Đề tài Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán

LỜI NÓI ĐẦU Trong 20 năm trở lại đây, một xu thế được thấy đặc biệt rõ nét ở các nước phát triển là số công việc liên quan đến tạo lập, xử lý thông tin ở dạng này hoặc dạng khác tăng lên nhanh chóng. Điều này khác hẳn so với những năm nửa đầu thế kỷ 20, khi công việc lao động chân tay chiếm vị trí chủ đạo. Một trong những nguyên nhân chính của hiện tượng này là các ngành công nghiệp dịch vụ (như ngân hàng, khách sạn, du lịch, xuất bản...) tăng vọt. Đa số công việc thuộc lĩnh vực dịch vụ đều liên quan đến xử lý thông tin. Xử lý thông tin bằng máy được bắt đầu vào những năm 50, những thay đổi trong công nghệ xử lý thông tin diễn ra với nhịp độ rất nhanh kèm theo nhiều biến chuyển không dễ nhận thấy. Để có thể thích ứng được với các biến chuyển trong đời sông kinh tế – xã hội, chúng ta cần nắm được thông tin. Đó là thông tin về những thay đổi có khả năng xẩy ra trong tương lai gần, là thông tin về các khả năng đương đầu có thể lựa chọn, thông tin về những người khác hành động như thế nào trong các hoàn cảnh tương tự... Chính vì vậy, các tổ chức cần có trong tay một khối lượng lớn thông tin đủ mạnh để có thể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, nhìn thấy rõ xu thế cạnh tranh và môi trường kinh tế bên ngoài; đồng thời phải xử lý các thông tin này một cách nhanh nhất để có những quyết định kịp thời. Như vậy, việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác sẽ làm giảm bớt các yếu tố bất định cho cả tổ chức lẫn cá nhân. Thông tin đã trở thành một vấn đề sống còn đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội; đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế và nghiên cứu ứng dụng khoa học. Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH dược , với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Đặng Quế Vinh, cùng với sự chỉ bảo của các anh chị đang làm việc tại công ty Fast em đã hoàn thành xong chuyên đề của mình với đề tài mang tên: Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán. Đề tài này được hình thành trên cơ sở nhu cầu cung cấp một cách đầy đủ, nhanh chóng, chính xác và thường xuyên có tính tác nghiệp cũng như tổng hợp những thông tin về tình hình số lượng cũng như chất lượng và hiện trạng của vật tư, hàng hoá trong kho và luân chuyển qua kho cho người lãnh đạo đơn vị để ra quyết định xuất nhập kho hữu hiệu nhất trong từng thời điểm nhất định. Đề tài gồm các chương sau: Chương I: Công ty Phần mềm tài chính kế toán Fast và bài toán quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán. Chương này giới thiệu về công ty Fast nơi em thưc tập và nội dung bài toán "Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán". Chương II: Khảo sát thực tế. Chương này giới thiệu khái quát về vấn dề quản lý kho hàng đối với một doanh nghiệp, những thông tin đầu vào và đầu ra của bài toán. Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống cho chương trình "Quản lý kho" Em xin bày tỏ sự cám ơn sâu sắc của em tới Thầy giáo Đặng Quế Vinh đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này; cám ơn rất nhiều sự giúp đỡ từ phía các cán bộ, nhân viên Công ty Fast trong thời gian em thực tập tại đây. Tuy nhiên, do thời gian có hạn và do vốn kiến thức của em còn hạn chế, thiếu kinh nghiệm thực tế nên chắc sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy kính mong thầy giáo và tất cả những người quan tâm đến đề tài này thông cảm và bổ sung thiếu sót cho em. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I CÔNG TY PHẦN MỀM TÀI CHÍNH KẾ TOÁN FAST VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO HÀNG Vài nét về lịch sử thành lập công ty 1. Quá trình thành lập công ty và lĩnh vực kinh doanh Những năm đầu thập kỷ 90 này, chủ trương phát triển một nền kinh tế mở nhiều thành phần của Đảng và Nhà nước đã được toàn dân nhiệt liệt hưởng ứng và thực hiện. Nhiều doanh nghiệp của Nhà nước, tập thể và tư nhân đã ra đời và hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh tế xã hội khác nhau mang lại hiệu quả đáng kể cho nền kinh tế quốc dân. Cũng trong thời gian này hoạt động công nghệ thông