Đồ án Nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm ,hoàn thiện quy trình mời khách hàng công ty tham gia hội chợ triển lãm trong nước và quốc tế

PhÇn 1. Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty vitex. 1.1.Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty . Tªn ®Çy ®ñ cña c«ng ty b»ng tiÕng viÖt nam: C«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i du lÞch vµ héi chî triÓn l·m quèc tÕ. Tªn giao dÞch quèc tÕ: Viet nam international trade , tuorism and exhibition joint- stock company. Tªn gäi t¾t: vitex §Þa chØ c«ng ty: 52-54 Hµng bå-Hoµn kiÕm- Hµ néi. §Þa chØ trang Web cña C«ng ty lµ: www.vitexvn.com. Cho ®Õn nay qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp ®· tr¶i qua c¸c mèc quan träng sau ®©y: Tr­íc n¨m 1999 C«ng ty vitex lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc cã tªn gäi lµ: C«ng ty kinh doanh tæng hîp. Ngµy 09 th¸ng 02 n¨m 1999 UBND thµnh phè Hµ néi ra quyÕt ®Þnh vÒ viÖc chuyÓn doanh nghiÖp nhµ n­íc C«ng ty kinh doanh tæng hîp thµnh c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i, du lÞch vµ héi chî triÓn l·m quèc tÕ, c¨n cø vµo nghÞ ®Þnh 44/1998/N§/CP ngµy 20 th¸ng 6 n¨m 1998 cña chÝnh phñ. Tõ ngµy thµnh lËp cho ®Õn nay C«ng ty VITEX ®· tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®­îc 3 n¨m. Vèn ®iÒu lÖ cña C«ng ty t¹i thíi ®iÓm thµnh lËp lµ : 900 triÖu VN§. Sè cæ phiÕu ph¸t hµnh lµ : 9000 cæ phiÕu. MÖnh gi¸ cæ phiÕu lµ : 100 ngh×n VN§ Tæng sè cæ phÇn ­u ®·i lµ 3555 cæ phÇn, trÞ gi¸ 71100000 VN§. Tæng sè cæ phÇn b¸n ­u ®·i cho ng­êi lao ®éng trong c«ng ty tr¶ dÇn lµ 130 cæ phÇn, trÞ gi¸ 9100000 VN§. Tæng tµi s¶n cña c«ng ty n¨m 2000 lµ 1687915775 VN§. 1.2.Chøc n¨ng nhiÖn vô cña C«ng ty VITEX . 1.2.1. Chøc n¨ng cña C«ng ty VITEX . Theo ®iÒu 4 trong quyÕt ®Þnh ngµy 09 th¸ng 02 n¨m 1999 cña UBND thµnh phè Hµ néi th× c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i du lÞch vµ héi chî triÓn l·m quèc tÕ : Lµ ph¸p nh©n theo ph¸p luËt ViÖt nam kÓ tõ ngµy ®­îc cÊp ®¨ng ký kinh doanh , thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, ®­îc sö dông con dÊu riªng , ®­îc më t¸i kho¶n t¹i ng©n hµng theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Ho¹t ®éng theo ®iÒu lÖ cña c«ng ty cæ phÇn, luËt C«ng ty. Gi¸m ®èc vµ KÕ to¸n tr­ëng doanh nghiÖp Nhµ n­íc cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh c«ng viÖc qu¶n lý cho ®Õn khi bµn giao toµn bé doanh nghiÖp C«ng Ty Kinh Doanh Tæng Hîp cho Héi §ång Qu¶n TrÞ vµ Gi¸m §èc C«ng ty Cæ PhÇn Th­¬ng M¹i, Du LÞch Vµ Héi Chî TriÓn L·m Quèc TÕ. C«ng Ty Cæ PhÇn Th­¬ng M¹i,Du LÞch Vµ Héi Chî TriÓn L·m Quèc TÕ ®­îc phÐp kinh doanh c¸c nghµnh nghÒ sau : + Tæ chøc c¸c héi chî , triÓn l·m chuyªn ®Ò vÕ kinh tÕ , khoa häc, kü thuËt ë trong vµ ngoµi n­íc , qu¶ng c¸o th­¬ng m¹i ( pan« tÊm lín, c¸c Ên phÈm, b¨ng h×nh , ®Üa h×nh, qu¶ng c¸o trªn c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng), in Ên ph¸t hµnh c¸c lo¹i Ên phÈm. + Lµm c¸c lo¹i dÞch vô phôc vô cho giao l­u kinh tÕ , xóc tiÕn th­¬ng m¹i trong n­íc vµ ngoµi n­íc , tiÕp thÞ thÞ tr­êng , ®¹i lý vÐ m¸y bay, ®¹i lý hµng ho¸, m«i giíi dÞch vô th­¬ng m¹i vµ ®Çu t­ xuÊt nhËp khÈu. + Kinh doanh kh¸ch s¹n, du lÞch l÷ hµnh trong n­íc vµ quèc tÕ, dÞch vô hîp t¸c lao ®éng quèc tÕ. + Thu mua kinh doanh d­îc liÖu , d­îc phÈm. + Mua b¸n cæ phiÕu, tr¸i phiÕu trªn thÞ tr­êng trong n­íc vµ ngoµi n­íc. + T­ vÊn th­¬ng m¹i, ®Çu t­ vµ chuyÓn giao C«ng nghÖ. + Kinh doanh hµng tiªu dïng vµ t­ liÖu s¶n xuÊt nh­ c«ng nghÖ phÈm, kim khÝ ®iÖn m¸y , hµng n«ng l©m s¶n, vËt liÖu x©y dùng, trang trÝ néi thÊt... 1.2.2. C¸c lo¹i hµng ho¸,dÞch vô chñ yÕu mµ C«ng ty VITEX ®ang kinh doanh. C«ng ty VITEX hiÖn nay ®ang kinh doanh m«t sè hµng ho¸, dÞch vô chñ yÕu sau: Tæ chøc c¸c héi chî triÓn l·m trong n­íc vµ quèc tÕ nh»m hç trî c¸c doanh nghiÖpViÖt nam t×m kiÕm, më réng thÞ tr­êng kinh doanh trong n­íc vµ quèc tÕ. Ngoµi tæ chøc c¸c héi chî triÓn l·m trong n­íc vµ quèc tÕ C«ng ty VITEX cßn cung cÊp c¸c dÞch vô, hµng ho¸ kh¸c nh­ : th­¬ng m¹i, ®¹i lý b¸n vÐ m¸y bay, in Ên qu¶ng c¸o, xuÊt nhËp khÈuvµ mét vµi cöa hµng nh­ cöa hµng kho¸ ViÖt tiÖp, cöa hµng b¸n ®ång hå 85 Hµng §µo, ®¹i lý dÖt Nam ®Þnh 19 Hµng Khoai... 1.3.Quy tr×nh tæ chøc dÞch vô héi chî triÓn l·m cña C«ng ty VITEX . HiÖn nay dÞch vô chñ yÕu mµ C«ng ty VITEX cung cÊp cho kh¸ch hµng cña m×nh lµ dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m trong n­íc vµ quèc tÕ. Trong hai h×nh thøc dÞch vô nµy mµ c«ng ty cung cÊp th× h×nh thøc héi chî triÓn l·m trong n­íc lµ h×nh thøc dÞch vô mµ C«ng ty cung cÊp hoµn h¶o nhÊt. * §èi víi h×nh thøc héi chî triÓn l·m quèc tÕ, hiÖn nay C«ng ty ch­a trùc tiÕp ®øng ra tæ chøc mét héi chî nµo mµ chØ t×m kiÕm kh¸ch hµng doanh nghiÖp trong n­íc cã nhu cÇu ®i héi chî triÓn l·m quèc tÕ th× á chøc th× tæ chøc cho c¸c doanh nghiÖp nµy tham gia. Quy tr×nh cña nã nh­ sau: + Mét c«ng ty ë n­íc ngoµi tæ chøc héi chî triÓn l·m ë n­íc ngoµi, chuÈn bÞ tæ chøc mét héi chî triÓn l·m ë n­íc hä, vµ C«ng ty ®ã göi fax cho C«ng ty VITEX ®Ò nghÞ C«ng ty VITEX tæ chøc ®­a ®oµn doanh nghiÖp n­íc m×nh sang tham gia héi chî. + Sau khi C«ng ty VITEX nhËn ®­îc fax th× tiÕn hµnh t×m kiÕm c¸c C«ng ty ®ang ho¹t ®éng trong n­íc cã nhu cÇu vµ kh¶ n¨ng ®i héi chî triÓn l·m quèc tÕ ®ã. + Ký hîp ®ång víi c¸c C«ng ty ®ã. +Lµm c¸c thñ tôc