Trong bối cảnh thị trường hiện nay, hàng hóa, dịch vụ đa dạng, phong phú, người tiêu dùng gặp khó khăn trong việc phân biệt, đánh giá sản phẩm. Mỗi doanh nghiệp đều cố gắng tạo một phong cách, một hình ảnh, một ấn tượng, một uy tín riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại cho sản phẩm hình ảnh riêng, dễ đi vào nhận thức của khách hàng, nói cách khác, đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng.
“Doanh nghiệp cần tập hợp các hoạt động nhằm tạo cho sản phẩm và thương hiệu sản phẩm một vị trí xác định trên thị trường” (P. Kotler)
Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu bằng nhiều phương pháp: thông qua quảng cáo, PR, giá cả hoặc bằng chính sản phẩm, với mục tiêu chung là làm sao đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng. Trong đó, hoạt động PR có tác động tích cực trong việc quảng bá thương hiệu với các chương trình hành động được thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự thừa nhận của công chúng và thông tin đến họ những họat động và mục tiêu của doanh nghiệp.
Thực tế là đa số các DN Việt Nam hiện nay chỉ quan tâm tới sản xuất và tiêu thụ mà chưa quan tâm đến việc tìm hiểu thị hiếu, điều tra nghiên cứu thị trường, xây dựng một chiến lược PR quảng bá thương hiệu bài bản nhằm tìm một chỗ đứng cho thương hiệu của mình trên thị trường. Công ty Gas Petrolimex cũng nằm trong số đó. Trong khi đó chương trình PR của công ty còn hạn chế chưa có kế hoạch rõ ràng, ngân sách dành cho PR khá hạn hẹp, thường lồng ghép chứ chưa tách biệt rõ ràng. Do đó việc đẩy mạnh hoạt động PR để tạo niềm tin ở khách hàng và giành lấy thị phần là rất cần thiết. Vì những lý do đó nên em đã chọn đề tài “Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng”
Phần I: Cơ sở lý luận về Quan hệ công chúng
Phần II: Tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng hoạt động Quan hệ công chúng tại Công Ty Gas Petrolimex Đà Nẵng.
Phần III: Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công Ty Gas Petrolimex Đà Nẵng.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị tại phòng kinh doanh, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tính của Thầy TS Võ Thanh Hải đã trang bị cho em những kiến thức và tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.
89 trang |
Chia sẻ: oanhnt | Lượt xem: 1632 | Lượt tải: 5
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đồ án Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh thị trường hiện nay, hàng hóa, dịch vụ đa dạng, phong phú, người tiêu dùng gặp khó khăn trong việc phân biệt, đánh giá sản phẩm. Mỗi doanh nghiệp đều cố gắng tạo một phong cách, một hình ảnh, một ấn tượng, một uy tín riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại cho sản phẩm hình ảnh riêng, dễ đi vào nhận thức của khách hàng, nói cách khác, đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng.
“Doanh nghiệp cần tập hợp các hoạt động nhằm tạo cho sản phẩm và thương hiệu sản phẩm một vị trí xác định trên thị trường” (P. Kotler)
Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu bằng nhiều phương pháp: thông qua quảng cáo, PR, giá cả hoặc bằng chính sản phẩm, với mục tiêu chung là làm sao đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng. Trong đó, hoạt động PR có tác động tích cực trong việc quảng bá thương hiệu với các chương trình hành động được thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự thừa nhận của công chúng và thông tin đến họ những họat động và mục tiêu của doanh nghiệp.
