Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin xử lý giao dịch chuyển tiền giữa các chi nhánh trong Ngân Hàng Công Thương Việt Nam trong cả nước

Lời Mở Đầu Công nghệ thông tin từ cuối thế kỷ 20 cho đến nay đã có những sự phát triển hết sức mạnh mẽ, nó có tác động đến toàn bộ đời sống của con người. Hiện tại, nó đã được ứng dụng trong rất nhiều quốc gia, nhiều ngành, nhiều tổ chức,…. Chính vì những ứng dụng này đã làm cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý,… của con người trở nên hết sức dễ dàng và tiện lợi. Công nghệ thông tin ngày càng khẳng định vai trò của mình trong đời sống của con người. Hiện nay, ở nước ta, công nghệ thông tin đã không còn xa lạ mà trái lại nó đang được ứng dụng rộng rãi trong các ngành, các tổ chức và rất nhiều lĩnh vực. Ngân hàng - Tài chính là một trong những ngành đang được đầu tư để ứng dụng công nghệ thông tin nhiều nhất hiện nay đặc biệt là trong hệ thống nghiệp vụ ứng dụng của nó. Hệ thống nghiệp vụ của ngân hàng thường rất phức tạp và đòi hỏi liên thông rất nhiều ngân hàng với nhau có thể là trong cùng một hệ thống ngân hàng hoặc có thể giữa hai hệ thống ngân hàng khác nhau. Trước kia việc liên hệ giữa các ngân hàng là hết sức khó khăn, việc liên hệ chỉ cho những nghiệp vụ hết sức dễ dàng, thêm nữa để liên hệ với nhau đòi hỏi rất nhiều chi phí. Nhưng ngày nay, do ứng dụng công nghệ thông tin nên hầu hết việc liên hệ này lại trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Một nghiệp vụ của ngân hàng mà em lựa chọn để làm đề tài ở đây là nghiệp vụ “thanh toán và chuyển tiền” giữa các chi nhánh trong một ngân hàng. Đây là một nghiệp vụ hết sức cơ bản của ngân hàng. Đây là một đề tài hết sức thiết thực trong hệ thống ngân hàng. Hệ thống quản lý “thanh toán – chuyển tiền” cho phép quản lý việc chuyển tiền giữa các chi nhánh trong cùng một ngân hàng và thực hiện các công việc chủ yếu như : tạo chứng từ chuyển tiền, kiểm soát chứng từ, tạo điện tra soát, kiểm soát điện tra soát, lập báo cáo các chứng từ chuyển tiền và các điện tra soát,….. Đề tài mà em lựa chọn là “Xây dựng hệ thống thông tin xử lý giao dịch chuyển tiền giữa các chi nhánh trong Ngân Hàng Công Thương Việt Nam trong cả nước”. Kết cấu được chia thành 3 chương: + Chương 1: Tổng quan về Ngân Hàng Công Thương Việt Nam và các vấn đề nghiên cứu. + Chương 2: Cơ sở về phương pháp luận trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. + Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin xử lý giao dịch chuyển tiền giữa các chi nhánh trong ngân hàng công thương Việt Nam. Chương 1 Tổng quan về ngân hàng công thương Việt Nam và các vấn đề cần nghiên cứu. Giới thiệu về Ngân Hàng Công Thương Việt Nam Ngân Hàng Công Thương Việt Nam (Incombank-NHCT) được thành lập từ năm 1988 sau khi tách ra từ Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam. Là một trong bốn Ngân Hàng Thương Mại nhà nước lớn nhất tại Việt Nam, NHCT có tổng