Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia

LỜI MỞ ĐẦU Cỏc cụng ty của nước ngoài thường đầu tư khoảng 10% chi phớ cho ứng dụng cụng nghệ thụng tin (CNTT) trong cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh. Họ luụn chỳ ý xõy dựng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) đầy đủ để quản lý nhõn sự và mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Để theo kịp sự phỏt triển của cỏc cụng ty nước ngoài, cỏc cụng ty của Việt Nam khụng thể khụng chỳ ý đến xu hướng ất yếu đú. Trong thời gian học tập, chuẩn bị tài liệu để thực hiện đề ỏn tốt nghiệp, em đó khảo sỏt hoạt động của Cụng ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia và chọn đề tài: Xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự tại cụng ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia để vận dụng cỏc kiến thức đó học, phỏt triển một ứng dụng cụng nghệ thụng tin cụ thể. Do thời gian và trỡnh độ cũn hạn chế, nờn việc thực hiện cũng như kết quả của đề tài này cũn nhiều thiếu sút, như một số chức năng cũn chưa đầy đủ (chưa thực hiện được hoặc chưa hoàn chỉnh). Em rất mong cỏc thầy cụ và cỏc bạn đúng gúp ý kiến cho đề tài của em cú thể hoàn thiện hơn nữa, thực sự tạo ra một sản phẩm cú chất lượng và cú ý nghĩa thực tiễn. Đề tài này là một thành cụng đầu tiờn của em trong việc tổng hợp cỏc kiến thức đó được cỏc thầy cụ truyền đạt với kiến thức tham khảo trờn sỏch bỏo. Qua đõy em xin chõn thành cảm ơn thầy giỏo PGS.TS Hàn Viết Thuận, người đó tận tỡnh hướng dẫn em, cựng cỏc thầy cụ giỏo trong khoa đó truyền thụ cho em những kiến thức quý bỏu để em cú thể hoàn thành đồ ỏn tốt nghiệp này và cũng là hành trang cho em bước vào đời. Em xin chõn thành cảm ơn! CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CễNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI TRẦN VŨ GIA Giới thiệu chức năng hoạt động của Cụng ty Cụng ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia được thành lập theo quyết định số 0102026082 ngày 24/04/2006 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. - Tờn viết tắt: TVG Co., Ltd - Trụ sở của Cụng ty: Số 17 ngừ 72/2 Phỳc Xỏ, Ba Đỡnh, Hà Nội - Điện thoại: 190058582 - Hotline: 0989241169 – 0904139487 - Email: tranvugia@fpt.vn – 1900raovat@fpt.vn Với một mục tiờu kết nối cung cầu Cụng ty THHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia đó thiết lập hệ thống điện thoại 1900-5858-82 và website: www.1900raovat.com để phục vụ khỏch hàng đa chiều. Quý khỏch cú thể tự đăng ký thụng tin mua bỏn qua hệ thống điện thoại và tỡm kiếm thụng tin thương mại và sẽ đỏp ứng cỏc thụng tin về 18 lĩnh vực như trờn website: www.1900raovat.com Thụng tin của khỏch hàng gọi điện đến 1900-5858-82 sẽ được lưu trong hệ thống điện thoại và trờn trang www.1900raovat.com và mọi thụng tin trờn trang này sẽ được cập nhật hàng ngày hàng giờ. Với sự kết hợp hệ thống điện thoại và website phong phỳ này Cụng ty chắc chắn mang đến những thụng tin bổ ớch và cập nhật cho quý