Thực tế là đa số các DN Việt Nam hiện nay chỉ quan tâm tới sản xuất và tiêu thụ mà chưa quan tâm đến việc tìm hiểu thị hiếu, điều tra nghiên cứu thị trường, xây dựng một chiến lược PR quảng bá thương hiệu bài bản nhằm tìm một chỗ đứng cho thương hiệu của mình trên thị trường. Công ty Gas Petrolimex cũng nằm trong số đó. Trong khi đó chương trình PR của công ty còn hạn chế chưa có kế hoạch rõ ràng, ngân sách dành cho PR khá hạn hẹp, thường lồng ghép chứ chưa tách biệt rõ ràng. Do đó việc đẩy mạnh hoạt động PR để tạo niềm tin ở khách hàng và giành lấy thị phần là rất cần thiết. Vì những lý do đó nên em đã chọn đề tài “Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng”
Phần I: Cơ sở lý luận về Quan hệ công chúng
Phần II: Tình hình sản xuất kinh doanh và thực trạng hoạt động Quan hệ công chúng tại Công Ty Gas Petrolimex Đà Nẵng.
Phần III: Biện pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng tại Công Ty Gas Petrolimex Đà Nẵng.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị tại phòng kinh doanh, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tính của Thầy TS Võ Thanh Hải đã trang bị cho em những kiến thức và tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.
Đà Nẵng, Tháng 11 Năm 2009
Sinh viên thực hiện
Bùi Ngọc Văn
KẾT LUẬN 82
PHẦN I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
I. Các khái niệm
1. Khái niệm về quan hệ công chúng
Quan hệ công chúng là một chức năng quản trị mà nhận dạng, thiết lập và duy trì các mối quan hệ có lợi đôi bên giữa một tổ chức và các nhóm công chúng khác nhau. Thuật ngữ “quan hệ công chúng” được sử dụng theo nhiều cách mà cô đọng lại theo một định nghĩa riêng biệt có thể không bao giờ làm thỏa mãn tất cả mọi người. Thuật ngữ quan hệ công chúng xuất hiện ở ít nhất 3 ý nghĩa : các mối quan hệ với những người mà thiết lập thành một nhóm công chúng của tổ chức, các cách thức và các trung gian thường được sử dụng để đạt được những mối quan hệ tốt đẹp, và đặc trưng hay trạng thái của các mối quan hệ.
Một định nghĩa đơn giản hơn mô tả quan hệ công chúng như là một chức năng quản trị mà sử dụng sự truyền thông để tạo điều kiện thuận lợi cho các mối quan hệ và sự hiểu biết giữa một tổ chức và các nhóm công chúng của nó. Một tổ chức là một hệ thống của việc điều hành các mối quan hệ để đạt được mục tiêu, và duy trì lẫn nhau bởi sự truyền thông.
Các tổ chức cần sự truyền thông trong quan hệ công chúng để xây dựng các mối quan hệ với công chúng để nâng cao hoặc kìm giữ khả năng của công chúng nhằm theo đuổi sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức. Quan hệ công chúng giúp tổ chức đạt được sứ mệnh và mục tiêu của nó bằng sự truyền thông cẩn trọng với các nhóm công chúng chiến lược này. Quan hệ công chúng không giống với Marketing, chỉ truyền thông với các thị trường mà sử dụng các sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức. Quan hệ công chúng thông đạt với tất cả các công chúng mà tác động hoặc bị tác động bởi tổ chức.
Theo định nghĩa của Viện quan hệ công chúng của Anh “ Quan hệ công chúng là một nỗ lực được lên kế hoạch và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và công chúng.”
Định nghĩa về quan hệ công chúng của Frank Jefkins, tác giả cuốn sách Rublic Relation – Frameworks “ Quan hệ công chúng bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau “.
2. Các mô hình quan hệ công chúng
Sự truyền thông có thể được quản lý theo nhiều cách khác nhau, dựa trên nền văn hóa của một tổ chức và cách mà tổ chức nhìn ra thế giới. Có 4 mô hình của quan hệ công chúng đã được thực thi trong lịch sử quan hệ công chúng và hiện nó vẫn còn được áp dụng. Ba trong số bốn mô hình này không xây dựng mối quan hệ có hiệu quả như là cách thứ tư
Mô hình “người phụ trách quảng cáo” mô tả các chương trình quan hệ công chúng với mục đích duy nhất của nó là chiếm được cảm tình của công chúng dành cho tổ chức trên các phương tiện truyền thông đại chúng.