tin ở nước ta được quan tâm và phát triển mạnh mẽ theo tinh thần Nghị định 49CP của Chính phủ. Các cơ quan, đơn vị đều mở rộng việc áp dụng kỹ thuật tin học mới vào công tác quản lý không chỉ trong việc trang bị máy móc thiết bị hiện đại mà còn xây dựng và ứng dụng những phần mềm mới mạnh hơn, phù hợp hơn với yêu cầu của đơn vị, nhất là trong lĩnh vực hoạt động tài chính - kế toán. Đó chính là tiền đề cho ý tưởng thành lập Công ty cổ phần phần mềm tài chính kế toán Fast của các ông Nguyễn Thành Nam và Nguyễn Hồng Chương. Thời gian chuẩn bị cho sự ra đời của Công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính Kế toán được bắt đầu từ tháng 6 năm 1996 với sự đầu tư trí lực và tiền vốn của một nhóm cán bộ khoa học kỹ thuật tâm huyết với ngành tin học. Đến tháng 6 năm 1997 Công ty chính thức tuyên bố thành lập theo giấy phép số 3096/GP – UB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 11/6/1997 và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 18/6/1997. Tên tiếng Việt của Công ty là: Công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính Kế toán. Tên tiếng Anh của Công ty là: The Financial & Accounting Software Company, viết tắt là FAST. Trụ sở công ty được đặt tại số 18 Đường Nguyễn Chí Thanh Quận Ba Đình Hà Nội. Những ngày đầu Công ty Fast chỉ mới gồm 4 thành viên là các ông: Phan Quốc Khánh: Giám đốc Phan Đức Trung : Phó giám đốc Phạm Văn Lộc : Trưởng phòng triển khai Phạm Văn Nam : Bảo vệ Là công ty cổ phần do các cổ đông góp vốn nên để đi vào hoạt động, Công ty đã bầu ra một hội đồng quản trị bao gồm các ông bà sau: Bà Đinh Thị Hoa : Chủ tịch HĐQT Ông Nguyễn Thành Nam: Phó chủ tịch HĐQT Ông Phan Quốc Khánh: Phó chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Ônng Phan Đức Trung: Thành viên HĐQT Ông Nguyễn Hồng Chương Ông Nguyễn Khắc Thành Ông Khúc Trung Kiên Vốn điều lệ của công ty là 1.000.000.000đ chia thành 10.000 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 100.000đ. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty được xác định từ ban đầu và được ghi trong giấy đăng ký kinh doanh là: Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính) Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ. 2. Tổ chức và quy trình sản xuất kinh doanh của công ty Fast 2.1. Tổ chức của công ty Fast Từ chỗ chỉ có 4 nhân viên ngày đầu thành lập, sau hơn 3 năm hoạt động Công ty đã có một độ ngũ nhân viên hơn 30 người với một chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh. Công ty Fast là một công ty cổ phần vì vậy lãnh đạo cao nhất của Công ty là Hội đồng quản trị, nơi đưa ra những quyết định quan trọng liên quan tới định hướng phát triển lâu dài của Công ty. Bên dưới Hội đồng quản trị là Ban giám đốc Công ty – bộ phận trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày theo kế hoạch của Công ty mà người đứng đầu là ông Phan Quốc Khánh - Giám đốc Công ty. Ban giám đốc Công ty là nơi đưa ra những quyết định kinh doanh cụ thể, trực tiếp. Cơ cấu tổ chức của Công ty còn bao gồm các bộ phận như: nghiên cứu thị trường, sản xuất, kinh doanh, triển khai, kế toán, đào tạo, văn phòng và chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh. Bộ phận nghiên cứu thị trường có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Công ty mà ở đây chủ yéu là các sản phẩm phần mềm quản lý kế toán. Bộ phận sản xuất có nhiệm vụ chủ yếu là viết các chương trình, các phần mềm theo những yêu cầu cụ thể của khách hàng; đồng thời phất triển phần mềm kế toán của riêng Công ty với mục đích để bán cho đông đảo những doanh nghiệp Việt Nam. Bộ phận kinh doanh và triển khai có nhiệm vụ cài đặt, hướng dẫn khách hàng sử dụng những phần mềm của Công ty, bảo hành sản phẩm trong thời hạn thoả thuận, giải đáp những thắc mắc của khách hàng trong quá trình họ sử dụng và khai thác sản phẩm của Công ty. Để phục vụ cho sự phát triẻn và mở rộng Công ty trong tương lai, Công ty Fast rất chú trọng tới việc đào tạo con người, với mục đích tạo dựng một đội ngũ nhân viên có đầy đủ khả năng, có thể đáp ứng được mọi đòi hỏi ngày càng khắt khe của khách hàng. Chính vì vậy, Công ty đã thành lập một bộ phận đào tạo (nội bộ) với mục đích bồi dưỡng liên tục về trình độ hiểu biết tin học cũng như nghiệp vụ kế toán cho mọi nhân viên trong Công ty. Bộ phận Kế toán có chức năng nhiệm vụ là quản lý tài chính của Công ty, theo dõi thanh toán các hợp đồng, thanh toán các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực hiện chế độ hạch toán kế toán theo chế độ Nhà nước ban hành. Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thực hiện công tác hành chính, quản trị và quan hệ của Công ty. Chi nhánh của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh như một cánh tay nối dài và chịu mọi sự quản lý, chỉ đạo về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trên địa bàn các tỉnh, thành phố phía nam.  Xin được tóm tắt về cơ cấu tổ chức của Công ty Fast qua sơ đồ dưới đây: Hội đồng quản trị Ban giám đốc Thị trường Sản xuất Kinh doanh Triển khai Kế toán Đào tạo (nội bộ) Văn phòng Chi nhánh tại Tp HCM 2.2. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Fast là công ty cổ phần hoạt động kinh doanh với mục đích tìm kiếm lợi nhuận. Mặc dù sản phẩm của Công ty là các phần mềm tin học chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp kinh doanh khác nhưng quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng không có gì khác các doanh nghiệp này. Trước tiên, Công ty phải nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và xác định những yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực tài chính, kế toán của họ. Song song với việc này, Công ty tiến hành tiếp thị, giới thiệu cho khách hàng về chức năng hoạt động của Công ty, những khả năng mà Công ty có thể cung cấp, hỗ trợ cho khách hàng và những sản phẩm tin học của Công ty. Khi đã có khách hàng, Công ty tiến hành sản xuất hàng hoá theo yêu cầu của khách. Ở đây, mảng công việc được đầu tư chính là viết các chương trình, các phần mềm tin học mà chủ yếu là các phần mềm kế toán và quản lý. Việc cung cấp tư liệu tiêu dùng (máy móc thiết bị) và các dịch vụ khác chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong doanh số của Công ty . Công ty Fast không chỉ viết các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng mà còn luôn cố gắng thiết kế, xây dựng những phần mềm có thể phục vụ đông đảo các doanh nghiệp tại Việt Nam trên cơ sở đã nắm bắt được xu hướng và nhu cầu chung, trong đó, sản phẩm chính là chương trình kế toán Fast Accounting. Với những sản phẩm riêng có này Công ty phải giới thiệu, quảng cáo, chào hàng rộng rãi tới các doanh nghiệp, các đơn vị để họ mua và sử dụng thường xuyên trong hoạt động tài chính kế toán của họ. Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng và không thể thiếu được của Công ty Fast. Tiếp theo việc bán hoặc cung cấp sản phẩm theo yêu cầu khách hàng là việc cài đặt hướng dẫn sử dụng các phần mềm này và bảo hành sản phẩm trong thời hạn thoả thuận. Điều này làm cho quan hệ giữa khách hàng và Công ty chặt chẽ hơn, tin cậy hơn; khách hàng sẽ làm việc lâu dài với Công ty. Sau khi sản phẩm, hàng hoá đựợc bàn giao và nghiệm thu giữa hai bên việc thanh toán tiền hợp đồng mua bán hoặc cung cấp được bộ phận kế toán của Công ty thực hiện và quyết toán hợp đồng. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Fast có thể được tóm tắt qua bảng sau: Công việc, công đoạn Bộ phận thực hiện Nghiên cứu thị trường và tiếp thị Thị trường (Marketing) Sản xuất Sản xuất (lập trình) Bán hàng Bán hàng Triển khai và bảo hành Triển khai Thu tiền Kế toán II. Bài toán quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán. Fast là một công ty chuyên viết các phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán. Phần mềm kế toán của Công ty đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp hiện nay là phần mềm Fast Accounting. Đứng trước yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng và sự thay đổi trong hệ thống kế toán Việt Nam, công ty Fast đã liên tục cho ra đời những phiên bản tiếp theo của phần mềm Fast Accounting. Tuy nhiên, phần mềm Fast Acounting trước đây mới chỉ được viết trên ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro. Để phục vụ cho những nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng và cho mục tiêu phát triển lâu dài, Công ty Fast đang xây dựng phiên bản Fast Acounting mới trên cơ sở ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Trong quá trình thực tập, với sự hướng dẫn của các anh chị trong Công ty em đã được giao công việc xây dựng bài toán quản lý kho hàng. 1. Giới thiệu về hệ thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin kinh doanh được sử dụng rộng rãi và rất lâu đời. Nó ghi chép và báo cáo các hoạt động kinh doanh và các hoạt động kinh tế khác. Hệ thống thông tin kế toán dựa vào việc lưu giữ sổ sách kế toán thông qua khái niệm bút toán kép tồn tại hàng trăm năm nay và các khái niệm kế toán khác hiện đại hơn như khái niệm trách nhiệm và khái niệm lợi tức. Hệ thống kế toán trên máy ghi chép và báo cáo các dòng vốn lưu chuyển qua doanh nghiệp dựa trên các số liệu phát sinh và đưa ra các bản báo cáo tài chính như bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh. Hệ thống này còn lập nên các dự đoán về tình hình tương lai như các báo cáo tài chính dự tính và dự toán ngân sách tài chính. Sau đó tình hình thực hiện tài chính thực tế được đem đối chiếu với các dự tính trên cơ sở các báo cáo kế toán phân tích khác nhau. Hệ thông tin kế toán gồm có các phân hệ sau: Kế toán tổng hợp (sổ cái), Kế toán công nợ phải thu, Kế toán công nợ phải trả, Kế toán bán hàng, Kế toán mua hàng, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định, Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. Các phân hệ nêu trên tuy là nằm trong hệ thông tin kế toán nhưng đều liên hệ chặt chẽ, trao đổi thông tin với các hệ thông tin quản lý khác trong doanh nghiệp. Phân hệ kế toán bán hàng liên kết với phân hệ quản lý đơn hàng trong hệ thông tin tiếp thị và kinh doanh; phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết với phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thông tin quản lý sản xuất; phân hệ kế toán tiền lương liên kết với hệ thông tin quản lý nhân sự,... 2. Bài toán quản lý kho hàng Ứng dụng tin học vào công tác quản lý kế toán là nhằm mục đích hạn chế tối đa những sai sót, và tạo ra những sự giúp đỡ thuận tiện hơn đối với người làm công tác quản lý và kế toán. Quản lý kho hàng là một phần trong công tác quản lý, kế toán của một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy đã xuất hiện yêu cầu xây dựng Bài toán quản lý kho hàng. Thông qua khảo sát thực tế ở một số doanh nghiệp, ta có thể rút ra một số thông tin về bài toán như sau : Đầu vào của bài toán: Bộ phận kế toán kho hàng nhận dữ liệu về nhập mua và xuất bán từ hai bộ phận mua hàng và bán hàng. Đối với các đơn vị sản xuất thì còn có thêm các phiếu xuất vật tư cho sản xuất. Các phiếu xuất sử dụng nội bộ, các phiếu điều chuyển kho và các điều chỉnh thừa thiếu khi kiểm kê cũng là các thông tin đầu vào của bài toán này. Đầu ra của bài toán: Bộ phận kế toán kho hàng cần phải cung cấp các báo cáo về nhập, xuất, tồn kho, sổ chi tiết vật tư, các thẻ kho của từng vật tư ở từng kho, các báo cáo phân tích về mức độ luân chuyển của các mặt hàng, vật tư, báo cáo báo động về hàng thừa và hàng thiếu,... Sự liên kết với các bộ phận khác: Bộ phận kế toán hàng tồn kho nhận số liệu từ các bộ phận mua và bán đồng thời chuyển số liệu sang bộ phận kế toán tổng hợp. Từ các thông tin về đầu vào, đầu ra của bài toán quản lý kho cùng với mối liên hệ giữa bộ phận kế toán kho đối với các bộ phận khác trong doanh nghiệp ta có thể nêu ra những chức năng và mục đích của bài toán như sau: 2.1. Mục đích của đề tài Xây dựng một chương trình cho phép thực hiện và quản lý một chu trình khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ xuất nhập kho giữa một kho hàng của công ty với một khách hàng hay một kho hàng khác. 2.2. Chức năng của chương trình quản lý kho hàng Theo dõi danh mục vật tư Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình, giá nhập trước, xuất trước hoặc giá đích danh Theo dõi nhập, xuất và điều chuyển kho Theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ. 