Đề tài Xây dựng những biện pháp nâng cao quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH OLAM Việt Nam

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC I. Khái niệm QTNNL Khái niệm, chức năng & ý nghĩa Khái niệm “ Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác điều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người” Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. NNL của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. NNL khác với các nguồn lực khác của doanh nghiệp do tính bản chất của con người. Nguồn nhân lực trong một tổ chức ( công ty, xí nghiệp, cơ quan nhà nước…) là số lượng cán bộ, nhân viên cùng với cơ cấu trình độ chuyên môn kỹ thuật, tuổi và giới tính có trong danh sách của một tổ chức, cùng làm việc theo mục tiêu chung của tổ chức và được tổ chức trả lương. Đây là nguồn lực chủ yếu và quyết định nhất trong các nguồn lực của tổ chức ( nguồn nhân lực, nguồn lực về tài chính, khoa học công nghệ, trang thiết bị, nguyên nhiên vật liệu). Vì vậy, tổ chức quản lý nguồn nhân lực là nội dung hàng đầu trong quản lý điều hành một tổ chức. Vì Nhân viên có các nhân lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức công đoàn để bảo vệ quyền lợi của họ. Họ có thể đánh giá và đặt câu hỏi đối với hoạt động của các bộ phận quản lý, hành vi của họ có thể thay đổi phụ thuộc vào chính bản thân của họ hoặc sự tác động của môi trường xung quanh. Do đó QTNNL khó khăn và phức tạp hơn nhiều so với quản trị các yếu tố khác của quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó QTNNL nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản: Sử dụng có hiệu quả QTNNL nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các nâng lực của cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp. Chức năng QTNNL có ba nhóm chức năng cơ bản: thu hút, đào tạo – phát triển, và duy trì NNL. Đồng thời chức năng QTNNL có hai khía cạnh lưu ý Trong các đơn vị có quy mô nhỏ không có phòng nhân sự riêng, các vị lãnh đạo trực tuyến phải thực hiện một trách nhiệm và chức năng quản trị nhân sự: Đặt đúng người vào đúng việc Giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc và tổ chức Đào tạo nhân viên Nâng cao trình độ công tác của nhân viên Phối hợp hoạt động và phát triển các mối quan hệ tốt trong công việc Giải thích các chính sách và thủ tục của đơn vị cho nhân viên Kiểm tra việc trả lương cho nhân viên Bảo vệ sức khoẻ của nhân viên Trong các đơn vị có phòng nhân sự riêng thì Giám đốc nhân sự (hoặc Trưởng phòng nhân sự) có trách nhiệm thực hiện các chức năng sau: Hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra Lãnh đạo trực tiếp các nhân viên phòng nhân sự và có quyền hành mặc nhiên đối với các Giám đốc điều hành của công ty về lĩnh vực nhân sự như kiểm tra trách nhiệm, phê chuẩn nhân viên. Phối hợp hoạt động về nhân sự, giám đốc nhân sự hoặc trưởng phòng nhân sự hoạt động như cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo cao nhất công ty nhằm bảo đảm chính sách, mục tiêu, thủ tục nhân viên của công ty được các quản trị gia trực tiếp thực hiện nghiêm chỉnh. Sơ đồ 1: Chức năng của phòng nhân sự TRƯỞNG BỘ PHẬN NHÂN SỰ HAY PHÒNG NHÂN SỰ Y tế và an toàn Dịch vụ phúc lợi Quan hệ lao động Quản trị tiền lương Đào tạo và tuyển dụng Tuyển dụng Hoạch định tài nguyênnhân sự Nghiên cứu các tài nguyên nhân sự Nguồn : PGS.Ts Trần Kim Dung 12/09/2009 Human Resource Managemant NXB thống kê Ýnghĩa Nghiên cứu QTNNL giúp cho nhà quản trị đạt được mục đích, kết quả thông qua người khác. Một quản trị gia có thể lập một kế hoạch hoàn chỉnh, xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra hiện đại, chính xác…nhưng nhà quản trị đó vẫn có thể that bại nếu không biết tuyển đúng người cho đúng việc, hoặc không biết cách khuyến khích nhân viên làm việc. Để quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần biết cách làm việc và hòa hợp với người khác, biết cách lôi kéo người khác làm theo mình, nhiều khi các quản trị gia có thể mạnh về lĩnh vực khoa học kỹ thuật nhưng lại không được đào tạo hoàn chỉnh trong cách lãnh đạo nhân viên. Họ điều khiển giỏi và dành nhiều thời gian làm việc với máy móc, trang bị kỹ thuật