tài sản chiếm hơn 25% thị phần trong toàn bộ hệ thống ngân hàng Việt Nam. Nguồn vốn của NHCT luôn tăng trưởng qua các năm, tăng mạnh kể từ năm 1996, đạt bình quân hơn 20%/năm, đặc biệt có năm tăng 35% so với năm trước. Hình 1: Thị phần của NHCT Việt Nam. NHCT có mạng lưới kinh doanh trải rộng toàn quốc với 2 Sở Giao Dịch, 130 Chi Nhánh và trên 700 địa điểm giao dịch. NHCT có 3 công ty hạch toán độc lập là Công Ty Cho Thuê Tài Chính, Công Ty TNHH Chứng Khoán, Công Ty Quản Lý Nợ Và Khai Thác TàI Sản và 2 đơn vị sự nghiệp là Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin và Trung Tâm Đào Tạo. NHCT là thành viên chính thức của: + Hiệp Hội Ngân Hàng Việt Nam (VNBA). + Hiệp Hội Ngân Hàng Châu á (AABA). + Hiệp Hội Tài Chính Viễn Thông Liên Ngân Hàng (SWIFT). + Tổ Chức Phát Hành Và Thanh Toán Thẻ VISA Và Master Quốc Tế. Đã ký 8 hiệp định khung với các quốc gia Bỉ, Đức, Hàn Quốc, Thụy Sỹ và có quan hệ đại lý với 735 Ngân Hàng lớn của 60 quốc gia trên khắp các khu vực. NHCT là ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và Thương Mại Điện Tử tại Việt Nam. Sơ đồ tổ chức của ngân hàng công thương Việt Nam: Trụ Sở Chớnh Sở Giao Dịch Chi Nhỏnh Cấp I Văn Phũng Đại Diện Đơn Vị Sự Nghiệp Cụng Ty Trực Thuộc Phũng Giao Dịch Quỹ Tiết Kiệm Chi Nhỏnh Cấp II Phũng Giao Dịch Quỹ Tiết Kiệm Chi Nhỏnh Phụ Thuộc Phũng Giao Dịch Quỹ Tiết Kiệm Hình 2: Sơ đồ tổ chức của NHCT Việt Nam. Các nghiệp vụ chủ yếu trong Ngân Hàng Công Thương Việt Nam: Ngân hàng công thương hiện tại thực hiện chín nghiệp vụ chính bao gồm: Nghiệp vụ bảo lãnh Ngân hàng công thương sẽ đứng ra bảo lãnh tài chính cho 1 tổ chức giúp cho tổ chức này có thể tham gia các hoạt động như vay vốn trong nước hoặc nước ngoài, thanh toán, dự thầu, thực hiện hợp đồng, bảo đảm chất lượng sản phẩm,… Điều này sẽ tạo nhiều điều kiện dễ dàng hơn cho các công việc kinh doanh của tổ chức. Đối tượng bảo lãnh bao gồm các doanh nghiệp Việt Nam, các hợp tác xã, các tổ chức tài chính có đủ điều kiện hoạt động, các tổ chức nước ngoài tham gia vào các hợp đồng hợp tác kinh doanh, tham gia đấu thầu các dự án kinh doanh ở Việt Nam. Có rất nhiều hình thức bảo lãnh nhưng chủ yếu là thư bảo lãnh và xác nhận bảo lãnh, ngoài ra còn có ký xác nhận hối phiếu, lệnh phiếu và các hình thức bảo lãnh khác. Mức phí tối thiểu của bảo lãnh là 300000, ngoài ra tuỳ vào hợp đồng mà đối tượng bảo lãnh mà ngân hàng sẽ tính chi phí không quá 2%/năm. Để có thể làm được bảo lãnh thì người hoặc tổ chức phải nộp 1 đơn xin bảo lãnh, 1 hồ sơ chứng minh năng lực pháp luật của mình và 1 hồ sơ tài sản cho phép họ có thể đảm bảo được khả năng tài chính của mình. Nghiệp vụ cho vay Ngân hàng sẽ đứng ra cho vay các cá nhân hoặc các tổ chức có nhu cầu vay vốn để sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế gia đình, cho vay tiêu dùng và mua bán vật dụng, vật phẩm…. Thời hạn vay của các cá nhân hay tổ chức có thể chia làm ba loại bao gồm: ngắn