Đề tài Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý tồn kho tại công ty cổ phần Anh Huy

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH __*&œ*__ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP ANH HUY GVHD : Ths VÕ MINH SƠN SVTH : PHÙNG CẨM DUYÊN LỚP : THCN QTKD K33A NIÊN KHÓA : 2009-2011 Tp.HCM, tháng 05 năm 2011 Trường Cao Đẳng Công Thương Tp.HCM Khoa Quản Trị Kinh Doanh CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý tồn kho tại công ty CP Anh Huy. Giảng viên hướng dẫn : Võ Minh Sơn Sinh viên thực hiện : Phùng Cẩm Duyên Lớp : THCN QTKD K33A Cơ quan thực tập : Công Ty Cổ Phần Anh Huy NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Trưởng Phòng Kho Vận Trường Cao Đẳng Công Thương Tp.HCM Khoa Quản Trị Kinh Doanh CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý tồn kho tại công ty cổ phần Anh Huy. Giảng viên hướng dẫn : Võ Minh Sơn Sinh viên thực hiện : Phùng Cẩm Duyên Lớp : THCN QTKD K33A Cơ quan thực tập : Công Ty Cổ Phần Anh Huy NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Giáo Viên Hướng Dẫn LỜI CÁM ƠN Lời nói đầu tiên em xin gửi lời cám ơn trân thành nhất đến BGH nhà trường và toàn thể quý thầy cô của trường Cao Đẳng Công Thương Tp.HCM đặc biệt là quý thầy cô của khoa Quản Trị Kinh Doanh, những người đã có công truyền đạt cho các thế hệ sinh viên những kiến thức về chuyên môn cũng như kiến thức xã hội giúp cho chúng em có được những kiến thức quý báo làm hành trang bước vào đời. Trải qua hai năm ngắn ngủi học tập tại trường Cao Đẳng Công Thương Tp.HCM em thực sự có rất nhiều cảm xúc, những tình cảm thầy trò, bạn bè và nhiều hơn thế nữa. Chính ở ngôi trường này đã dạy em cách sống tốt hơn, trưởng thành hơn, tự tin hơn, và thật sự có đủ kiến thức về chuyên môn. Và chính những lúc chỉ dạy nhiệt tình của quý thầy cô đã giúp em hoàn thành khóa học và tích lũy được nhiều kiến thức làm hành trang để có những bước đi tiếp theo thật vững vàng. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất em xin kính chúc quý thầy cô sức khỏe dồi dào và thành công trong sự nghiệp trồng người. Kính chúc khoa Quản Trị Kinh Doanh ngày càng có nhiều thành quả trong giảng dạy. Chúc trường Cao Đẳng Công Thương Tp.HCM ngày càng vững mạnh trong hệ thống giáo dục. Và em cũng không quên gửi một lời cám ơn trân thành nhất đến thầy Võ Minh Sơn, người thầy đã giúp đỡ, truyền đạt cho em thật nhiều kiến thức chuyên môn và cách sống tốt hơn. Thầy cũng đã giúp đỡ và hướng dẫn tận tình để em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp của mình. Một lần nữa, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự chi bảo tận tình và những ý kiến đóng góp xác đáng của thầy đã giúp em hoàn thành chuyên đề trong thời gian qua. Đặc biệt cho em gửi lời cám ơn trân trọng nhất đến BGĐ và các anh chị của công ty CP Anh Huy đã giúp đỡ, truyền đạt cho em thật nhiều kiến thức thực tế cũng như những chỉ dẫn tận tình cho em suốt thời gian thực tập tại công ty. Kính chúc quý công ty ngày càng phát triển vững mạnh trong hệ thống các Doanh Nghiệp Việt Nam. Kính chúc các anh, chị luôn thành công trong công việc. Cuối cùng là lời cám ơn dành đến ba, mẹ đã luôn ủng hộ cho con theo đuổi mơ ước tiếp tục với con đường học vấn và giúp con vượt qua những khó khăn trong cuộc sống để con có thêm tự tin bước đi vững vàng hơn. Cám ơn ba, mẹ vì đã dìu dắt con, yêu thương con tiếp sức cho con trong cuộc sống này. Cám ơn ba, mẹ nhiều lắm ! Chân thành cám ơn !! DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT Diễn giải Từ viết tắt Trang Quản trị tồn kho QTTK 5 Hội đồng quản trị HĐQT 19 Công ty cổ phần CP 19 Ban giám đốc BGĐ 19 Xuất nhâph khẩu XNK 23 Cán bộ công nhân viên CB-CNV 23 DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU Bảng Trang Bảng 4.