Đồ án Tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý nhà hàng Hương Cảng

ĐỒ ÁN: Quản lý nhà hàng Hương Cảng 2 I. Khái quát chung về nhà hàng HƯƠNG CẢNG. Nhà hàng HƯƠNG CẢNG bắt đầu đi vào hoạt động ngày 15 tháng 10 năm 2005. Với tòa nhà ba tầng, với 40 bàn ăn sang trọng được bố trí trên cả ba tầng. Tầng hai còn có một hội trường lớn để tổ chức các buổi hội thảo, lễ cưới, sinh nhật,… Nhà hàng có 18 nhân viên, bao gồm: - Ban lãnh đạo. - Bộ phận kế toán. - Bộ phận quầy bar. - Bộ phận phục vụ bàn. - Bộ phận nhà bếp. Ngoài việc nhận đặt tiệc, phục vụ khách hàng trực tiếp tại nhà hàng, nhà hàng có thể phục vụ tận nơi yêu cầu hoặc đi theo các đoàn trong các tour du lịch. II. Cơ cấu tổ chức và chức năng. Trong nhà hàng bao gồm các bộ phận: Ban lãnh đạo, Bộ phận kế toán, Bộ phận quầy bar, Bộ phận phục vụ bàn, Bộ phận nhà bếp được mô tả như sau: 3 BAN LÃNH ĐẠO KẾ TOÁN QUẦY BAR PHỤC VỤ BÀN NHÀ BẾP Trong đó: BAN LÃNH ĐẠO: điều hành mọi hoạt động của nhà hàng. KẾ TOÁN: có trách nhiệm theo dõi chi tiết toàn bộ việc thu chi hàng ngày của nhà hàng. Từ đó lập ra các báo cáo, thống kê, doanh thu,….trình ban lãnh đạo theo ngày, tháng, quý năm. QUẦY BAR : phục vụ dịch vụ uống của khách. PHỤC VỤ BÀN: phục vụ khách trong qúa trình ăn uống tại nhà hàng. NHÀ BẾP: nấu ăn theo đơn đặt trước, hoặc theo menu. Ngoài ra còn nấu cho nhân viên nhà hàng. 4 III. Quá trình đặt bàn của khách hàng. Khách của nhà hàng là những người đặt hàng trước qua dịch vụ điện thoại, hoặc đến gọi trực tiếp tại nhà hàng trong giờ mở cửa quy định. Phiếi yêu cầu của khách hàng có dạng: Số phiếu: PHIẾU YÊU CẦU Mã khách hàng:…………………………………………… Tên khách hàng:………………………………………….. Địa chỉ:…………………………………………………… Tên người nhận đơn:…………………………………….... STT Tên hàng Đơn vị tinh Số lượng 1. 2. 3. 5 IV.Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp. Khi nhà hàng có nhu cầu nhập hàng, nhân viên quản lý khâu đó sẽ gửi nhà cung cấp phiếu đặt hàng có dạng sau: Số phiếu: PHIẾU ĐẶT HÀNG Mã nhà cung cấp:………………………………………….. Tên nhà cung cấp:…………………………………………. Địa chỉ:……………………………………………………. STT Tên hàng Đơn vị tinh Số lượng 1. 2. 3. Ngày…tháng…năm.. Người lập phiếu 6 V. Phiếu nhập hàng: Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, nhân viên của nhà hàng phụ trách khâu nhận hàng sẽ nhận hàng và tạo một phiếu nhập hàng theo mẫu sau: Số phiếu: PHIẾU NHẬP HÀNG Mã nhà cung cấp:…………………………………………… Tên nhà cung cấp:………………………………………….. Địa chỉ:……………………………………………………... STT Tên hàng Đơn vị tinh Số lượng 1. 2. 3. Ngày…tháng…năm.. Người lập phiếu 7 VI. Nhập hàng vào kho: Sau khi nhập hàng về từ các nhà cung cấp, nhân viên phụ trách sẽ tiến hành nhập hàng vào kho. Phiếu nhập có dạng: Số phiếu: PHIẾU NHẬP KHO Mã kho:…………………………………………………….. Tên kho:……………………………………………………. Tên nhân viên lập phiếu:……………………………………. STT Tên hàng Đơn vị tinh Số lượng 1. 2. 