Mô hình “thông tin công chúng” cũng tương tự như cách thứ nhất, bởi vì nó cũng là mô hình một chiều vì nó xem rằng quan hệ công chúng chỉ như là sự phổ biến thông tin. Với mô hình này, một tổ chức sẽ sử dụng “những nhà báo địa phương “ những người hành nghề quan hệ công chúng, những người hành động cứ như là họ là những nhà báo để gieo rắc các thông tin khách quan vừa phải bởi các phương tiện truyền thông đại chúng và các phương tiện truyền thông được kiểm soát chẳng hạn như báo chí, Brochure và email trực tiếp
Cả hai mô hình trên đều là mô hình một chiều của quan hệ công chúng, chúng mô tả chương trình truyền thông không dựa trên sự nghiên cứu và hoạch định chiến lược. Chúng cũng là mô hình không đối xứng hay không cân bằng, chúng cố gắng thay đổi cách đối xử của công chúng nhưng không phải với tổ chức. Nó cố gắng tạo ra cái nhìn tốt về tổ chức thông qua việc tuyên truyền hoặc gieo rắc các thông tin có ích.
Những người đang thực hành việc quan hệ công chúng mang một cách tiếp cận chuyên nghiệp dựa vào các chương trình truyền thông của họ trong những mô hình phức tạp và có hiệu quả hơn. Mô hình “bất đối xứng hai chiều” sử dụng việc nghiên cứu để trình bày các thông điệp mà chúng có vẻ phù hợp để thuyết phục công chúng mục tiêu để họ hành xử như mong muốn của tổ chức.Quan hệ công chúng bất đối xứng hai chiều là sự tin tưởng có tính khoa học mà sử dụng các dịch vụ của các hãng nghiên cứu để hoạch định thông điệp. Bởi vì nó bao gồm việc nghiên cứu dựa trên thái độ của công chúng và nó hiệu quả hơn hai cách trên
Quan hệ công chúng bất đối xứng hai chiều thực hiện tốt một cách hợp lý khi một tổ chức có khủng hoảng nhỏ với công chúng và khi công chúng tạo ra lợi ích từ sự thay đổi trong hành động của chính họ. Nghiên cứu những giả thuyết trên những mô hình này có thể thấy rằng quan hệ công chúng “bất đối xứng hai chiều” cũng giống như mô hình bất đối xứng của hai mô hình thứ nhất và thứ hai – đó là ít hiệu quả hơn một mô hình “đối xứng” của quan hệ công chúng. Nó đặc biệt kém hiệu quả khi một tổ chức trải qua một sự xung đột lớn với công chúng.
Kiểu thứ tư, “đối xứng hai chiều”, mô tả một hình thức quan hệ công chúng mà dựa trên nền tảng của sự nghiên cứu và nó sử dụng truyền thông để quản lý xung đột và gia tăng sự hiểu biết với công chúng mục tiêu. Bởi vì mô hình đối xứng hai chiều dựa vào quan hệ công chúng trong sự thương lượng và thỏa hiệp. Thông thường nó phù hợp với đạo lý hơn những mô hình khác. Nó không bắt ép tổ chức tạo ra sự lựa chọn nó hay không, nó thích hợp trong các vấn đề riêng biệt. Hơn nữa quan hệ công chúng đối xứng hai chiều cho phép những câu hỏi về điều gì là đúng được giải quyết bằng sự thương lượng.
II. Phân biệt quan hệ công chúng và các hình thức truyền thông khác
1. Phân biệt quan hệ công chúng và quảng cáo
Nét khác biệt kinh điển giúp PR tạo nên sư tin tưởng hơn quảng cáo ở chỗ “PR là người khác nói về mình, trong khi quảng cáo là mình nói về mình”.