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2008 – 2010 34 Biểu đồ 4.1: Biểu đồ biểu diễn tình hình tài chính tại công ty 35 Bảng 4.2: Tình hình nhập_xuất_tồn tại công ty từ năm 2008 -2010 36 Biểu đồ 4.2: Biểu đồ biểu diễn tình hình nhập_xuất_tồn tại công ty 37 Bảng 5.1: Tình hình nhập_xuất tồn tại công ty tháng 1/2011 43 Bảng 5.2: Tình hình nhập_xuất_tồn tại công ty tháng 2/2011 44 Bảng 5.3: Tình hình nhập_xuất_tồn tại công ty tháng 3/2011 44 Bảng 5.4: Dự báo nhu cầu loại cao cấp Daiseikai trong năm 45 Bảng 5.5: Dự báo nhu cầu loại tiêu chuẩn Cooling trong năm 46 Bảng 5.6: Dự báo nhu cầu sử dụng loại chức năng Heatump trong năm 47 Bảng 5.7: Dự báo nhu cầu sử dụng loại tiết kiệm điện Inverter trong năm 48 Bảng 5.8: Thống kê chi phí đặt hàng và tồn trữ 48 DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Sơ đồ trang Sơ đồ 1.1: Quy trình thực hiện đề tài tốt nghiệp 4 Hình 2.1: Phân loại hàng tồn kho theo giá trị và số lượng 8 Hình 2.2: Tình hình tồn kho theo thời gian 13 Hình 2.3: Tổng chi phí tồn kho 13 Hình 2.4: Mô hình tồn kho POQ 15 Hình 3.1: Vị trí địa lý của hệ thống các công ty trong tập đoàn 18 Hình 3.2: Tổng quan công ty 19 Hình 3.3: Phương tiện di chuyển container 20 Hình 3.4: Tổng quan kho chứa hàng 20 Hình 3.5: Các phương tiện vận chuyển hàng hóa 21 Sơ đồ 3.1:Cơ cấu tổ chức của công ty 26 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức tại phòng kho vận 31 MỤC LỤC CHƯƠNG I: PHẦN MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 1 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI: 2 Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI: 2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU: 2 Đối tượng nghiên cứu: 2 Phạm vi nghiện cứu: 3 PHƯƠNG PHÁP VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN: 3 Phương pháp nghiên cứu: 3 Quy trình thực hiện: 4 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN NHỮNG KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QTTK: 5 Hàng tồn kho là gì: 5 Các khái niệm về dự trữ: 5 Dự trữ trung bình: 5 Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: 5 Dự trữ an toàn và dự trữ bảo hiểm: 5 Tồn kho trung bình: 5 Điểm đặt lại hàng: 6 Chức năng của QTTK: 6 Chức năng đầu tiên của kho: 6 Chức năng liên kết: 6 Chức năng kinh tế: 6 Chức năng liên kết: 6 Các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho: 7 Hệ thống tồn kho liên tục: 7 Hệ thống tồn kho định kì: 7 Hệ thống tồn kho phân loại ABC: 7 Các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho: 9 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu đặt hàng: 9 Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho: 9 Các loại chi phí trong QTTK: 10 Chi phí mua(giá) món hàng: 10 Chi phí đặt hàng (Ordering costs): 11 Chi phí tồn trữ (Carrying costs): 11 Chi phí thiếu hàng (Stockout costs): 12 CÁC MÔ HÌNH CỦA TỒN KHO: 12 Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ_Economic Order Quantity):12 Mô hình số lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ _ Production Order Quantity): 14 CHƯƠNG III: VÀI NÉT SƠ LƯỢT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP ANH HUY ĐÔI NÉT VỀ CÔNG TY CP ANH HUY: 17 Tổng quan: 17 Vị trí: 18 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH CÔNG TY CP ANH HUY: 19 QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN: 21 CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ - QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY: 22 Chức năng: 22 Nhiệm vụ: 23 Đối với nhà nước: 23 Đối với CB – CNV: 23 Đối với đối tác: 23 Quyền hạn: 23 PHẠM VI HOẠT ĐỘNG VÀ ĐIỀU KIỆN KINH TẾ Xà HỘI: 24 Phạm vi hoạt động: 24 Điều kiện kinh tế xã hội: 24 Cơ sở vật chất kĩ thuật: 24 Hình thức sở hữu vốn: 24 Tình hình lao động: 24 CƠ CẤU TỔ CHỨC: 25 Sơ đồ bộ máy tổ chức: 26 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy tổ chức: 27 Chủ tịch HĐQT: 27 Tổng giám đốc: 27 Phó tổng giám đốc: 27 Phòng hành chính: 28 Phòng kinh doanh: 28 Phòng kỹ thuật: 29 Phòng nhân sự: 29 Phòng kế toán: 30 Phòng xuất nhập khẩu: 30 Phòng kho vận: 31 Sơ đồ tổ chức cụ thể tại phòng kho vận: 31 Trưởng phòng kho vận: 32 Đội trưởng đội xe: 32 Đội trưởng đội kho: 32 Đội trưởng đội bão dưỡng: 32 Các thủ kho ( vật tư, hàng hóa) : 33 Tổ trưởng các tổ xe( đầu kéo, xe tải) : 33 Nhân viên: 33 CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP ANH HUY ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG: 34 Thực trạng: 34 Thống kê tài chính từ năm 2008 -2009: 34 Tình hình nhập_xuất_tồn tại công ty các năm 2008-2010: 36 Tác động của hoạt động quản trị tồn kho: 38 Ưu điểm: 38 Nhược điểm: 39 Vận dụng xây dựng quy trình quản trị tồn kho: 39 Nắm bắt nhu cầu: 39 Hoạch định cung ứng: 39 Dự báo lượng đặt hàng: 39 Xác định điểm đặt lại hàng: 40 NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN THỰC TRẠNG: 40 Nhận xét: 40 Kết luận: 41 CHƯƠNG V: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP ANH HUY ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: 42 Chỉ tiêu đặt ra: 42 Phương hướng thực hiện: 42 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO: Xác định nhu cầu hàng hóa hàng năm: 45 Tính lượng đặt hàng tối ưu: 49 Lượng đặt hàng tối ưu loại cao cấp Daiseikai: 49 Lượng đặt hàng tối ưu loại tiêu chuẩn Cooling: 49 Lượng đặt hàng tối ưu loại chức năng Heatump: 49 Lượng đặt hàng tối ưu loại tiết kiệm điện Inverter: 49 Tính thời điểm đặt lại hàng: 49 Nhu cầu sử dụng hàng ngày: 49 Điểm đặt lại hàng(R): 50 Loại cao cấp Daiseikai: 50 Loại tiêu chuẩn Cooling: 50 Loại chức năng Heatump: 50 Loại tiết kiệm điện Inverter: 51 Một số biện pháp giảm lượng hàng tồn kho: 51 Áp dụng các mô hình tồn kho: 51 Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế: 51 Áp dụng các biện pháp pháp lý chặt chẽ khi kí kết hợp đồng: 51 KIẾN NGHỊ: 51 KẾT LUẬN: 52 MỞ RỘNG ĐỀ TÀI: 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO: 54 Sách giáo khoa tham khảo: 54 Các website tham khảo: 55 Các luận văn và khóa luận tham khảo: 55 CHƯƠNG I: PHẦN MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước và trong bước đầu hội nhập nền kinh tế thế giới, môi trường kinh doanh Việt Nam đã và đang tiến dần đến thế ổn định. Nhiều cơ hội mới mở ra cho các doanh nghiệp, đi kèm với thuận lợi đó là những thách thức, những rủi ro không thể né tránh. Hoạt động kinh doanh trên thị trường của các doanh nghiệp ngày càng khó khăn và chịu sự cạnh tranh khốc liệt của đối thủ cùng ngành. Vật giá ngày càng tăng gây nhiều khó khăn trong việc sản xuất kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp. Nó làm cho tổng chi phí tăng lên và tổng lợi nhuận giảm xuống. Trước tình hình đó nhiều doanh nghiệp nói chung và công ty CP Anh Huy nói riêng đã tìm cách giảm mọi chi phí để gia tăng lợi nhuận của công ty bằng nhiều cách khác nhau như: cắt giảm chi phí không cần thiết, giảm chi phí tồn kho, hạ giá thành, nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu, cắt giảm lao động, tăng năng suất lao động của công nhân… trong đó việc nâng cao hiệu quả quản trị tồn kho thật sự mang lại nhiều hiệu quả tốt cho việc giảm thiểu chi phí và nâng cao lợi nhuận cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng thấy được hết tầm quan trọng của nó. Ở 1 doanh nghiệp kinh doanh thương mại như công ty CP Anh Huy hoạt động quản trị tồn kho là hoạt động cơ bản trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển vững mạnh. Trong thời gian thực tập tại công ty CP Anh Huy em nhận thấy công ty luôn có những cố gắng không trong mọi hoạt động kinh của công ty, khắc phục khó khăn cũng như thiếu sót và hoạt động quản trị tồn kho cũng được công ty đặc biệt chú trọng quan tâm hơn để giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm được nhiều chi phí. Được thực tập tại kho hàng, tiếp cận được với những kiến thức đã được học tại trường nên em đã chọn đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý tồn kho tại công ty CP Anh Huy”. Và đây là vấn đề mà không chỉ của riêng công ty CP Anh Huy mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng vì kiến thức còn hạn chế chắc chắn bài báo cáo vẫn còn nhiều khuyết điểm. Em rất mong được sự thông cảm của quý thầy cô cũng như quý công ty vì những thiếu sót đó. Em chân thành cám ơn! MỤC TIÊU ĐỀ TÀI: Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, em muốn hiểu rõ hơn về công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty. Vận dụng những kiến thức học được trên lý thuyết vào thực tế, để xem giữa lý thuyết và thực tiễn có sự khác nhau như thế nào. Từ đó tìm ra mô hình quản trị tồn kho tối ưu góp phần làm giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp, cũng như nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho. Khảo sát được lượng tồn kho bình quân trong 3 tháng đầu năm. Thấy được sự chi phối của việc tồn kho đến hoạt động kinh doanh của công ty. Xác định được lượng tồn kho thích hợp để chi phí tồn kho là thấp nhất. Đề ra được giải pháp nâng cao hiệu quả tồn kho. Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI: Thông qua việc thực hiện đề tài chúng ta sẽ thấy rõ công tác quản trị tồn kho của công ty, đó là vấn đề được tất cả các doanh nghiệp quan tâm rất nhiều. Đề tài quan tâm nghiên cứu đến công tác quản trị tồn kho của công ty Anh Huy. Từ đó chúng ta sẽ có thể đánh giá ưu nhược điểm và đề ra được giải pháp hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tồn kho cho công ty. Qua đó cũng thấy được tầm quan trọng của quản trị tồn kho trong các doanh nghiệp, mức độ ảnh hưởng cũng như công tác quản trị tồn kho thực tế hiện nay trong kinh doanh. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU: Đối tượng nghiên cứu của đề tài : Tìm hiểu về công tác quản lý tồn kho tại công ty. Số lượng hàng tồn kho trong quý 1. Chi phí cho hàng tồn kho . Số lượng hàng nhập trong quý 1. Số lượng hàng xuất trong quý 1. Phân tích và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý tồn kho của công ty cổ phần Anh Huy. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu những vấn đề có tính chất cụ thể ở tầm vi mô. Mốc thời gian nghiên cứu quý 1. Địa điểm nghiên cứu tại kho hàng của công ty. PHƯƠNG PHÁP VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN: Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: Thu thập dữ liệu về công tác quản lý tồn kho tại kho hàng tiến hành phân tích dựa trên cơ sở lý thuyết về quản trị tồn kho. Phương pháp phân tích, tổng hợp: nghiên cứu sách báo, tạp chí chuyên ngành, các báo cáo về thực trạng quản lý tồn kho. Phương pháp thống kê và phân tích thống kê: dựa trên các số liệu thống kê về hoạt động quản lý tồn kho tại công ty CP Anh Huy. Phương pháp thu thập thông tin tổng kết thực tiễn. Quy trình thực hiện: Thực trạng tại c.ty Thu thập dữ liệu Xử lý dữ liệu Phân tích ưu nhược điểm Chọn giải pháp Thực hiện giải pháp Ứng dụng Đạt hiệu quả Đưa ra giải pháp thực hiện Không hiệu quả Sơ đồ 1.1: Quy trình thực hiện đề tài tốt nghiệp CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN NHỮNG KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN QTTK: Để hiểu được thế nào là quản trị tồn kho, cũng như các khái niệm, các luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho. Chúng ta cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho và quản trị tồn kho. Để từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về những gì sẽ được đề cập đến trong đề tài, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này. Hàng tồn kho là gì: Hàng tồn kho là nguồn vật lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm ở hiện tại và trong tương lai. Các khái niệm về dự trữ: Dự trữ trung bình: là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong doanh nghiệp trong thời gian nhất định, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên. Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu. Thời điểm thực hiện việc đặt hàng cần phải có dự trữ một khối lượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng đó là dự trữ tối thiểu. Dự trữ an toàn hoặc dự trữ bảo hiểm: là công cụ để tránh rủi ro tài chính cho những nhu cầu dự kiến không chính xác. Tồn kho trung bình: Trong quá trình sử dụng hàng tồn kho, hàng tồn kho có lúc cao lúc thấp, để dơn giản trong việc tính toán chi phí tồn kho người ta sử dụng tồn kho trung bình. Qtb = Qtb: số lượng hàng tồn kho trung bình. Qmin: số lượng hàng tồn kho thấp nhất. Qmax: số lượng hàng tồn kho xap nhất Điểm đặt lại hàng: Điểm đặt lại hàng được xem như là mức độ tồn kho mà tại đó thực hiện một đơn đặt hàng. R= d*L d: nhu cầu sử dụng hàng tồn kho trong ngày L: thời gian chuẩn bị giao nhận hàng Chức năng của QTTK: Chúng ta có thể phân biệt 4 chức năng chính của kho: Chức năng đầu tiên của kho: là đối phó với các yếu tố bất ngờ và sự rối loạn có thể xảy đến từ đầu vào. Kho cho phép giải quyết tạm thời sự gián đoạn cung cấp đến từ các nhà cung ứng (sự chậm trễ, sự hư hỏng, sự bãi công …) hoặc do sự gián đoạn về vận chuyển (đường xá bị chặn). Chức năng liên kết: là để bù trừ sự không đồng nhất về thời gian và số lượng giữa sản xuất và yêu cầu. Khoảng cách địa lí chia cách nhà cung ứng và khách hàng ( khoảng cách xa) là lý do đầu tiên. Một lý do khác nữa là nhà cung ứng, dù ở trong hay ngoài xí nghiệp, đều không có khả năng đáp ứng tức thì các yêu cầu. Chức năng kinh tế: chi phí đặt hàng không tỷ lệ với số mặt hàng hoặc số lượng