hạn ( 12 tháng ), trung hạn ( 12-36 tháng ) và dài hạn ( lớn hơn 60 tháng ). Có ba phương thức cho vay: cho vay từng lần tuỳ theo nhu cầu vay vốn của khách hàng, cho vay theo dự án đầu tư và cho vay trả góp. Ngoài ra tuỳ vào nhu cầu thực tế của khách hàng mà ngân hàng sẽ đề ra các phương thức cho vay khác nhau. Lãi suất cho vay: tính theo bảng lãi suất của ngân hàng. Loại Huy Động Cá Nhân Tổ Chức Xã Hội VND ( %/tháng ) USD ( %/năm ) VND ( %/tháng ) Tiền gửi không kỳ hạn 0,25 1,25 0,2 Kỳ hạn 1 tuần 0,35 0,35 Kỳ hạn 1 tháng 0,57 3,25 0,57 Kỳ hạn 2 tháng 0,6 3,5 0,60 Kỳ hạn 3 tháng 0,63 3,8 0,63 Kỳ hạn 6 tháng 0,65 4,0 0,65 Kỳ hạn 9 tháng 0,68 4,1 0,68 Kỳ hạn 12 tháng 0,70 4,5 0,70 Kỳ hạn 18 tháng 0,72 4,52 0,72 Kỳ hạn 24 tháng 0,75 4,55 0,75 Kỳ hạn 36 tháng 0,76 4,60 0,76 Kỳ hạn 48 tháng 0,77 4,7 0,77 Kỳ hạn 60 tháng 0,78 4,8 0,78 Để có thể vay được vốn từ ngân hàng, khách hàng cần phải có năng lực pháp luật hành vi và trách nhiệm dân sự theo qui định, có khả năng tài chính đầy đủ để trả nợ, có mục đích sử dụng vốn vay 1 cách hợp pháp, có dự án đầu tư kinh doanh hiệu quả, có hộ khẩu thường trú hoặc cư trú trên địa bàn NHCT sở tại. Thêm nữa khách hàng có tài sản đảm bảo cho việc trả nợ như giấy tờ có tính thanh toán ( trái phiếu, kỳ phiếu, sổ tiết kiệm, …), đất đai và nhà ở, phương tiện giao thông ( xe máy, ô tô, tàu thuyền,…), kim loại quý hoặc đá quý. Nghiệp vụ tài khoản Ngân hàng sẽ mở tài khoản cho khách hàng, đảm bảo cho khách hàng việc giao dịch bằng tài khoản, có thể rút tiền tại bất kỳ chi nhánh nào của ngân hàng công thương trên toàn quốc. Có ba loại tài khoản mà khách hàng có thể mở: tài khoản tiền gửi thanh toán ( dùng cho việc thanh toán giữa các cá nhân, doanh nghiệp,…), tài khoản tiền gửi tiết kiệm và loại tài khoản tiền gửi khác. Đối tượng có thể mở tài khoản bao gồm các công dân Việt Nam đủ trách nhiệm và hành vi dân sự theo qui định và các công dân mất năng lực hành vi dân sự nhưng có sự thông qua của người giám hộ và người đại diện theo pháp luật. Để mở được tài khoản, khách hàng cần có giấy đề nghị mở tài khoản, Chứng minh thư công an nhân dân, giấy chứng minh tư cách của người giám hộ và người đại diện cho người mất năng lực dân sự. Số dư tối thiểu của tài khoản VNĐ là 100000 còn tài khoản USD là 30. Nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu Thanh toán xuất khẩu Ngân hàng sẽ đảm bảo việc thanh toán của khách hàng bằng thư tín dụng ( L/C ). Thực chất đây là sự thoả thuận giữa NHCT và ngân hàng phục vụ người mua đảm bảo với người xuất khẩu sẽ được thanh toán tiền hàng khi người hưởng lợi L/C thực hiện việc giao hàng và xuất trình tới Ngân Hàng toàn bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C qui định. Để phục vụ người xuất khẩu, NHCT đóng vai trò làm ngân hàng thông báo, ngân hàng thanh toán, ngân hàng xác nhận hoặc ngân hàng triết khấu chứng từ. Thanh toán nhập khẩu Việc thanh toán nhập khẩu cũng sử dụng