khỏch. Bất kỳ khi nào, cụng ty luụn luụn đún nhận ý kiến phản hồi của người sử dụng dịch vụ. Cỏc ý kiến phản hồi. Cỏc thụng tin gúp ý của khỏch hàng sẽ trực tiếp phản ỏnh với phũng Chăm súc khỏch hàng tại số mỏy: 1900-5858-82. Thay cho những click chuột và lướt phớm thụng thường, cũng chẳng cần đến hàng giờ lang thang trờn web, giờ đõy chỉ mất 1 giõy để nhấc điện thoại và thực hiện cuộc gọi tới tổng đài 1900 58 58 82, bạn sẽ cú những thụng tin đầy đủ và cập nhật nhất về thương trường “núng bỏng”. Và thụng điệp  “Kết nối cung cầu” thương hiệu gắn liền với tổng đài 1900.58.58.82 được Cụng Ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia triển khai khụng nằm ngoài mục đớch này. Với cỏc dịch vụ tiện ớch cho cỏc doanh nghiệp cú nhu cầu khuyếch trương sản phẩm, và cỏc cỏ nhõn cú nhu cầu mua và bỏn. 1900.58.58.82  như 1 số lựa chọn khụng thể thiếu của cỏc doanh nhõn và cỏc cỏ nhõn muốn bước vào thị trường kinh doanh hiện nay. “Thời gian là vàng” và “Thời gian của doanh nhõn” khụng phải là vàng” mà được tớnh bằng kim cương. Khụng mất nhiều thời gian ngồi đọc bỏo hay tỡm kiếm thụng tin trờn mạng, chỉ cần nhấc mỏy điện thoại gọi điện tới tổng đài 1900.58.58.82 là khỏch hàng sẽ được cung cấp đầy đủ thụng tin về cỏc lĩnh vực: ỉ       Bất động sản ỉ       Thụng tin việc làm: cỏc nhà tuyển dụng, hồ sơ xin việc. ỉ       ễtụ, xe mỏy ỉ       Điện tử, mỏy tớnh ỉ       Thực phẩm, nụng sản… Với mục tiờu giảm chi phớ tối đa và thời gian cho khỏch hàng, Cụng ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia đó kết hợp tổng đài 1900.58.58.82 và trang thương mại điện tử www.1900raovat.com để phỏt huy tối đó khả năng khuyếch trương sản phẩm, dịch vụ của cỏc doanh nghiệp và thụng tin mua bỏn của cỏc cỏ nhõn.  “Những gỡ họ nhận được là quỏ nhiều cho 1 cuộc điện thoại trị giỏ 1,364đồng/phỳt từ cố định và 1,69đồng/phỳt từ di động”. Lý do để khỏch hàng lựa chọn 1900 58 58 82 trong series những đầu số bắt đầu bằng 1900XXXX là vỡ họ đó tỡm thấy được những thụng tin thực sự hữu ớch, khụng mang giỏ trị giải trớ thụng thường. Nhiều doanh nhõn đó tỡm thấy những chiến lược kinh doanh hoàn hảo từ đầu số này. Trong thời gian ra mắt phiờn bản mới của www.1900raovat.com, Trần Vũ Gia đang cú chương trỡnh khuyến mại đặc biệt dành cho cỏc doanh nghiệp cú cơ hội đặt banner miễn phớ tại trang chủ của trang thương mại điện tử. Hóy đến để khỏm phỏ sức mạnh của Thời đại số và cú cơ hội chứng tỏ Đẳng cấp Doanh nhõn của bạn. Khảo sỏt hệ thống: Cụng Ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia cú nhu cầu quản lý nhõn sự, hồ sơ, trỡnh độ văn hoỏ, chuyờn mụn, chuyờn ngành đào tạo, kinh nghiệm…của nhõn sự cụng ty. Khõu quản lý nhõn sự hết sức phức tạp và phải trải qua nhiều bước như sau: - Khi một nhõn viờn mới vào cụng ty, thỡ cần cập nhật hồ sơ của nhõn viờn đú. Sau đú, từ kho dữ liệu ta cú thể lấy ra để xem xột cỏc thụng tin nhõn sự, nếu sai sút hay cú thay đổi, thỡ đưa ra sửa chữa. - Trong quỏ trỡnh cụng tỏc nếu cú sự biến