3. Ngày…tháng…năm.. Người lập phiếu 8 VII. Xuất hàng ra khỏi kho. Khi khách hàng đến ăn tại nhà hàng, sẽ có yêu cầu xuất các mặt hàng để chế biến món ăn hoặc gọi đồ uống phục vụ khách hàng. Vì vậy có một phiếu xuất kho với các thông tin sau: Số phiếu: PHIẾU XUẤT KHO Tên kho:……………………………………………………. Tên nhân viên lập phiếu:……………………………………. STT Tên hàng Đơn vị tinh Số lượng 1. 2. 3. Ngày…tháng…năm.. Người lập phiếu 9 VIII. Thanh toán. Khi thanh toán với các nhà cung cấp hoặc các khách hàng khi có yêu cầu, sẽ cần một hoá đon thanh toán dạng (Khi thanh toán bằng tiền mặt) có dạng: Số hoá đơn: HOÁ ĐƠN THANH TOÁN Mã khách hàng:…………………………………………….. Tên khách hàng:……………………………………………. Địa chỉ:……………………………………………………... Điện thoại:………………………………………………….. STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. 2. 3. Cộng: Bằng chữ:……………………………………………………. Ngày …tháng..năm… Người viết hoá đơn 10 IX. Thực đơn: Đến nhà hàng khách hàng sẽ gọi các món ăn theo menu có dạng: MENU STT Tên món Đơn giá 1. 2. 3. Ngày..tháng..năm.. 11 X. Mô hình nghiệp vụ tổ chức. 1. Biểu đồ ngữ cảnh. a.Biểu đồ: Báo giá Phiếu đặt hàng Đặt tiệc Cung cấp hàng Yêu cầu thanh toán Đáp ứng Hoá đơn thanh toán Y/c thanh toán Hoá đơn thanh toán Yêu cầu báo cáo Báo cáo thống kê KHÁCH HÀNG NCC LÃNH ĐẠO NHÀ HÀNG 0 QUẢN LÝ NHÀ HÀNG 12 b.Mô tả tương tác: Khách hàng: khi có yêu cầu đặt tiệc (hoặc đến ăn trực tiếp tại nhà hàng), bộ phận phục vụ bàn sẽ chuyển yêu cầu đó xuống nhà bếp để nhà bếp làm các món ăn theo yêu cầu, và yêu cầu về đồ uống sẽ chuyển xuống quầy bar. Và ở đây sẽ có phiểu xuất hàng. Khi khách hàng có yêu cầu thanh toán, khách hàng sẽ nhận được một hoá đơn thanh toán của nhà hàng. Nhà cung cấp: khi có báo giá, nhà hàng sẽ gửi một phiếu đặt hàng đến nhà cung cấp. Dựa vào đó nhà cung cấp sẽ chuyển hàng cho nhà hàng. Sau khi nhận hàng, nhà hàng sẽ thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Lãnh đạo nhà hàng: nhà cung cấp yêu cầu báo cáo để biết các thông tin về tình hình kinh doanh của nhà hàng hoặc về tình hình nhân sự thì sẽ được đáp ứng ngay. 13 2. Ma trận thực thể chức năng. D1 D2 D3 D4 D 5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 3.1 R R 3.2 R C C R R R 3.3 C R 3.4 R C R C R 3.5 R C R R 3.6 C R C R 3.7 R R R 3.8 R R C R R R R R R 3.9 R R R R R R R R R R R 14 XI. Các hồ sơ dữ liệu, các chức năng và mô tả chi tiết. 1. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng. D1 : Thực đơn: là bảng ghi danh các món ăn hoặc đồ uống cùng giá đi kèm. Giá có thể đựoc sửa đổi theo ngày theo sự biến động của giá cả. D2 : Hồ sơ khách: là nơi lưu trữ các thông tin về danh sách khách đến ăn tạ nhà hàng. D3: Hoá đơn thanh toán: là bảng chi tiết các món ăn, đồ uống mà khách hàng đã ăn cùng với giá cả và tổng tiền. D4 : Phiếu nhập hàng: ghi danh sách các mặt hàng mà nhà hàng đã nhập vào. D5 : Phiếu nhập kho: là các mặt hàng được chuyển vào các kho. D6 : Phiếu xuất kho: khi khách hàng có nhu cầu gọi các món ăn, đồ uống thì cần có các phiếu xuất kho để lấy các mặt hàng đó ra khỏi kho. D7 : Danh mục dich vụ: dùng để kiểm tra xem nhà hàng còn các dịch vụ nào còn trống để có thể phục vụ các lươt khách tiếp theo . D8: Đơn đặt hàng: là danh sách các mặt hàng nhà hàng cần mua vào. D9 : Phiếu yêu cầu: danh sách các món ăn hoặc đồ uống mà các khách hàng gọi hoặc đặt tiệc từ trước. 