Đồ án Tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Quản Lý Siêu Thị Điện Thoại Di Động

ĐỀ TÀI: Quản Lý Siêu Thị Điện Thoại Di Động LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm trở lại đây sự phát triển của xã hội kéo theo những thị hiếu của con người ngày càng được tăng cao cho nên nhu cầu vế sử dụng hệ thống điện thoại cũng được tăng theo chính vì lẽ đó mà hàng loạt các siêu thị, cửa hàng bán điện thoại di động xuất hiện trên thị trường. Việc kinh doanh của các cửa hàng, siêu thị ngày càng phát triển, kéo theo việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp họ trong việc quản lý bán hàng. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự thành bại trong kinh doanh của các cửa hàng, siêu thị. Đặc biệt lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của nghành công nghệ thông tin. Nhờ nó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn. Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống bán hàng để cung cấp cho các siêu thị, cửa hàng cùng với nhu cầu muốn tìm hiểu sâu hơn lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin chúng em đã thực hiện đồ án “Quản lý bán hàng siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động”. Để hoàn thành được tốt đề án không thể không có sự giúp đỡ của thầy hướng dẫn, đề án đó phải được dựa trên những kiến thức quý giá về lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin mà thấy đã truyền đạt cũng như cung cấp trong quá trình học, tuy nhiên mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức nhưng đề án cũng có thể còn nhiều điều sai sót mong được thầy tận tình giúp đỡ để đề án chúng em đạt được những thành công tốt hơn nữa. Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .........................................................................................................................................1 MỤC LỤC ................................................................................................................................................2 I. ........................................................................................................................................... Kh ảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống ..........................................................................3 1. ....................................................................................................................................... Kh ảo sát hệ thống.................................................................................................................................3 2. ....................................................................................................................................... Ph ân tích hiện trạng hệ thống ...........................................................................................................3 II. .......................................................................................................................................... Ph ân tích yêu cầu ...................................................................................................................................7 1. ....................................................................................................................................... Yê u câu chức năng ..............................................................................................................................7 2. ....................................................................................................................................... Yê u cầu phi chức năng .......................................................................................................................8 III. ........................................................................................................................................ Ph ân tích hệ thống ................................................................................................................................8 1...................................................................................................................................... M ô hình thực thể ERD ....................................................................................................................8 a................................................................................................................................. Xá c định các thực thể .................................................................................................................8 b. ............................................................................................................................... M ô hình ERD ..............................................................................................................................12 2...................................................................................................................................... Ch uyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ ............................................................................13 3...................................................................................................................................... M ô tả chi tiết cho các quan hệ .......................................................................................................13 4...................................................................................................................................... M ô tả bảng tổng kết.........................................................................................................................24 a. ................................................................................................................................. Tổ ng kết quan hệ ..........................................................................................................................24 b. ................................................................................................................................. Tổ ng kết thuộc tính ......................................................................................................................25 IV. ......................................................................................................................................... Th iết kế giao diện ...................................................................................................................................26 