động thụng tin của nhõn viờn như chuyển phũng ban, thờm dữ liệu…thỡ phải cập nhật kịp thời, chớnh xỏc. - Thụng tin nhõn viờn nghỉ hưu, chuyển đổi cụng tỏc khỏc hay bị sa thải phải được theo dừi trong kho lưu hồ sơ. - Định kỳ (thỏng, quý, năm) phải bỏo cỏo phục vụ cho cụng tỏc của ban điều hành, lónh đạo cụng ty. - In ấn bỏo cỏo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất ký nhõn viờn nào theo yờu cầu của lónh đạo. Phõn tớch hiện trạng hệ thống Bộ mỏy quản lý kinh doanh dịch vụ của Cụng ty Cụng tỏc tổ chức nhõn sự của Cụng ty được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy Cụng ty: GIÁM ĐỐC Phũng Hành chớnh Phũng Nhõn sự Phũng Kinh doanh Phũng Maketing Phũng Chăm Súc KH Phũng Kế toỏn Hỡnh 1: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy Cụng ty Cụng ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia với mục tiờu kết nối cung cầu, kinh doanh mua bỏn trờn cỏc lĩnh vực Bất động sản; Thụng tin việc làm: cỏc nhà tuyển dụng, hồ sơ xin việc; ễtụ, xe mỏy; Điện tử, mỏy tớnh; Thực phẩm, nụng sản...Cụng ty cú 7 phũng ban chớnh: Ban Giỏm đốc Phũng Hành chớnh tổng hợp Phũng Nhõn sự Phũng Kinh doanh Phũng Maketing Phũng Chăm súc khỏch hàng Phũng Kế toỏn Giỏm đốc cụng ty: Chịu trỏch nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Cụng ty. Giỏm đốc là đại diện của cụng ty trước phỏp luật, chịu trỏch nhiệm trước toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn và kết quả kinh doanh của Cụng ty. Chịu trỏch nhiệm về tổ chức hoạt động đỳng phỏp luật và thực hiện đầy đủ cỏc chớnh sỏch đó quy định của Nhà nước. Giỏm đốc cú quyền quyết định cỏc phương ỏn kinh doanh của Cụng ty cũng như tham gia vào sắp xếp tuyển chọn nhõn lực theo yờu cầu sản xuất kinh doanh của Cụng ty. - Cú thể sử dụng chương trỡnh để xem danh sỏch nhõn viờn theo từng phũng ban. - Xem bỏo cỏo thống kờ lương theo từng phũng ban và của toàn cụng ty. - Xem bỏo cỏo về quản lý nhõn sự, những thay đổi về nhõn sự. Cỏc bỏo cỏo về thuế thu nhập, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế. Phũng Hành chớnh tổng hợp: Cú nhiệm vụ làm cụng tỏc tổ chức hành chớnh lao dộng, cụng tỏc lao động, thư ký Giỏm đốc, Y tế, vệ sinh, an ninh quõn sự tại nơi cụng ty đặt địa điểm hoạt động. Phũng nhõn sự: Cú nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhõn viờn, theo dừi về tuyển dụng nhõn viờn khi cụng ty cú nhu cầu, thuyờn chuyển cụng tỏc của nhõn viờn. - Cú thể sử dụng chương trỡnh để tiến hành cập nhật hồ sơ nhõn viờn mới. - Xem danh sỏch cỏc nhõn viờn theo từng phũng ban, thụng tin chi tiết của từng nhõn viờn. - Thờm, cập nhật khi cú tuyển dụng thờm nhõn viờn mới. - Xoỏ cỏc nhõn viờn đó thụi việc trong cụng ty. - Lưu hồ sơ, lý lịch của từng nhõn viờn. - Tỡm kiếm nhõn viờn theo cỏc tiờu chuẩn. - Bỏo cỏo hồ sơ nhõn viờn theo từng phũng ban. Phũng kinh doanh: Cú nhiệm vụ tỡm kiếm, theo dừi chăm súc khỏch hành của Cụng ty. Chuyờn về cỏc hoạt động kinh doanh trờn mạng cũng như cung cấp cỏc yờu cầu của cụng ty