Dịch vụ phân phối thông tin có chọn lọc

DỊCH VỤ PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC Trần Thị Hồng Nhiên Tóm tắt: Nhằm nghiên cứu sâu hơn về dịch vụ thông tin - thư viện, góp phần phát triển ngành thông tin - thư viện tại Việt Nam, bài viết xây dựng dây chuyền mô phỏng hoạt động của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc; đưa ra nguyên tắc về hoạt động của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc; xây dựng 4 phân hệ của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc: phân hệ lựa chọn và xác lập diện nhu cầu thông tin, phân hệ nguồn tin, phân hệ xử lý thông tin và phân hệ bao gói và dịch vụ thông tin. MỞ ĐẦU Phân phối thông tin có chọn lọc viết tắt tiếng Anh là SDI (Selective Dissemination of Information) do L. P. Luhn (Mỹ) đưa ra vào năm 1952. Đây là phương thức chủ động cung cấp định kỳ cho người dùng tin nhất định những thông tin tín hiệu về các nguồn tin mới nhất được thu thập về cơ quan thông tin- thư viện, phù hợp với yêu cầu tin ổn định lâu dài đã được xác định và đăng ký trước với việc duy trì kênh liên hệ ngược giữa người dùng tin với cơ quan thông tin- thư viện. Để thực hiện loại dịch vụ này người ta thường xây dựng thành một hệ thống thông tin, gọi là hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc. 1. DÂY CHUYỀN MÔ PHỎNG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC Phân phối thông tin có chọn lọc có một số điểm đáng chú ý: - Là một hình thức phục vụ thông tin tiến bộ, hiệu quả cao, dành cho đối tượng dùng tin là cá nhân các nhà khoa học, chuyên gia, các nhà quản lý, lãnh đạo, có khi là một tập thể, nhóm đang nghiên cứu một vấn đề - Thông báo nhanh tới người dùng tin thông tin tín hiệu về các nguồn tin thích hợp mới bổ sung giúp họ cập nhật thông tin - Thường xuyên điều chỉnh kế hoạch bổ sung vốn tài liệu – thông tin cho phù hợp - Khả năng đáp ứng cao nhu cầu thông tin của người dùng tin và tiết kiệm thời gian cho việc tìm kiếm thông tin - Có kênh phản hồi (hay còn gọi là liên hệ ngược) được duy trì chặt chẽ  Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Hạ Long 1. Xử lý các diện nhu cầu thông tin 2. Lập phiếu chủ đề - địa chỉ 3. Xử lý thông tin 4. Kho tài liệu gốc cơ động - phục vụ nhanh Điều chỉnh phiếu chủ đề - địa chỉ Bao gói thông tin tín hiệu theo chủ đề - địa chỉ Cho mượn hoặc sao tài liệu gốc Xếp tài liệu thông tin tín hiệu và phiếu liên hệ ngược vào túi người đặt hàng Gửi túi và nhận lại phiếu liên hệ ngược tới người đặt hàng Tập hợp và phân tích phiếu liên hệ ngược Điền phiếu liên hệ ngược P h iế u l iê n h ệ n g ư ợ c Nguồn tin Đặt hàng Yêu cầu tài liệu gốc hoặc cung cấp dịch vụ thông tin khác (vòng 2) 2. NGUYÊN TẮC VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC Diện nhu cầu về thực chất được biểu thị tương tự như một biểu thức tìm và được sử dụng để xác định những điều kiện về nội dung và hình thức loại thông tin mà người dùng mong muốn nhận được từ nhà phân phối thông tin một cách định kỳ, đồng thời nó phản ánh nhu cầu ổn định của người dùng tin trong một khoảng thời gian dài. Mỗi khi người dùng tin có sự thay đổi các vấn đề mà họ quan tâm (do thay đổi vị trí công tác, thay đổi đề tài nghiên cứu khoa học) thì diện nhu cầu cũng thay đổi theo. Diện nhu cầu được thể hiện bằng ngôn ngữ tư liệu - ngôn ngữ được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin nhằm hệ thống hoá và tạo ra các điểm truy nhập thích hợp tới đối tượng. Cơ sở để thực hiện phân phối thông tin có chọn lọc chính là điểm tương đồng của việc sử dụng ngôn ngữ tư liệu. Nói