hơn làm việc với con người. Thực tế cho thấy, một lãnh đạo giỏi cần phải dành nhiều thời gian nghiên cứu giải quyết các vấn đề nhân sự hơn các vấn đề khác. Nghiên cứu quản trị nguồn lực giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết tìm ra ngôn ngữ chung và biết cách nhạy cảm với nhu cầu nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được các sai lầm trong tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của các cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức và dần dần có thể đưa chiến lược con người trở thành một bộ phận hữu cơ trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, Về mặt kinh tế, QTNNL giúp cho doanh nghiệp khai thác các khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp về NNL. Về mặt xã hội, QTNNL thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của người lao động, đề cao vị thế và giá trị của người lao động, chú trọng giải quyết hài hoà mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức, doanh nghiệp và người lao động, góp phần giảm bout mâu thuẫn tư bản-lao động trong các doanh nghiệp. Những yếu tố tác động đến QTNNL Thách thức từ môi trường bên ngoài, liên quan đến các vấn đề: - Sự thay đổi nhanh chóng và ở phạm vi lớn của môi trường kinh doanh tạo ra áp lực tâm lý cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên phải linh hoạt thích ứng và biết chấp nhận rủi ro. - Internet và các thành tực khác của công nghệ thông tin đã làm thay đổi cách thức tiến hành kinh doanh và đặt ra yêu cầu cao hơn đối với lao động tri thức, tạo điều kiện cơ sở cho việc tổ chức hợp lý và điều hành hiệu quả hoạt động kinh doanh. Internet tạo nhiều cơ hội trong giao lưu, tiếp xúc, mở rộng phạm vi nội dung công việc, phá bỏ các hàng rào ngăn cản trong thị trường lao động truyền thống. Vd: trong thương mại điện tử: các thức tổ chức quản lý nhân viên ( thời gian làm việc linh hoạt), đào tạo qua mạng, nâng cao chất lượng trong toàn bộ quá trình sản xuất, marketing, dịch vụ,… Việc dể dàng sử dụng điện tử, internet và cơ sở dữ liệu giúp cho việc ra quyết định tốt hơn, phản ứng nhanh hơn, tổ chức công việc hợp lý và hiệu quả hơn, ngay cả khi lực lượng phân tán về mặt địa lý. Tuy nhiên, khi phương thức làm việc từ xa trở nên phổ biến lại gây ra áp lực cạnh tranh lớn hơn trong việc thu hút, duy trì những nhân viên giỏi. Việc quản lý, khuyến khích, khen thưởng những người làm việc từ xa, giúp họ có cảm nhận như đang là thành viên của một nhóm, đào tạo họ và bảo mật thông tin là những thách thức rất lớn cho QTNNL. - Toàn cầu hóa đã làm giảm các trở ngại thương mại cho các nước công nghiệp phát triển, thương mại quốc tế .Tuy nhiên, toàn càu hóa cũng làm cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thêm khốc liệt. Các doanh nghiệp phải cạnh tranh vô cùng khó khăn với các công ty trong và ngoài nước. Văn hóa toàn cầu bắt đầu tác động đến văn hóa tổ chức trong các doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên điều khiển từ xa thông qua internet hoặc các nhân viên làm việc cho các công ty nước ngoài nhưng vẫn sống trong nước tăng lên…Tất cả điều gay sức ép buộc các doanh nghiệp phải áp dụng các phương thức quản lý hiện đại, chuyên nghiệp, hiệu quả. - Hệ thống luật pháp với các quy định về: cơ hội lao động bình đẳng và quyền con người, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ các hoạt động chức năng QTNNL; tuổi và khả năng lao động; tiền lương, thời gian làm việc, ngỉ ngơi, thất nghiệp, BHXH, BHYT, hưu trí…; luật pháp về an toàn, điều kiện lao động; công đoàn, quan hệ lao động…đã buộc các doanh nghiệp ngày càng phải quan tâm đến quyền lợi của nhân viên, quan tâm đến môi trường sinh thái và tránh bị kiện ra tòa. Vd: như mới đây vụ VEDAN làm ô nhiễm sông Thị Vải và cuộc sống người dân. -Thiếu lao động lành nghề: Ở Việt Nam tỷ lệ quá thấp của lao động có trình độ lành nghề cao đã gây ra khó khăn lớn cho các doanh nghiệp tuyển nhân viên, đặc biệt là các chuyên viên, cán bộ quản lý giỏi hoặc công nhân kỹ thuật lành nghề. Những năm gần nay, công tác giáo dục- đạo tào được nhà nước chú trọng và nhân viên có trình độ ngày càng nhiều và phát triển. Đòi hỏi doanh nghiệp có chính sách tốt