Đề tài Thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty Lắp máy và Xây dựng 45 - 1

Mở đầu Nền kinh tế nước ta đã chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước từ nhiều năm nay, tuy nhiên, công tác quản lý hành chính trong các tổ chức, doanh nghiệp về cơ bản vẫn còn nhiều bất cập. Mục tiêu của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là tồn tại và phát triển. Điều này phụ thuộc không nhỏ vào hoạt động của khối văn phòng trong các doanh nghiệp. Điều đáng nói là trong cơ chế tập trung bao cấp trước đây, Nhà nước đã ôm đồm, thâu tóm mọi quyền lực trong tay, xây dựng một hệ thống hành chính quan liêu cửa quyền, coi doanh nghiệp như là một phương tiện để quản lý nền kinh tế, tách rời nó với môi trường, do đó đã làm mất đi tính chủ động của doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhất là các doanh nghiệp Nhà nước. Tuy nhiên, so với thời kỳ trước đây thì bây giờ nền hành chính trong các doanh nghiệp của cả Nhà nước và tư nhân đều đã được cải cách đáng kể. Trong quá trình cạnh tranh để tồn tại và phát triển trước xu thế hiện nay, vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị trí của mình trên thị trường không chỉ bằng chiến lược sản xuất kinh doanh mà còn bằng cả cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả, có khả năng thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, mà những điều đó chỉ có thể được tiến hành thông suốt và hiệu quả nhờ có bộ máy giúp việc là văn phòng. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp không những phải thay đổi cách nhìn nhận về hoạt động văn phòng, không coi nhân viên văn phòng như là “ô-sin” chạy việc vặt, mà còn phải coi trọng công việc văn phòng và quan tâm tới việc đào tạo cán bộ văn phòng theo hướng có hiệu quả hơn, tích cực hơn và phù hợp với các yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Là một doanh nghiệp Nhà nước nhưng Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 phải tự hạch toán kinh doanh độc lập từ nhiều năm nay. Công ty cũng nằm trong tình hình chung của đất nước hiện nay là vừa phải giữ vững và mở rộng thị trường bằng chiến lược sản xuất kinh doanh, vừa phải thiết lập một cơ cấu văn phòng tinh gọn, hợp lý, hoạt động có hiệu quả giúp cho việc hoạch định các chính sách, chiến lược và đưa ra các quyết định quản lý một cách đúng đắn, kịp thời nhằm hỗ trợ và phát triển các hoạt động của mình. Đứng trước hoàn cảnh thực tế đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã nỗ lực cải cách, thực hiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản trị hành chính văn phòng trong Công ty để từng bước phù hợp với nền kinh tế thị trường, tăng khả năng cạnh tranh nhằm đạt tốt nhất mục tiêu đề ra. Sau thời gian được tiếp cận thực tiễn tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 cùng với việc nghiên cứu cơ sở lý thuyết về vấn đề quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài này để làm Luận văn tốt nghiệp. Qua đây em cũng xin nêu một số kiến nghị của mình nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tại phòng Hành chính Quản trị Công ty, để văn phòng hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn, hướng tới một văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, thời gian thực tập và lượng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắc chắn bài luận văn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự giúp đỡ và ý kiến nhận xét của các thầy cô giáo để bài viết hoàn chỉnh hơn. Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm có 3 phần chính : Phần 1 – Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Phần 2 – Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 Phần 3 – Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1. Nhân dịp này, em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Văn Tiến, thầy hướng dẫn Nguyễn Thanh Hải và Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1, đặc biệt là Trưởng phòng Hành chính Quản trị Phạm Minh Châu đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này. Phần 1 Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng : Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng khác nhau. Tuy nhiên, dù hiểu nó ở khía cạnh và góc độ nào thì văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị cũng đều có những đặc điểm và tính chất tương tự nhau, tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực mà đơn vị, tổ chức đó hoạt động. Văn phòng có vai trò trợ thủ giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn vị khác. Ngoài ra, văn phòng còn góp phần hỗ trợ đáng kể cho hoạt động của các phòng ban khác nhằm hoàn thành tốt công việc chung trong toàn đơn vị. Như vậy, văn phòng vừa là “ bộ nhớ ” của thủ trưởng, của Ban lãnh đạo, vừa là “ tai ”, “ mắt ” và là “ bộ mặt ” của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác hành chính – văn phòng có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả công việc của lãnh đạo cũng như cán bộ viên chức và của toàn cơ quan, đơn vị. Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra với những tính chất đặc thù nhất định : Đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường v.v... theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là một trong những nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, đạt tới những mục tiêu mong đợi. ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị, con người v.v... phục vụ cho hoạt động tiến tới mục tiêu của chính nó, góp phần đắc lực vào quá trình vận hành đạt tới những mục tiêu chung của toàn cơ quan, tổ chức. Còn ở trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhìn chung, hoạt động văn phòng bao gồm những công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Tuy nhiên, hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ văn phòng, mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc. Tóm lại, văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, tổ chức, nơi giao tiếp đối nội đối ngoại, nơi tổ chức quản lý, soạn thảo và sử dụng các hồ sơ công văn giấy tờ; nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật khác cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Từ cách nhìn nhận nêu trên, vai trò của văn phòng được thể hiện ở những điểm sau : Giúp lãnh đạo hoạt động có chương trình, kế hoạch, tránh những công việc mang tính sự vụ không đáng có; tập trung vào những công việc chính, quan trọng; chỉ đạo, điều hành công việc khoa học, hiệu quả hơn. Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, liên tục và thống nhất. Bảo đảm hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức được thông suốt, đạt hiệu quả cao, tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. Giữ được vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với khách hàng và với các cơ quan, tổ chức khác. Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản là : Tham mưu tổng hợp và hỗ trợ hậu cần. Chức năng tham mưu tổng hợp : Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức quá trình làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Như vậy, “ tham mưu ” bao hàm nội dung tham vấn, còn “ tổng hợp ” là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc tách bạch hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trường hợp là không thể thực hiện được hoặc dẫn tới sự phiến diện, chủ quan trong việc ra quyết định quản lý. Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét tới những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Chức năng hậu cần : Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính v.v... là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho công việc của mọi cơ quan, tổ chức được vận hành thông suốt, hiệu quả. Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc của hoạt động này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt được hiệu quả cao nhất. Nói chung, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi tổ chức, người ta phân chia thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của văn phòng, ta có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng như sau : Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. Tổ chức giao tiếp đối nội - đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác, cũng như với các cá nhân nói chung. Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng. Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tư, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết; thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh. Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ viên chức (các quản trị viên ) trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các cấp văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Thủ trưởng văn phòng (chánh, phó văn phòng ) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng; thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc văn phòng; quy hoạch CBVC văn phòng, xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v... nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách. Tuỳ theo quy mô, tính chất và đặc điểm hoạt động của mỗi tổ chức mà xây dựng hệ thống văn phòng cho phù hợp. Chánh văn phòng là người lãnh đạo cao nhất trong văn phòng, trực tiếp chỉ đạo công việc cho các phó chánh văn phòng và các nhân viên khác. Thường có 2 phó chánh văn phòng, một người chịu trách nhiệm về hành chính, còn người kia chuyên về quản trị. Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ : văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với cá nhân, và với các cơ quan, tổ chức khác. II – Các hoạt động cơ bản của văn phòng : Trong văn phòng thường có 3 bộ phận chính : thu thập – xử lý thông tin, văn thư - lưu trữ và quản trị. Thông tin là chất liệu cơ bản trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý. Nhiều thông tin tạo thành dữ liệu. Dữ liệu là những nguồn thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của bộ máy quản lý; là nội dung phản ánh hoạt động của khách thể quản lý, được thể hiện dưới dạng các con số, báo cáo, hình ảnh ... Thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thông tin đầu ra của cơ quan này là thông tin đầu vào của cơ quan khác, hoặc ở các bộ phận trong một cơ quan cũng vậy. Mỗi bộ phận lại có những hoạt động tác nghiệp khác nhau. Các hoạt động tác nghiệp này có thể chia thành một số các dạng hoạt động cơ bản sau : Hoạt động thông tin : Hoạt động thông tin được chia ra thành 3 hoạt động chủ đạo bao gồm : thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Các tác nghiệp cụ thể : Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo cơ quan. Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình để làm cơ sở phân tích những thuận lợi, khó khăn, kết quả đạt được. Từ đó lãnh đạo cơ quan có kế hoạch, quyết định tiếp theo. Đề xuất nội dung chương trình, kế hoạch công tác. Giúp lãnh đạo văn phòng lập chương trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng hoặc cơ quan. Chuẩn bị nội dung cuộc họp; soạn thảo văn bản và các bài diễn văn; rà soát, biên tập văn bản do bộ phận khác soạn thảo trình thủ trưởng cơ quan ký. Tham dự các cuộc họp lãnh đạo cơ quan khi bàn những nội dung thuộc phạm vi được phân công theo dõi. Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin để xử lý ( theo phạm vi được phân công ). Để thực hiện các hoạt động trên đòi hỏi người chuyên viên ( hay thư ký ) phải nắm vững một số nghiệp vụ cơ bản : Thu thập thông tin : Là khâu đầu tiên quan trọng, có ý nghĩa quyết định cho những bước tiếp theo. Nguồn cung cấp thông tin có thể do các cơ quan khác gởi đến, có thể qua các phương tiện thông tin đại chúng, có thể qua các cuộc họp, qua các văn bản quản lý Nhà nước và qua săn tìm thông tin. Hoạt động thu thập thông tin phải đáp ứng được các yêu cầu : Chính xác, khách quan đòi hỏi phương pháp thu thập thông tin phải khoa học, thích ứng với trình độ con người và khả năng của trang thiết bị. Đầy đủ, rõ ràng phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết, tránh tình trạng thông tin bị méo mó, phiến diện; tuy nhiên cũng cần phải chú ý không để lãng phí, dư thừa thông tin. Kịp thời thu thập thông tin đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng. Chất lượng thông tin phải có giá trị, phục vụ cho việc phân tích, thống kê và ra quyết định. Xử lý thông tin : Sau khi thu thập thông tin, việc quan trọng là phải xử lý thông tin. Thông tin chỉ có giá trị khi đã được xử lý. Xử lý thông tin là các tác động lên dữ liệu để đạt được thông tin theo những mục tiêu, yêu cầu nhất định; được thực hiện bằng các quy trình có sự tác động chủ quan của chủ thể quản lý. Quy trình xử lý thông tin là một quy trình nghiệp vụ nhằm đưa ra kết quả, chứng minh một quy luật, làm cho thông tin có giá trị hơn. Thông tin thường được thể hiện thành các luồng : Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Thông tin nội bộ Các nguồn thông tin này phải được xử lý cho thông suốt, không tắc nghẽn và phát huy tác dụng. Khi xử lý thông tin, cần dựa trên các phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá, so sánh. Phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Vì vậy, nguồn cung cấp thông tin rất đáng được chú ý. Truyền đạt thông tin : Khi truyền đạt thông tin ( thông tin đầu ra ) phải xác định rõ : mình muốn truyền đạt thông tin gì. Phải quan tâm đến nội dung thông tin, liều lượng thông tin, thời điểm đưa ra thông tin, hình thức thông tin. Phải dự báo những đối tượng nào sẽ tiếp nhận thông tin này để có hình thức và cách thức phù hợp. Đối với các cơ quan NN, thông tin chủ yếu được truyền đạt qua văn bản quản lý NN, qua các cuộc họp. Còn đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì thông tin được truyền qua các văn bản hành chính, các quyết định, cuộc họp, báo cáo ... Khi truyền đạt một thông tin cần đảm bảo đạt các yêu cầu : rõ ràng, đầy đủ, cụ thể và chính xác. Hết sức tránh tiết lộ bí mật. Nếu người nào ( cơ quan nào ) truyền đạt thông tin thì phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đó. Như vậy, trước hết bộ phận nghiên cứu tổng hợp phải nắm được các kỹ năng soạn thảo văn bản. Hoạt động văn thư - lưu trữ : Công tác văn thư gọi chung là công văn, được chia làm 2 loại : công văn đến và công văn đi. Thực hiện nguyên tắc : mọi công văn giấy tờ khi chuyển đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư. Việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến và công văn đi cần phải thực hiện đúng trình tự và thủ tục. Đối với “ Công văn đến “ cần phải thực hiện 7 bước : Kiểm tra sơ bộ công văn Bóc bì công văn đến Đóng dấu Đến trên công văn Trình xem Đăng ký “ Công văn đến ” Chuyển giao công văn đến Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến Đối với ” Công văn đi ” cần phải thực hiện 4 bước : Kiểm tra thể thức công văn Đóng dấu cơ quan vào “ công văn đi ” Vào sổ “ Công văn đi ” Gửi công văn đi Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan : Việc quản lý và sử dụng con dấu phải được tuân theo quy định tại Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ. Nguyên tắc : mỗi cơ quan, đơn vị chỉ được dùng một con dấu. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không dược đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người. Công tác lưu trữ : Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những công văn đến đã qua xử lý, bản lưu của công văn đi ( bản chính ) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. 2 chức năng cơ bản của công tác lưu trữ là : + Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn phông lưu trữ quốc gia + Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ chức và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất. Công tác lưu trữ có các nghiệp vụ chính như sau : Thu thập, phân loại và sắp xếp tài liệu Đánh giá tài liệu Bảo quản tài liệu Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Tiêu huỷ tài liệu Hoạt động hậu cần : Công việc của bộ phận hành chính – quản trị thực chất là cung cấp dịch vụ, bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động văn phòng và cơ quan, có vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả công việc. Nhiệm vụ của bộ phận này không thể liệt kê hết vì có rất nhiều việc đột xuất phát sinh, tuy nhiên có thể nêu ra một số nghiệp vụ chính như sau :