liờn quan đến mỏy tớnh. Quản lý và phõn tớch, tỡm ra những phương ỏn tối ưu để cụng việc thờm hiệu quả. Phũng Marketing: Chuyờn nghiờn cứu thị trường để tỡm thị trường mới cho cụng ty mỡnh. Phũng Chăm súc khỏch hàng: Cú nhiệm vụ giỳp khỏch hàng tra cứu cỏc thụng tin trờn cỏc thị trường kinh doanh dịch vụ của Cụng ty, giải thớch những thắc mắc của khỏch hàng. Phũng kế toỏn tài chớnh: - Kế toỏn trưởng: Làm cụng tỏc tổng hợp cỏc số liệu, cỏc chi phớ cỏc khoản nộp ngõn sỏch, cỏc quỹ, cỏc bỏo cỏo hàng năm, hàng quý của Cụng ty. - Kế toỏn thanh toỏn: Theo dừi cỏc khoản thanh toỏn thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngõn hàng, tiền vay, cụng nợ và khỏch mua bỏn hàng, thường xuyờn thanh quyết toỏn với kế toỏn bỏn nhằm đối chiếu kiểm tra và thanh toỏn kịp thời trỏnh tỡnh trạng khỏch hàng chiếm dụng vốn kinh doanh. - Kế toỏn mua bỏn: Phản ỏnh tỡnh hỡnh mua bỏn trờn cỏc thị trường kinh doanh của Cụng ty theo hoỏ đơn, chứng từ, đối tượng mua bỏn. Cựng với kế toỏn thanh toỏn, chi nhỏnh theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ đồng thời phỏt hiện những lóng phớ nhằm đề xuất cỏc phương ỏn giỳp cho Cụng ty hoạt động cú hiệu quả hơn. - Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo phiếu thu chi đó ký duyệt, nhận tiền khỏch trả, nhận tiền ở ngõn hàng, làm bỏo cỏo thống kờ hàng thỏng đối với cấp trờn. Cơ cấu lao động trong cụng ty - Theo cơ cấu lao động trực tiếp, lao động giỏn tiếp: Hiện tại doanh nghiệp cú 90% là lao động trực tiếp và 10% là lao động giỏn tiếp. Tức là trong tổng số 60 lao động cú 54 lao động trực tiếp, 4 lao động giỏn tiếp. - Theo giới tớnh( nam, nữ ): Trong tổng số 20 lao động của cụng ty cú 10 người là nữ chiếm 50%, 10 người là nam chiếm 50%. - Theo trỡnh độ: Hiện nay trong tổng số 20 cỏn bộ, nhõn viờn của Cụng ty sau một thời gian phỏt triển thỡ hiện tại cụng ty cú 90% tốt nghiệp đại học. í nghĩa của việc lựa chọn đề tài Dựa vào những tỡm hiểu và phõn tớch trờn đõy, ta cú thể thấy Cụng ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia cú mụ hỡnh hoạt động khỏ rộng và cỏc thủ tục tuyển dụng nhõn viờn, quản lý hồ sơ nhõn viờn phức tạp, cụng ty Trần Vũ Gia cần phải xõy dựng một hệ thống Tin học hỗ trợ việc Quản lý nhõn viờn, giỳp giải quyết phần lớn việc quản lý hồ sơ nhõn viờn, tra cứu hồ sơ nhõn viờn... giảm bớt khối lượng cụng việc bằng tay, giảm thời gian, chi phớ. Ngoài ra Hệ thống tin học mới sẽ giỳp nhõn viờn nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhõn viờn chặt chẽ, chớnh xỏc, dễ dàng tiến hành cập nhật số liệu nhõn sự hàng ngày, xử lý và truy vấn thụng tin nhanh. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, phục vụ cho cụng tỏc bỏo cỏo tổng hợp danh sỏch nhõn viờn theo phũng ban đầy đủ, rừ ràng. Quản lý nhõn viờn trong Cụng ty TVG là cụng việc quan trọng, đũi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Việc xõy dựng một Dự ỏn quản lý nhõn sự sẽ giỳp cho nhõn viờn quản lý của Cụng ty TVG cũng làm khối lượng cụng việc đú nhưng với thời gian ngắn hơn và cho hiệu quả tốt nhất. Quỏ trỡnh tuyển dụng nhõn viờn, quản lý hồ sơ nhõn viờn sẽ được cập nhật liờn tục và rất nhanh chúng từ nhõn viờn Phũng Nhõn sự bởi ứng dụng của phần mềm này. Bờn cạnh đú nhõn viờn cú thể tra cứu tỡm kiếm hồ sơ nhõn viờn, in cỏc bỏo cỏo về nhõn viờn cỏc phũng ban hay một cỏ nhõn bất kỳ cho lónh đạo và cỏc bộ phận khỏc trong cụng ty. Việc ứng dụng CNTT đó mang lại bước đột phỏ mới cho cụng tỏc quản lý nhõn sự, giỳp Cụng ty nắm bắt thụng tin về nhõn sự trong cụng ty ... một cỏch cụ thể và chi tiết. Vỡ vậy, với đề tài “ Xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự tại cụng ty TNHH dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia” là một vấn đề đang được Cụng ty núi chung và cỏn bộ nhõn viờn tại phũng nhõn sự núi riờng rất quan tõm. CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN HỆ THỐNG Hệ thống thụng tin phục vụ quản lý Quan điểm nhỡn nhận sự vật trong sự thống nhất tương tỏc của cỏc yếu tố cấu thành sự vật, hiện tượng là một luận điểm khoa học. Quan điểm này cú vai trũ hết sức quan trọng khi bộ mụn toỏn học điều khiển và kỹ thuật tin học ra đời. Khi nghiờn cứu cỏc chiến lược kinh tế xó hội cho đến việc giải quyết một bài toỏn kinh tế cụ thể và chớnh quan điểm nhỡn nhận sự vật hiện tượng cú hệ thống giỳp ta nhận biết, hiểu và đi đến giải quyết từng vấn đề một cỏch cú hiệu quả. Chương trỡnh tin học hoỏ cụng tỏc quản lý hoạt động của cỏc đơn vị kinh tế hành chớnh sự nghiệp đang được đặt ra như một nhu cầu tất yếu và phải đầu tư xõy dựng từng bước. Cho nờn đối tượng chớnh của tin học quản lý khụng phải là gỡ khỏc mà chớnh là cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp. Khỏi niệm thụng tin Khỏi niệm thụng tin xột trong quỏ trỡnh trao đổi giữa hai đối tượng vật chất cú thể được hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và mụi trường được sử dụng nhằm mục đớch điều khiển hoạt động của hệ thống đú. Định nghĩa trờn nhấn mạnh cỏc khớa cạnh quan trọng sau của thụng tin: - Khỏi niệm thụng tin chỉ cú ý nghĩa khi gắn liền với khỏi niệm điều khiển. Cỏc quỏ trỡnh thụng tin chỉ tồn tại trong cỏc hệ thống khi thực hiện chức năng điều khiển cú hướng vỡ tớnh bất định của hệ thống sẽ giảm đi sự tớch luỹ thụng tin về nú tăng lờn. Thụng tin được sử dụng để duy trỡ, cải tiến cơ cấu của hệ thống làm cho nú thớch nghi với mụi trường. - Thụng tin liờn quan chặt chẽ tới những vật mang tin và chỉ tồn tại trong sự tỏc động qua lại giữa hai hệ thống là nguồn phỏt và nguồn thu thụng tin. Nếu mất đi sự tỏc động qua lại này thỡ bản thõn khỏi niệm thụng tin cũng mất ý nghĩa. Trong quản lý kinh tế người ta đưa ra một khỏi niệm thụng tin như sau: “ Thụng tin phục vụ quản lý là thụng tin cú ớt nhất một cỏn bộ quản lý cần tới hoặc cú ý nghĩa sử dụng để thực hiện chức năng quản lý của mỡnh”. Định nghĩa trờn cú hai khẳng định rất cú ý nghĩa thực tiễn là: - Khụng bao giờ cú hai đối tượng cú cựng một nhu cầu thụng tin. Thậm