Đề tài Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chi cục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC

Lời cảm ơn Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thày giáo hướng dẫn Hồ Văn Hương đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho chúng tôi trong việc hình thành bản đồ án, hướng dẫn triển khai đề tài, cách sử dụng tài liệu hệ thống hóa kiến thức và tổng kết các kết quả nghiên cứu một cách có hệ thống và khoa học. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Đảng uỷ, lãnh đạo, các phòng ban, CBCC Chi cục Dự trữ Sóc Sơn giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu tại Chi cục. Chúng tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin_Viện Đào Tạo Công Nghệ Và Quản Lí Quốc Tế đã nhiệt tình giúp đỡ và dạy dỗ trong thời gian học tập tại trường. Tôi cảm ơn chân thành sự nhiệt tình giúp đỡ và các ý kiến đóng góp quí báu của các bạn trong lớp Thương Mại Điện Tử 1. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các bạn đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành tốt đồ án này. đặt vấn đề - Ngày nay tin học là ngành khoa học đang được phát triển và ứng dụng rộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vào lĩnh vực quản lý là cần thiết. - Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông tin cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế. - Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càng phức tạp hơn. Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán... các ngôn ngữ đã có như Excel, Foxpro... có phần chưa đáp ứng được hết các yêu cầu của nó. VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trường WINDOWS. Trong đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Để giải quyết các bài toán trên cần phải dựa vào một ngôn ngữ lập trình đủ mạnh. Trong điều kiện nước ta hiện nay thì VISUAL BASIC chính là một ngôn ngữ đủ hiệu quả và thông dụng nhất cho việc xây dựng một chương trình nói trên. Trên cơ sở đã phân tích kết hợp với nhu cầu, từ thực tế hiện nay, đồ án tốt nghiệp này sẽ giải quyết vấn đề: Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chi cục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC. Chương I khảo sát hệ thống hiện tại I. Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của cơ quan Chi cục Dự trữ Sóc Sơn là một cơ quan trung ương đóng tại địa phương, có nhiệm vụ dự trữ các mặt hàng chiến lược được xuất bán khi có yêu cầu của Chính phủ. Sơ đồ hệ thống tổ chức & quản lý nhân sự của chi cục Dự trữ Sóc Sơn Giám đốc P. giám đốc P. giám đốc Phòng tổ chức cán bộ Phòng kế hoạch Phòng biên tập Phòng kế toán tài chính Phòng kỹ thuật vi tinh Phòng thanh tra bảo vệ - Các phòng ban trên có mối quan hệ và liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp và tham mưu cho lãnh đạo những lĩnh vực mà mình quản lý. Nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo các phòng ban của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn: * Ban giám đốc - Trong Ban giám đốc của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn có 3 người: Giám đốc và 2 Phó giám đốc. * Giám đốc Là người lãnh đạo cao nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động của Chi cục và chịu hoàn toàn trách nhiệm với nhà nước. * Phó giám đốc Là người chịu trách nhiệm thi hành các công việc được giao, thay giám đốc quyết định các công việc của cơ quan khi giám đốc đi vắng. Tại Chi cục Dự trữ có 2 phó Giám đốc được phân công như sau: - Phó giám đốc kinh tế Phụ trách về mặt kinh tế cho toàn Chi cục, thay giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp qui về mặt kinh tế cho toàn Chi cục. - Phó giám đốc kỹ thuật Phụ trách về mặt kỹ thuật