để thu hút nhân viên. Thách thức của tổ chức liên quan đến các vấn đề thuộc nội bộ của doanh nghiệp, thường là sản phẩm của các áp lực từ môi trường bên ngoài như: - Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua các biện pháp kiểm soát chi phí, nâng cao chất lượng và tạo môi trường làm việc sáng tạo cho NNL. - Tái cấu trúc công ty, thực hiện tính giảm biên chế, phát triển các hình thức mở rộng liên kết với bên ngoài -Thực hiện các biện pháp nâng cao quyền lực, trách nhiệm cho cấp dưới, phi tập trung, phân quyền và tổ chức nhóm tự quản. - Phát triển văn hóa tổ chức, đạo đức kinh doanh thích ứng với những thay đổi của môi trường và các giá trị của công ty. - Áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật phù hợp. Thách thức từ các cá nhân liên quan đến tất cả các quyết định của doanh nghiệp có quan hệ đến nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động, đặc biệt các quyết định về: - Làm cho nhân viên phù hợp với tổ chức - Nâng cao trách nhiệm và đạo đức trong kinh doanh - Nâng cao năng suất lao động - Đảm bảo công việc an toàn và ổ định -Kích thích động viên nhân viên trung thành với doanh nghiệp, giảm thiểu tỷ lệ thuyên chuyển và nghỉ việc. Vai trò của phòng nhân lực Mục đích cơ bản của phòng nhân lực là bảo bảo cho NNL của doanh nghiệp được quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, trong thực tiễn, bộ phận chuyên trách về QTNNL có thể có nhiều tên gọi, phải thực hiện các chức năng khác nhau và có vai trò rất khác biệt trong doanh nghiệp. Điều này thể hiện tính chất đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Giống như các phòng chức năng khác trong tổ chức, phòng nhân lực vừa đảm bảo chức năng quản trị về nghiệp vụ, vừa đảm nhận chức năng quản trị về mặt hệ thống. Về phương diện nghiệp vụ, QTNNL gồm có các chức năng: thu hút-tuyển dụng, đào tạo-phát triển, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, quản trị hệ thống trả công lao động, quan hệ lao động. Về phương diện hệ thống, phòng nhân lực phải thực hiện các chức năng sau: - Thiết lập chiến lược, chính sách nhân sự - Thực hiện hoặc phối hợp cới các phòng ban khác cùng thực hiện các chức năng QTNNL - Cố vấn, hướng dẫn cho lãnh đạo trực tuyến về kỹ năng và cách thức thực hiện các chức năng QTNNL - Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các các chức năng QTNNL trong toàn tổ chức. II. Sơ lược về QTNNL Dự báo NNL Vấn đề dự báo NNL của doanh nghiệp thường áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn và được thực hiện trên cơ sở của các dự báo về cung cầu nhân lực. Nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp phụ thuộc vào các yếu tố. Khối lượng công việc cần thiết phải thực hiện Trình độ trang bị kỹ thuật và khả năng thay đổi về công nghệ kỹ thuật Sự thay đổi về tổ chức hành chính làm nâng cao năng suất lao động như: áp dụng nhóm chất lượng, nhóm tự quản, luân phiên thay đổi công việc, làm phong phú nội dung công việc, thay đổi cơ cấu tổ chức… Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu công việc Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên Tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ Khả năng tài chính của doanh nghiệp có thể thu hút lao động lành nghề trên thị trường lao động Khả năng thu hút lao động từ thị trường phụ thuộc vào: Khả năng cung cầu thị trường lao động và mức độ chênh lệch cung cầu lao động trên thị trường Mức độ phát triển kinh tế trong vùng/ khu vực Uy tính, thương hiệu của doanh nghiệp Chính sách tuyển dụng của doanh nghiệp Hoạch định NNL Hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ NNL với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Quá trình hoạch định NNL cần được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường quá trình hoạch định thực hiện theo các bước sau: Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển Phân tích hiện trạng QTNNL, đưa ra chiến lược NNL phù hợp với chiến lược kinh doanh Dự báo khối lượng công việc Dự báo nhu cầu NNL Phân tích quan hệ cung cầu NNL Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình QTNNL trong name Kiểm tra đánh giá tình hình hoạt động Tuyển dụng nhân viên 3.1 Khái niệm Tuyển dụng