chớ hai cỏn bộ quản lý làm cựng một cụng việc cũng chắc chắn rằng họ khụng muốn nhận tập hợp cỏc thụng tin giống hệt nhau. Do vậy, hệ thống thụng tin phục vụ quản lý doanh nghiệp luụn cú tớnh riờng đối với mỗi doanh nghiệp. - Hệ thống thụng tin quản lý phải lấy mục tiờu phục vụ nhà quản lý làm nguyờn tắc tồn tại. Hai thành phần cơ bản của hệ thống thụng tin Nếu khụng con người và thiết bị, thỡ hệ thống thụng tin trong một doanh nghiệp cú hai thành phần cơ bản: Cỏc dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và cỏc xử lý cho phộp biến đổi cỏc dữ liệu. - Cỏc dữ liệu: Đú là cỏc thụng tin được lưu và duy trỡ nhằm phản ỏnh thực trạng hiện thời hay quỏ khứ của doanh nghiệp. Cú thể tỏch dữ liệu thành hai phần: Cỏc dữ liệu phản ỏnh cấu trỳc nội bộ của cơ quan, như dữ liệu về nhõn sự, nhà xưởng,...Cấu trỳc cơ quan khụng phải là cố định, mà cú thể biến động khi cú một sự kiện tiến hoỏ xảy ra. Sự kiện tiến hoỏ thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con người. Sự điều chỉnh lại cỏc dữ liệu cho thớch hợp với sự kiện tiến hoỏ gọi là sự cập nhật. Cỏc dữ liệu phản ỏnh cỏc hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cụng ty, như là dữ liệu về sản xuất, giao dịch,...hoạt động kinh doanh/ dịch vụ nhằm biến đổi luồng vào/ ra của doanh nghiệp cú thể xem là sự tiếp nối của hàng loạt cỏc sự kiện sơ đẳng, gọi là cỏc sự kiện hoạt động. Khi một sự kiện hoạt động xảy ra thỡ phải ghi nhận nú, và như vậy làm thay đổi cỏc dữ liệu phản ỏnh cỏc hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp. - Cỏc xử lý: Đú là những quỏ trỡnh biến đổi thụng tin, nhằm vào hai mục đớch chớnh: Sản sinh cỏc thụng tin theo thể thức quy định, như: cỏc bỏo cỏo, cỏc chứng từ giao dịch... Trợ giỳp cho cỏc quyết định, thụng thường là cung cấp những thụng tin cần thiết co việc lựa chọn một quyết định của lónh đạo, nhưng cũng cú thể là thực hiện một sự lựa chọn quyết định. Mỗi xử lý thụng tin là sự ỏp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn ( gọi là thủ tục ). Cỏc quy tắc quản lý cỏc thủ tục cú thể được ấn định bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp và như vậy chỳng cú thể bị điều chỉnh theo ý muốn, nhưng chỳng cú thể được ấn định từ bờn ngoài doanh nghiệp và như vậy doanh nghiệp khụng được tự tiện thay đổi. Đầu vào của xử lý cú thể là cỏc thụng tin phản ỏnh cấu trỳc doanh nghiệp và/ hoặc cỏc thụng tin phản ỏnh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra cú thể là: Cỏc kết quả trực tiếp cho cỏc cỏ nhõn hay tổ chức ngoài doanh nghiệp. Gọi kết quả ngoài; Cỏc kết quả lưu giữ trở lại vào trong hệ thống, để sau này dựng làm đầu vào cho cỏc xử lý khỏc. Gọi là cỏc kết quả trong. Tớnh chất của hệ thống thụng tin - Tớnh định hướng của thụng tin: Thụng tin luụn phản ỏnh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhận tin. Trong điều khiển khụng cú người sử dụng thỡ khỏi niệm thụng tin mất ý nghĩa, thụng tin tức là đưa cho người sử dụng tin tức, một cỏi gỡ đú chưa được biết . - Tớnh tương đối của thụng tin: Mỗi thụng tin nhận được phần lớn đều phản ỏnh khụng đầy đủ về sự vật hiện tượng được thụng bỏo, nhất là thụng tin kinh tế xó hội. Nguyờn nhõn là do sự sai lệch từ nơi phỏt đến nơi nhận. - Thụng tin cú tớnh thời điểm: Khi một người nhận được thụng tin từ nơi phỏt, nghĩa là cú một khoảng thời gian thỡ trong thời gian đú hiện tượng hay sự vật được thụng bỏo tới đó vận động biến đổi khỏc trước, những biến đổi đú phụ thuộc vào thưũi gian từ nơi nhận đến nơi phỏt tin, phụ thuộc vào cụ thể sự vật hay hiện tượng được xem xột. Hoạt động quản lý là điều hành một hệ thống, đưa hệ thống đạt đến một mục tiờu nhất định. Trước đõy, người cỏn bộ quản lý chỉ dựa vào kinh nghiệm, nghệ thuật và trực giỏc để giải quyết cỏc nhiệm vụ quản lý. Hiện nay, với sự phỏt triển mạnh mẽ của thụng tin cựng với yờu cầu đa dạng của quản lý làm cho khối lượng thụng tin ngày càng lớn và phức tạp đũi hỏi người quản lý phải cú cụng cụ để nắm bắt, xỷ lý nhanh chúng cỏc nguồn thụng tin nhằm phục vụ ra quyết định kịp thời và chớnh xỏc để đạt được hiệu quả cao nhất, trỏnh được những rủi ro trong khi ra quyết định. Hệ thống thụng tin phục vụ quản lý Hệ thống thụng tin dưới giỏc độ điều khiển học Dưới giỏc độ điều khiển học thỡ hệ thống thụng tin phục vụ quản lý được chia thành hai phõn hệ: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Luồng thụng tin qua lại giữa hai cấp đú là luồng thụng tin quản lý và luồng thụng tin phản hồi. - Thụng tin vào là thụng tin của mụi trường tỏc động lờn hệ thống giỳp cho người quản lý theo dừi được sự biến đổi của bờn ngoài, thay đổi mục tiờu và đổi hệ thống cho phự hợp. Những thụng tin bờn ngoài cú thể là những thụng tin thiếu chớnh xỏc và làm cho hệ thống quản lý bị dao động. Nếu người quản lý khụng giỏi thỡ dẫn đến đổ vỡ hệ thống do khụng biết lọc bỏ và loại trừ những thụng tin thiếu chớnh xỏc. - Thụng tin ra là những cụng văn, giấy tờ trỡnh lờn cấp trờn hoặc là những doanh thu, số lượng và thụng tin bờn ngoài của cỏc hệ thống khỏc. Nú là kết quả của thụng tin vào và là sự tương tỏc giữa thụng tin quản lý và thụng tin phản hồi. - Thụng tin quản lý là những quyết định của chủ thể quản lý lờn đối tượng quản lý nhằm đưa hệ thống đạt đến mục tiờu của hệ thống thụng tin quản lý, nú là thụng tin cơ bản tỏc động mạnh nhất lờn hệ thống, nú là yếu tố tiờn quyết núi lờn hệ thống cú thể tồn tại hay khụng. - Thụng tin phản hồi là những luồng thụng tin phản ứng của chủ thể quản lý lờn đối tượng quản lý trước khi ra quyết định quản lý. Nú giỳp cho chủ thể quản lý điều chỉnh lại quyết định của mỡnh. Thụng tin dưới giỏc độ quản lý Dưới giỏc độ quản lý thỡ thụng tin được chia thành 3 cấp (1)- Hệ thống thụng tin tỏc nghiệp: Là nơi biến yếu tố đầu vào thành cỏc yếu tố đầu ra của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. (2)- Hệ thống thụng tin quản lý: Là bộ phận đầu nóo của hệ thống. Nơi ban hành cỏc quyết định quản lý và thực hiện cỏc cụng việc quản lý khỏc. (3)- Hệ t