chung, người dùng tin (cá nhân - tương ứng là diện nhu cầu cá nhân) tự xây Diện nhu cầu/Đề mục thông tin đặt hàng Bộ phiếu hoặc CSDL về diện nhu cầu sắp xếp theo đề mục - địa chỉ - Xử lý thư mục/chú giải/tóm tắt - Định từ khoá hoặc đề mục thông tin So sánh Đưa thông tin tín hiệu về nguồn tin tới người đặt hàng Nguồn tin L iê n h ê n g ư ợ c L iê n h ệ n g ư ợ c dựng diện nhu cầu của mình. Đôi khi, họ cần có sự trợ giúp, hướng dẫn của nhà phân phối thông tin, thông qua các tài liệu công cụ, tài liệu hướng dẫn, hoặc chuyên gia thông tin Còn đối với nhóm người dùng tin, diện nhu cầu do chuyên gia thông tin xây dựng trên cơ sở xử lý, phân tích các kết quả phỏng vấn, điều tra, trao đổi trực tiếp với người dùng tin. Trong cả hai trường hợp trên, một diện nhu cầu sẽ được hoàn thiện trên cơ sở có những điều chỉnh cần thiết thông qua đánh giá kết quả cụ thể của một số lần triển khai phân phối. Ngoài ra, trong chu kỳ thời gian từ 1 đến 2 năm các diện nhu cầu của người dùng tin cũng cần được chỉnh lý, bổ sung lại cho thực sự phù hợp. Diện nhu cầu cá nhân Diện nhu cầu nhóm Khả năng phù hợp Cao, có tính đặc trưng Không có khả năng thoả mãn nhu cầu cho mọi cá nhân Chi phí cho dịch vụ Cao hơn Thấp hơn Việc xây dựng biểu thức phản ánh diện nhu cầu Bản thân người dùng tin là chính Chuyên gia thông tin: phỏng vấn, điều tra, trao đổi trực tiếp với người dùng tin Bảng so sánh một số khác biệt giữa phân phối thông tin có chọn lọc cho cá nhân và cho nhóm 3. CÁC PHÂN HỆ CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC Hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc có thể gồm bốn phân hệ quan trọng sau: phân hệ lựa chọn và xác lập diện nhu cầu thông tin (sau đây gọi là phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin), phân hệ nguồn tin, phân hệ xử lý thông tin và phân hệ bao gói và dịch vụ thông tin. Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin Phân hệ nguồn tin Phân hệ xử lý thông tin Phân hệ bao gói và dịch vụ thông tin Yêu cầu thông tin Nhu cầu thông tin Các nguồn tin Yêu cầu thông tin Nhu cầu thông tin Nguồn tin Nhu cầu, yêu cầu thông tin Cung cấp thông tin K ết q u ả x ử l ý 3.1 Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin Khi nghiên cứu nhu cầu tin của phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Nghiên cứu nhu cầu tin phải gắn liền với hoạt động nghiên cứu khoa học. - Nghiên cứu nhu cầu tin phải đảm bảo tính khách quan, khoa học. - Nghiên cứu nhu cầu tin phải tiến hành thường xuyên có hệ thống. - Nghiên cứu nhu cầu tin phải chủ động. - Nghiên cứu nhu cầu tin phải kết hợp giữa nghiên cứu có tính chất phân tích với nghiên cứu có tính chất tổng hợp. Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin trong hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc diễn ra theo hai vòng: Vòng 1: Tiếp xúc với người dùng tin tiềm năng- người nghiên cứu chủ chốt, giới thiệu về cơ chế hoạt động và phục vụ thông tin của hệ thống, tìm hiểu và tập hợp diện nhu cầu thông tin của họ, phân tích những diện nhu cầu này và đối chiếu với khung đề mục thông tin của cơ quan thông tin, lựa chọn những diện nhu cầu của những người nghiên cứu chủ chốt trong phạm vi khả năng đảm bảo thông tin hiện tại của cơ quan thông tin, rồi tuyên truyền đối với những người nghiên cứu chủ chốt này để họ đăng ký tham gia hệ thống với tư cách là người đặt hàng thông tin theo diện nhu cầu thông tin của họ. Kết thúc vòng 1, phân hệ chọn lọc được tập danh mục diện nhu cầu ứng với những người đặt hàng- những người nghiên cứu chọn lọc tham gia hệ thống. Vòng 2: Thu thập, phân tích phiếu liên hệ ngược của người đặt hàng sau khi họ nhận được thông tin tín hiệu mà hệ thống cung cấp, rồi chỉnh lý, hoàn thiện tập danh mục diện nhu cầu. Phiếu liên hệ ngược được thiết kế như sau: Hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc Phiếu liên hệ ngược 1. Họ và tên người nghiên cứu: Mã hiệu: (...) 