hình thức thư tín dụng ( L/C ). Đây là hình thức mà ngân hàng sẽ thay mặt người nhập khẩu cam kết với người xuất khẩu/người cung cấp hàng hoá sẽ trả tiền trong thời gian qui định khi người xuất khẩu/người cung cấp hàng hoá xuất trình những chứng từ phù hợp với qui định trong L/C đã được NHCT mở theo yêu cầu của người nhập. Nghiệp vụ tiết kiệm NHCT sẽ đứng ra mở thẻ tiết kiệm, trái phiếu, kỳ phiếu cho khách hàng và đảm bảo việc trả lãi đầy đủ, đúng kỳ hạn trên thẻ, trái phiếu, kỳ phiếu. Có 2 loại thẻ tiết kiệm mà khách hàng có thể gửi: Việt Nam Đồng và Ngoại Tệ ( USD, EUR, GBP, ….). Với thẻ VND: khách hàng là người Việt Nam và người nước ngoài đang sinh sống và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Với thẻ Ngoại Tệ: khách hàng gồm các công dân Việt Nam cư trú tại nước ngoài dưới 12 tháng, người nước ngoài cư trú tại Việt Nam từ 12 tháng trở lên, công dân Việt Nam đi du lịch, học tập, chữa bệnh, thăm viếng nước ngoài ( không thời hạn ), công dân Việt Nam làm việc tại các tổ chức nước ngoài, lãnh sự quán. Để lập thẻ tiết kiệm, công dân Việt Nam cần xuất trình Chứng Minh Thư còn người nước ngoài cần xuất trình hộ chiếu có kỳ hạn hiệu lực dài hơn thời hạn gửi tiền. Để rút tiền tiết kiệm, khách hàng cần xuất trình thẻ tiết kiệm, Chứng Minh Thư hoặc hộ chiếu. Nghiệp vụ thuê mua tài chính NHCT cung cấp dịch vụ cho thuê tài chính hỗ trợ các doanh nghiệp có nhu cầu đầu tư để đổi mới trang thiết bị, phát triển sản xuất kinh doanh. Cho thuê tài chính là việc nhận 1 khoản tín dụng trung, dài hạn thông qua việc thuê máy móc thiết bị và các động sản khác từ công ty cho thuê tài chính, qua đó khách hàng có thể sử dụng tài sản thuê và thanh toán dần tiền thuê trong suốt thời hạn đã được thoả thuận. Đối tượng tham gia là các doanh nghiệp Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế có nhu cầu vay vốn để đầu tư vào máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải và các tài sản khác. Điều kiện giao dịch cho thuê tài chính: + Tài sản cho thuê: máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải và các động sản khác. + Lãi suất: thoả thuận trên cơ sở lãi suất cho vay của NHCT Việt Nam. + Loại tiền tệ giao dịch: Đồng Việt Nam. + Tỷ lệ vốn tham gia: Tuỳ vào trường hợp cụ thể mà bên thuê trả trước 30-50% giá trị tài sản thuê. + Hạn mức tín dụng tối đa: 30,5 tỷ đồng. + Thời hạn: 2 bên thoả thuận. + Bảo hiểm: phí bảo hiểm do bên thuê trả. Người thụ hưởng là Công Ty Cho Thuê Tài Chính. Nghiệp vụ bảo hiểm Ngân Hàng thực hiện nghiệp vụ như một công ty bảo hiểm bao gồm bảo hiểm tài sản và thiệt hại, bảo hiểm xây dựng và lắp đặt, bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm tín dụng và rủi ro tài chính,… Nghiệp vụ chứng khoán Ngân Hàng thực hiện các nghiệp vụ như môi giới chứng khoán, tự doanh chứng khoán, đại lý bảo lãnh phát hành, quản lý danh mục đầu tư, tư vấn đầu tư chứng khoán, tư vấn tài chính doanh nghiệp,… Nghiệp vụ chuyển tiền Ngân hàng công thương thực hiện chuyển tiền hợp pháp tới mọi khách hàng trong nước hoặc ngoài nước, đến mọi địa phương trong cả nước. Ngân hàng thực hiện hai loại chuyển tiền: chuyển tiền mặt và chuyển qua tài khoản. Ngân hàng quy định những điều khoản để có thể thực hiện tốt chức năng chuyển tiền: + Đối với người chuyển tiền: người chuyển tiền phải cung cấp các thông tin như số chứng minh thư, họ tên, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản cá nhân,… + Đối với người nhận tiền: người nhận tiền phải cung cấp các thông tin giống như người chuyển tiền để giao dịch viên có thể so sánh thông tin khi chính thức chuyển tiền cho người nhận tiền. Sau một thời gian tìm hiểu và nghiên cứu các hệ thống thông tin của ngân hàng công thương Việt Nam, em quyết định chọn đề tài của mình là: “Xây dựng hệ thống thông tin xử lý giao dịch chuyển tiền giữa các chi nhánh của ngân hàng công thương trong cả nước.” Sở dĩ em lựa chọn đề tài này là do các nguyên do sau: +Thay thế hệ thống chuyển tiền cũ đã không còn phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại của ngân hàng. + Hệ thống mới chỉ yêu cầu duy nhất một máy chủ tập trung tại trung tâm, chi nhánh các tỉnh chỉ việc truy cập thẳng vào máy chủ này để làm việc. Việc quản lý các chứng từ chuyển tiền và kiểm soát chứng từ sẽ thuận lợi hơn rất nhiều do mọi giao dịch đều phải thông qua máy chủ này. Điều này sẽ làm giảm thiểu tối đa mức thiệt hại vì thất thoát tiền bạc. + Công việc cài đặt tại các chi nhánh sẽ đơn giản hơn rất nhiều và không đòi hỏi chi phí cho việc mua máy chủ tại chi nhánh. + Thời gian triển khai hệ thống sẽ ngắn hơn rất nhiều so với hệ thống cũ và hoàn toàn có thể áp dụng ngay lập tức. + Nếu xây dựng thành công hệ thống này sẽ tạo điều kiện cho việc phát triển hệ thống thanh toán chuyển tiền giữa ngân hàng công thương với các ngân hàng ngoài kể cả trong nước cũng như đối với các ngân hàng nước ngoài. Như tên đề tài đã nêu “Xây dựng hệ thống thông tin xử lý giao dịch chuyển tiền giữa các chi nhánh của ngân hàng công thương Việt Nam trong cả nước”. Đây là một đề tài lớn và nếu thành công sẽ có thể được ứng dụng rộng rãi tại rất nhiều các chi nhánh ngân hàng trên phạm vi toàn bộ đất nước. Chính vì vậy, bài toán đặt ra ở đây là một bài toán rất lớn và yêu cầu phải đòi hỏi phải thật cẩn thận khi xây dựng, phân tích, thiết kế và triển khai. Thêm vào đó khi xây dựng phải đảm bảo được tính an toàn cao do đây là phát triển cho nghiệp vụ tại ngân hàng và đặc biệt đây lại là nghiệp vụ chuyển tiền. Yêu cầu đặt ra ở đây là phải xây dựng làm sao để đảm bảo các yêu cầu sau: + Chuyển tiền thành công giữa các chi nhánh. + Đảm bảo trung ương ( trung tâm CNTT ) sẽ kiểm soát được toàn bộ giao dịch chuyển tiền. + Đảm bảo việc cài đặt và triển khai tại các chi nhánh phải dễ dàng. + Có các báo cáo hàng tháng hoặc hàng tuần về các chứng từ chuyển tiền. + Giao diện màn hình thân thiện, dễ sử dụng