Đồ án Phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý công chức - Tiền lương của UBDS-GĐ&TE với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access của hãng Microsoft

LỜI nói đầu Thế giới ngày nay đã có nhiều tiến bộ mạnh mẽ về công nghệ thông tin (CNTT) từ một tiềm năng thông tin đã trở thành một tài nguyên thực sự, trở thành sản phẩm hàng hố trong xã hội tạo ra một sự thay đổi to lớn trong lực lượng sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động và cả cách thức quản lý trong các lĩnh vực của xã hội. Trong những năm gần đây, nền CNTT nước ta cũng đã có phát triển trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý xã hội khác. Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các hệ thống thông tin quản lý nói chung .Tuy các hệ thống này xét về mặt nào đó cũng đã đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng trong những phần mềm được lập trình chủ yếu trên môi trường foxpro, các hệ thống đó có quy mô nhỏ, độc lập và tính thừa kế không cao. Nhưng hiện nay, do quy mô, tính phức tạp của công việc ngày càng cao nên việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý không chỉ là việc lập trình đơn giản mà phải xây dựng một cách có hệ thống. Các giai đoạn phân tích, thiết kế được tiến hành một cách tỷ mỷ và chính xác. Trong đồ án này tôi sẽ trình bày quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access của hãng Microsoft. Và ngôn ngữ để xây dựng cho phần mềm này là Visual basic Nội dung của đồ án bao gồm: Chương I: Nhiệm vụ và vai trò của bài tốn Chương II: Cơ sở lý thuyết và công cụ phát triển Chương III: Phân tích hệ thống chương trình quản lý công chức - tiền lương của UBDS –GĐ&TE Thành Phố Chương IV: Thiết kế hệ thống quản lý Chương V: An tồn dữ liệu Do kiến thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế nên đồ án không tránh khỏi những thiếu xót. Rất mong được sự đóng góp của quý thầy cô trong khoa công nghệ thông tin trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, các quý thầy cô trong bộ môn tin học trường Đại Học Thuỷ Sản và bạn bè đồng nghiệp. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn TS: Nguyễn Kim Anh, ông Huỳnh Trung Phương, ông Huỳnh Nguyễn Minh Trí cùng tồn thể nhân viên trong cơ quan đã trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện đồ án này Hà Nội ngày 26 tháng 7 năm 2003 NgườI thực hiện SV: Đào Thị Hưng CHƯƠNG I NHIỆM VỤ VÀI TRÒ CÙNG CÁC ĐẶC TẢ CỦA BÀI TỐN A. Nhiệm vụ và vai trò của bài tốn I. Nhiệm vụ cơ bản của bài tốn Bài tốn quản lý công chức - tiền lương có nhiệm vụ quản lý, theo dõi quá trình làm việc và quá trình lương của các công chức trong cơ quan cùng các hoạt động khác có liên quan đến công việc đó. Bài tốn bao gồm: * Đầu vào: - Các thông tin về hồ sơ của công chức - Các thông tin về quá trình quản lý của từng công chức - Các thông tin về quá trình quản lý lương của từng công chức - Sửa đổi, bổ sung cán bộ - Chỉnh sửa đổi mức lương của từng công chức * Đầu ra: - Tìm kiếm tra cứu các thông tin cần thiết về công chức, tiền lương theo yêu cầu của ban lãnh đạo trong cơ quan. Từ thông tin đầu ra cho ta thấy được quá trình công tác của từng công chức trong cơ quan để giúp cho việc tra cứu công chức được cập nhật một cách nhanh chóng, chính xác, cũng như các vấn đề liên quan đến công chức. II. Vai trò của bài tốn Để đảm bảo và tiện lợi cho quá trình hoạt động chung của cơ quan có hiệu quả thì việc quản lý công chức - tiền lương đòi hỏi phảI thường xuyên và chính xác. Vị trí của bài tốn này trong việc quản lý công chức, tiền lương của cơ quan được xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý, cần phảI đưa tin học vào trong các lĩnh vực quản lý nói chung trong cơ quan, bên cạnh đó yếu tố con ngườI và tiền lương do con ngườI làm ra càng không thể được xem nhẹ chính vì vậy cần có một chính sách quản lý thật khoa học nên bài tốn quản lý công chức - tiền lương giúp cho việc điều hành chung trong cơ quan ngày một hiệu quả hơn. B. Đặc tả các yêu cầu của bài tốn I. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức bộ máy của UBDSGĐ&TE Thành phố Nha trang tỉnh Khánh hồ 1. Chức năng Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ( gọI tắt là Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em ) là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năng giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về lĩnh vực dân số, gia đình, trẻ em trên địa bàn tỉnh, tổ chức phốI hợp giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hộI, tổ chức xã hộI của tỉnh nhằm thực hiện luật, công ước quốc tế, các chính sách, chươnh trình, dự án, kế hoạch về dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh. Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh chịu sự lãnh đạo tồn diện của Uỷ ban nhân dân tỉnh và chịu sự lãnh đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Uỷ ban Quốc gia Dân số và Kế hoạch hố gia đình và Uỷ ban Bảo vệ và chăm sóc trẻ em Việt Nam. Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em có con dấu và tài khoản tạI Kho bạc Nhà nước. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh có nhiệm vụ và quyền hạn như sau 2.1.Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch 10 năm, 5 năm, hàng năm, chương trình mục tiêu, các dự án về dân số, gia đình và trẻ em theo chương trình mục tiêu quốc gia; tổ chức việc thực hiện kế hoạch, chương trình đó sau khi được phê duyệt. 2.2. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản qui phạm pháp luật để cụ thể hố một số chủ trương, chính sách, chiến lược về dân số, gia đình và trẻ em, phù hợp vớI tình hình đặc điểm của tỉnh. Ban hành các văn bản nghiệp vụ chuyên môn về công tác dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh và tổ chức hướng dẫn thực hiện. 2.3. Kiểm tra thanh tra việc thực hiện các qui định của pháp luật, cơ chế chính sách và chương trình hành động về lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em; giảI quyết đơn thư khiếu nạI, tố cáo của công dân thuộc phạm vi và nhiệm vụ và thẩm quyền. 2.4. Tổ chức thực hiện kế hoạch phốI hợp vớI các ngành, đồn thể và các tổ chức xã hộI ở tỉnh về công tác tuyên truyền, giáo dục, vận động mọI tầng lớp nhân dân, các gia đình nhằm thực hiện chính sách dân số, gia đình và trẻ em; tổ chức thực hiện “ Ngày Dân số”, “ Ngày Gia đình Việt Nam” và “ Tháng hành động về trẻ em” hàng năm. 2.5. Ở những tỉnh có các HộI hoạt động về lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em thì Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đốI vớI các HộI này. 2.6. Thực hiện dịch vụ tư vấn về dân số, gia đình, trẻ em 2.7. Vận động các tổ chức và cá nhân trong nước, nước ngồi để bổ sung nguồn lực cho quỹ Bảo trợ trẻ em, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý và sử dụng Quỹ bảo trợ trẻ em. 2.8. Tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin về dân số, gia đình, trẻ em phục vụ cho việc quản lý, điều phốI chương trình dân số, gia đình và trẻ em tỉnh và cả nước. Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình thực hiện luật, công ước, chính sách chương trình, kế hoạch hành động, về dân số gia đình và trẻ em; thực hiện kế hoạch báo cáo định kỳ về Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban Quốc gia dân số và Kế hoạch hố gia đình và Uỷ ban Bảo vệ và Chăm sóc trẻ em Việt nam. 2.9. Tổ chức việc nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu, tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh. 2.10. Hướng dẫn bồI dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh. 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơ quan UBND Thành Phố Uỷ Ban Dân Số Gia Đình & Trẻ Em Thành Phố Ban Dân Số GĐ & TE Xã Phường Tư pháp Tổ chức lđ Văn hoá tt Tài chính HLHPN Giáo dục Y tế Mặt trận Cộng tác viên Cán bộ chuyên trách Các ban, ngành đoàn thể, tổ chức xã hội Chỉ đạo UBND Xã Phường 4. Sơ đồ quản lý của cơ quan UBDSGĐ & TE THÀNH PHỐ CHỦ NHIỆM PHÓ CHỦ NHIỆM ( Thường trực ) PHÓ CHỦ NHIỆM ( Chuên môn ) Các hoạt động xã hội Dịch vụ 02 Truyền thông Kế toán Tổng hợp Thống kê Văn thư * Nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ cấu quản lý của cơ quan: - Chủ nhiệm: Do phó chủ tịch UBND kiệm nhiệm có nhiệm vụ quản lý chung cho cơ quan - Phó chủ nhiệm Thường trực: Phụ trách tổng hợp về chỉ đạo và tham mưu cho cơ quan - Phó chủ nhiệm Chuyên môn: Phụ trách về mảng chuyên môn - Dịch vụ 02: Theo dõi tư vấn tình hình thực hiện biện pháp tránh thai, phi lâm sàng hiện đạI, tiến bộ thực hiện, vận động sử dụng biện pháp tránh thai có kế hoạch, biện pháp đẩy mạnh chương trình ( truyền thông, tư vấn ) - Truyền thông: Có kế hoạch tổ chức hoạt động và tổng hợp kết quả triển khai để đề xuất, kiến nghị phương hướng thờI gian tới. - Thống kê: Tổng hợp, nắm bắt các số liệu biến động dân số, sinh tử tạI các xã phường theo từng thờI gian cụ thể. - Văn thư: Có nhiệm vụ thu phát và lưu trữ các tài liệu do Ban tổ chức – Cán bộ Chính phủ Uỷ ban Quốc gia DS&KHHGĐ, Uỷ ban BV&CSTE Việt Nam đưa đến. - Kế tốn: Phụ trách về mặt tài chính của cơ quan cụ thể ¨ Kinh phí thực hiện các mục tiêu chương trình ¨ Kinh phí từng hoạt động cụ thể để báo cáo ¨ Kinh phí vận động ủng hộ quỹ bảo trợ trẻ em thành phố ¨ Kinh phí UBDSGĐ & TE tỉnh, quỹ bảo trợ TE tỉnh hỗ trợ trẻ em có hồn cảnh đặc biệt khó khăn. - Tổng hợp: Soạn thảo, tiếp nhận các thông tin tham mưu báo cáo cho các cấp II. Đặc tả các vấn đề của bài tốn Trong một cơ quan hành chính sự nghiệp việc quản lý công chức - tiền lương của mỗI nhân viên trong cơ quan trên máy vi tính không phảI là dễ.Khâu quản lý công chức do phòng tổ chức trong cơ quan nắm giữ, còn khâu quản lý tiền lương do phòng tài vụ nắm giữ. Để hiểu rõ việc quản lý thì mỗI phân tích viên cần phảI khảo sát và nắm được những thông tin sau: Quản lý công chức: Để quản lý một công chức trong cơ quan trước hết phảI nắm được lý lịch của mỗI ngườI, ngồi ra cần phảI hiểu thêm các thông tin khác để quản lý. Những thông tin cần quản lý bao gồm: Dân tộc Tôn giáo Chính trị Trình độ văn hoá Chuyên môn Ngoại ngữ Cựu chiến binh Chức vụ Các quan hệ của bản thân Khen thưởng Kỷ luật Nghỉ phép Họ và tên công chức GiớI tính Ngày sinh Nơi sinh Địa chỉ Điện thoạI Số CMND Ngày vào cơ quan Ngày vào biến chế Qúa trình công tác ở nước ngoài Bảo hiểm Lương cơ bản Trong lý lịch, quản lý các thông tin một cách cụ thể hơn: - Điện thoạI: Quản lý tất cả các số điện thoạI của công chức - Chính trị: Đồn viên, Đảng viên, Đồn viên chỉ quản lý có hay không. Nếu là đảng viên thì quản lý: Ngày vảo đảng, ngày chính thức, nơi vào đảng - Chuyên môn: Quản lý tất cả các chuyên môn mà công chức đã được đào tạo bao gồm: Chuyên môn gì? Nơi đào tạo ( Trường nào )? Văn bằng hay chứng chỉ được cấp, ThờI gian dào tạo. - Ngoại ngữ: Quản lý trình độ tất cả các ngoạI ngữ mà công chức biết được. - Qúa trình công tác ở nước ngồi: Để quản lý những chuyến đi nước ngồi của công chức. Nếu công chức nào đi thì quản lý: Thời gian, lý do, nước đi - Cựu chiến binh: Để quản lý những công chức nào đã đi bộ đội. Công chức nào đã đi bộ độI thì quản lý: Ngày xuất ngũ, ngày nhập ngũ, binh chủng, cấp bậc khi xuất ngũ. - Quan hệ nhân thân: Bao gồm cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột, con: Họ tên, ngày sinh, nghề nghiệp, cơ quan, chức vụ tại cơ quan của từng người. Nếu cha mẹ, vợ chồng, anh em,con của công chức không làm việc tạI cơ quan nào, không có chức vụ gì thì phần cơ quan, chức vụ ghi: Không. Nếu cha mẹ chết thì nghề nghiệp nghi chết. - Khen thưởng, kỷ luật: Ngày, hình thức, cấp, lí do khen thưởng, kỷ luật. Ngày xố kỷ luật - Nghỉ phép: ThờI gian và nơi nghỉ phép của tất cả các lần nghỉ phép của công chức. Nơi nghỉ phép chỉ quản lý cấp tỉnh Quản lý tiền lương: Để quản lý tốt khâu tiền lương của mỗi công chức trong cơ quan thì bộ phận tài vụ dựa vào bảng chấm công của công chức. Bảng chấm công gồm: Số ngày làm việc, số ngày nghỉ không phép, số tiền thưởng, phụ cấp chức vụ. Ngồi ra còn dựa vào quá trình lương của một công chức gồm: Ngạch, bậc, ngày lên lương để đưa ra danh sách lương của công chức trong cơ quan Công việc Tin học hố hệ thống nhắm đáp ứng: - Định kỳ tự động hố đưa ra danh sách công chức được tăng lương - Bất kỳ lúc nào cũng có thể trả lời các thông tin chính xác về tình hình công tác, lý lịch của một công chức. CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN A. Cơ sở lý thuyết I. Các khái niệm cơ bản + Thực thể: Là một đốI tượng cụ thể nào đó + Thuộc tính thực thể: Tính chất xác định thực thể + Lớp thực thể: Các thực thể cùng thuộc tính + Lược đồ quan hệ: Thuộc tính: Tên thuộc tính, miền xác định của thuộc tính Lược đồ một quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể ( Tên miền xác định ) cùng vớI các mệnh đề rang buộc. Lược đồ quan hệ: R==(A1:D1,A2:D2,…An:Dn,M) Ai: Tên thuộc tính Di: Miền xác định của thuộc tínhM: Mệnh đề ràng buộc NộI dung của lược đồ quan hệ gọI là các bộ + Các phép tốn tốI thiểu: Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổI trạng thái CSDL. Thay đổI cấu trúc CSDL. Thay đổI nộI dung CSDL. Xử lý, tính tốn trên CSDL. II. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn - Một thuộc tính gọI là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của các thuộctính này phụ thuộc vào giá tri của phụ thuộc kia. Sự phụ thuộc này có thể là gIán tiếp hay trực tiếp. - Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng qui định giá trị các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọI là khố. - VớI một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khố có trong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau. Các dạng chuẩn cơ bản. Dạng chuẩn 1 Dạng chuẩn 2 Dạng chuẩn 3 Các dữ liệu lưu trữ dướI dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữ liệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao. Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn ở dạng chuẩn 3. III. Khái niện chỉ dẫn và khố chỉ dẫn - Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn nào đó. Các thông tin chỉ dẫn là các thông tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh. Các thông tin này gọI là khố chỉ dẫn. Khố chỉ dẫn có thể là một trường, hoặc nhiều trường trong trường hợp này phảI chỉ ra thứ tự. VớI cách tạo ra khố chỉ dẫn theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kiếm nhanh dữ liệu theo tiêu chuẩn nào đó. IV. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ - Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, ngườI dùng không cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu. Tiện lợI cho ngườI dùng không chuyên tin học - Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là vật lý. - Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao. - TốI ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong CSDL, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập. - CảI thiện nâng cao tồn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu. - Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng. - Có cơ sở tốn học phong phú chắc chắn: * Lý thuyết quan hệ * Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin B. Công cụ phát triển I. Lựa chọn công cụ phát triển và các vấn đề kỹ thuật 1. Lựa chọn công cụ phát triển Hiện nay các chương trình được ứng dụng phục vụ cho UBDS-GĐ&TE được viết bằng ngôn ngữ FoxPro LAN 2.0, chạy trên mạng Novell Netware. Ưu điểm: § Rẻ tiền § Tiện lợI cho các ứng dụng có tính chất cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Dễ bảo trì, bảo hành. § Đồng bộ: Phát triển trên một thiết kế và định hướng thống nhất. § Tức thờI: Dữ liệu được cập nhật tức thờI khi phát sinh, đảm bảo thông tin kịp thời. § Được kiểm tốn xác nhận về chương trình, qui trình, tính hợp pháp của các thông tin do máy tính đưa ra. Nhược điểm: § Không đáp ứng được mô hình các bài tốn có tổ chức dữ liệu lớn. Tốc độ đọc, ghi các bảng dữ liệu giảm rất nhanh khi kích thước các bảng dữ liệu tăng từ vài trăm Kb tớI hàng ngàn Mb. Đồng thờI tốc độ xử lý cũng phụ thuộc vào số lượng ngườI sử dụng. § Không đáp ứng được các mô hình kiến trúc Client/Server ( Mô hình này hiện đang được sử dụng hết sức rộng rãi và ngày càng khẳng định được tính ưu việt của nó ). ĐốI vớI việc phát triển hệ thống, việc lựa chọn công cụ cũng có ý nghĩa hết sức quan trọng. NgườI phát triển hệ thống phảI căn cứ vào khẳ năng của cơ sở mình cũng như các yếu tố đặc thù mà lựa chọn công cụ cho phù hợp. Trong đề tài quản lý công chức - tiền lương có một số yếu tố được xem xét khi lựa chọn công cụ như sau: * Khả năng phát triển của hệ thống: Hệ thông tin xây dựng trong giai đoan hiện tạI đã và đang là bước đi ban đầu trong quá trình tiến tớI một hệ thống hồn hảo, do đó khả năng phảI nâng cấp dần trong tương lai là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, yếu tố hàng đầu cần quan tâm khi lựa chọn công cụ là khả năng hỗ trợ của chúng trong việc bổ sung phát triển hệ thống. Công cụ được chọn phảI giảm được chi phí bảo hành và nâng cấp chương trình. * Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được chọn phảI có tính cởI mở cao để hệ thống có thể dễ dàng kết nốI vớI các hệ thống thông tin khác. * Khả năng mà công cụ có thể giảm nhẹ gánh nặng công việc cho ngườI phát triển. * Trên cơ sở xem xét các yếu tố trên đây, công cụ được chọn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS vớI ngôn ngữ để viết chương trình là Visual basic 2. Môi trường làm việc + Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tạI các UBDS-GĐ&TE là máy PC với môi trường làm việc là hệ điều hành Window 98. + Đa số ngườI sử dụng trên thực tế đã làm quen vớI tin học qua máy PC vớI hệ điều hành Window. + Hệ thống chương trình quản lý công chức - tền lương sẽ rất tiện dụng khi chạy trên môi trường mạng. Tuy nhiên nó vẫn có thể cài đặt trên máy lẻ, áp dụng đốI vớI những cơ sở chưa ứng dụng mạng máy tính trong quản lý. II. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS Access là gì? Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( CSDL ). Cũng giống như các hệ CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động làm nhiều nhiệm vụ khác. Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển cho các ứng dụng một cách nhanh chóng. Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows. Ngày từ đầu Access cũng là một sản phẩm của CSDL trong Microsoft Windows. BởI vì cả Window và Access đều xuất phát từ Microsoft nên cả hai sản phẩm này làm việc rất tốt cùng nhau, Access chạy trên nền Windows cũng thể hiện được trong Access. Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại. Bạn có thể liên kết các đốI tượng nào đó ví dụ như: OLE trong Excel, Paintbrush và Word for Windows vào môi trường Access. Dù sao Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt trong cơ sở dữ liệu, đồng thờI nó có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc vớI nhiều hơn một mảng (Table) tạI cùng một thờI điểm để giảm bớt sự rắc rốI của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn. Chúng có thể liên kết một bảng trong Paradox và một bảng trong dbase, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nốI dữ liệu này vớI những bảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. Access cung cấp những công cụ gì? Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hồn thiện vớI những định nghĩa khố (Primary key) và khố ngoạI (Foreign key), các loạI luật quan hệ (một - một, một-nhiều), các mức kiểm tra mức tồn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự tồn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn chặn được sự cập nhật và xố thông tin không phù hợp. Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản (text), kiểu số (number), kiểu tiền tệ (currency), kiểu ngày/tháng (data/time), kiểu meno, kiểu có/không (yes/no) và các đốI tượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng ( Null) khi các giá trị này bị bỏ qua. Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏI vớI kiến trúc mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình Client/ Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết nốI vớI nhiều dạng dữ liệu bên ngồi, ví dụ như: Oracle, Sybase, thậm chí vớI cả những CSDL trên máy tính lớn như DB/2. VớI Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho ngườI sử dụng và cho các nhóm trong việc xem và thay đổI rất nhiều các kiểu đốI tượng dữ liệu. Tóm lạI: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác vớI ngườI sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và tổ chức thông tin. Các qu