1. ...................................................................................................................................... Cá c menu chính của giao diện ..........................................................................................................26 2. ...................................................................................................................................... M ô tả Form ........................................................................................................................................30 V. .......................................................................................................................................... Th iết kế Ô xử lý ......................................................................................................................................63 VI. ......................................................................................................................................... Đá nh giá ưu khuyết ................................................................................................................................73 I. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống. 1. Khảo sát hệ thống. Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động (TGDĐ) là trung tâm mua bán điện thoại với nhiều hình thức: giao dịch, trao đổi,… Nguồn hàng của siêu thị có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp. Đối tượng bán hàng của siêu thị gồm người tiêu dùng, các cửa hàng bán điện thoại nhỏ hoặc các công ty có quan hệ trao đổi hàng hóa với siêu thị. Siêu thị quản lý rất nhiều các mặt hàng như Nokia, Samsung, Siemen… Toàn siêu thị có quầy thu ngân, quầy kế toán, quầy kĩ thuật… Vì vậy cần một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lý của mình. Các hoạt động chính của siêu thị gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quầy, quản lý các quầy, báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho trong tháng. Việc quản lý công việc của siêu thị điện thoại TGDĐ được phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau:  Cửa hàng trưởng: là người chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động kinh doanh và kế hoạch thực hiện công việc của siêu thị.  Nhân viên bán hàng: là nhân viên của công ty trực tiếp bán hàng đến người dùng của siêu thị. Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý các mặt hàng trên quầy mình phụ trách, cuối ca phải kiểm tra và báo cáo số lượng hàng tồn trên quầy để giao ca.  Bộ phận thu ngân: Tính tiền của khách hàng, mọi số lượng bán ra phải được nhập vào máy tính để cuối ca nhân viên quản lý sẽ thu lại dữ liệu của họ đã nhập vào.  Bộ phận quản lý: Có nhiệm vụ tổng kết số liệu do bộ phận bán hàng và thu ngân chuyển đến, cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và số lượng bán ra để tìm ra sai sót giữa hai khâu này nếu có. Sau đó số liệu sẽ chuyển sang cho bộ phận kế toán để tính doanh thu.  Thủ kho: Quản lý công việc xuất nhập hàng hóa của siêu thị.  Bộ phận nghiên cứu thị trường: Có nhiệm vụ mua hàng, nhận hàng từ nhà cung cấp hay các nguồn khác theo chỉ đạo của cửa hàng trưởng.  Bộ phận kế toán: Thực hiện điều chỉnh giá các mặt hàng và phân tích số liệu xuất nhập, cố vấn cho cửa hàng trưởng các kế hoạch thực hiện mới.  Bộ phận kỹ thuật: Thực hiện việc kiểm tra điện thoại cho khách hàng khi có yêu cầu và làm công việc bảo hành cho khách hàng. Việc mất mát hàng hóa và người chịu trách nhiệm sẽ được phát hiện ngay nhờ sự phân công rạch ròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu mà bộ phận quản lý thu được từ bộ phận thu ngân và bộ phận bán hàng. Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không được xem chương trình của người khác. 2. Phân tích hiện trạng hệ thống Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện tại siêu thị điện thoại TGDĐ: a. Nhập hàng Để nhập hàng, siêu thị có một bộ phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt được nhu cầu của thị trường để từ đó đặt quan hệ mua hàng với nhà cung cấp những mặt hàng siêu thị đang cần. Nguồn hàng được nhập dưới hai hình thức: - Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa siêu thị và nhà cung cấp. - Hợp đồng trao đổi hàng hóa giữa siêu thị với các siêu thị điện thoại khác hoặc với các công ty kinh doanh điện thoại. Hàng nhập về sẽ được phân loại, dán tem, mã phân loại mặt hàng, xong định giá và cho nhập vào kho. Các báo cáo liên quan đến nhập hàng được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu sau: Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động PHIẾU MUA HÀNG Số: ........................... Ngày: ...................... Người bán: ..................................................................................................................... Địa chỉ: ........................................................................................................................... Số điện thoại: ............................................ Số Fax: ..................................................... STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ........................................................................................................................... Ngày .... Tháng ...... Năm 200.. Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động Số: ............................ THẺ KHO Thẻ lập ngày ..... tháng ...... năm 200... Tên hàng: ......................................................................................................................................... Đơn vị tính: ..................................................................................................................................... STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng. Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới. b. ............................................................................................................................... B án hàng Bộ phận bán hàng chuyển hàng từ kho ra quầy bán. Quầy hàng là nơi trưng bày nhiều mặt hàng cùng chủng loại. Cách tổ chức này một mặt thuận lợi cho khách hàng mua hàng, mặt khác giúp nhân viên bán hàng dễ kiểm soát hàng hóa ở quầy để bổ sung khi hết hàng. Hàng ngày, căn cứ vào tình hình bán hàng ở siêu thị, bộ phận nghiệp vụ sẽ thống kê để biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào bán không chạy, mặt hàng nào đã hết hoặc còn ít trong kho, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc xuất hàng từ kho ra quầy đối với mặt hàng quầy còn ít. Các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ bán hàng được thể hiện qua phiếu đề nghị, phiếu xuất, phiếu giao ca, hóa đơn bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn kho trong tháng: Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động PHIẾU ĐỀ NGHỊ Số: ............................ Quầy: ............................................................................................................................................... Ngày: ............................................................................................................................................... STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Ghi chú Ngày .... Tháng .... Năm200 .... Phụ trách quầy Hàng hóa từ kho được xuất ra quầy dựa theo phiếu đề nghị của nhân viên phụ trách quầy. Sau khi xem xét thấy phiếu đề nghị là hợp lý nhân viên đứng quầy sẽ nhận hàng từ kho chuyển ra. Việc xuất hàng từ kho ra quầy sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho. Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động Số: .......................... PHIẾU XUẤT Ngày .... tháng ...... Năm 200... Quầy: ............................................................................................................................................... STT Mã số Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú Cửa hàng trưởng Thủ kho Người nhận Mỗi nhân viên đứng quầy quản lý một mặt hàng xác định. Cuối mỗi ca họ phải kiểm tra lại hàng hóa còn lại trên quầy để giao ca, đồng thời họ phải nộp lại phiếu giao ca cho quản lý. Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động Số: .......................... PHIẾU GIAO CA Ngày ....Tháng ... Năm 200.... Ca: ................................................................................................................................................... Quầy: .............................................................................................................................................. STT Mã số Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Tồn Người giao ca Người nhận ca Khi nhân viên đứng quầy mang hàng ra quầy để tính tiền, nhân viên thu ngân sẽ nhập mã hàng hóa in trên mặt hàng và số lượng vào máy. Máy tính sẽ tự động tính tổng tiền và in hóa đơn cho khách hàng. Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động Số: ........................... HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ngày .... tháng ...... Năm 200... Quầy: ............................................................................................................................................... STT Mã số Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng Dữ liệu sau ca làm việc sẽ được ban quản lý thu về để tính toán, so sánh, cập nhật vào kho dữ liệu của siêu thị. Do vậy có thể dễ dàng phát hiện sự chênh lệch số lượng hàng hóa giữa nhân viên đứng quầy và thu ngân. Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo doanh thu và báo cáo nhập xuất tồn. Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động BÁO CÁO DOANH THU Từ ngày.................... đến ngày.............. STT Mã số Tên hàng Thành tiền Tổng cộng Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng Siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày............ đến ngày............... STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Ghi chú Ngày ...... tháng ....... năm 200 ...... Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA SIÊU THỊ ĐIỆN THOẠI TGDĐ: c. Hiện trạng tin học Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của siêu thị ở trên, ta thấy công việc hàng ngày của siêu thị thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên tục không gián đoạn, đặc biệt là công tác thu ngân ở khâu bán lẻ của quầy. Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chính xác cao. Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ được lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó tránh khỏi sai Bộ phận thu ngân Kế toán viên Bộ phận nghiên cứu thị trường Quản lý quầy Bộ phận mua hàng Ca trưởng Kế toán trưởng Trưởng phòng kỹ thuật Thủ kho Trưởng phòng kế hoạch Cửa hàng trưởng sót dữ liệu hoặc không hoàn toàn chính xác. Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn. Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây mất tài sản chung cho siêu thị, cũng như không phục vụ tốt công tác chỉ đạo của quản lý siêu thị. Do vậy, việc đưa máy tính vào quản lý siêu thị điện thoại là nhu cầu rất cấp thiết nhằm khắc phục những nhược điểm nói trên của phương pháp xử lý bằng tay, đồng thời nó có thể giúp việc xử lý chính xác và nhanh gọn. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng các máy tính đơn thì sẽ dẫn đến khuyết điểm dữ liệu không được nhất quán, do vậy không thể đáp ứng đủ nhu cầu vả lại dữ liệu riêng lẻ trên các máy tính đơn tại quầy bán hàng không đáp ứng tính tức thời. Do vậy cần đưa mạng máy tính vào để khắc phục các yếu điểm nói trên. II. Phân tích yêu cầu 1. Yêu cầu chức năng a. Quản lý kho  Quản lý hàng nhập - Nhập hàng theo đúng danh mục trong hóa đơn mua hàng của công ty. - Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá… Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho. - In báo cáo nhập hàng trong kỳ.  Quản lý hàng xuất - Hàng xuất ra quầy cũng được theo dõi qua mã hàng, nhóm hàng, chủng loại, số lượng xuất… - In báo cáo lượng hàng xuất trong kỳ.  Quản lý hàng tồn - Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì. - In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì. - In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng. b. Quản lý danh mục  Cập nhật danh mục hàng hóa.  Cập nhật danh mục nhà cung cấp.  Cập nhật danh mục nhân viên.  Xem danh sách các danh mục. c. Quản lý quầy  Phiếu giao ca - Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng hàng bán trong ca, cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý và in ra phiếu giao ca cho mỗi người nhận ca mới.  Điều chỉnh hàng tồn quầy. - Điều chỉnh lại số lượng tồn quầy nếu phát hiện số lượng tồn quầy thực tế khác với số lượng tồn trong phiếu giao ca và in lại phiếu giao ca mới. d. Quản lý bán lẻ  Lập các hóa đơn bán hàng.  Báo cáo doanh thu theo từng ca, ngày, tháng, theo từng hàng … e. Quản trị hệ thống dữ liệu  Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.  Kết thúc chương trình. 2. Yêu cầu phi chức năng Hệ thống có khả năng bảo mật và phân quyền. - Người sử dụng chương trình: đăng ký và phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình. - Đồi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu. Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để