cho c¸c C«ng ty ®ã ®i héi chî ë n­íc ngoµi theo yªu cÇu cña C«ng ty ®¨ng ký tham gia. + Gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh c¸c C«ng ty trong n­íc tham gia héi chî quèc tÕ ®ã. * §èi víi c¸c héi chî triÓn l·m trong n­íc . C«ng ty VITEX lµ nhµ tæ chøc c¸c héi chî triÓn l·m trong n­íc . Quy tr×nh tæ chøc mét héi chî triÓn l·m trong n­íc cña C«ng ty VITEX nh­ sau: +C«ng ty VITEX lËp kÕ ho¹ch tæ chøc c¸c héi chî triÓn l·m trong n­íc vµ quèc tÕ tr×nh lªn së th­¬ng m¹i Hµ néi tõ n¨m tr­íc +LËp ph­¬ng ¸n vµ tê tr×nh ®Ó tr×nh lªn UBND tØnh, thµnh phè n¬i C«ng ty dù ®Þnh tæ chøc héi chî triÓn l·m ®Ó phª duyÖt. +Kh¶o s¸t mÆt b»ng, lËp s¬ ®å vµ ph¸t hµnh giÊy mêi tham dù héi chî . +Qu¶ng c¸o vµ mêi c¸c C«ng ty tham gia héi chî triÓn l·m do C«ng ty tæ chøc . +Thµnh lËp ban tæ chøc , tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc chuÈn bÞ. +L¾p dùng gian hµng vµ c¸c nghiÖp vô kh¸c. +Tæ chøc khai m¹c vµ ®iÒu hµnh héi chî triÓn l·m . +BÕ m¹c héi chî triÓn l·m , tæng kÕt, trao tÆng b»ng khen vµ cóp vµng s¶n phÈm. +QuyÕt to¸n héi chî. TÊt c¶ c¸c b­íc c«ng viÖc trªn ®Õu cã thêi gian cô thÓ cho tõng giai ®o¹n. Trong ph­¬ng ¸n tæ chøc héi chî triÓn l·m tr×nh lªn UBND tØnh, thµnh phè th× - Tê tr×nh ph¶i nªu lªn ®­îc ®iÓm m¹nh, ®iÓm yÕu cña c¸c doanh nghiÖp ®Þa ph­¬ng, ph¶i nªu ra ®­îc lîi Ých cña sù kiÖn héi chî triÓn l·m, nÕu ®­îc tæ chøc sÏ mang l¹i cho c¸c doanh nghiÖp ®Þa ph­¬ng . Ph­¬ng ¸n ph¶i ®­a ra: ¸ Tªn héi chî triÓn l·m . ¸ Thêi gian tæ chøc héi chî triÓn l·m . ¸ §Þa ®iÓm tæ chøc héi chî triÓn l·m . ¸ C¬ quan chñ tr× vµ chØ ®¹o. ¸ §¬n vÞ tæ chøc . ¸ C¸c mÆt hµng tr­ng bµy t¹i héi chî triÓn l·m . ¸ C¸c dÞch vô trong héi chî triÓn l·m . ¸ C¸c ®èi t­îng tham dù. ¸ Quy m« héi chî. ¸ Dù kiÕn ban tæ chøc. ¸ NhiÖm vô cô thÓ. 1.4.C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty VITEX . S¬ ®å c¬ cÊu bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty VITEX . H§QT Chñ tÞch H§QT Phã chñ tÞch H§QT Phßng kinh doanh Phßng tæ chøc Phßng kÕ to¸n- tµi chÝnh + Chñ tÞch H§QT. Chñ tÞch H§QT kiªm gi¸m ®èc C«ng ty : §ç Träng L¹c. §iÒu hµnh chung toµn c«ng ty, ®iÒu hµnh trùc tiÕp phßng tæ chøc héi chî triÓn l·m quèc tÕ , c¨n cø t×nh h×nh kinh doanh ra quyÕt ®Þnh më réng, thu hÑp nh©n sù cña C«ng ty , c¸c chøc danh quan träng th× gi¸m ®èc ®­a ra H§QT ®Ó quyÕt ®Þnh , quyÕt ®Þnh ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ qua trong , quyÕt ®Þnh ®Çu t­ më r«ng kinh doanh cña C«ng ty ... + Phã chñ tÞch H§QT. Phã chñ tÞch H§QT kiªm phã gi¸m ®èc : Ph­¬ng ThÞ Anh V©n. ChÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh trùc tiÕp phßng héi chî triÓn l·m trong n­íc , phßng in Ên, chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh toµn bé C«ng ty trong tr­êng hîp gi¸m ®èc v¾ng mÆt, tham m­u cho gi¸m ®èc trong c¸c quyÕt ®Þnh quan träng. +Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh. Cã tr¸ch nhiÖm lªn b¶ng c©n ®èi thu chi theo tõng th¸ng , tõng n¨m, b¸o c¸o gi¸m ®èc ®Ó cã kÕ ho¹ch ®Çu t­ kinh doanh cho hîp lý nh»m ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao .§èi víi c¸c bé phËn kinh doanh trùc thuéc C«ng ty h¹ch to¸n b¸o sæ , phßng kÕ to¸n ph¶i theo dâi chÆt chÏvµ h­íng dÉn viÖc më sæ s¸ch theo ®óng quy ®Þnh cña nhµ nhµ n­íc vÒ kÕ to¸n thèng kª, c¸c phiÕu thu – chi ph¶i cã ®ñ ch÷ ký cña nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm ghi trªn phiÕu míi ®­îc phÐp thu hoÆc chi tiªu. Phßng kÕ to¸n chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc C«ng ty vµ H§QT vÒ qu¶n lý tµi chÝnh vµ c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn tµi chÝnh cña C«ng ty . + Phßng kinh doanh. Bao gåm c¸c phßng héi chî triÓn l·m trong n­íc vµ quèc tÕ ,c¸c phßng du lÞch , phßng vÐ m¸y bay, c¸c cöa hµng cña C«ng ty ...,cã chøc n¨ng kinh doanh theo quy ®Þnh cña C«ng ty , ®ång thêi tham m­u cho gi¸m ®èc vÒ nh©n sù, c¸c th­¬ng vô kinh doanh . + Phßng tæ chøc. Tæ chøc c¸c c«ng viÖc hµng ngµy cña C«ng ty , thùc hiÖn tÝnh c«ng vµ tr¶ l­¬ng cho c¸c nh©n viªn cña C«ng ty . PhÇn II. Ph©n tÝch ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty VITEX . 2.1. Ph©n tÝch ho¹t ®éng marketing cña C«ng ty VITEX . 2.1.1.Giíi thiÖu vÒ lo¹i h×nh dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m cña C«ng ty VITEX . C«ng ty VITEX cung cÊp hai lo¹i h×nh dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m lµ dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m trong n­íc vµ quèc tÕ . C¶ hai lo¹i h×nh dÞch vô nµy ®Òu cã nh÷ng yªu cÇu chung c¬ b¶n vÒ chÊt l­îng, ®ã lµ: 1/ Doanh nghiÖp tham gia héi chî triÓn l·m b¸n ®­îc nhiÒu hµng vµ cã l·i. 2/ Qu¶ng b¸ ®­îc nh·n hiÖu s¶n phÈm, C«ng ty tham gia héi chî triÓn l·m 3/ Ký kÕt ®­îc c¸c hîp ®ång víi c¸c ®èi t¸c doanh nghiÖp kh¸c tham gia héi chî triÓn l·m . 4/ DÞch vô kÌm theo trong qu¸ tr×nh tæ chøc héi chî triÓn l·m ph¶i tèt. Còng gièng nh­ c¸c lo¹i h×nh dÞch vô kh¸c , lo¹i h×nh dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m còng mang trong nã nh÷ng ®Æc ®iÓm chung cña lo¹i h×nh dÞch vô , ®ã lµ: + TÝnh v« h×nh, tøc lµ nã kh«ng thÓ sê mã ®­îc , kh«ng ngöi thÊy hay nh×n thÊy ®­îc . C¸c doanh nghiÖp mua dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m cña C«ng ty VITEX kh«ng thÓ biÕt tr­íc ®­îc kÕt qu¶ mµ C«ng ty m×nh nhËn ®­îc sÏ ra sao khi mµ ch­a mua nã.C«ng ty mua dÞch