hàng được mua. Đặc biệt chi phí hành chính chuyển giao của một đơn đặt hàng thì xấp xỉ nhau, dù là cho một hoặc nhiều mặt hàng số lượng nhiều hay ít. Để khấu hao những chi phí này chúng ta sẽ đặt hàng với số lượng nào đó. Ngoài ra, việc đặt hàng theo số lượng đáng kể cho phép hưởng lợi từ sự hoàn lại của nhà cung ứng (lợi ích do quy mô ) Chức năng tiên đoán: hàng tồn kho là không thể thiếu được khi sản xuất và tiêu thụ mang tính thời vụ. Mặt khác, có những hàng tồn kho mang tính đầu cơ, từ những dự đoán sẽ có sự tăng giá vật liệu hoặc do nguy cơ chính trị. Các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho: Hệ thống tồn kho liên tục: Mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục mỗi một hoạt động xuất nhập đều được ghi chép và cập nhật. Khi lượng tồn kho giảm xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ được phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho là thấp nhất. Ưu điểm: nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên liệu thô, chi tiết phụ tùng thay thế. Tuy nhiên bên cạnh đó chi phí cho việc giám sát là không nhỏ. Hệ thống tồn kho định kỳ: Lượng tồn kho hiện có được xác định bằng cách kiểm kê tại một thời điểm xác định trước (tháng, quý, năm) tùy vào đối tượng sản phẩm. Kết quả kiểm kê là căn cứ để đưa ra các đơn nhập hàng cho hoạt động của kỳ tới. Ưu điểm: ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát. Và nhược điểm cũng chính ở đây: việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng hàng đặt cho hệ thống này thường phải lớn hơn vì dự trữ do thiếu hụt khi xuất hiện các nhu cầu bất thường. Hệ thống tồn kho phân loại ABC: Hệ thống này phân loại hàng tồn kho theo giá trị, có thể có rất nhiều vật phẩm có nhu cầu độc lập cần được lưu giữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có các loại hàng chiếm tỉ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị. Phân loại xếp hạng hàng tồn kho theo các loại ABC để có mức kiểm soát tương ứng là hợp lý và thường được tiến hành như sau: - Xác định giá trị nhu cầu hàng năm của một loại hàng bằng cách nhân lượng nhu cầu với đơn giá. Sau đó xếp thứ tự các loại hàng giảm dần theo giá trị này: 10% đầu danh sách sẽ là các loại hàng tồn kho loại A, 30% tiếp theo là loại B và 60% còn lại là loại C. - Bước kế, xác định mức kiểm soát tồn kho cho mỗi loại A, B, C. Loại A được theo dõi đặc biệt vì chiếm giá trị lớn, vậy lượng tồn kho phải thấp nhất có thể. Cần phải tính toán chính xác dự báo và ghi chép chi tiết trạng thái tồn kho. Các chính sách tồn kho phải được xác định tương ứng. Các hàng loại B và C không nhất thiết phải được giám sát chặt chẽ, lượng tồn kho có thể cho phép “rộng rãi” hơn, thậm chí có thể áp dụng giám sát theo chu kỳ, nhất là đối với loại. Giá trị hàng tồn kho 70-80% 15-25% 5-10% 15% 30% 55% % số lượng hàng tồn kho Nhóm A: Giá trị 70-80% Số lượng 15% Nhóm B: Giá trị 15- 25% Số lượng 30% Nhóm C: Giá trị 5- 10% Số lượng 55% Hình 2.1: Phân loại hàng tồn kho theo giá trị và số lượng Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng (ưu tiên nhóm A+B). Xác định chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A: kiểm toán hàng tháng. Nhóm B: kiểm toán hàng quý. Nhóm C: kiểm toán kỳ 6 tháng. Nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho. Các báo cáo tồn kho chính xác, mức độ chính xác tùy thuộc vò giá trị hàng. Áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhó