Đề tài Tìm hiểu giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một số mặt hàng tại công ty xuất nhập khẩu seaprodex Hà Nội

Lời mở đầu Ngày nay, để thúc đẩy sản xuất, phát triển kinh tế thì Xuất Nhập Khẩu là một hoạt động không thể thiếu đối với mỗi quốc gia. Đặc biệt đối với Việt Nam đang trong quá trình hội nhập với nền kinh tế và khu vực. Cùng với các chính sách kinh tế mở thì hoạt động kinh doanh Xuất Nhập Khẩu càng trở nên sôi nổi và đa dạng hơn. Không chỉ có các doanh nghiệp nhà nước tham gia hoạt động Xuất Nhập Khẩu mà nhà nước còn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp ở mọi thành phần kinh tế tham gia vào hoạt động này. Chính điều này đã thể hiện tính bình đẳng trong kinh doanh giữa các thành phần kinh tế, làm tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Song để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh quốc tế được thực hiện một cách thuận lợi và an toàn thì một nghiệp vụ quan trọng đối với thương nhân là xây dựng các hợp đồng. Như vậy, hợp đồng là cầu nối giữa người Xuất Khẩu và người Nhập Khẩu trong hoạt động mua bán hàng hoá và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng cả trong lợi ích kinh tế lẫn trong quan hệ ngoại giao với nước đó.Ngoài ra hợp đồng nhập khẩu còn là chứng cứ để bảo vệ quyền lợị của các bên và quy định trách nhiệm của mỗi bên.Do đó ,việc hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là rất cần thiết .Song, do chúng ta mới bước vào môi trường kinh doanh mới mẻ này, chưa thích ứng được với các điều kiện thị trường. Do vậy trong nhữnh năm qua quá trình thực hiện hợp đồng Xuất Nhập Khẩu của các doanh nghiệp là chưa tốt, dẫn đến vi phạp hợp đồng, để xẩy ra nhiều vụ tranh chấp . Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, trong thời gian thựp tập tại công ty Xuất Nhập Khẩu SEAPRODEX Hà Nội, em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài”Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu một số mặt hàng tại công ty Xuất Nhập Khẩu SEAPRODEX Hà Nội.” Nội dung đề tài gồm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận chung về hợp đồng Nhập Khẩu Phần II: Thực trạng thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu tại công ty SEAPODEX Hà nội Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu tại công ty SEAPODEX Hà Nội. Trong quá trình tìm hiểu lý luận và thực tế để hoàn thành bài viết em nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy cùng các anh chị phòng xuất nhập khẩu tổng hợp của công ty. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế ,đặc biệt là về các vấn đề thực tế cho nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong thầy ,cô và các bạn đóng góp ý kiến để em có thể bổ sung và hoàn thiện kiến thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn. PHầN I Cơ sở lý luận chung về hợp đồng Nhập Khẩu I. Khái niệm và vai trò của Nhập Khẩu đối với nền kinh tế quốc dân. 1.Khái nệm và vai trò của nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân: Nhập Khẩu là hoạt động kinh buôn bán ở phạm vi quốc tế , nhằm mục đích đẩy mạnh sản xuất hàng hóa phát triển, chuyển đổi cơ kinh tế ổn định và nâng cao đời sống. Nó cho phép khai thác tiềm năng ,thế mạnh của các nước trên thế giới ,tiếp cận được nền công nghiệp hiện đại của các nước phát triển .Ngoài ra nhập khẩu là cầu nối thông suốt giữa nền kinh tế trong nước và nước ngoài tạo điều kiện cho phân công lao động và hợp tác quốc tế ,phát huy được lợi thế so sánh của đất nước trên cơ sở chuyên môn hoá tạo đều kiện nâng cao hiểu biết về thế giới, tiếp thu được nền văn hoá văn minh của nhân loại . Trong giai đoạn hiện nay, đảng và nhà nước ta chủ trương mở rộng và phát triển quan hệ đối ngoại, trong đó lĩnh vực cực kỳ quan trọng là thương mại hoá và dịch vụ với nước ngoài .Đó là chủ trương hoàn toàn đúng đắn và phù hợp với thời đại, xu thế phát triển của nhiều nước trên thế giới trong những năm gần đây . Do Việt nam là một nước bước vào công cuộc đổi mới công nghiệp hoá ,hiện đại hoá đất nước , nên lẽ dĩ nhiên Nhập Khẩu vẫn là hoạt động quan trọng ,nó tác động một cách trực tiếp và quết định tới sản xuất và đời sống.Nhập Khẩu là để tăng cường cơ sở sở vật chất kỹ thuật, công nghệ tiên tién, hiện đại cho sản xuất, và các hàng hoá cho tiêu dùng mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đáp được nhu cầu. Nhập Khẩu còn để thay thế nghĩa là Nhập Khẩu những mặt hàng mà sản xuất không có lợi bằng Nhập Khẩu. Làm được như vậy sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối và khai thác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân về sức lao động, vốn,cơ sở vật chất, tài nguyên và khoa học kỹ thuật. Chính những điều kiện như vậy mà hoạt động Nhập Khẩu là một trong những nhân tố quan trọnh để thúc đẩy nền kinh tế quốc gia 2. C ác hình thức nhập khẩu ở nước ta hiện nay: Trong các hình thúc nhập khẩu ,các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng một số hình thức nhập khẩu sau : 2.1.Nhập khẩu uỷ thác: Nhập khẩu uỷ thác là hoạt động nhập khẩu hình thành giữa một doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ riêng và có nhu cầu nhập khẩu một số loại hàng hoá ,uỷ thác cho doanh nghiệp có chức năng XNK tiến hành nhập hàng theo yêu cầu của mình .Bên nhận uỷ thác phải tiến hành đàm phán với nước ngoài để làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác và được hưởng môt phần thù lao gọi là phí uỷ thác . 2.2 Nhập khẩu tư doanh : Hoạt động nhập khẩu tư doanh là hoạt động nhập khẩu độc lập của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp . 2.3 Nhập khẩu đổi hàng : Nhập khẩu đổi hàng là hình thức nhập khẩu gắn liền với xuất khẩu ,thanh toán không phải dùng tiền mà là hàng hoá . 2.4 Nhập khẩu liên doanh: Nhập khẩu liên doanh là loại nhập khẩu hàng hoá trên có sở liên kết kinh tế một cách tự nguỵên bình đẳng giữa các doanh nghiệp ,trong đó có ít nhất một doanh nghiệp xuát nhập khẩu trực tiép . 2.5 Nhập khẩu tái xuất : Nhập khẩu tái xuất là hoạt động nhập hàng để xuất sang một nước thứ ba nào đó nhằm thu lợi nhuận ,hàng có thể qua hoặc chưa qua gia công chế biến. II. Khái quát chung về hợp đồng Nhập Khẩu. 1.Khái nệm và đặc điểm của hợp đồng Nhập Khẩu: a.Khái niệm: Hợp đồng Nhập Khẩu là sự thoả thuận giữa các bên đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau. Trong đó bên xuất khẩu (bên bán) sẽ giao cho bên Nhập Khẩu (bên mua) hàng hoá nhất định và bên Nhập Khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Định nghĩa trên đây nêu rõ: - Bản chất của hợp đồng là sự thoả thuận của các bên ký kết(các đương sự). - Chủ thể của hợp đồng này là bên bán(bên xuất khẩu) và bên mua(bên Nhập Khẩu). Họ có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau. Bên bán giao một giá trị hàng hoá nhất định và đổi lại bên mua phải trả một đối giá cân xứng với giá trị được giao. - Đối tượng của hợp đồng là tài sản,do được đem ra mua bán, tài sản này biến thành hàng hoá. Hàng hoá này có thể là hàng đặc định và cũng có thể là hàng đồng loại. - Khách thể của hợp đồng này là sự di chuyển quyền sở hữu hàng hoá(chuyển chủ hàng hoá). b. Đặc điểm: - Hàng hoá là đối tượng của hợp đồng được di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia. Đặc điểm này có thể có cũng có thể không có. - Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ.Đặc điểm này cũng không phải là điểm tất yếu. Ví dụ: một doanh nghiệp Việt Nam mua hàng của một doanh nghiệp Pháp ,tiền hàng thanh toán bằng đông fanc ;đồng thời tiền này là ngoại tệ đối với Việt nam nhưng không phải là ngoại tệ đối với pháp. Vì vậy, đặc trưng quan trọng nhất của yếu tố quốc tế ở đây là :các bên có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau c. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng Nhập Khẩu: Theo điều 81 của luật thương mại Việt nam ,hợp đồng mua bán quốc tế có hiệu lực khi có đủ 4 điều kiện sau đây: c.1. Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán có đủ tư cách pháp lý. c.2. Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá được phép mua bán theo quy định của pháp luật . c.3. Hợp đồng mua bán quốc tế phải có các nội dung chủ yếu mà luật thương mại đã quy định , đó là :tên hàng,số lượng ,quy cách ,giá cả ,phương thức thanh toán,địa điểm và thời hạn giao nhận hàng. c.4. Hình thức của hợp đồng phải là văn bản. 2.Phân loại hợp đồng Nhập Khẩu:có 2 hình thức nhập khẩu chủ yếu sau: a. Hợp đồng uỷ thác Nhập Khẩu: Theo hợp đồng này, đơn vị đặt hàng gọi là bên uỷ thác giao cho đơn vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác,tiến hành Nhập Khẩu một số lô hàng nhất định. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. Trên cơ sở thông tư số 03 BNgt/xk ngày 11/1/1984 của bộ ngoại thương(nay là bộ thương mại),ta thấy trách nhiệm của bên uỷ thác và bên nhận uỷ thách Nhập Khẩu như sau: - Bên uỷ thác Nhập Khẩu phải: Đưa đơn hàng kềm theo xác nhận của ngân hàng ngoại thương việt nam về khả năng thanh toán và tham gia giao dịch mua hàng khi hàng về phải mở hòm trong vòng một tháng nếu phát hiện hàng không đúng hợp đồng hoặc tổn thất, phải để nguyên trạng đồng thời mời công ty giám định đến lập biên bản giám định, phải trả chi phí uỷ thác. - Bên nhận uỷ thác phải: ký hợp đông Nhập Khẩu với điều kiện có lợi ích cho bên uỷ thác;thực hiện các thủ tục hải quan,kiểm tra chất lượng báo tin hàng về và giúp đỡ mọi mặt để bên uỷ thác có thể nhận hàng; tiến hành các biện pháp hạn chế tổn thất nếu có hàng về có hư hỏng tổn thất. b. Hợp đồng mua bán hàng Nhập Khẩu: Theo hợp đồng này, các đơn vị ngoại thương chịu mọi rủi ro và chi phí để Nhập Khẩu hàng hoá cho đơn vị đặt hàng trên cơ sở đơn đặt hàng của đơn vị đặt hàng, còn đơn vị đặt hàng phải nhận và trả tiền hàng. Theo nghị định 200/CP Ngày 31/12/1973 ,một số nội dung sau đay đã được quy định cho mỗi quan hệ hợp đồng mua bán hàng Nhập Khẩu: * Về đối tượng của hợp đồng và thời hạn giao hàng: Đơn vị ngoại thương phải ký kết hợp đồng với nước ngoài theo đúng đơn đặt hàng về các mặt tên hàng, số lượng, quy cách sản phẩm, điều kiện kỹ thuật và thời hạn giao hàng. Nếu cần thay đổi về quy cách, phẩm chất, thời hạn giao hàng … khi ký kết với nước ngoài đơn vị ngoại thương phải có sự thoả thuận của đơn vị đặt hàng, nếu không đơn vị đặt hàng có quyền từ chối nhận hàng và không thanh toán tiền hàng. Sau khi đơn vị ngoại thương đã ký hợp đồng với nước ngoài theo đúng đơn đặt hàng thì đơn vị đặt hàng không được điều chỉnh đơn đặt hàng, trừ trường hợp có thể thương lượng với nước ngoài. 