với người dùng. + áp dụng cơ chế mã hoá để kiểm tra thông tin. Chính vì những yêu cầu cơ bản trên của hệ thống mà việc lựa chọn giải pháp kỹ thuật cũng phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản: + ứng dụng phải phát triển trên hệ điều hành Windows. Để có thể sử dụng hệ điều hành này phải mua bản quyền của Microsoft. + Sử dụng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thật mạnh. ở đây do tính chất hệ thống đặt ra là ứng dụng trên toàn quốc nên việc sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( HQTCSDL ) Desktop là bất khả thi ( VD: Access, Visual Foxpro,…). Thay vào đó là là các HQTCSDL ứng dụng mạnh trên môi trường Server ( máy chủ ) như ORACLE hoặc SQL Server ,…. + Sử dụng một ngôn ngữ lập trình có thể lấy dữ liệu từ các HQTCSDL trên đồng thời ngôn ngữ đó có thể ứng dụng tốt trên Windows. VD: Visual Basic, Visual Basic .NET, các công cụ của Oracle Designer,…. + Đảm bảo một hệ thống mạng chạy thông suốt giữa các tỉnh thành phố trong cả nước. Chương 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí 2.1 Cỏc vấn đề cơ bản về hệ thống thụng tin quản lý Để cú thể phõn tớch và thiết kế một hệ thống thụng tin hoàn hảo yờu cầu ta phải nắm vững cơ sở phương phỏp luận của nú. Chớnh vỡ vậy việc hiểu và nắm rừ được những vấn đề cơ bản luụn là một điều kiện tiờn quyết để phõn tớch và thiết kế một hệ thống thụng tin hoàn chỉnh. Thờm vào đú việc chỉ ra cỏc phương phỏp dựng để thiết kế sẽ giỳp cho cụng việc thiết kế trở nờn dễ dàng hơn rất nhiều. 2.1.1 Hệ thống thụng tin quản lý Hệ thống thụng tin là tập hợp những con ngừời, cỏc thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu....thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phõn phốớ thụng tin trong một tập hợp cỏc ràng buộc được gọi là mụi trường. Cú hai loại hệ thống thụng tin chủ yếu là + Hệ thống thụng tin chớnh thức là trường hợp cỏc quy tắc và phương phỏp làm việc cú văn bản rừ ràng hoặc ớt ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đú là trường hợp hệ thống trả lương... + Hệ thống thụng tin phi chớnh thức của một tổ chức bao gồm bộ phận gần giống như hệ thống đỏnh giỏ cỏc cộng sự của ụng chủ tịch một doanh nghiệp. Tuỳ theo mỗi hệ thống mà mụ hỡnh hệ thống thụng tin của mỗi tổ chức cú đặc thự riờng tuy nhiờn chỳng vẫn tuõn theo một quy tắc nhất định Và thường được thể hiện bởi những con người, cỏc thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc khụng tin học. Đầu vào của hệ thống thụng tin (Inputs) được lấy từ cỏc nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nú cựng với cỏc dữ liệu đó được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến cỏc đớch (Destination) hoặc cập nhật vào cỏc kho dữ liệu (Storage).Và được biểu diễn bởi hỡnh vẽ sau đõy: Nguồn Kho dữ liệu Đớch Thu thập Lưu trữ và xử lý Phõn phỏt Cơ sở dữ liệu Đối với một hệ thống thụng tin thỡ cơ sở dữ liệu được coi là một bộ phận quan trọng nhất. Cỏc nhà quản lý