vô khoong thÓ biÕt ®­îc r»ng liÖu hä cã l·i khi tham gia héi chî triÓn l·m hay kh«ng , liÖu cã qu¶ng c¸o ®­îc nhiÒu hay kh«ng,liÖu cã ký kÕt ®­îc hîp ®ång nao kh«ng, chÊt l­îng dÞch vô liÖu cã tèt kh«ng, khi ch­a mua nã. Tuy nhiªn nhµ cung cÊp dÞch vô cã thÓ h­u h×nh h¸o dÞch vô cña m×nh ®Ó cho c¸c C«ng ty kh¸ch hµng thÊy ®­îc triÓn väng kÕt qu¶ mµ hä nhËn ®­îc nÕu mua dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m cña C«ng ty m×nh cung cÊp, C«ng ty cã thÓ h÷u h×nh ho¸ dÞch vô cña m×nh b»ng c¸ch cung cÊp cho c¸c C«ng ty kh¸ch hµng cña m×nh : Nh÷ng kÕt qu¶ kh¶ quan cña héi chî triÓn l·m tr­íc ®· tæ chøc ë ®ã. Cung cÊp sè liÖu vÒ thùc tr¹ng kinh tÕ , møc sèng, t×nh tr¹ng mua x¾m cña d©n c­ trong vïng mµ héi chî triÓn l·m sÏ ®­îc tæ chøc t¹i ®ã. Cung cÊp c¸c tµi liÖu cho thÊy triÓn väng kÕt qu¶ tèt mµ C«ng ty kh¸ch hµng cã thÓ ®¹t ®­îc nÕu tham gia héi chî triÓn l·m : ký kÕt hîp ®ång , sù ­u ®·i cña c¸c chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc... Mét ®Æc tr­ng cña c¸c lo¹i h×nh dÞch vô lµ kh¸ch hµng kh«ng chÞu t¸c ®éng nhiÒu cña c¸c qu¶ng c¸o , mµ chÞu t¸c ®éng nhiÒu bëi c¸c lêi ®ån vÒ chÊt l­îng dÞch vô . NÕu chÊt l­îng dÞch vô mµ C«ng ty cung cÊp lµ tèt th× kh¸ch hµng th­êng rÊt trung thµnh víi nhµ cung cÊp ®ã vµ hä th­êng chØ lµm viÖc víi nhµ cung cÊp quen biÕt. + TÝnh kh«ng l­u tr÷ ®­îc . Nã kh«ng gièng nh­ c¸c hµng ho¸ h÷u h×nh, dÞch vô kh«ng thÓ s¶n xuÊt tr­íc sau ®ã l­u tr÷ vµo trong kho råi ®em b¸n mµ nã chØ ®­îc thùc hiÖn khi cã kh¸ch hµng trùc tiÕp ®Õn mua , tøc lµ nhµ cung cÊp kh«ng thÓ cø tæ chøc héi chî triÓn l·m sau ®ã l­u tr÷ råi cung cÊp cho c¸c C«ng ty kh¸ch hµng , mµ c¸c C«ng ty kh¸ch hµng ph¶i trùc tiÕp ®em hµng ho¸ ®Õn tr­ng bµy t¹i héi chî triÓn l·m thi nhµ cung cÊp míi cã thÓ tæ chøc ®­îc héi chî . Mét ®Æc ®iÓm n÷a lµ nhµ tæ chøc cung cÊp dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m kh«ng ph¶i cung cÊp cho tõng C«ng ty kh¸ch hµng mét mµ lµ cho tÊt c¶ c¸c C«ng ty ®¨ng ký mua dÞch vô cïng mét lóc .Do ®ã trong mét héi chî triÓn l·m nhµ cung cÊp thu hót ®­îc cµng ®«ng sè C«ng ty kh¸ch hµng mua dÞch vô th× cµng tèt , cµng mang l¹i doanh thu lín cho nhµ tæ chøc . + TÝnh kh«ng æn ®Þnh. Còng gièng nh­ c¸c lo¹i dÞch vô kh¸c, dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m còng cã tÝnh kh«ng æn ®Þnh .Tøc lµ chÊt l­îng dÞch vô mµ nhµ cung cÊp ®­a ra kh«ng ph¶i lóc nµo còng tèt nh­ nhau mµ nã cã lóc tèt ngoµi dù kiÕn , cã lóc l¹i kh«ng ®­îc nh­ ý. ChÊt l­îng dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m biÕn ®éng lµ do mét sè yÕu tè sau: Phô thuéc vµo tù nhiªn. NhiÒu héi chî triÓn l·m tæ chøc nh­ng do thêi tiÕt xÊu nªn d©n c­ kh«ng thÓ ®Õn xem, mua hµng ®­îc . Nh÷ng c¬n lèc xo¸y, m­a bÊt ngê , lò lôt, mÊt ®iÖn... x¶y ra cã thÓ lµm háng mét héi chî triÓn l·m . Phô thuéc vµo c¸c c¬ quan c«ng quyÒn . Nh÷ng biÕn cè nµy cã thÓ x¶y ra vao nh÷ng phót trãt cña c«ng t¸c chuÈn bÞ héi chî triÓn l·m nh­ tr­êng hîp cña C«ng ty VEFAC. C«ng ty nµy ®· bÞ rót giÊy phÐp tæ chøc:” Héi Chî TriÓn L·m – Héi Th¶o Giao L­u Kinh TÕ Th­¬ng M¹i VN- Hoa Kú”. Phô thuéc vµo tËp tÝnh tiªu dïng t¹i ®Þa ph­¬ng vµ søc mua thÊp kh«ng ngê cña ®Þa ph­¬ng mµ c¸c C«ng ty ®i triÓn l·m héi chî kh«ng ngê tíi. §iÒu nµy ®· x¶y ra ®èi víi héi chî triÓn l·m v¨n ho¸ du lÞch lÇn thø nhÊt t¹i B¨c kan. T¹i ®©y c¸c hµng ho¸ may mÆc ®¾t tiÒn, ®å gç cång kÒnh ®· kh«ng b¸n ®­îc ,nªn c¸c C«ng ty may mÆc ®· bÞ lç nÆng, trong khi c¸c C«ng ty thuû s¶n l¹i b¸n ®­îc hµng t¹i ®©y . + TÝnh kh«ng t¸ch rêi nguån gèc. Còng gièng nh­ c¸c dÞch vô kh¸c , dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m cã tÝnh kh«ng t¸ch rêi ®­îc , tøc lµ nã kh«ng thÓ t¸ch ra ®Ó råi cung cÊp cho kh¸ch hµng qua mét lo¹t nhµ ph©n phèi trung gian, mµ nã ®­îc cung cÊp trùc tiÕp cho kh¸ch hµng ,cã sù tiÕp xóc trùc tiÕp gi÷a nhµ cung cÊp vµ nhµ mua dÞch vô .Do ®ã sù t­¬ng t¸c gi÷a hai bªn cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn chÊt l­îng dÞch vô ,v× vËy C«ng ty cung cÊp dÞch vô cÇn ph¶i cã c¸c nh©n viªn cã tr×nh ®é giao tiÕp tèt. 2.1.2. Sè liÖu tiªu thô dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m cña C«ng ty VITEX qua hai n¨m 1999vµ 2000. N¨m S¶n l­îng HCTN( gian hµng) DT (triÖu VN§) S¶n l­îngHCQT(gian hµng) DT(triÖuVN§) DTkh¸c tham quan(triÖuVN§) Tæng DT(triÖuVN§) 1999 1100 4180 180 810 910 5900 2000 1430 5005 220 990 1030 7025 Nguån do VITEX cung cÊp B¶ng tû träng doanh thu cña c¸c thÞ tr­êng. N¨m %DT-HCTN %DT-HCQT %DT_tiÒn vÐ 1999 70,84 13,73 15,43 2000 71,24 14,1 14,66 Qua b¶ng ta thÊy doanh thu héi chî triÓn l·m trong n­íc chiÕm 70.84% n¨m 1999 ®· t¨ng lªn 71.24% n¨m 2000, vµ doanh thu héi chî triÓn l·m quèc tÕ còng t¨ng lªn tõ 13.73% n¨m 1999 lªn 14.1% n¨m 2000. §iÒu ®ã cho thÊy héi chî triÓn l·m trong n­íc chiÕm tû träng chñ yÕu trong tæng doanh thu vÒ héi chî triÓn l·m . Doanh thu vÒ héi chî triÓn l·m chiÕm 64% tæng doanh thu cña toµn C«ng ty n¨m 1999, vµ chiÕm 76.4% tæng doanh thu toµn C«ng ty n¨m 2000. §iÒu ®ã chøng tá m¶ng cung cÊp dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m cña C«ng ty ngµy cµng quan träng vµ nã chiÕm tû träng chñ yÕu trong doanh thu cña C«ng ty . MÆt kh¸c qua trªn ta thÊy cã hai thÞ tr­êng tiªu thô dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m cña C«ng ty lµ thÞ tr­êng c¸c doanh nghiÖp tham gia héi chî triÓn