Viện những người hoạt động trong ngành quảng cáo của Anh đưa ra định nghĩa như sau : Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất cho những khách hàng tương lai để có thể bán sản phẩm hay dịch vụ với mức giá thấp nhất có thể
Theo định nghĩa này “Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất” thông qua những kỹ năng sáng tạo trong việc viết lời quảng cáo, minh họa, bố trí, trình bày bản in, viết bản thảo và làm video dựa trên một chủ đề hay trong việc chọn một phương tiện truyền thông để thực hiện. Trọng tâm được đặt lên việc bán, khác biệt với vai trò của quan hệ công chúng là “cung cấp thông tin, giáo dục và tạo sự hiểu biết thông qua kiến thức”
Quảng cáo có khuynh hướng tập trung vào khách hàng còn quan hệ công chúng tập trung vào mọi đối tượng công chúng có thể quan trọng cho sự thành công của tổ chức.
2. Phân biệt quan hệ công chúng và khuyến mãi
Khuyến mãi bao gồm các chiến lược ngắn hạn, thường ngay tại thời điểm bán và cả trong Marketing trực tiếp, để giới thiệu hay làm mới lại sản phẩm, hoặc tăng khối lượng hàng bán ra.
Quan hệ công chúng đôi khi bị nhầm lẫn với khuyến mãi. Điều này cũng có thể do khuyến mãi cũng giúp nguời sản xuất và khách hàng gần nhau hơn. Nó là một hình thức tiếp thị mang tính cá nhân nhiều hơn cách quảng cáo truyền thống trên phương tiện truyền thông nhưng đồng thời nó cũng có những khía cạnh quan hệ công chúng
3. Phân biệt quan hệ công chúng và tuyên truyền
Tuyên truyền là một cách vận động để đạt được sự ủng hộ cho một ý kiến, hành vi hay niềm tin.Tính chất của tuyên truyền là tập trung vào những vấn đề tình cảm và lý trí. Đó là những đề tài mang tính lý trí, tri thức hay tình cảm như vấn đề chính trị hay tôn giáo, những đề tài thường gây tranh cãi.
Chiến dịch tuyên truyền có thể được sử dụng với nhiều lý do khác nhau. Như vậy, tuyên truyền giống như quảng cáo, có khuynh hướng thiên lệch theo từng đề tài trong khi đó để thực hiện quan hệ công chúng tốt thì nên trình bày sự thật, không thiên lệch hay không có sự tán dương. Nếu không, một bài báo sẽ bị nhà biên tập bác bỏ vì nó là “một lời tâng bốc” được ngụy trang, có chủ đích quảng cáo hay tuyên truyền. Đôi khi các nhà buôn bán sĩ và lẽ gọi quảng cáo là “tuyên truyền thương mại”, nhưng đây là cách dùng từ sai lệch
Tuyên truyền cũng là một hình thức giao tiếp mà người ta thường lầm lẫn với quan hệ công chúng, nhưng cả hai rất khác biệt bởi vì để thành công trong quan hệ công chúng phải đáng tin cậy, trong khi tuyên truyền có thể gây ra sự nghi ngờ hay ít nhất là sự bất đồng.
III. Công chúng
1. Định nghĩa
Công chúng là bất kỳ một nhóm nào mà các thành viên có cùng chung lợi ích và giá trị trong một tình huống cụ thể. Công chúng là các nhóm người, kể cả nội bộ và bên ngoài mà một tổ chức có liên hệ. Hoạt động quan hệ công chúng không hướng đến “công chúng nói chung”, hoạt động công chúng nhắm đến những nhóm người được xác định rõ ràng, là những phân nhóm trong công chúng nói chung. Điều này có nghĩa là hoạt động quan hệ công chúng nhắm đến các nhóm công chúng theo nhiều hướng khác nhau, không phát những thông điệp hướng đến một thị trường rộng lớn thông qua phương tiện truyền thông như quảng cáo. Quan hệ công chúng có sự sàng lọc nhiều hơn và điều đó cũng có nghĩa là bớt hoang phí cũng như gia tăng khả năng thành công trong việc truyền tải một thông điệp nào đó.