2.3. Yêu cầu cập nhật chứng từ Vào phiếu nhập vật tư, hàng hoá Vào phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển vật tư, hàng hoá, công cụ lao động In phiếu nhập, phiếu xuất trên máy Liên kết số liệu với các phân hệ kế toán phải trả (nhập mua), kế toán phải thu (bán hàng) và giá thành (phân bổ tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ lao động). 2.4. Báo cáo Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá, vật tư Báo cáo nhập xuất tồn, Báo cáo tồn kho Báo cáo vật tư, hàng hoá chậm luân chuyển Báo cáo nhập, xuất (chi tiết và tổng hợp): theo ngày, theo nhà cung cấp, theo đơn vị sử dụng, theo dạng nhập xuất, theo vụ việc. Ta có thể biểu diễn thông tin đầu vào và đầu ra của bài toán quản lý kho hàng thông qua sơ đồ sau : III. Môi trưòng và công cụ Ngôn ngữ Chương trình được viết trên ngôn ngữ Visual Basic. Việc sử dụng Visual Basic for Windows đã áp dụng triệt để thành tựu của khoa học hiện đại nói chung và tin học hiện đại nói riêng, cụ thể là : Visual Basic cho phép liên lạc giữa các phòng chức năng trở nên dễ dàng đáp ứng được nhu cầu thực tế về việc thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng, đồng thời quản lý chặt chẽ các nhu cầu của các mặt hàng trên thị trưòng. Thông tin chuyển giao kịp thời, chính xác sẽ giúp cho cán bộ quản lí kho hàng và các cán bộ thuộc bộ phận bán hàng có những quyết định đúng đắn, và kiểm soát hàng hoá trong kho của mình được chính xác hơn do vậy sự thất thoát hàng hoá giảm và việc kinh doanh tiến triển tốt hơn. Visual Basic là một hệ thống mở nên ta có thể sử dụng được nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau như Foxpro (*.dbf), Microsoft Access (*.mdb), SQL server, Orcal, DBII,... do đó có thể phát triển chương trình cho việc sử dụng trên mạng diện rộng cho một Tổng Công Ty lớn hay một tập đoàn kinh tế ... Visual Basic là ngôn ngữ bậc cao cung cấp cho người lập trình nhiều công cụ được sử dụng nhằm thiết kế chương trình sao cho có được một giao diện đẹp và thân thiện với người dùng. Visual Basic là ngôn ngữ hướng đối tượng nên dễ lập trình, dễ bảo trì, dễ nâng cấp trong tương lai. Các thuật ngữ được sử dụng trong ngôn ngữ Visual Basic: Project: là sự liên kết của các Form, Module, Class, Aplicaltion, Custom contron để tạo thành chương trình. Object: là các đối tượng mà ta có thể điều khiển chùng thông qua các thuộc tính của chúng. Ví dụ : Form, Data contron, Text box,... Form: là màn hình giao diện mà người lập trình hoặc do Visaul Basic tạo ra trong khi thiết kế chương trình. MDIForm là form chính được tạo ra để làm nền chính cho chương trình mà qua đó ta điều khiển các Form con nhằm phục cho các mục đích cuả chương trình.Trên các Form nói chung chứa các đối tượng như Command button, Check button, Text box, Label... Module: là tệp chứa các thủ tục xử lí . Contron: là các đối tượng có thể điều khiển dùng trên Form nhằm lấy dữ liệu ví dụ Data contron..., hội thoại với người dùng Common dialog, Crytal repost... Database: là một cơ sở dữ liệu thể hiện là một file. Ví dụ : (*.mdb) với Microsoft Access. Một Database có thể có nhiều bảng. Nói chung với một chương trình chỉ cần một Database để chứa dữ liệu. Khối lượng thông tin, dữ liệu có thể được chứa trong một Database là phụ thuộc vào tài nguyên của máy tính mà cụ thể là dung lượng bộ nhớ chứ không hạn chế số Table ( bảng ). Table (bảng): là một phần của cơ sở dữ liệu nơi trực tiếp lưu trữ thông tin. Cơ sở dữ liệu Có ba loại dữ liệu chính mà Visual Basic có thể sử dụng được là: Microsoft Access: là một hệ quản trị dữ liệu mà những tệp dữ liệu có thể được thao tác trực tiếp bởi Visual Basic. Đây là dạng dữ liệu chính của Visual Basic – Nó cung cấp rất nhiều khả năng và cho tốc độ truy nhập cao. External Database. Những tệp dữ liệu loại này bao gồm những dạng dữ liệu như Btrieve, dBase III, dBase IV, Microsoft Foxpro Version 2.0 và 2.5 và Paradox. Ta có thể tạo hay thao tác tất cả các kiểu cơ sở dữ liệu trên bằng Visual Basic. Các tệp dạng ISAM của Visual Basic for MS-Dos không được hỗ trợ trực tiếp nhưng chúng có thể được chuyển thành dạng ASCII và sau đó chuyển lại thành dạng của Visual Basic. External ODBC database: Loại này bao gồm các hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên mạn