l·m trong n­íc vµ thÞ tr­êng c¸c doanh nghiÖp tham gia héi chî triÓn l·m quèc tÕ . ThÞ tr­êng c¸c doanh nghiÖp tham gia héi chî triÓn l·m trong n­íc chñ yÕu lµ c¸c doanh nghiÖp võa vµ nhá , C«ng ty TNHH muèn më réng thÞ tr­êng ra toµn quèc , c¸c doanh nghiÖp nµy tiÒm lùc tµi chÝnh cßn yÕu nªn kh«ng ®ñ kh¶ n¨ng tham gia héi chî triÓn l·m quèc tÕ .Cßn thÞ tr­êng c¸c doanh nghiÖp tham gia c¸c héi chî triÓn l·m quèc tÕ th× hÊu hÕt lµ lµ c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc ,c¸c tæng C«ng ty m¹nh nh­ c¸c doanh nghiÖp ®Öt may , thuû s¶n ...,c¸c doanh nghiÖp nµy cã tiÒm lùc kinh tÕ m¹nh, cã ®ñ kh¶ n¨ng tham gia triÓn l·m héi chî quèc tÕ , hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp nµy ®· ph¸t triÓn thÞ tr­êng ra toµn quècvµ ®ang t×m c¸ch më réng thÞ tr­êng ra quèc tÕ . 2.1.3. Gi¸ c¶ , ph­¬ng ph¸p ®Þnh gi¸ vµ møc gi¸ hiÖn t¹i cña lo¹i h×nh dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m cña C«ng ty VITEX . C«ng ty VITEX ¸p dông hai møc gi¸ kh¸c nhau cho hai lo¹i h×nh héi chî triÓn l·m trong n­íc vµ quèc tÕ . §èi víi lo¹i h×nh tæ chøc héi chî triÓn l·m quèc tÕ . + thuª 01 gian hµng tiªu chuÈn 9m (3m´3m)=3399USD. Bao gåm:phÝ ®¨ng ký,th¶m , khung gian hµng , v¸ch ng¨n, banzon,3 bãng ®Ìn, b¶ng tªn C«ng ty , kho chøa, dÞch vô vÖ sinh. + thuª 01 gian hµng 9m(3m´3m)=2497USD. Bao gåm: phÝ ®¨ng ký, sµn gç, th¶m ,v¸ch ng¨n gian hµng. + PhÝ dÞch vô : 300USD/ng­êi´......ng­êi =........USD. + PhÝ lµm visa:26USD/ng­êi´........ng­êi =........USD. + Xe «t« ®­a ®ãn tõ s©n bay-kh¸ch s¹n-s©n bay:50USD/ng­êi. + VÐ m¸y bay khø håi Hµ néi-Paris-Hµ néi: 1250 USD/ng­êi. Trong c¸c møc gi¸ ®­a ra ë trªn C«ng ty VITEX chØ thu cho m×nh phÝ dÞch vô lµ 300USD/ng­êi, cßn c¸c møc gi¸ cßn l¹i ®Òu thu theo møc gi¸ thùc tÕ. C«ng ty x¸c ®Þnh møc chi phÝ dÞch vô 300USD/ng­êi dùa trªn møc chi phÝ liªn hÖ víi C«ng ty tæ chøc héi chî triÓn l·m ë n­íc ngoµi vµ c¸c chi phÝ lµm c¸c dÞch vô kh¸c nh­ lµm visa, ®Æt thuª «t«, mua vÐ m¸y bay cho kh¸ch hµng . Møc phÝ dÞch vô ®­a ra =chi phÝ thùc tÕ´30%chi phÝ thùc tÕ. §èi víi héi chî triÓn l·m trong n­íc . C«ng ty lµ nhµ tæ chøc møc gi¸ ®­a ra cho tõng héi chî triÓn l·m phô thuéc vµo chi phÝ cho tõng héi chî triÓn l·m vµ møc l·i còng ®­îc x¸c ®Þnh lµ 30%chi phÝ mµ C«ng ty bá ra. Tuy nhiªn trong thùc tÕ , khi thùc thi kÕ ho¹ch,møc gi¸ cã thÓ dao ®éng nhá h¬n 30%. Th«ng th­êng th× nÕu gÇn ®Õn ngµy tæ chøc héi chî triÓn l·m mµ sè gian hµng cßn trèng nhiÒu th× C«ng ty gi¶m gi¸ thuª gian hµng ®Ó thu hót thªm c¸c doanh nghiÖp kh¸ch hµng tham gia héi chî . 