2. Các nhóm công chúng cơ bản
Cộng đồng
Nhân viên tiềm năng
Nhân viên
Nhà cung cấp dịch vụ và nguyên liệu
Nhà đầu tư – thị trường tiền tệ
Nhà phân phối
Người tiêu dùng hay sử dụng
Các giới ảnh hưởng tới dư luận
Các đoàn thể hiệp hội thương mại
Giới truyền thông
Lý do phải xác định các nhóm công chúng
Để xác định các nhóm người liên quan đến một chương trình quan hệ công chúng
Để thiết lập mức độ ưu tiên trong giới hạn ngân sách và nguồn lực
Để lựa chọn phương tiện truyền thông và phương pháp
Để chuẩn bị thông điệp với hình thức và nội dung phù hợp nhất
Bên cạnh đó nếu không xác định nhóm công chúng có thể gây ra những hậu quả sau
Công sức và ngân sách sẽ bị phân bổ không hợp lý khi cố gắng vươn tới quá nhiều nhóm công chúng
Gởi cùng một thông điệp đến những nhóm người khác nhau mà không xét đến tình chất phù hợp với từng nhóm
Công việc sẽ không được tính toán phân chia hợp lý để có thể sử dụng thời gian, nguyên liệu và thiết bị một cách hiệu quả và kinh tế nhất
Không đạt được những mục tiêu đề ra
Ban lãnh đạo hay khách hàng sử dụng dịch vụ quan hệ công chúng sẽ thất vọng nếu kết quả không tốt và sẽ cho rằng quan hệ công chúng không có kết quả cụ thể.
IV. Mô hình hoạch định quan hệ công chúng
Dưới đây là mô hình kế hoạch quan hệ công chúng được đông đảo các chuyên gia PR chấp nhận.
1. Đánh giá tình hình
Đây là kế hoạch dựa trên những mục tiêu, nhưng mức độ thành công của nó phụ thuộc vào kỹ năng và hiệu suất được áp dụng. Điều quan trọng là phải nắm bắt tình hình, chẳng hạn bằng cách đặt câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Công chúng hiểu không chính xác những vấn đề nào? Trước khi một chương trình PR được đặt ra, cần phải làm rõ điểm khởi đầu của nó. Công chúng nhìn nhận như thế nào về chương trình của chúng ta? Nếu chỉ dự đoán hay giả định hoặc hành động theo cảm tính và bản năng thì chúng ta có thể mắc sai lầm và chương trình PR sẽ trở nên vô dụng.
Tiến trình chuyển đổi những tình huống cơ bản nhờ hoạt động PR
Tình huống tiêu cực → Tình huống tích cực
Đối nghịch → Thông cảm
Thành kiến → Chấp nhận
Thờ ơ → Quan tâm
Thiếu hiểu biết → Kiến thức
Đây là những tình huống cơ bản mà các chuyên viên PR thường phải đối mặt. Và như vậy mục đích sau cùng của PR là cụng cấp kiến thức để giúp mọi người hiểu biết. Đôi khi điều này áp dụng ngay cả với những điều mà đối tượng tiếp nhận không thích hay không đồng ý. Một trong những mục tiêu lý tưởng của PR là sự chấp nhận của công chúng, bởi vì khó có thể chấp nhận điều gì nếu không được hiểu đúng.