3. Các điều khoản chủ yếu của một hợp đồng Nhập Khẩu : - Tên hàng : Tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn chào hàng ,thư hỏi hàng hợp đồng hoặc nghị định thư. Nó nói nên chĩnh xác đối tượng trao đổi,mua bán .Vì vậy người ta luôn tìm cánh diễn đạt chính xác tên hàng Có những cách sau đây để diễn đạt tên hàng : + Người ta ghi tên thương mại của hàng hoá nhưng còn ghi kèm theo tên thông thường và tên khoa học của nó . + Người ta ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó . + Người ta ghi tên hàng kèm theo nhãn hiệu của nó. + Người ta ghi tên hàng kèm theo công dụng của hàng đó . + Người ta ghi tên hàng kèm theo mã số của hàng hoá đó . - Điều khoản số lượng nêu rõ: + Đơn vị đo lường (dựa vào tập quán quốc tế ). + Phương pháp xác định số lượng :thường có 2 cách: Một là bên bán và bên mua quy định cụ thể số lượng hàng hoá giao dịch .Phương pháp này thường được dùng với những hàng tính bằng cái, chiếc . Hai là bên bán và bên mua quy định một cánh phỏng chừng về số lượng hàng hoá giao dịch. Điều khoản này thường áp dụng đối với những mặt hàng có khối lượng lớn như ngũ cốc ,than ,quặng, dầu mỏ …Đó là do việc sản xuất những mặt hàng đó có quy mô lớn ,do việc cân đo hàng đó khó đảm bảo chính xác tuyệt đối và còn do khó khăn trong việc tìm phương tiện chuyên chở cho pkù hợp với mặt hàng .Cho nên đối với những mặt hàng này việc quy định dung sai về số lượng cho phép tránh được những khó khăn trong khi thực hiện hợp đồng. + Phương pháp xác định trọng lượng :người ta thường dùng những phương pháp sau đây : . Trọng lượng cả bì :đó là trọng lượng của hàng hoá cùng với trọng lượng của các loại hàng hoá bao bì đó. .Trọng lượng tịnh :đó là trọng lượng thực tế của bản thân hàng hoá .Nó bằng trọng lượng cả bì trừ đi trọng lượng của vật liệu bao bì. -Điều kiện phẩm chất :thường có những phương pháp xác định như sau : .Dựa vào mẫu hàng :Theo phương pháp này chất lượng của háng hoá được xác định căn cứ vào chất lượng của một số ít hàng hoá gọi là mẫu hàng,do người bán đưa ra và được người mua thoả thuận.Những hàng hoá này thường là những hàng hoá khó tiêu chuẩn hoá và khó mô tả ,ví dụ hàng mỹ nghệ và một số hàng nông sản … .Dựa vào phẩm cấp hợăc tiêu chuẩn : Khi ký kết hàng hoá dựa trên tiêu chuẩn hoặc phẩm cấp người ta phải tìm hiểu nội dung hoặc tiêu chuẩn của phẩm cấp đó .Dựa vào quy cách của hàng hoá:Thưòng được dùng trong việc mua bán các thiết bị ,máymóc công cụ vận tải… .Dựa vào các chỉ tiêu đại khái quen dùng :khi mua những mặt hàng nông sản nguyên liệu mà chất lượng của chúng khó có tiêu chuẩn hoá ,trên thị trường quốc tế người ta thường dùng một số chỉ tiêu phỏng chừng như FAQ,GMQ… .Dựa vào hàm lượng chủ yếu của chất trong hàng hoá : Quy định phần trăm của thành phần chất chủ yếu chiếm trong hàng hoá . .Dựa vào số lượng thành phẩm thu được từ hàng hoá đó . .Dựa vào hiện trạng hàng hoá . .Dựa vào sự xem hàng trước . .Dựa vào dung trọng hàng hoá . .Dựa vào tài liệukỹ thuật . .Dựa vào nhãn hiệu hàng hoá . .Dựa vào mô tả hàng hoá . -Điều khoản giao hàng: Nội dung cơ bản của điều kiện này là sự xác định địa điểm và thời hạn giao hàng,sự xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng . +Thời hạn giao hàng :thời hạn giao hàng là thời hạn mà người bánphải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng .Thông thường có ba kiểu quy định thời hạn giao hàng như sau: .Thời hạn giao hàng