Đề tài Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở tổng cục thuế Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex

Lời mở đầu Tính cấp thiết của đề tài Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, kiểm tra không phải là một pha hay một giai đoạn của quản lý mà nó thực hiện tất cả các giai đoạn của quá trình này như: giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và các mục tiêu cần đạt tới..., giai đoạn tổ chức thực hiện và giai đoạn điều chỉnh các định mức và các mục tiêu. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quản lý, đồng thời gắn liền với mọi hoạt động. Kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu quản lý. Vì vậy trong thực tế vấn đề kiểm tra, kiểm soát trong quản lý rất được sự quan tâm của hầu hết các doanh nghiệp nói. Cũng như đối với các công ty lớn như đối với Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và xây dựng các thủ tục kiểm soát luôn được đặt lên hàng đầu. Trải qua quá trình hoàn thiện của minh Tổng công ty đã xây dựng được một cơ chế quản lý, một hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như một hệ thống các thủ tục kiểm soát khá chặt chẽ, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có nhiều vấn đề đặt ra cần được hoàn thiện. ở Việt Nam, trong thời kì cơ chế kế hoạch hoá tập trung, kểm tra kiểm soát đã được quan tâm ngay từ thời kỳ xây dựng đất nước.tất nhiên trong cơ chế kế hoạch hoá, tập trung quan liêu bao cấp công tác kiểm tra và bộ máy kiểm tra cũng được tổ chức phù hợp với cơ chế đó. Nhà nước với tư cách là đơn vị chủ sở hữu kiểm tra, kiểm soát nội bộ chủ yếu được thực hiện thông qua tự kiểm tra của kế toán. kiểm tra kiểm soát thực hiện thông qua xét duyệt hoàn thành kế hoạch, xét duyệt quyết toán thông qua các vụ việc ... Hoạt động kiểm tra, kiểm soát này chưa đáp ứng được đòi hỏi của thực tiễn, biểu hiện cụ thể là kỉ cương, luật pháp bị buông lỏng, hiệu năng quản lí và hiệu quả hoạt động không cao. Từ những năm 1990, sau khi chuyển đổi cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thi trường, các doanh nghiệp được đặt lên một sân chơi bình đẳng, trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nhà quản lí cũng như các chủ thể ra quyết định khác phải được cung cấp thông tin tin cậy phục vụ cho quá trình ra quyết định. Để đáp ứng yêu cầu đó, Kiểm toán Nhà nước và Kiểm toán độc lập ra đời nhằm đảm bảo hợp lí rằng thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp là trung thực, hợp lí. Tuy nhiên do chỉ thực hiện kiểm toán trong một thời gian ngắn nên không thể đảm bảo được mọi nghiệp vụ đều hợp lí, điều này chỉ có thể do một bộ phận khác đảm nhận, đó là hệ thống kiểm soát nội bộ. Hơn nữa, các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình, về chi phí bỏ ra va kết quả thu được. Để đảm bảo hoạt động tất yếu mỗi đơn vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các nguồn lực xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức mình đề ra, đối chiếu và truy tìm cac thông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện đã điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động để đảm bảo có hiệu quả nhất. Phương thức kiểm tra, kiểm soát thường xuyên và hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp đó chính là hệ thống KSNB. Mục đích nghiên cứu: Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam về hệ thống kiểm soát nội bộ, em đã nhận thấy những yếu tố tích cực và những mặt còn hạn chế trong công tác kiểm tra, KSNB của Tổng công ty. Vậy để có một hệ thống KSNB hoạt động đem lại hiệu quả cao thì cần phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB như thế nào? Để trả lời cho câu hỏi trên em đã chọn đề tài “Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex ” làm đề tài thực tập với mong muốn hoàn thiện được hiểu biết của bản thân về hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục của nó. Nội dung của chuyên đề này gồm: Lời mở đầu Phần nội dung Chương 1: Lí luận chung về hệ thống KSNB. Chương 2: Thực trạng công tác KSNB tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Chương3: Phương hướng và giải pháp xây dựng và hoàn thiện hệ thống thủ tục KSNB tại Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Phần kết luận Phương pháp nghiên cứu trình bày Trong đề tài này, em đã dùng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: So sánh số liệu nghiên cứu của đề tài cả về mặt tuyệt đối lẫn tương đối nhằm đưa ra các kết luận về sự tăng trưởng và phát triển của Tổng công ty trong quá trình hội nhập và đi lên của đất nước. Đồng thời với việc so sánh em còn dùng các phương pháp phân tích đã học để phân tích kỹ hơn hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đã được áp dụng trong, từ đó nhằm tìm tòi và phát hiện các ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: Hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm soát của nó trong Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam –PETROLIMEX. Phần nội dung Chương I Lí luận chung về hệ thống Kiểm soát nội bộ 1.1. lý luận chung về kiểm soát nội bộ 1.1.1. Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch được hoàn thành một cách có hiệu quả.Còn kiểm soát là xem xét để nắm bắt hoạt động và phát hiện, ngăn chặn những gì trái với qui định đặt trong phạm vi của mình. a. Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, là một chức năng của quản lí Quản lí là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Kiểm tra không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này. b. Kiểm tra, kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí trong bộ máy nhà nước, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xã hội ở từng nước Về mặt cấp quản lí, kiểm tra ở cấp vĩ mô (do nhà nước thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp) khác với kiểm tra ở cấp vi mô. Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp hướng tới hiệu năng của quản lí khác với hoạt động kinh doanh hướng tới hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên. Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểm soát khác nhau do sự khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cương và truyền thống pháp luật. c. Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử và hoạt động quản lí theo xu hướng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tiến tới hoạt động độc lập: Khi nhu cầu kiểm tra, chưa nhiều và chưa phức tạp, kiểm tra, được thực hiện đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con người, một bộ máy thống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ra một hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập. Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị, thể hiện ở: Phát hiện, sửa chữa sai lầm Hướng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí Bảo vệ tài sản, tiền vốn Tạo niềm tin cho người quan tâm Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường Tạo chất lượng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì đầu tư nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chương trình, kế hoạch có hiệu quả cao. 1.1.2. Bản chất Hệ thống KSNB a. Định nghĩa hệ thống KSNB Như trên đã biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí. Nhưng kiểm tra thường mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dưới) trong khi kiểm soát có thể là của cấp trên với cấp dưới, cũng có thể là kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp và thường được dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn. KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục và các bước kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình. Hoạt động KSNB sẽ có hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống. Trong văn bản chỉ đạo về kiểm toán quốc tế, hệ thống KSNB được định nghĩa là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau: Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán Bảo đảm tính tin cậy của thông tin Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân sự, quản lí tiền lương, vật tư, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách về hoạt động của đơn vị ... Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lí khác có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không. Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Chính việc tuân thủ các nguyên tắc này tự nó đã tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát. Về các mục đích của hệ thống KSNB: Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu hình (như tiền mặt, vật tư, TSCĐ), và các tài sản vô hình như các tài liệu quan trọng, uy tín của doanh nghiệp... những tài sản này của công ty có thể bị trộm cắp, bị tham ô... nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản và sổ sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính được sử dụng, một số lượng lớn thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng không được cẩn trọng bảo vệ. Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có được thông tin chính xác, kịp thời để đưa ra quyết định điều hành. Hệ thống KSNB được xác lập nhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định đó cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty được tuân thủ. Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm soát trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn tiềm năng. Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB. - Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong qui chế KSNB. - Sự vận hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị. - Tính liên tục của sự vận hành của qui chế đó trên thực tế. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống KSNB, chẳng hạn chia thành KSNB về kế toán và kiểm soát nội bộ về hành chính.Nhưng thông thường hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố sau: Các yếu tố bên trong: Môi trường kiểm soát: Một tổ chức có được kiểm soát hiệu quả hay không phụ thuộc vào thái độ của bộ phận quản lí. Bộ phận quản lí tạo ra môi trường chung, nhờ đó xác lập thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, sự hoạt động và tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị. Các nhân tố này liên quan đến thái độ và hành động của người quản lí cấp cao đối với quá trình kiểm soát mà các nhân tố chủ yếu là: Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các nhà quản lý cao cấp: Các nhà quản lý cao cấp là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, vì thế quan điểm, đường lối quản trị, cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát. Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai loại: + Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những người này có thể sẵn sàng mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao. Đối với những doanh nghiệp này, khả năng gặp rủi ro lớn, các chính sách thường không ổn định dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp khó đi vào nề nếp. + Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng khi đưa ra bất cứ một quyết định nào. Những doanh nghiệp này thường bị bỏ lỡ thời cơ và do đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị. Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hưởng đến cơ cấu quyền lực trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lí ảnh hưởng quan trọng đến hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lí. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự thông suốt trong phân công, phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chính sách, thủ tục kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện các yếu tố khác của hệ thống KSNB chưa hoàn thiện hoặc chưa vững mạnh thì cơ cấu tổ chức hợp lí là một bộ phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, và kỉ luật đối với nhân viên. Con người là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân tố quyết định sự thắng lợi của mọi hoạt động. Đó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của bất kì hệ thống KSNB nào. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy có thể hạn chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống KSNB. Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không phát huy được hiệu quả. Vì thế chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo: Sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi người phát huy đúng sở trường của mình. Phải có các chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận. Động viên khích lệ kịp thời là bí quyết thành công của chính sách nhân sự. Công tác kế hoạch và dự toán. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định...đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lí, nó cho biết phương hướng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí, dư thừa trong quản lí. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch. Đây cũng chính là một khía cạnh mà các kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt là trong áp dụng thủ tục phân tích. Uỷ ban kiểm toán. Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn như Mỹ- thì các công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập một uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Uỷ ban thường có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ, quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệ với các chủ thể kiểm toán bên ngoài. Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốc. Do có những chức năng quan trọng như trên nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập phảI phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban này. Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm. Đây là một nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB. Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của hệ thống KSNB.Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng nếu nó được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định . Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ như luật pháp,sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ... Những yếu tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB như luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ... c. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phương pháp tổng hợp- cân đối. Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Do đó, hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây: Tính có thật: nghĩa là chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực, không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị. Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI đảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ. Tính đày đủ:Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh. Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng chính sách kế toán. Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài khoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loại sổ sách kế toán có liên quan. Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ. Chuyển sổ và tổng hợp chính xác. Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về: - Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ước,các luật lệ,và các thủ tục được Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tài chính một cách trung thực về tình hình tài chính của đơn vị. - Hình thức kế toán là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách kế toán. Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của đơn vị qua các giai đoạn của một quá trình kế toán. - Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ đày đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. - Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại tính toán tổng hợp...để cung cấp những thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng một vai trò rất quan trọng ví dụ như sổ chi tiết về vật tư hàng hoá. - Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo. d. Các các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. Kiểm soát trực tiếp: Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản: Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận. Kiểm soát xử lí: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra