Đồ án Phân tích thiết kế hệ thống: Quản lý bán hàng

Trường Cao Đẳng Công Nghệ Và Kinh Doanh Việt Tiến Báo Cáo Đồ Án MônPhân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Nhóm SV thực hiện: + Nguyễn Đình Hải Quân +Hồ Trung Lương +Đinh Quang Nhân Giáo Viên Hướng Dẫn: Nguyễn Thị Thuỳ Đà Nẵng, ngày 11 tháng 1 năm 2013 Lời nói đầu Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong công cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật này phải kể đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong ngành kinh tế, nó đóng góp một phần đáng kể vào quá trình hội nhập. Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh của nhiều cửa hàng vẫn rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt theo ngày, tháng, quý… Từ thực tế đó việc xây dựng được một phần mềm quản lý cho một cửa hàng rất cần thiết. Đề tài của chúng em là xây dựng phần mềm quản lý thiết bị của cửa hàng máy tính. Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người sử dụng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhật thông tin các mặt hàng, thực hiện yêu cầu báo cáo… với giao diện làm việc thân thiện, tiện dụng với người sử dụng hệ thống. Chúng em đã hoàn thành xong đề tài này, chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu xót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cô và các bạn. Chúng em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC GIỚI THIỆU DỰ ÁN QUẢN LÝ MUA BÁN THIẾT BỊ MÁY TÍNH I.Kế Hoạch Dự Án - Ghé thăm công ty TNHH Phi Long lúc 8h00 ngày 5 tháng 12 năm 2012 để tìm hiểu khảo sát qui trình kinh doanh tại công ty Kết thúc buổi tìm hiểu nhóm đã thu thập được một số thông tin, ý kiến yêu cầu của ban giam đốc và bộ phân kinh doanh như sau: Đối tượng phỏng vấn Yêu cầu từ đối tượng hỏi Ghi chú Giám đốc công ty Thiết kế một chương trình quản lý bán hàng cho bộ phân kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Yêu cầu đầy đủ các chức năng nhập xuất hàng, báo cáo, thống kê. Các nhân viên quản lý Yêu cầu chức năng tìm kiếm khách hàng, lưu sửa thông tin.. II.Hiện Trạng Thực Hiện • Quá trình quản lý trong công ty bao gồm: + Quản lý quá trình nhập hàng + Quản lý quá trình xuất hàng (bán hàng) + Quản lý số hàng bán được + Quản lý số hàng tồn kho • Cụ thể chi tiết cho các quá trình: 1. Quá trình nhập hàng: -Công ty nhập hàng theo quý mỗi năm ( 1 năm sẽ có 4 đợt nhập hàng cho công ty) -Nhập hàng từ 5 nhà cung cấp sản phẩm chính - Giá chiết khấu là 20% trên 1 thiết bị 2. Quá trình bán hàng ( xuất hàng): - Có thông tin về nhân viên bán hàng - Thông tin về giá của sản phẩm bán ra - Có thông tin về khách hàng mua sản phẩm 3. Quản lý số hàng bán được: - Thống kê được số lượng linh kiện và thiết bị bán được theo ngày, theo tuần và báo cáo theo tháng - Nắm được thông tin chi tiết về sản phẩm đã bán được ( ví dụ như tên sản phẩm, ngày bán, số lượng, thời gian bảo hành...) 4. Quản lý số hàng tồn kho: - Thống kê số lượng hàng hóa chưa bán được trong thời gian nhất định ( ví dụ như theo tháng, theo quý, theo năm...) -Có thông tin chi tiết về sản phẩm tồn kho -Hướng giải quyết sản phẩm tồn kho như thế nào? III. Tính Khả Thi Của Chương Trình - Sau một ngày tìm hiểu và thu thập thông tin từ công ty nhóm đã đồng ý chấp nhận tạo chương trình quản lý bán hàng cho công ty, với các yêu cầu từ phía đối tác. - Thời gian đảm bảo giao hàng là 30 ngày theo thoả thuận, chương trình sẽ được bảo trì các lỗi phát sinh cũng như yêu cầu trong thời gian 1 tháng sử dụng. IV. Thiết Kế Mô Hình Chức Năng Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý mua bán thiết bị máy tính Lập báo cáo Thanh toán Nhập kho Lập phiếu nhập Kiểm tra hàng Gửi đơn đặt hàng Phiếu yêu cầu nhập Nhập hàng Báo cáo, in ấn Tra Cứu Thanh toán Giao hàng Nhận đơn đặt hàng Lập báo giá Bán hàng Kiểm tra hàng trong kho Mã khách hàng Phiếu nhập Mã & tên nhà cung cấp Mã phiếu nhập Hóa đơn Mã & tên thiết bị Khách hàng y/c tra cứu Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh K/q truy vấn Nhân viên Chủ cửa hàng Gửi đơn đặt hàng Thông tin thiết bị Cung cấp hàng Nhà Cung Cấp Khách hàng Quản lý mua bán thiết bị Y/c Mua thiết bị Thanh toán Bảng báo giá Y/c nhập hàng Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh NHÀ CUNG CẤP KHÁCH HÀNG CHỦ CỬA HÀNG Y/C nhập hàng Đơn đặt hàng Hoá đơn thanh toán Thông tin thiết bị Y/C báo cáo Bảng báo giá Y/C mua hàng Báo cáo Đơn đặt hàng Phiếu nhập hàng D4 Sổ nhập kho Bảng báo giá Phiếu xuất hàng D1 TThông tin thiết bị Báo cáo Phiếu giao hàng D8 Sổ xuất kho NHÂN VIÊN Y/C tra cứu Kết quả NHẬP HÀNG BÁN HÀNG BÁO CÁO TRA CỨU Trả về Trả về Trả về Trả về Trả về Trả về Trả về Nhập vào Nhập vào Nhập xuất Trả về Nhập xuất Nhập xuất Nhập vào Nhập xuất Nhập xuất Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh với chức năng nhập hàng Viết phiếu yêu cầu nhập Hoá đơn thanh toán Sổ nhập kho Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Y/C nhập hàng Thông tin thiết bị NHÀ CUNG CẤP D1 Thông tin thiết bị Nhập vào Nhập vào Trả về Trả về Trả về Trả về Trả về Phiếu nhập hàng Kiểm tra hàng Gửi đơn đặt hàng Lập phiếu nhập Thanh toán Nhập kho 5.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh với chức năng bán hàng Trả về Lập báo giá Thanh toán tiền Phiếu giao hàng Giao hàng cho khách Bảng báo giá D13 Sổ xuất kho Phiếu xuất hang Phiếu nhập hàng Bảng báo giá KHÁCH HÀNG D4 Sổ nhập kho Nhập xuất Nhập vào Trả về Trả về Trả về Trả về Trả về Trả về Y/C mua hàng Nhận đơn đặt hàng Kiểm tra hàng trong kho Giao hàng Thanh toán 6.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh với chức năng tra cứu 11 DS thiết bị Trả về Trả về Trả về Trả về Trả về Tra cứu theo mã & tên nhà cc Tra cứu phiếu nhập Tra cứu theo mã và tên kh Tra cứu mã hoá đơn Tra cứu theo mã & tên thiết bị DS hóa đơn DS khách hàng Thông tin mã phiếu nhập Thông tin mã hóa đơn Thông tin hóa đơn Thông tin khách hàng Thông tin tên và mã KH Thông tin nhập hàng Thông tin thiết bị Nhân viên Thông tin thiết bị Thông tin mã & tên nhà CC Thông tin mã& tên thiết bị 7.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh với chức năng báo cáo Trả về BÁO CÁO CHỦ CỬA HÀNG Y/C báo cáo Báo cáo D4 Sổ nhập kho Báo cáo Phiếu xuất hàng D13 Sổ xuất kho Phiếu nhập hàng Trả về Nhập vào Trả về Trả về V. Chương Trình Minh Họa:(Phần này làm thêm chỉ mang tính tham khảo các mối quan hệ chưa tất đúng) 1. Sơ đồ quan hệ 2. Thiết kế các giao diện: a. Giao diện menu chính: b. Giao diện quản lý hóa đơn bán hàng: c. Giao diện quản lý nhập hàng: d. Giao diện quản lý xuất hàng: e. Giao diện báo cáo danh sách hàng tồn: f. Giao diên tìm kiếm theo từng mục: g. Giao diện các danh mục quản lý: Quản lý khách hàng: Quản lý nhà cung cấp: Quản lý nhân viên: Quản lý thiết bị: 2. Đặc tả giao diện và tương tác: a. Giao diện menu chính: Mục tiêu : Giao diện menu chính dung để tương tác với người dùng Người sử dụng : Nhân viên bán hàng, quản lý Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP Các bảng dữ liệu sử dụng: không Thao tác: quản lý các nút liên kết đến các form khác Hướng dẫn sử dụng: Trên form giao diện menu chính có các nút lệnh với từng chức năng khác nhau giúp người dùng tương tác với chương trình, sử dụng chương trình một cách dễ dàng và thân thiện. Kết quả: Có thễ thực hiện tất cả thao tác chức năng của chương trình như quản lý, báo cáo, tìm kiếm và thống kê b. Giao diện quản lý hóa đơn bán hàng: Mục tiêu : Quản lý những hóa đơn bán hàng Người sử dụng : Nhân viên bán hàng, quản lý Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP Các bảng dữ liệu sử dụng: t_hoadon Thao tác: thêm, sửa, xoá hoá đơn Hướng dẫn sử dụng: Trên form quản lý hóa đơn bán hàng ta có thễ xem được chi tiết từng hóa đơn với các thông tin mã thiết bị, tên thiết bị, số lượng,… ngoài ra ta có thễ thêm các hóa đơn bán hàng vào CSDL khi thực hiện một giao dịch mới cho khách hàng đễ quản lý c. Giao diện quản lý nhập hàng: Mục tiêu : Quản lý quá trình nhập hàng của cửa hàng, công ty Người sử dụng : Nhân viên bán hàng, quản lý Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP Các bảng dữ liệu sử dụng: t_thietbi Thao tác: thêm, sửa, xoá Hướng dẫn sử dụng: Trên form quản lý nhập hàng ta nhập thời gian cần quản lý vào 2 textbox đã có, sau đó chọn nút xem đê xem quá trình nhập hàng trong thời gian vừa nhập Kết quả: Xem chi tiết quá trình nhập hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định với từng mặt hàng cụ thể ( mã thiết bị, tên thiết bị, số lượng, ngày nhập…) d. Giao diện quản lý xuất hàng : Mục tiêu : Quản lý quá trình xuất hàng của cửa hàng, công ty Người sử dụng : Nhân viên bán hàng, quản lý Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP Các bảng dữ liệu sử dụng: t_hoadon Thao tác: xem Hướng dẫn sử dụng: Trên form quản lý xuất hàng ta nhập thời gian cần quản lý vào 2 textbox đã có, sau đó chọn nút xem đê xem quá trình xuất hàng trong thời gian vừa nhập Kết quả: Xem chi tiết quá trình xuất hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định với từng mặt hàng cụ thể ( mã thiết bị, tên thiết bị, số lượng, ngày nhập…) e. Giao diện báo cáo hàng tồn kho và báo cáo bảng báo giá : Mục tiêu : + Kiểm tra số lượng và thông tin thiết bị tồn kho + In bảng báo giá các thiết bị cho khách hàng Người sử dụng : Nhân viên bán hàng, quản lý Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP Các bảng dữ liệu sử dụng: không Thao tác:không Hướng dẫn sử dụng: Chỉ cần chọn nút Báo cáo hàng tồn kho hay báo cáo bảng giá thì chương trình sẽ in ra thông tin về các mặt hàng tồn kho cũng như bảng báo giá các thiết bị trong cửa hàng, công ty cho nhân viên bán hàng hoặc khách hàng cần biết Kết quả: Xem được chi tiết thông tin về các thiết bị, mặt hàng tồn kho và giá cả của các sản phẩm, thiết bị f. Giao diện tìm kiếm : Mục tiêu : Tìm kiếm thông tin chi tiết theo từng mục Người sử dụng : Nhân viên bán hàng, quản lý Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP Các bảng dữ liệu sử dụng: t_hoadon, t_thietbi, t_khachhang, t_nhanvien, t_ncc Hướng dẫn sử dụng: Chọn mục cần tìm kiếm phía dưới, sau đó nhập thông tin ỡ ô tìm kiếm và chọn nút Tìm kiếm đễ chương trình thực hiện tìm kiếm theo nội dung cần tìm Kết quả: Tìm kiếm thông tin cụ thể theo từng mục sau : Mã khách hàng, tên nhà cung cấp, mã thiết bị, mã nhập, phiếu nhập. tên thiết bị, mã nhà cung cấp, mã HD, tên khách hàng g. Giao diện danh mục quản lý: Mục tiêu : Quản lý nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, thiết bị Người sử dụng : Nhân viên bán hàng, quản lý Môi trường : Windows 2000/XP, Microsoft Access 2000/XP Các bảng dữ liệu sử dụng: t_hoadon, t_thietbi, t_khachhang, t_nhanvien, t_ncc Thao tác: thêm, sửa, xoá các bảng ghi Hướng dẫn sử dụng: Trên form danh mục quản lý có từng mục quản lý riêng, ta chọn đễ chương trình thực hiện thao tác tìm kiếm và quản lý Kết quả: Xem, sửa, xóa và cập nhật các thông tin của khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và thiết bị VI. Kết Luận Với những kiến thức đã học, với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trên diễn đàn thuthuataccess, cùng giáo viên bộ môn. Nhóm em đã thu thập được những kinh nghiệm hết sức quý báu.  Kết hợp cùng với kiến thức đã được trang bị trên lớp em đã có một số suy nghĩ nhằm hoàn thiện đề tài đã giao. Tuy nhiên với trình độ thực tiễn còn hạn chế và một số khó khăn gặp phải trong lúc thực hiện đề tài nên cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót em rất mong nhận được sự ý kiến đóng góp từ giáo viên để đề tài của nhóm được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thuỳ đã hướng dẫn cho nhóm hoàn thành đồ án này. Kính chúc cô sức khoẻ dồi dào và đạt được nhiều thành công trong công việc. Đà Nẵng, ngày 11 tháng 1 năm 2013. Nhóm sinh viên thực hiện  VII. Đánh Giá Và Nhận Xét Của Giáo Viên Bộ Môn VIII. Thông Tin Khác Trong bài có tham khảo một số tài liệu từ các trang web sau: …..