có định kỳ. .Thời hạn giao hàng ngay. .Thời hạn giao hàng không định kỳ. +Địa điểm giao hàng :Trong buôn bán quốc tế người ta phân biệt các phương pháp sau đây về việc quy định địa điểm giao hàng : .Quy định cảng (ga) giao hàng ,cảng( ga )đến, cảng (ga) thông quan. .Quy định một cảng( ga) và nhiều cảng( ga). .Quy định cảng (ga) khẳng định và cảng (ga) lựa chọn. +Phương thức giao hàng :Trong mua bán hàng hoá thường nẩy sinh nhiều phương thức giao hàng : .Người ta có thể quy định việc giao nhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận hồ sơ hoặc giao nhận cuối cùng . .Người ta cũng có thể quy định việc giao nhận được tiến hành ở một địa điểm nào đó là việc giao nhận về số lượng hoặc là việc giao nhận về chất lượng . +Thông báo giao hàng. +Những quy định khác về việc giao hàng. -Điều kiện giá cả :Trong điều khoản này các bên thường phải xác định những vấn đề về đồng tiền tính giá,mức giá, phương pháp quy định giá, giảm giá ,điều kiện cỏ sở giao hàng tương ứng . +Đồng tiền tính giá:có thể được thể hiện bằng đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc nước Nhập Khẩu hoặc của một nước thứ ba . +Mức giá:trước khi ký hợp đồng các bên phải tuân theo những nguyên tắc xác định giá quốc tế . +Phương pháp quy định giá :Tuỳ theo phương pháp quy định ,người ta có thể phân biệt các loại giá sau đây :giá cố định,giá quy định sau,giá linh hoạt và giá di động . -Điều kiện thanh toán: Cần quy định đồng tiền thanh toán ,thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán,các chứng từ thanh toán . +Đồng tiền thanh toán:có thể được thanh toán bằng đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc bằng đồng tiền của nước Nhập Khẩu hoặc bằng đồng tiền của nước thứ ba. +Thời hạn thanh toán:thông thường trong giao dịch các bên thoả thuận trả tiền trước ,trả tiền ngay hoặc trả tiền sau. +Phương thức thanh toán:thường gồm có :phương thức trả tiền mặt ,phương thức chuyển tiền ,phương thức nhờ thu ,phương thức tín dụng chứng từ(L/C),phương thức ghi sổ... -Khiếu nại :điều khoản này quy định các bên chỉ được quyền khiếu nại khi có tranh chấp xẩy ra . Khiếu nại phải được quy định trình tự tiến hành khiếu nại ,thời hạn có thể nộp đơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc phát đơn khiếu nại ,phương pháp đièu chỉnh khiếu nại . -Điều kiện bảo hành :Bảo hành là sự bảo đảm của người bán về chất lượng hàng hoá trong một thời gian nhất định .Thời hạn này gọi là thời hạn bảo hành và trong điều kiện bảo hành người ta thường thoả thuận về phạm vi bảo đảm của hàng hoá ,thời hạn bảo hành và trách nhiệm của người bán trong thời hạn bảo hành . -Trọng tài:Các bên phải quy định rõ người đứng ra giải quyết tranh chấp luật áp dụng ,địa điểm tiến hành trọnng tài ,phân định chi phí trọng tài . -Trường hợp miễn trách (bất khả kháng ):bất khả kháng là những rủi ro ngẫu nhiên bất ngờ ,không thể lường trước được .Để tránh miễn trách ,người gây ra thiệt hại phải chứng minh được là bất khả kháng ,có thủ tục ghi nhận khả kháng. -Bảo hiểm :Trong điều khoản này cần quy định ai là người mua bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm cần mua. -Phạt và bồi thường thiệt hại :trong điều khoản này cần quy định rõ trường hợp sẽ bị phạt ,mức độ phạt bồi thường thiệt hại . III. Thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu : Sau khi hợp đồng được ký kết, các bên phải có trách nhiệm thực hiện những cam kết trong hợp đồng,đây là công việc hết sức phức tạp đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia,luật pháp quốc tế để đảm bảo quyền lợi quốc gia uy tín doanh nghiệp nhưng lại phải đạt được mục đích kinh doanh của doanh nghiệp nâng cao được doanh lợi và hiệu quả của việc giao dịch. Để thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu thì doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau: Làm thủ tụchải quan Nhận hàng Kiểm tra hàng hoá Thanh toán Khiếu nại Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C Thuê tầu Mua bảo hiểm 1.Xin giấy phép Nhập Khẩu: Giấy phép Nhập Khẩu là một giấy phép quan trọng dể nhà nước quản lý Nhập Khẩu.Vì thế, sau khi ký hợp đồng Nhập Khẩu đoanh nghiệp phải xin giấy phép Nhập Khẩu chuyến để thực hiện hợp đồng đó.Ngày nay, trong xu thế tự do hoá mậu dịch, nhiều nước giảm bớt một số mặt hàng cần phải xin giấy phép Nhập Khẩu chuyến. ở nước ta, theo nghị định 57/CP chỉ còn 9 trường hợp sau đây còn cần phải xin giấy phép Nhập Khẩu chuyến đó là: Hàng Nhập Khẩu mà nhà nước quản lý bằng hạn ngạch. Hàng tiêu dùng Nhập Khẩu theo kế hoạch được Thủ Tướng Chính Phủ duyệt. Máy móc thiết bị Nhập Khẩu bằng nguồn vốn ngân sách. Hàng của doanh nghiệp được thành lập theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí. Hàng Nhập Khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối cung cầu trong nước. Khi đối tưọng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép Nhập Khẩu ,doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm:hợp đồng ,phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch),hợp đồng uỷ thác Nhập Khẩu (nếu đó là trường hợp Nhập Khẩu uỷ thác),giấy báo trúng thầu của bộ tài chính(nếu là hàng xuất khẩu trả nợ nước ngoài)… Nếu hàng Nhập Khẩu qua nhiều cửa khẩu ,cơ quan hải quan sẽ cấp cho doanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi.Mỗi khi hàng thực tế được giao nhận ở cửa khẩu ,cơ quan hải quan cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi đó (theo công văn số 208/TCHQ – GSQL Ngày 20/3/1997 của tổng cục hải quan ). Việc cấp giấy phép Nhập Khẩu được phân công như sau: +Bộ thương mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép Nhập Khẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc 1 trong 9 trường hợp nêu ở trên . +Tổng cục hải quan cấp giấy phép Nhập Khẩu hàng phi mậu dịch . Mỗi giáy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để Nhập Khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhất định ,chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định .Đơn xin giấy phép (và các chứng từ đính kèm )phải được chuyển đến phòng( hoặc tổ )cấp giấy phép của bộ thương mại .Sau 3 ngày kể từ ngày nhận được đơn đó ,phòng (hoặc tổ)cấp giấy phép phải trả lời kết quả . 2.Mở L/C khi bên bán báo : Khi hợp đồng Nhập Khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C ,một trong các điều kiện đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hiện hợp đồng đó là việc mở L/C. Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì ,phụ thuộc vào thời gian giao hàng.Thông thường L/C được mở khoảng 20 đến 25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu âu). Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng Nhập Khẩu.Khi mở L/C ,tổng công ty hoặc công ty xuất Nhập Khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là :”giấy xin mở tín dụng khoản Nhập Khẩu”. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương ,đơn vị kinh doah Nhập Khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng tử