanh số bán hàng. Đồng thời các sản phẩm cần bảo hành phải còn trong hạn bảo hành. Nhân viên thuộc bộ phận bảo hành kiểm tra hàng cần bảo hành, sửa cho khách. Một số yêu cầu của bài toán: Chương trình phải thực hiện được việc mua bán hàng hóa (việc nhập hàng của nhà cung cấp cũng như chi trả cho nhà cung cấp). Lưu trữ được việc bán hàng cho khách cũng như các chế độ hậu mãi bảo hành cho khách khi có yêu cầu. Phải quản lý được hàng hóa một cách chính xác rõ ràng. Trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân viên đối với công việc của cửa hàng. Chương trình phải có đầy đủ các chức năng như : thêm, xóa, sửa tra cứu và các báo cáo thống kê để báo cáo với công ty về công việc kinh doanh của cửa hàng. Chương trình phải cho phép chi trả cho nhà cung cấp nhiều lần cho một đơn đặt hàng, nhưng khi bán hàng cho khách thì thanh toán một lần dứt điểm khi giao hàng. > MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI Cố gắng thực hiện đầy đủ các chức năng cho chương trình để nó có thể giúp ích được công việc mua bán tại cửa hàng, giúp cho người quản lý theo dõi chính xác các thông tin về hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Giảm cường độ làm việc cho các nhân viên mà độ chính xác cao… Làm cho qúa trình mua và bán tại cửa hàng được thuận tiện, mau chóng, và hiệu qủa. > CÁC MẪU BIỂU. Một số mẫu biểu được sử dụng tại cửa hàng: Mẫu biểu Hóa Đơn Đây là mẫu dùng để giao cho khách khi họ mua hàng tại cửa hàng. HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số : 01 GTKT – 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng ) 02 – N Ngày ……tháng……năm…… NC : 0 2 2 5 0 5 Đơn vị bán hàng :……………………………………………………………………… Địa chỉ : ……………………………………Số tài khoản……………………………. Điện thoại : ………………………………...MS:____ ____________ __ ______ ___ Họ tên người mua hàng : ……………………………………………………………… Đơn vị : ………………………………………………………………………………… Địa chỉ : ………………………………………………………………………………... Hình thức thanh toán ; ……………………..MS : ____ ____________ __ ______ ___ STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng : ……………….. Thuếu suất GTGT : Tiền thuế GTGT : …………………. Tổng cộng tiền thanh toán …………………. Số tiền bằng chữ :……………………………………………………………… Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu biểu phiếu nhập Dùng để nhập hàng vào kho. Mẫu số : 01 – VT Ban hành theo quy QĐ số : 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm1995 của Bộ Tài Chính ĐƠN VỊ : ………. PHIẾU NHẬP KHO Địa chỉ : ……….. * SỐ……….. Ngày……tháng……năm….. Họ tên người giao hàng :……………………………………………………… Theo : …………………số………………Ngày…….. tháng……năm……… Của……………………………………………………………………………. Nhập tại kho : ………………………………………………………………… Số thư tự TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH,PHẨM CHẤT VẬT TƯ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo Thực chứng nhập từ Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng : x x x x x x Xuất, Ngày ……tháng…….năm……. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGHƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU Mẫu biểu phiếu xuất Dùng để xuất hàng ra khỏi kho. Mẫu số : 01 – VT Ban hành theo quy QĐ số : 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm1995 của Bộ Tài Chính ĐƠN VỊ : ………. PHIẾU XUẤT KHO Địa chỉ : ……….. * SỐ……….. Ngày……tháng……năm….. Họ tên người nhận hàng :……………………………………………………… Địa chỉ (bộ phận)………………………………………………………………. Lý do xuất kho : ……………………………………………………………….. Xuất tại kho : ………………………………………………………………….. Số thư tự TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH,PHẨM CHẤT VẬT TƯ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu Thực cầu xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng : x x x x x x Ngày ……tháng…….năm……. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGHƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU Mẫu biểu phiếu bảo hành Đây chỉ là mẫu phiếu bảo hành của một nhà sản xuất. Các nhà sản xuất khác có mẫu bảo hành khác. 04 03 02 03 TẬP ĐOÀN ĐA QUỐC GIA SANTAK CORPORATION CALIFORNIA U.S.A PHIẾU BẢO HÀNH 3 NĂM No.: VIE 0 0 2 4 1 9 THÔNG TIN KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN/ĐƠN VỊ SỬ DỤNG : …………………………………………………. SỐ ĐIỆN THOẠI : ……………………………FAX : ……………………………. ĐỊA CHỈ NƠI ĐẶT MÁY : ………………………………………………………... THÔNG TIN SẢN PHẨM TÊN SẢN PHẨM :…………………………..MODEL : …………………………... SỐ SERIES SẢN PHẨM: …………………………………………………………… NGÀY MUA……. THÁNG …….. NĂM…………. ĐẠI LÝ BÁN HÀNG (ĐÓNG DẤU) Khách hàng ký và ghi rõ họ tên Chú ý : để bảo đảm quyền lợi bảo hành, xin qúy khách hãy điền đầy đủ thông tin vào phiếu này và gửi về trung tâm bảo hành sản phẩm SANTAK tại Việt Nam trong vòng 14 ngày, kể từ ngày mua, tại các địa chỉ : Khu vực phía Nam : 105 Nguyễn Trãi – Phường Bến Thành - Quận 1 – Tp.HCM Khu vực phía Bắc : 45B Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa – Hà Nội Liên 1 : KHÁCH HÀNG LƯU GIỮ ĐỂ BẢO HÀNH VÀ ĐỐI CHIẾU GIẢI THƯỞNG CUỐI NĂM. 04 02 03 PHIẾU BẢO HÀNH 3 NĂM No.: VIE 0 0 2 4 1 9 THÔNG TIN KHÁCH HÀNG HỌ VÀ TÊN : ……………………………………………………………………… ĐỊA CHỈ NƠI ĐẶT MÁY : ………………………………………………………... THÔNG TIN SẢN PHẨM TÊN SẢN PHẨM :………………… SỐ SERIES : ……………………… NGÀY MUA……. THÁNG …….. NĂM…………. ĐẠI LÝ BÁN HÀNG (ĐÓNG DẤU) Khách hàng ký và ghi rõ họ tên Liên 2 : GỞI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG SANTAK. 1.6.5 > Mẫu biểu phiếu chi ĐƠN VỊ : ………. PHIẾU CHI quyển số : ……….. …………………. Ngày ……tháng ….. năm……. Số : ……………. TÀI KHOẢN GHI NỢ : …………… Họ, tên người nhận tiền :……………………………………………………… Địa chỉ : ……………………………………………………………………….. Về khoản : ……………………………………………………………………. Số tiền : ……………..đồng ( Viết bằng chữ )………………………………... …………………………………………………………………………………. Kèm theo : ………………………………………………………Chứng từ gốc. Ngày………tháng………...năm……… THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QŨY NGƯỜI NHẬN Mẫu biểu phiếu giao ĐƠN VỊ : ………. PHIẾU GIAO HÀNG …………………. số : ………. * * * Họ tên người mua hàng :……………………………………………………… Địa chỉ : ……………………………………………………………………….. SỐ TT TÊN HÀNG VÀ QUY CÁCH PHẨM CHẤT Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị THÀNH TIỀN 1 2 3 4 5 6 Cộng Cộng thành tiền (viết bằng chữ ) :…………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. Ngày ……tháng…….năm……. NGƯỜI NHẬN HÀNG Đà NHẬN ĐỦ NGƯỜI VIẾT PHIẾU