15 D10 : Hồ sơ nhân viên: lưu trữ thông tin về các nhân viên làm việc trong nhà hàng. D11 :Báo giá: thông báo giá cả của các loại mặt hàng khi có sự biến động. D12 : Tỷ giá ngọai tệ: là giá của các loại tiền ngoạu tệ khi chuyển đổi sang tiền Việt Nam được cập nhật liên tục trong ngày. D13 : Hồ sơ nhà cung cấp: lưu trữ các thông tin về các nhà cung cấp mà nhà hàng mua hàng của các nhà cung cấp này. 2.Các chức năng nghiệp vụ. 3.1 Lập đơn đặt hàng: khi nhà hàng có yêu cầu sử dụng các mặt hàng, nhân viên lập đơn đặt hàng gửi đến nhà xung cấp. 3.2 Nhập hàng: khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, nhân viên của nhà hàng sẽ kiểm tra và nhận hàng. Đây chính là việc “nhập hàng”. 3.3 Nhập kho: sau khi nhập hàng của các nhà cung cấp, nhân viên sẽ chuyển hàng vào các kho của nhà hàng gọi là “nhập kho”. 3.4 Nhận đặt tiệc: khi khách hàng gọi điện đến hoặc đến trực tiếp nhà hàng đặt tiệc, nhân viên của nhà hàng sẽ thực hiện việc “nhận đặt tiệc”. 16 3.5 Xuất kho: khi khách hàng gọi món, đồ uống, hoặc cần lấy những loại thực phẩm…để chế biến các ăn...thì sẽ thực hiện việc “xuất kho” 3.6 Phục vụ dịch vụ: phục vụ khách hàng các loại hoạt động mà nhà hàng có thể đáp ứng. 3.7 Yêu cầu thanh toán: sau khi khách hàng sử dụng các loại dịch vụ của nhà hàng thì khách hàng sẽ có yêu cầu thanh toán với nhân viên của nhà hàng. . 3.8 Thanh toán: khi nhận được hoá đơn thanh toán khách hàng sẽ thực hiện việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.. 3.9 Báo cáo thống kê: đây là yêu cầu của lãnh đạo nhà hàng khi cần biết bất kì thông tin nào về: hoạt động, doanh thu, thông tin về nhân viên… của nhà hàng. 17 XI.. Hồ sơ luồng dữ liệu các mức. QUẢNLÝNHẦHÀNG 1.MUAHÀNG 2.BẤNHÀNG 3.BÁOCÁO 1.1Lập đơn mua hàng. 2.1Tiếp nhận đơn đặt hàng. 3.1Doanh thu ngày 1.2Theo dõi hàng về. 2.2 Xử lý hoá đơn. 3.2Về hoạt động 1.3Lập phiếu nhập. 2.3Lập phiếu xuất kho. theo quý . 1.4Nhập hàng vào kho. 2.4Lập hoá đơn thanh toán. 3.3Thông tin nhân 1.5Viết séc chuyển khoản. 2.5Thông báo nợ. viên. 18 1.Nhập hàng Báo giá Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng Séc chuyển khoản NCC D1 D2 D3 D4 D5 NGAN HANG 1.0 NHẬP HÀNG 19 2.Bán hàng. Phiếu yêu cầu đặt tiệc Phiếu xuất Hoá đơn Thông báo nợ KHACH HANG D6 D7 D8 D9 2.0 BÁN HÀNG 20 3.Chi tiết của Nhập hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Đơn giao hàng phiếu giao hàng Phiếu nhập thông tin phiếu nhập Séc chuyển khoản Lập đơn nhập hàng Theo dõi hàng về Lập phiếu nhập Viết séc chuyển khoản D1 D2 D3 D4 D5 NCC NGAN HANG 21 4. Chi tiết của Bán hàng. Phiếu yêu cầu Phiếu xuất Phiếu thu Thông báo n Hoá đơn Lập phiếu xuất Thông báo nợ Nhận phiếu yêu cầu D7 D6 D9 D8 KHÁCH HÀNG