thay giám đốc giải quyết các công việc mà mình được phân công phụ trách. - Phòng kế hoạch Tham mưu cho giám đốc trong việc tổng hợp lập kế hoạch hàng tháng, hàng quí và hàng năm, kết hợp cùng các bộ phận khác nắm bắt tình hình, nhu cầu khách hàng để xây dựng lập kế hoạch, đồng thời tổ chức việc thực hiện kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các kế hoạch đề ra. Ngoài ra phòng kế hoạch còn soạn thảo những văn bản, thảo các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực mà mình phụ trách. - Phòng kế toán tài chính Có chức năng giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính, thực hiện công tác kế toán thống kê theo đúng qui định của hệ thống kế toán tài chính, đúng qui định của pháp luật và phù hợp với kế hoạch do Cục Dự trữ Quốc gia giao cho. Phòng có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra hàng ngày, tiến hành kiểm tra tình hình thu chi ngân sách, quản lý các loại vật tư tiền vốn, từ đó cung cấp những thông tin cần thiết cho công việc điều hành của giám đốc, tiến hành kiểm tra phân tích các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch. Phòng có quyền hạn trong việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động về mặt tài chính của toàn Chi cục. - Phòng hành chính Giúp giám đốc quản lý bảo vệ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn chi cục, phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển công văn, giải quyết các chế độ cho CBCC, tổ chức công tác thường trực bảo vệ an toàn cho Chi cục. - Phòng máy tính: Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và thiết kế các vấn đề trong cơ quan bằng cách áp dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực: in ấn, bản vẽ, bản phác thảo, công văn, gửi Fax…. - Phòng biên tập: Có chức năng giúp giám đốc trong lĩnh vực biên tập lai các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ in ấn, đó là việc chỉnh sửa nội dung có sự nhất trí của tác giả, bỏ sung và sửa đổi theo yêu cầu của Chi cục đã đề ra… - Bộ phận nhân sự, lao động tiền lương Có nhiệm vụ quản lý lao động, ký kết các hợp lao động, thực hiện đúng đắn các chế độ, chính sách của Nhà nước theo dõi về tiền lương, tiền thưởng, phân phối thu nhập, chăm lo cải thiện, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tham mưu cho giám đốc về tổ chức nhân sự cho toàn Chi cục, có quyền đề xuất các phương án đảm bảo an toàn lao động và các chế độ bảo hiểm xã hội, lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ cho toàn Chi cục. - Cách tính lương của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn Lương được tính dựa theo lương cơ bản của mỗi CBCC là: 210.000đ x hệ số lương, tuỳ theo hệ số lương của từng người khác nhau có mức lương khác nhau, công thức tính mức lương của mỗi một CBCC là : Mức lương = 210.000đ x hệ số Ngoài mức lương cơ bản, mỗi CBCC còn được hưởng nhiều mức phụ cấp và các hệ số khác như: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm... nhưng cũng có khoản bắt buộc phải nộp như: 5% BHXH, 1% BHYT... Trên đây là toàn bộ khung cảnh của mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhân sự, cách tính lương của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn II. Cách thức tổ chức và lưu trữ thông tin hiện tại Qua nghiên cứu hệ thống lưu trữ hồ sơ cán bộ của cơ quan, thấy rằng vào thời điểm này, Chi cục Dự trữ đã bắt đầu triển khai đề án áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự như mua sắm máy tính, cử cán bộ đi đào tạo tin học, nhưng hiện tại toàn bộ hồ sơ của mỗi CBCC thì vẫn được lưu trữ trong một túi riêng gọi là túi hồ sơ cá nhân và được sắp xếp theo một trật tự nhất định. 1. Thông tin được lưu trữ trong hồ sơ Hồ sơ của mỗi cán bộ được lưu trữ trong một túi riêng gọi là túi hồ sơ cá nhân, trong mỗi túi hồ sơ gồm có: Bản lý lịch cán bộ, QĐ nâng lương, QĐ khen thưởng, bản tự đánh giá phân loại hàng năm… 1.1. Những thông tin lưu trữ trong bản lý lịch cán bộ Trong tài liệu lưu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân của từng CBCC nó được phản ánh trong lý lịch cán bộ, gồm có những thông tin sau : Họ và tên khai sinh Tên thường gọi Ngày tháng năm sinh Giới tính Nơi sinh Quê quán Dân tộc Nghề nghiệp Trình độ học vấn Ngày tham gia c/m Ngày nhập ngũ Ngày xuất ngũ Đơn vị tuyển dụng Ngày vào Đảng Chức vụ hiện tại Bậc lương Tình hình sức khoẻ Lịch sử bản thân Khen thưởng Kỷ luật Quan hệ XH Người cam đoan Xác nhận (của thủ trưởng đơn vị hoặc chính quyền địa phương). Như vậy bản lý lịch cán bộ là bảng dữ liệu gốc phản ánh đầy đủ, chi tiết các thông tin về bản thân của từng cán bộ công chức, thông thường bản lý lịch gốc phải có trong hồ sơ từ khi người đó được tuyển dụng và được lưu trữ, khi chuyển công tác thì toàn bộ hồ sơ đó sẽ chuyển đến đơn vị mới. Ngoài ra trong từng thời kỳ Cục Dự trữ Quốc Gia có chủ trương lớn về vấn đề nhân sự thì mọi cán bộ công chức trong ngành phải kê khai lý lịch bản thân theo một số mẫu nhất định. 1.2. Các bảng biểu thống kê báo cáo Khi có yêu cầu của lãnh đạo, cơ quan quản lý nhân sự cấp trên. Phòng tổ chức cán bộ phải làm báo cáo thống kê về nhân sự như : Tình hình quân số cơ quan đến một thời điểm nào đó, danh sách CB từng phòng ban, danh sách cán bộ được bổ nhiệm, đề bạt …nhìn chung các bảng biểu báo cáo thống kê đã được qui định từ trước, tuy nhiên khi làm báo cáo các cán bộ làm công tác tổ chức phải tìm kiếm thông tin từ các tập hồ sơ cá nhân theo phương pháp thủ công. Vì vậy nên mất nhiều thời gian. Xin nêu ra một số biểu mẫu sau: * Danh sách CBCC năm 2003 Danh sách CBCC được thể hiện được con số của đơn vị mình, những thông tin cụ thể về cá nhân của từng CB : Số lượng cán bộ Độ tuổi Giới tính Quê quán Nơi thường trú Trình độ Chức vụ - Chức danh - Ghi chú Mẫu biểu : phải đảm bảo thông tin - Số công văn Trích yếu nội dung (Danh sách cán bộ) Chủ thể (Ký hiệu đơn vị) Thời điểm lập biểu Đơn vị lập biểu (Phòng TCCB) Ghi chú : Vì nguyên tắc của cơ quan nên số liệu trong biểu là không có thực. Cục Dự trữ quốc gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa việt nam Chi cục dự trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc Số : 135/TCCB danh sách cán bộ công chức năm 2004 STT Họ và tên Năm sinh Quê quán Nơi thường trú Giới tính Chức vụ Trình độ Chức danh 1 Lê Văn Thinh 1944 Bắc Quang Hà Nội Nam Giámđốc ĐH L. Đạo 2 Nguyễn ĐìnhThu 1960 Tuyên Quang Hà Nội Nam P.G đốc ĐH L.Đạo 3 Trần Đức Tiến 1962 Tuyên Quang Hà Nội Nam P.G đốc ĐH L.Đạo 4 Lê Sĩ Thành 1960 Vi Xuyen Hà Nội Nam TP ĐH C.viên 5 Vũ Tuấn Anh 1972 Quản Bạ Hà Nội Nam TP ĐH C.viên 6 Trịnh Xuân Bách 1970 Đồng văn Hà Nội Nam TP ĐH C.viên 7 Lê Văn Phú 1969 Bắc Mê Hà Nội Nam TP ĐH C.viên 8 Phạm Trần Vũ 1970 Xi Mần Hà Nội Nam TP ĐH C.viên 9 Nguyễn Hữu Lợi 1968 Hung An Hà Nội Nam CB CĐ C.sự 10 Do Thu Trang 1961 Yên Minh Hà Nội Nam CB CĐ C.sự 11 Lê Thi Mai 1977 Su Phi Hà Nội Nữ CB ĐH C.viên 12 Mai Đình Huy 1978 Băc Quang Hà Nội Nam CB CĐ C.sự 13 Trần Tú Nam 1974 HảI Dương Hà Nội Nam CB ĐH C.viên 14 Lê Văn Định 1978 Phú Thọ Hà Nội Nam CB CĐ C.sự 15 Nguyễn Thị Cúc 1976 Vi Xuyên Hà Nội Nữ CB ĐH C.viên 16 Lê Thị Lan 1979 Mèo Vạc Hà Nội Nữ CB CĐ C.sự 17 Lê Đức Thọ 1976 Bắc quang Hà Nội Nam CB ĐH C.viên Ngày …. tháng…. năm 2003 Thủ trưởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu * Danh sách đề nghị xét nâng lương Xét nâng lương là việc làm thường xuyên hàng năm, nhằm đảm bảo chế độ chính sách cho cán bộ về chức vụ và hệ số lương được hưởng theo tiêu chuẩn xét duyệt, ngoài hoàn thành nhiệm vụ còn phải căn cứ vào trình độ đào tạo, chức vụ và hệ số lương đang được hưởng theo quy định. Vì vậy trong biểu mẫu này phải có các cột sau: - Số lượng cán bộ được xét duyệt - Họ và tên - Năm sinh - Trình độ đào tạo - Chức vụ - Hệ số lương đang hưởng - Khen thưởng, kỷ luật - Đề nghị xét nâng lương năm 2003 * Mã số của biểu mẫu phải thể hiện được các thông tin sau: Số công văn Thời gian thực hiện Đơn vị lập biểu * Vì nguyên tắc của cơ quan nên con số trong biểu là không thực tế Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa vVệt Nam Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc Số : 136/TCCB danh sách cán bộ đề nghị nâng lương năm 2004 STT Họ và tên Năm sinh Đơn vị Trình độ Hệ số lương hiện tại Khen thưởng Kỷ luật Đề nghị xét 1 Lê Van Thinh Nam P. kế hoạch ĐH 2,34 Không 3,12 2 Vũ Tuấn Anh Nam P. kế hoạch ĐH 3,6 Không 3,91 3 Trịnh Xuân Bách Nam P. kế hoạch ĐH 1,86 Không 2,31 4 Lê Văn Phú Nam P. tổ chức ĐH 2,1 Không 2,34 5 Phạm Trần Vũ Nam P. tổ chức ĐH 1,86 Không 2,31 6 Nguyễn Hữu Lợi Nam P. tổ chức CĐ 1,56 Không 1,78 7 Đàm Tá Thoa Nam P. xây dựng CĐ 1,78 Không 1,86 8 Lê Thi Mai Nữ P. kỹ thuật CĐ 1,78 Không 1,86 Ngày .. tháng .. năm 2004 Thủ trưởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa vVệt Nam Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc Số : 136/TCCB danh sách Đảng viên năm 2004 STT Họ và tên Năm sinh Đơn vị Trình độ Ngày vào Đảng Chức vụ 1 Lê Van Thinh Nam P. kế hoạch ĐH 26/3/1986 Bí Thư 2 Vũ Tuấn Anh Nam P. kế hoạch ĐH 19/5/1987 Phó Bí Thư 3 Trịnh Xuân Bách Nam P. kế hoạch ĐH 26/3/1990 Đảng Viên 4 Lê Văn Phú Nam P. tổ chức ĐH 19/5/1990 Đảng Viên 5 Phạm Trần Vũ Nam P. tổ chức ĐH 30/4/1996 Đảng Viên 6 Nguyễn Hữu Lợi Nam P. tổ chức CĐ 19/5/1998 Đảng Viên 7 Đàm Tá Thoa Nam P. xây dựng CĐ 26/3/2000 Đảng Viên 8 Lê Thi Mai Nữ P. kỹ thuật CĐ 19/5/2003 Đảng Viên Ngày .. tháng .. năm 2004 Thủ trưởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc Số : 136/TCCB danh sách Theo trình độ nhân viên STT Họ và tên Năm sinh Đơn vị Trình độ Nơi đào tạo Chức vụ 1 Lê Van Thinh Nam P. kế hoạch ĐH Bách khoa HN Trưởng phòng 2 Vũ Tuấn Anh Nam P. kế hoạch ĐH Giao thông VT Phó phòng 3 Trịnh Xuân Bách Nam P. kế hoạch ĐH Xây dựng Nhân viên 4 Lê Văn Phú Nam P. tổ chức ĐH Xây dựng Nhân viên 5 Phạm Trần Vũ Nam P. tổ chức ĐH Xây dựng Nhân viên 6 Nguyễn Hữu Lợi Nam P. tổ chức CĐ Xây dựng số 2 Nhân viên 7 Đàm Tá Thoa Nam P. xây dựng CĐ Xây dựng số 2 Nhân viên 8 Lê Thi Mai Nữ P. kỹ thuật CĐ Xây dựng số 2 Nhân viên Ngày .. tháng .. năm 2004 Thủ trưởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu 1.3. Đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý của Chi cục Dự trữ, mặc dù trong nhiều năm qua không ngừng đổi mới, có nhiều tiến bộ, đã đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Nhưng cũng phải thừa nhận rằng có những nhược điểm sau: - Thời gian chi phí cho việc tìm kiếm rất lớn - Số lần thao tác trùng lặp quá nhiều - Chi phí thời gian cho việc truy xuất CSDL nhiều nên không đáp ứng được tính nhanh nhạy của thông tin. Tuy nhiên so với sự phát triển chung của xã hội, nhất là yêu cầu cập nhật thông tin, bổ sung, lưu trữ, khai thác xử lý thông tin về nhân sự ngày càng cao, đòi hỏi nhanh chóng, kịp thời, chính xác đầy đủ hơn, cụ thể hơn, chi tiết hơn thì hệ thống hiện tại còn chưa đáp ứng được. Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lưu trên giấy tờ, sổ sách (bằng viết tay hoặc đánh máy) khi cần bổ sung người quản lý phải sửa, đổi, thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến thông tin chưa chính xác, dễ nhầm lẫn. Đối với một khối lượng hồ sơ lớn các công việc lưu trữ bảo quản, bổ sung cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều về vật chất và con người, như hệ thống kho tàng lưu giữ, bảo quản, số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, thời gian công sức làm việc nhiều khi vẫn không bảo đảm được yêu cầu. 1.4. Đề xuất giải pháp Từ những nhược điểm trên, chúng ta thấy cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự mới phù hợp với sự phát triển của cơ quan và các yêu cầu ngày càng cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và xây dựng cơ quan trong thời kỳ mới, mà trước hết là phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhân sự, phải trang bị cho các cán bộ quản lý nhân sự những kiến thức về tin học và khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, thao tác tốt thiết bị kèm theo và thực hiện tốt trên phần mềm quản lý thông dụng, soạn thảo văn bản, bảng tính, in ấn giải quyết các yêu cầu của lãnh đạo. Làm được như vậy, chúng ta sẽ tiết kiệm được sức người, sức của, giảm đáng kể số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, giảm được các công việc thủ công vất cả mất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo yêu cầu thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời, chất lượng và hiệu quả tốt hơn. Nội dung đề tài gồm: Chương I : Khảo sát hiện trạng và lập dự án Chương II: Tính ứng dụng của tin học quản lý Chương III: Thiết kế tổng thể chương trình và tổ chức CSDL Chương IV: Hướng dẫn cài đặt chương trình Chương II  tính ứng dụng của tin học quản lý I. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý 1. Một số khái niệm về quản lý Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế tổ chức xã hội mà còn góp phần vào việc quản lý hành chính, quản lý điểm học sinh... Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động: - Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kê sách, bảng biểu. - Lao động mang tính chất sáng tạo như việc đề ra các phương pháp mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn. Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4, chỉ còn lại 1/4 cho loại hình lao động thứ 2. 2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thời gian cho họ dốc sức vào quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ. a. Tin học hóa toàn bộ Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa đồng thời các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. ưu điểm của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí đầu tư ban đầu lớn. b. Tin học hóa từng phần Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau. ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn. Nhược điểm của phương pháp này là không bảo đảm tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể. Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hóa phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất. 3. Những đặc điểm của hệ thống quản lý a. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Hệ thống được phân thành nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới. b. Luồng thông tin vào ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhật là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán. Có thể phân thông tin ra làm 3 loại: - Loại thông tin dùng cho tra cứu. - Loại thông tin luân chuyển chi tiết. - Loại thông tin luân chuyển tổng hợp. Cụ thể là: + Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi, các loại thông tin này được đưa vào một lần và chỉ dùng để tra cứu. + Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động thường nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lượng loại thông tin này rất lớn. + Các