Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

MỤC LỤC CHƯƠNG 1 ............................................................................................................................ 3 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY ....................................... 3 1.1. Giới thiệu về công ty ............................................................................................. 3 1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc .................................................................................. 3 1.3. Giải pháp .................................................................................................................... 6 CHƯƠNG 2 ............................................................................................................................ 7 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ................................................................................ 7 2.1. Mô hình nghiệp vụ ................................................................................................ 7 2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ ........................... 7 2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh .............................................................................................. 8 2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ ............................................................. 9 2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu ................................................................................ 13 2.1.5.Ma trận thực thể chức năng ........................................................................... 14 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu .............................................................................................. 15 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 ........................................................................... 15 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 ........................................................................... 16 2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu ......................................................................................... 20 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER .......................................................................... 20 2.3.2. Mô hình quan hệ ................................................................................................ 26 2.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý ..................................................................................... 28 2.4. Thiết kế giao diện ................................................................................................. 29 CHƯƠNG 3 .......................................................................................................................... 30 CƠ SỞ LÝ THUYẾT ............................................................................................................... 30 3.1. Phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc ................................................ 30 3.1.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin ......................................................... 30 3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc ................. 31 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ......................................................................... 32 3.2.1 Mô hình liên kết thực thể E-R ...................................................................... 32 3.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ ..................................................................... 33 3.3. Công cụ để cài đặt chương trình ..................................................................... 34 3.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER .................................................. 34 3.3.2. Ngôn ngữ ASP ................................................................................................. 36 CHƯƠNG 4 .......................................................................................................................... 39 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH .................................................................................................. 39 4.1. Một số giao diện chính ....................................................................................... 39 4.1.1. Giao diện chính ............................................................................................... 39 4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu ............................................................................ 39 4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu .................................................................................. 39 4.1.4. Một số báo cáo ................................................................................................. 41 4.2. Nhận xét, đánh giá ............................................................................................... 42 KẾT LUẬN .............................................................................................................................. 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 44 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đầu tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo GS.TS NGƯT Trần Hữu Nghị hiệu trưởng nhà trường là người đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị giúp chúng em học tập và nghiên cứu trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy giáo cô giáo trong nhà trường. Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo trong Bộ môn Tin học trực tiếp giảng dạy cho em những kiến thức bổ ích. Đặt biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Vũ Anh Hùng, trong thời gian làm tốt nghiệp vừa qua, thầy đã giành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo và toàn thể các bộ công nhân viên chức trong Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em thực hiện tốt đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng 8 năm 2007 Sinh viên Ngô Thị Thu Thủy LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Nếu như vài ba năm trước máy tính ở nước ta máy tính được sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường, hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia đình mà trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu. Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. Tin học được ứng dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu. Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn. Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA. Đối với công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo nhập xuất hàng. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và thời gian xử lý công việc rất lâu. Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên. Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 3 CHƯƠNG 1 HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY 1.1. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng, ... 1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng. Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp. Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi. Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 4 Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách còn nợ lại. Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh toán. Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho vào một phiếu theo từng ngày. Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 5 Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách. Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị. Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 6 Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp. Các công thức liên quan Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100 Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng) Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu) Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi) Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ) 1.3. Giải pháp Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việc đảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kế hoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ của công ty và thủ tục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thì công ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để có thể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổ sách độ chính xác không cao không linh hoạt Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của công ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức khắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên. Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 7 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Mô hình nghiệp vụ 2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận dạng Lập đơn hàng Đơn đặt hàng HSDL Nhà cung cấp Tác nhân Lập phiếu nhập hàng Phiếu nhập hàng HSDL Lập phiếu chi Phiếu chi HSDL Vào sổ quỹ Sổ quỹ HSDL Đưa báo giá công ty Báo giá công ty HSDL Yêu cầu mua hàng Khách hàng Tác nhân Phiếu yêu cầu HSDL Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất hàng kiêm BH HSDL Lập phiếu thu Phiếu thu HSDL Lập phiếu biên nhận Phiếu biên nhận HSDL Lập phiếu sửa chữa Phiếu sửa chữa HSDL Lập báo cáo Báo cáo HSDL Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 8 2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ b) Mô tả hoạt động NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp, gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp. KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách. Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành. NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này. BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo. 0 HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI BAN LÃNH ĐẠO NHÀ CUNG CẤP KHÁCH HÀNG Y/c mua hàng Đơn đặt hàng Thông báo nợ Yêu cầu BH hang Thanh toán Báo giá Thông báo nợ Y/c báo cáo Báo cáo NGÂN HÀNG Y/c chuyển khoản, ktra TK Thông báo KQ Phiếu giao hàng Phiếu chi Phiếu xuất hàng Báo giá hang Phiếu chi Y/c thanh toán Đổi hàng khác hang Trả lại hàng lỗi Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 9 2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ a. Sơ đồ phân rã chức năng THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI 1. Nhập hàng 2. Xuất hàng 4. Báo cáo 1.1 Lập đơn hàng 1.2 Kiểm tra đơn, hàng 1.3 Lập phiếu nhập hàng 1.4 Lập phiếu chi 2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu 2.2 Kiểm tra hàng trong kho 2.3 Lập phiếu xuất hàng 2.4 Lập phiếu thu 2.6 Nhập hàng trở lại kho 2.5 Thông báo nợ khách hàng 1.5Lập ds hàng trả lạiNCC 3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành 3.2 Lập phiếu biên nhận 3.3 Bảo hành 3.4 Lập phiếu sửa chữa 4.1 Hàng nhập 4.2 Hàng xuất 4.3 Hàng tồn kho 4.4 Thu chi 4.5 Nợ khách hàng 4.6 Nợ nhà cung cấp 3.5 Lập phiếu thu 3. Bảo hành Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 11 b. Mô tả chi tiết các chức năng 1.1 Lập đơn hàng: Phòng kế hoạch sau khi tìm hiểu thị trường và nắm được lượng hàng tồn trong kho thì lên kế hoạch mua hàng gửi lên Ban lãnh đạo Công ty duyệt, sau đó lập đơn hàng và gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về. 1.2 Kiểm tra đơn, hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không ? nếu phù hợp thì kí vào phiếu giao hàng và nhập hàng, không phù hợp thì trao đổi lại với nhà cung cấp. 1.3 Lập phiếu nhập hàng: Khi thủ kho đã hoàn tất bước kiểm tra hàng thì làm thủ tục nhập kho. Bộ phận thủ kho lập phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho. 1.4 Lập phiếu chi: Khi trả tiền cho nhà cung cấp kế toán phải lập ra phiếu chi, giao cho nhà cung cấp bản sao của phiếu chi, giữ lại bản gốc. 1.5 Lập ds hàng trả lại NCC: Sau khi nhập hàng xong, trong quá trình bán hàng phát hiện có hàng hỏng, hàng không đạt yêu cầu thì bộ phận kho lập danh sách hàng phải trả lại cho nhà cung cấp trình lên phòng kế hoạch, phòng này sẽ thương lượng với NCC để đổi hàng. 2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu: Khi khách đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ cung cấp cho khách biết thông tin hàng hóa và báo giá chi tiết của từng chủng loại mặt hàng và tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách. 2.2 Kiểm tra hàng trong kho: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không. Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách. 2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng. Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuất hàng.. 2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào phiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc. 2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách hàng và yêu cầu thanh toán. Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin 12 2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợp khách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho. 3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mang phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn hạn dùng không? 3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửa chữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giao cho khách hàng. 3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận. 3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết hạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện không bảo hành mà khách vẫn có yêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập phiếu sửa chữa. 3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc. 4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng hàng nhập và mặt hàng nhập. 4.2