luụn luụn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho cụng việc quản lý và kinh doanh của mỡnh. Đối với cụng tỏc quản lý chuyển tiền tại ngõn hàng thỡ cỏc cơ sở dữ liệu được quan tõm ở đõy là: Danh sách cán bộ ,danh sách chứng từ, danh sách điện tra soát, danh sách tình trạng,… Dữ liệu của một tổ chức cú vai trũ sống cũn đối với một doanh nghiệp hay một tổ chức, do vậy mỗi khi phõn tớch, thiết kế một hệ thống thụng tin thỡ phõn tớch viờn phải làm việc với cơ sở dữ liệu. Trước đõy khi chưa cú mỏy tớnh, tất cả những thụng tin kể trờn vẫn đó được thu thập, lưu trữ, xử lý, phõn tớch, cập nhật.Và thường được xử lý rất thủ cụng như: ghi trong sổ sỏch, trong cỏc phớch bằng bỡa cứng, Catalo... .Làm như vậy sẽ cần rất nhiều người, nhiều thời gian, khụng gian nhớ và rất vất vả khi tớnh toỏn.Thời gian xử lý lõu, quy trỡnh mệt mỏi nặng nhọc và cỏc kết quả bỏo cỏo khụng đầy đủ và khụng chớnh xỏc. Ngày nay nhờ cú sự phỏt triển của khoa học kỹ thuật và đặc biệt là trong lĩnh vực tin học mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở lờn thuận tiện hơn tiết kiệm được thời gian xử lý, khụng gian nhớ và tiết kiệm hơn nguồn nhõn lực. Cỏc quy trỡnh xử lý trở lờn đơn giản hơn do vậy cỏc bỏo cỏo kết quả trở lờn chớnh xỏc hơn. Vậy để hiểu biết rừ về CSDL thỡ cỏc khỏi niệm cơ sở đối với một CSDL là: - Thực thể (Entity) : là một nhúm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hoặc một khỏi niệm bất kỳ với cỏc đặc điểm và tớnh chất cần ghi chộp lại. Vớ dụ : cán bộ, khỏch hàng, nhà cung cấp... - Mỗi thực thể đều cú những đặc điểm và tớnh chất mà ta thường gọi là thuộc tớnh(attribute). Mỗi thuộc tớnh là một yếu tố dữ liệu tỏch biệt, thường khụng chia nhỏ được nữa. Cỏc thuộc tớnh gúp phần mụ tả thực thể và là nhứng dữ liệu về thực thể ta muốn lưu trữ. Vớ dụ : thực thể cán bộ được đặc trưng bởi: mó cán bộ, họ tờn, ngày sinh, địa chỉ, mã chi nhánh,… - Dũng(Row) mỗi dũng cũn được gọi là một bản ghi bởi vỡ nú ghi chộp dữ liệu về một cỏ thể hay chớnh là một biểu hiện riờng biệt của thực thể. Vớ dụ: bản ghi họ tờn cán bộ sẽ là: Bùi Xuân Phương, Nguyễn Đình Hưng, Trần Minh Thành.... - Trường dữ liệu (Field) hay chớnh là cột (Column) : Để lưu trữ thụng tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nú một số thuộc tớnh để ghi giỏ trị cho cỏc thuộc tớnh đú.Mỗi thuộc tớnh được gọi là một trường. Nú chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với cỏc chuyờn viờn HTTT để xõy dựng nờn những bộ thuộc tớnh như vậy cho thực thể Vớ dụ: Với bảng Cán Bộ sẽ cú cỏc trường sau: Họ tờn, Ngày sinh, Địa chỉ , Điện thoại.... - Bảng(Table) : Toàn bộ cỏc bản ghi lưu trữ thụng tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dũng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Vớ dụ : Bảng Cán Bộ, Tình Trạng, Chứng Từ, Tra Soát.... - Cơ sở dữ liệu: Là một nhúm gồm một hay nhiều bảng cú liờn quan với nhau. Được tổ chức và lưu trữ trờn cỏc thiết bị hiện