2. Địa chỉ: Diện nhu cầu: Đánh giá Ký hiệu (Số thứ tự) thư mục tài liệu gửi đi 01 02 03 04 05 06 07 08 - Phù hợp sử dụng ngay - Thuộc diện quan tâm - Không phù hợp Yêu cầu mới: Ngày gửi: Ngày nhận: Phân hệ thường xuyên theo dõi người nghiên cứu thông qua phiếu theo dõi hàng tháng. Phiếu theo dõi hàng tháng thiết kế như sau: Hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc Phiếu theo dõi hàng tháng 1. Họ và tên người nghiên cứu: Mã hiệu (...) 2. Địa chỉ: Diện nhu cầu Số lượng thư mục gửi đi Đánh giá Phù hợp sử dụng ngay Thuộc diện quan tâm Không phù hợp 1. 2. 3. 3.2. Phân hệ nguồn tin Sau khi xác lập danh mục diện nhu cầu tin, căn cứ vào đó tiến hành xác định các nguồn tin cấp 1. Nguồn tin cấp 1 này đảm bảo có chứa với tỷ lệ cao các thông tin- tư liệu mới nhất, phù hợp với các vấn đề/ chủ đề thuộc diện nhu cầu của người nghiên cứu- người đặt hàng. Nguồn tin cấp 1 là nguồn tin gốc, bao gồm: - Nguồn tin trên giấy: Sách, bài báo, bài tạp chí, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, - Nguồn tin cấp 1 điện tử- CSDL toàn văn. Sau khi xác lập danh mục các nguồn tin cấp 1 hạt nhân, phải lập kế hoạch bổ sung và cập nhật kịp thời các nguồn tin này, đồng thời thiết lập kho tài liệu cơ động của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc. 3.3. Phân hệ xử lý thông tin Xử lý thông tin là một quá trình biến đổi thông tin dưới các dạng khác nhau nhằm giúp người dùng tin nhanh chóng tiếp cận nguồn tin gốc hoặc có thể tiếp nhận những thông tin cần thiết mà không cần đọc nguồn tin gốc. Phân hệ xử lý thông tin sẽ tiến hành xử lý các tài liệu cấp 1 và lựa chọn những tài liệu cấp 2 có đảm bảo nguồn tin cấp 1 phù hợp diện nhu cầu thông tin của người nghiên cứu - người đặt hàng nhằm cung cấp thông tin tín hiệu cho họ về tài liệu. Khi xử lý thông tin có 3 đáng chú ý: - Sử dụng phương pháp phân tích thông tin - Sử dụng phương pháp tổng hợp thông tin - Hệ thống hóa thông tin Xử lý các tài liệu cấp 1 bao gồm mô tả thư mục, làm tóm tắt hoặc làm chú giải, hoặc định từ khóa từ đó sẽ cung cấp các sản phẩm tương ứng là thư mục, hoặc thư mục có tóm tắt, hoặc thư mục có chú giải, hoặc thư mục có từ khóa. Từ các tài liệu cấp 2 có đảm bảo nguồn tin cấp 1, thông thường đó là các CSDL toàn văn, ta tiến hành chọn lọc và xử lý lại cho phù hợp với diện nhu cầu thông tin, đặc biệt đối với các CSDL toàn văn bằng ngôn ngữ nước ngoài cần xử lý sang ngôn ngữ tiếng Việt. Phân hệ xử lý thông tin cần kết hợp hợp lý giữa các yếu tố định lượng thông tin (độ đầy đủ thông tin) và yếu tố định tính thông tin (chính xác, thông tin không trùng lặp, ngắn gọn, súc tích). 3.4. Phân hệ bao gói thông tin và dịch vụ Phân hệ bao gói thông tin và dịch vụ là phân hệ thu nhận kết quả xử lý từ phân hệ xử lý thông tin và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ căn cứ vào diện nhu cầu thông tin của từng người đặt hàng. Phân hệ bao gói thông tin và dịch vụ là phân hệ bao gồm hai vòng: Vòng 1: cung cấp thông tin tín hiệu về tài liệu cấp 1 theo diện nhu cầu của người đặt hàng. Đó là các thư mục, thư mục có tóm tắt, thư mục có chú giải, thư mục có từ khóa. Vòng 2: cung cấp các dịch vụ thông tin mà người đặt hàng yêu cầu thông qua phiếu liên hệ ngược. Các dịch vụ này bao gồm: Một là, cung cấp bản sao tài liệu gốc nhưng phải đảm bảo đúng quy định của Luật sở hữu trí tuệ về bản quyền tác giả. Hai là, cung cấp tài liệu gốc: cung cấp tài liệu gốc có lưu giữ tại kho tài liệu cơ động hoặc tại cơ quan thông tin- thư viện, hoặc thông qua hệ thống cho mượn giữa các thư viện; có thể cung cấp dưới các dạng tài liệu scan/pdf/word và có thể nhận trực tiếp/mail/bưu điện. Ba là, dịch tài liệu: có thể dịch toàn văn hay lược dịch nội dung tài liệu. Ngoài ra, vòng 2 của phân hệ bao gói thông tin và dịch vụ còn căn cứ vào các yêu cầu khác trên phiếu liên hệ ngược để tiếp tục phục vụ người đặt hàng. KẾT LUẬN Hệ thống thông tin phục vụ nghiên cứu bằng phân phối thông tin có chọn lọc với các phân hệ như mô tả ở trên có thể là một phân hệ trong hệ thống phục vụ thông tin- thư viện hiện có của các trung tâm thông tin - thư viện. Để thực hiện phân hệ này có thể tiến hành theo 2 cách: Một là, xây dựng hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc phục vụ nghiên cứu tương đối độc lập với các chức năng thông tin như mô tả theo mô hình ở trên Hai là, các chức năng của hệ thống này được đưa vào thuộc ở các bộ phận của trung tâm thông tin - thư viện, còn lại trung tâm thông tin - thư viện chỉ lập ra một nhóm nhỏ cán bộ chuyên trách theo dõi, tiếp xúc với người đặt hàng và phân tích các phiếu liên hệ ngược để đưa ra các điều chỉnh diện nhu cầu và thực hiện các dịch vụ tiếp theo. Bài viết đề xuất mô hình hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc phục vụ nghiên cứu như một hệ thống dịch vụ thông tin với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng đảm bảo thông tin của các trung tâm thông tin - thư viện để đáp ứng những nhu cầu thông tin ngày càng đa dạng và phức tạp của người dùng. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu chỉ đạo 1. Nghị định số 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 của Hội đồng Chính phủ về hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ 2. Nghị quyết 37- NQ/ TW ngày 20/4/1981 của Bộ Chính trị về chính sách khoa học và kỹ thuật. 3. Quyết định 178 ngày 16/9/1970 của Hội đồng Chính phủ về công tác thư viện. 4. Quyết định số 668 ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về tổ chức, hoạt động của thư viện các trường Đại học. 5. Quyết định số 19/2005/QĐ-BGD & ĐT ngày 15/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về hoạt động nghiên cứu khoa học Sách 6. Bùi Loan Thuỳ, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, TP.HCM, ĐHQGTP.HCM, 302 tr. 7. Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, H., ĐHQGHN, 337 tr. 8. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, H., Văn hoá thông tin, 630tr. 9. Nguyễn Hữu Hùng (2005), Thông tin: Từ lý luận tới thực tiễn, H., Văn hóa thông tin, 830tr. 10. Phan Văn (2001), Thông tin học, H., ĐHQGHN, 139 tr. 11. Trần Mạnh Tuấn (1998), Sản phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện, H., TTTTLKH&CNQG, 24 tr. Tạp chí 12. Nguyễn Văn Hành (1997), Một vài suy nghĩ về xây dựng mô hình trung tâm thông tin- thư viện trong các trường Đại học, Thông tin và Tư liệu, Số 1, Tr. 7-9. 13. Trần Mạnh Tuấn (2004), Các biện pháp đổi mới hoạt động thông tin- thư viện Đại học, Thông tin khoa học xã hội, Số 1, tr. 29-35. 14. Trần Mạnh Tuấn (2003), Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề: Nội dung và một số kiến nghị, Thông tin và Tư liệu, Số 1, tr. 9-14. 15. Trần Mạnh Tuấn (2003), Một số vấn đề về sự phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin, Thông tin và Tư liệu, Số 4, tr.15-21.