Đối nghịch : Chúng ta cần đưa ra các câu hỏi: Mức độ của sự đối nghịch đến đâu? Sự đối nghịch ấy thể hiện dưới hình thức nào? Tại sao nó tồn tại? Có thể giải quyết được không? Và giải quyết bằng cách nào
Thành kiến : Nguyên nhân của thành kiến có thể do ảnh hưởng từ gia đình, giáo dục, tôn giáo, xã hội, môi trường hay chỉ đơn giản là sự hiểu lầm. Lúc đầu người ta có những thái độ bảo thủ đối với những tư tưởng mới và kháng cự sự thay đổi, nhưng khi chuyển sang chấp nhận một tư tưởng mới thì họ sẽ trở thành người ủng hộ nhiệt tình cho các tư tưởng đó và bác bỏ những tư tưởng cũ.
Thờ ơ : Đây là kẻ thù tệ hại nhất của sự hiểu biết. Nó có thể là sản phẩm của sự ích kỷ, lười biếng, thiếu trí tưởng tượng hay là kết quả của buổi thuyết trình không thú vị và kém thuyêt phục về một đề tài.
Thiếu hiểu biết : Đây là một thất bại thường thấy – công chúng thiếu hiểu biết về tổ chức. Trong thế giới bận rộn ngày nay không ai có thể biết và hiểu tất cả mọi thứ. Vì vậy chúng ta phải chấp nhận cạnh tranh để giành lấy một vị trí trong tâm trí của mọi người.
Việc cho rằng người khác cũng quen thuộc với một vấn đề như chúng ta không có gì là khó, nhưng sự giả định như thế thường nguy hiểm và dẫn đến sai lầm. Khi đó sự không hiểu biết sẽ ngày càng lan rộng và ảnh hưởng sâu sắc đến hình ảnh của tổ chức với công chúng
2. Tìm hiểu tình hình
Để có thể đánh giá tình hình chính xác và hiệu quả cần phải tìm hiểu cẩn thận. Việc tìm hiểu có thể được thực hiện bằng một cuộc nghiên cứu những thông tin hay số liệu thống kê sẵn có, hoặc phải thực hiện một cuộc nghiên cứu hoàn tòan mới. Một phương pháp thường được sử dụng cho mục đích quan hệ công chúng là thăm dò dư luận. Sau khi đã đánh giá tình hình, chúng ta có thể nhận biết vấn đề và đưa ra giải pháp.
Các phương pháp giúp đánh giá tình hình
Thăm dò ý kiến thái độ
Xem xét các bài báo viết về tổ chức, hay những phóng sư truyền hình
Các báo cáo doanh số và dự báo khuynh hướng doanh số trong tương lai
Tình hình cạnh tranh và hiệu quả của việc nhập khẩu
Giá cổ phiếu, đánh giá về thị trường chứng khoán, cổ tức và bảng cân đối
Mối quan hệ lao động-những cuộc đình công và thỏa thuận về lương bổng
Tình hình thời tiết và ảnh hưởng của nó
Sự than phiền của khách hàng, tình hình sản phẩm, hay báo cáo về việc thử nghiệm
Thảo luận với đội ngũ phân phối và bán hàng
Giá cả và ảnh hưởng của việc thay đổi giá
Những yếu tố ảnh hưởng của thị trường : kinh tế, xã hội, chính trị.
Thái độ của những người có ý kiến ảnh hưởng đến dư luận
3. Xác định mục tiêu
Ở giai đoạn lập kế hoạch, việc nêu ra các mục tiêu rõ ràng là rất cần thiết. Nó gần giống như việc chúng ta xem xét tất cả các nơi nghỉ mát trước khi đi, bởi vì chúng ta không thể đi tất cả các nơi và tiền bạc cũng như thời gian chỉ có hạn. Hoạt động PR cũng cần sự cân nhắc như thế. Số lượng mục tiêu mà chúng ta có thể thực hiện phụ thuộc vào ngân sách dành cho PR.