2.1.4. c¸c h×nh thøc xóc tiÕn b¸n dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m mµ C«ng ty VITEX cung cÊp . §Ó xóc tiÕn b¸n dÞch vô tæ chøc héi chî triÓn l·m thÝ tr­íc hÕt C«ng ty lµm viÖc víi së Th­¬ng m¹i tØnh mµ diÔn ra héi chî triÓn l·m ®Ó thu hót sù tham gia héi chî triÓn l·m cña c¸c doanh nghiÖp ®Þa ph­¬ng víi møc gi¸ ­u ®·i .C¸c doanh nghiÖp ®Þa ph­¬ng nÕu lµ doanh nghiÖp t­ nh©n sÏ ®­îc gi¶m gi¸ nh­ng ph¶i tù ®ãng phÝ tham gia héi chî triÓn l·m , cßn c¸c doanh nghiÖp cña tØnh th× ®­îc tØnh trî cÊp cho phÝ tham gia . Sau khi lµm viÖc víi së TM ®Ó x¸c ®Þnh sè doanh nghiÖp cña ®Þa ph­¬ng tham gia héi chî triÓn l·m , C«ng ty VITEX b¾t ®Çu xóc tiÕn tæ chøc thu hót c¸c kh¸ch hµng C«ng ty ë kh¾p c¶ n­íc tham gia héi chî triÓn l·m , víi møc gi¸ tiªu chuÈn ®­a ra .H×nh thøc t×m kh¸ch hµng C«ng ty tham gia héi chî triÓn l·m ®­îc C«ng ty tiÕn hµnh lµm ngay tõ buæi tr­íc buæi kÕt thóc héi chî triÓn l·m mµ C«ng ty võa tæ chøc .Vµo ngµy tr­íc ngµy kÕt thóc héi chî triÓn l·m C«ng ty VITEX sÏ cö ng­êi ®i kh¾p c¸c C«ng ty tham gia héi chî triÓn l·m ®Ó chµo kh¸ch hµng cho héi chî triÓn l·m x¾p tíi cña C«ng ty ®Ó c¸c C«ng ty tham gia . Ngoµi ra C«ng ty cßn t×m kiÕm kh¸ch hµng b»ng cö c¸c nh©n viªn cña m×nh ®i t×m kiÕm kh¸ch hµng t¹i c¸c héi chî triÓn l·m trªn ®Þa bµn Hµ néi vµ c¸c tØnh l©n cËn, khi ®ã c¸c nh©n viªn cña C«ng ty ®Õn héi chî triÓn l·m tiÕp xóc víi c¸c ®¹i diÖn cña tõng C«ng ty tham gia héi chî triÓn l·m ®Ó mêi hä tham gia héi chî triÓn l·m x¾p tíi cña C«ng ty m×nh vµ nÕu cã thÓ hîp ®ång sÏ ®­îc ký kÕt ngay t¹i héi chî. Ngoµi c¸c h×nh thøc t×m kh¸ch hµng ë trªn C«ng ty VITEX cßn tiÕn hµnh t×m kh¸ch hµng b»ng gäi ®iÖn tho¹i trùc tiÕp cho c¸c C«ng ty kh¸ch hµng mêi hä tham gia héi chî triÓn l·m do C«ng ty m×nh tæ chøc . Nh©n viªn cña C«ng ty sÏ tra cøu c¸c C«ng ty cã nghµnh nghÒ kinh doanh phï hîp víi chñ ®Ò cña héi chî triÓn l·m trong sæ Niªn Gi¸m §iÖn Tho¹i , vµ gäi ®iÖn ®Õn c¸c C«ng ty nµy mêi hä tham gia héi chî triÓn l·m do C«ng ty tæ chøc . H×nh thøc mêi kh¸ch hµng C«ng ty ®i tham gia héi chî triÓn l·m ®­îc C«ng ty ¸p dông phæ biÕn nhÊt lµ ®èi víi lo¹i h×nh héi chî triÓn l·m quèc tÕ , v×: + Thø nhÊt : Nh÷ng ng­êi ra quyÕt ®Þnh cho C«ng ty m×nh cã tham gia héi chî triÓn l·m quèc tÕ hay kh«ng hÇu hÕt ®Òu lµ tõ phã gi¸m ®èc trë lªn ,cho nªn gÆp trùc tiÕp hä khã mµ dÔ h¬n lµ lµm viÖc víi hä qua ®iÖn tho¹i tr­íc . + Thø hai: C¸c C«ng ty cã ®iÒu kiÖn n¨ng lùc tµi chÝnh ®i héi chî triÓn l·m quèc tÕ cßn it. + Thø ba: T¹i c¸c héi chî triÓn l·m trong n­íc , th«ng th­êng ®¹i diÖn cao nhÊt mµ c¸c C«ng ty tham gia cö ®i lµ c¸c tr­ëng phßng vµ hä kh«ng thÓ tù quyÕt ®Þnh cã tham gia héi chî triÓn l·m quèc tÕ hay kh«ng vµ hÇu hÕt t¹i c¸c héi chî triÓn l·m trong n­íc c¸c C«ng ty tham gi