là một vấn đề phức tạp mà trước đó nhà quản trị phân tích công việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thể. Tuyển dụng còn là một vấn đề tuyển mộ, tuyển chọn sao cho tìm được người phù hợp với công việc khi tổ chức có nhu cầu 3.2 Sự cần thiết phải tuyển dụng nhân viên Các loại hình doanh nghiệp rất đa dạng và nhu cầu nhân viên rất lớn vì vậy phải tuyển dụng để tạo NNL. Chí phí tuyển chọn rất cao, nếu tuyển lầm sẻ gây ra lãng phí rất lớn, tuyển đông để tránh việc tuyển lầm. Yêu cầu về nhân viên ngày càng cao do đó phải tuyển đông để lựa chọn đúng tiêu chuan. Do sự cải tiến về công nghệ, áp dụng khoa học kỹ thuật mới … mà xuất hiện những công việc mới . Do một số nơi còn trống, một số về hưu, chuyển công tác, sa thải … 3.3 Quá trình tuyển dụng Theo Lewis, tiêu chuẩn tuyển chọn cần được hiểu ở ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung với tổ chức, doanh nghiệp; tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở; và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc . Tuyển chọn nhân viên là lựa chọn đúng người bố trí họ dúng vị trí vào đúng thời điểm cần thiết là một vấn đề khá phức tạp đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn kỹ thuật, muốn tuyển chọn tốt phải tiến hành phân tích công việc. Người được lựa chọn cần có kiến thức, kỹ năng cần thiết, tuyển chọn phải tiến hành qua hai giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị: đây là giai đoạn cần thiết được chuẩn bị trong tiến trình tuyển mộ - Giai đoạn chính thức: tiến trình tuyển dụng được thực hiện qua 10 bước của quá trình tuyển chọn: Sơ đồ 2: Quy trình tuyển chọn nhân viên Chuẩn bị tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra, trắc nghiệm Phỏng vấn lần hai Xác minh, điều tra Khám sức khoẻ Ra quyết định tuyển dụng Bố trí công việc Nguồn : PGS.Ts Trần Kim Dung 12/09/2009 Human Resource Managemant NXB thống kê Phân tích và đánh giá công việc 4.1 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỷ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Qua kết quả phân tích công việc có thể xây dựng thành hai văn bản chủ yếu, đó là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc: Bảng mô tả công việc bao gồm các thông tin về công việc: - Tên công việc - Nội dung tóm tắt của công việc - Những phần việc chủ yếu cần phải làm - Trình tự thực hiện các phần việc đó - Tiêu chuẩn cần đạt được của từng phần việc - Điều kiện làm việc - Mối quan hệ trong công việc - Chế độ lương bổng, đào tạo Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản bao gồm các tiêu chuẩn về một sự thực hiện công việc đó: - Trình độ học vấn - Tuổi tác - Giới tính - Kỹ năng - Trình độ hiểu biết - Kinh nghiệm - Phẩm chất cá nhân và cá tính 4.2 Mục tiêu Xác định công tác thực hiện Thời gian cần thiết công việc hoàn tất Xác định nơi thực hiện công việc Phương pháp để thực hiện công việc Lý do để thực hiện công việc Xác định tiêu chuẩn để thực hiện công việc Đào tạo & phát triển 5.1 Mục đích Trong một tổ chức đào tạo và phát triển nhằm: - Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công viêc tốt hơn, đặc biệt khi nhân viên thực hiện công việc không đáp ứng được các tiêu chuẩn mẫu, hoặc khi nhân viên nhận được công việc mới. - Cập nhật các kỹ năng kiến thức mới cho nhân viên. - Tránh tình trạng quản lý lỗi thời “độc quyền, độc đoán” - Giải quyết các vấn đề tổ chức; đào tạo và phát triển có thể giúp các nhà quản trị giải quyết các vấn đề về mâu thuẫn, xung đột giữa các cá nhân và giữa công đoàn với nhà quản trị, đề ra chính sách về quản lý nguồn nhân sự một các có hiệu quả. - Hướng dẫn công việc cho nhân viên mới. - Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý chuyên môn kế cận. - Thoã mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên. 5.2 Tầm quan trọng Đào tạo được sử dụng nhằm nâng cao nâng suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên; sự cần thiết phải đào tạo được đặt ra khi nhân viên có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Để xác định chính xác sự cần thiết phải đào tạo cần thực hiện các nghiên cứu. - Doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu ở mức độ như thế nào (phân tích doanh nghiệp).