Có 2 cách để xác định mục tiêu
Cách thứ nhất dựa trên kết quả nghiên cứu, xác định các vấn đề cần đến giải pháp PR, ví dụ như sự thiếu nhiệt tình của một số người bán lẻ, hay nhân viên không cập nhật được thông tin công ty vừa có hệ thống máy móc mới.
Cách thứ hai là tham vấn với các trưởng phòng để phát hiện các nhu cầu giao tiếp hay những khó khăn họ gặp phải trong quá trình làm việc
4. Xác định nhóm công chúng
Danh sách các nhóm công chúng của các tổ chức khác nhau. Ở bước này, điều quan trọng là xem xét các yếu tố cản trở để quyết định một cách chính xác các nhóm công chúng có thể hướng đến và hướng đến một cách hiệu quả, trong giới hạn về ngân sách và sự lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp. Nếu nhóm công chúng quá đa dạng thì có thể bỏ qua một số nhóm.
5. Lựa chọn phương tiện truyền thông
Có thể sử dụng những phương tiện truyền thông sau cho mục đích PR
5.1. Logo ( Trong hoạt động hành chính hàng ngày)
Phải mất vài giây để một người nào đó hình thành suy nghĩ về doanh nghiệp và thông thường logo của doanh nghiệp sẽ góp phần giúp họ tạo nên suy nghĩ đó.
Người ta luôn khuyên rằng trước khi bắt đầu sự nghiệp kinh doanh, nên thuê một nhà thiết kế chuyên nghiệp tạo logo cho công ty. Tiếp theo là sử dụng logo như thế nào để xây dựng thương hiệu và duy trì 1 hình ảnh thống nhất.
5.2. Thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là phương tiện chính mà qua đó phổ biến được thông tin về công ty. Những thay đổi, những dự án mới và những giải thưởng công ty giành được đều là những đề tài mang tính tư liệu tốt cho các thông cáo báo chí..
5.3. Brochure công ty
Rất nhiều doanh nghiệp thành công có Brochure hoặc những tập thư mô tả về công ty, những thành công và sứ mạng của họ. Đây có thể được xem là một công cụ sống còn trong toàn bộ hồ sơ mà các công ty cần gửi tới khách hàng.
Brochure không cần phải phức tạp. Một vài điểm đơn giản, trình bày rõ ràng và minh hoạ thể hiện một cách nghệ thuật sẽ là một cách để bạn đi xa trên con đường đưa thông điệp mà bạn muốn đến với công chúng. Ngắn gọn chính là bí quyết. Một bức ảnh đẹp về một dự án thành công hoặc những bức ảnh về những nhân vật then chốt có thể truyền thông điệp của bạn một cách nhanh chóng mà mạnh mẽ hơn rất nhiều so với một bài viết dài.
5.4. Web
Trong kỷ nguyên thương mại điện tử, sự sinh tồn của Công ty phụ thuộc rất lớn vào việc trang web mà bạn thiết lập ra có hiệu quả và thu hút được nhiều khách hàng hay không.
5.5. Tài trợ
Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho những đề tài đáng giá, các sự kiện hay mục tiêu quan trọng và cá nhân tiêu biểu. Ngày nay có 3 hình thức tài trợ cho 3 mục đích khác nhau là quảng cáo, tiếp thị và PR. Hình thức thứ nhất là một dạng quảng cáo, trong đó công ty tài trợ cho một chương trình nào đó trên truyền hình hay đài phát thanh sẽ có thông điệp quảng cáo của mình phát kèm, hình thức tài trợ thứ hai là một dạng tài trợ độc quyền trong đó nhà tài trợ có uy tín sẽ tài trợ cho toàn bộ chương trình. Việc đóng góp tài chính của công ty sẽ được nêu trong phần ghi nhận công lao của các tổ chức hay cá nhân ở phần giới thiệu chú ý hay kết thúc chương trình. Và như vậy thu hút được sự chú ý và tin tưởng của công chúng. Hình thức tài trợ thứ ba mang tính thương mại hiện