External Confirmation

EXTERNAL CONFIRMATION GVHD: ThS. ĐÀO VŨ HOÀI GIANG I • Lên kế hoạch và thiết kế II • Tăng tỷ lệ hồi đáp III • Đánh giá hồi đáp I. LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ Xác nhận bên ngoài đại diện cho bằng chứng kiểm toán mà chúng ta thu thập được như 1 văn bản hồi đáp trực tiếp từ bên thứ 3 (bên xác nhận) dưới dạng giấy, điện tử hoặc phương tiện khác. Thủ tục xác nhận bên ngoài thường thích hợp khi giải quyết những khẳng định liên quan đến những số dư tài khoản và các yếu tố khác của chúng.Ngoài ra thủ tục này còn được dùng để xác nhận các điều khoản của thoả thuận, hợp đồng, hoặc các giao dịch khác giữa doanh nghiệp với những bên khác,... 1. LÊN KẾ HOẠCH I. LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ Ngay từ đầu chúng ta phải xác định rằng có dùng thủ tục xác nhận bên ngoài hay không để phục vụ cho mục đích đảm bảo đạt được bằng chứng kiểm toán thích hợp và đầy đủ. I. LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ Khi sử dụng thủ tục xác nhận bên ngoài, chúng ta phải duy trì kiểm soát các yêu cầu xác nhận, bao gồm: - Xác định thông tin cần được xác nhận. - Lựa chọn các bên xác nhận phù hợp. Những hồi đáp cung cấp bằng chứng kiểm toán thích hợp và đáng tin cậy khi yêu cầu xác nhận được gửi đến nơi mà chúng ta tin rằng họ có đủ hiểu biết về thông tin cần được xác nhận. - Thiết kế các yêu cầu xác nhận, bao gồm việc xác định rằng những yêu cầu đó được giải quyết thoả đáng và chứa thông tin hồi đáp để gửi trực tiếp đến chúng ta - Gửi yêu cầu trực tiếp đến bên xác nhận. I. LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ Trước khi gửi thư xác nhận, chúng ta cần có được sự đồng ý của khách hàng, vi chỉ có họ mới có thể uỷ quyền cho bên thứ ba tiết lộ cho chúng ta thông tin về những vấn đề của khách hàng. Nếu khách hàng từ chối cho phép chúng ta gửi yêu cầu xác nhận, chúng ta phải: -Tìm hiểu lý do cho sự từ chối đó và tìm bằng chứng kiểm toán chứng minh tính hiệu lực và hợp lý của họ. - Đánh giá tác động của sự từ chối trong việc đánh giác rủi ro có sai sót trọng yếu liên quan của chúng ta (bao gồm cả rủi ro gian lận) cảvề bản chất, thời gian và mức độ của các thủ tục kiếm toán khác. - Thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế được thiết kế để đạt được những bằng chứng kiểm toán thích hợp và đáng tin cậy. 2. SỰ ĐỒNG Ý CỦA KHÁCH HÀNG I. LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ Nếu khách hàng từ chối trả lời câu hỏi, chúng ta phải tìm được bằng chứng kiểm toán cho sự hiệu lực và hợp lý của các lý do của họ vì những rủi ro quản lý có thể bị cố tình tạo ra nhằm từ chối cho chúng ta tiếp cận những bằng chứng kiểm toán mà có thể chúng sẽ tiết lộ những sai sót hoặc gian lận. Có thể kết luận từ đánh giá của việc khách hàng từ chối những câu hỏi của chúng ta rằng đó là 1 điều kiện thích hợp để chúng ta xem xét lại những đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu ở mức độ khẳng định và chỉnh sửa những thủ tục kiểm toán đã được lên kế hoạch trước đó. Nếu lời từ chối của khách hàng là vô lý, điều đó biểu thị một yếu tố rủi ro gian lận. I. LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ Những yếu tố cần cân nhắc khi thiết kế yêu cầu xác nhận bao gồm: 1.Những khẳng định trong phạm vi báo cáo tài chính được giải quyết bằng cách gửi yêu cầu xác nhận. 2.Bất kỳ rủi ro có sai sót trọng yếu nào được nhận diện kể cả những rủi ro gian lận trong phạm vi báo cáo tài chính đều phải được giải quyết. 3.Bố cục và cách trình bày yêu cầu xác nhận. 3. THIẾT KẾ YÊU CẦU I. LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ 4. Kinh nghiệm trước đây về kiểm toán hoặc cam kết tương tự. 5. Phương thức chuyển tải (bằng giấy, điện tử hoặc phương tiện khác). 6. Uỷ quyền hoặc khuyến khích của khách hàng gửi đến bên xác nhận để hồi đáp cho kiểm toán viên. 7. Khả năng của bên xác nhận nhằm xác nhận hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu. II. TĂNG TỶ LỆ HỒI ĐÁP Giải pháp Chi tiết Bảo đảm những yêu cầu là có thể giải quyết được • Thử nghiệm tính hiệu lực của vài hoặc tất cả các vấn đề trong yêu cầu xác nhận trước khi gửi đi. • Đảm bảo rằng yêu cầu xác nhận được gửi đến nơi cụ thể có khả năng và trách nhiệm trong phạm vi cần xác nhận. Sử dụng thông báo sơ bộ • Thông báo sơ bộ giúp cho bên xác nhận nắm được mục đích chính của yêu cầu, biết được công ty cũng như kiểm toán viên, và nó có thể yêu cầu bên xác nhận hợp tác đúng hạn. • Thông báo này có thể được gửi đi trước khi yêu cầu được gửi đi từ 4-5 ngày. II. TĂNG TỶ LỆ HỒI ĐÁP Giải pháp Chi tiết Sử dụng bìa thư của công ty mình khi gửi thư xác nhận • Sử dụng bìa thư của công ty mình để gửi thư xác nhận có thể nâng cao tỷ lệ phản hồi mặc dù chưa có một cuộc nghiên cứu chính thống nào được tiến hành để khẳng định nó. Đặt thời hạn cho ngày trả lời • Thời hạn, nếu được đặt, thường được in đậm và ghi là: “TRẢ LỜI YÊU CẦU TRONG VÒNG X NGÀY LÀM VIỆC”, Gửi những nhắc nhở mang tính theo dõi • Có thể gửi thêm một yêu cầu xác nhận trong trường hợp phản hồi cho yêu cầu đã gửi trước đó vẫn chưa nhận được trong một khoảng thời gian hợp lý. • Những nhắc nhở mang tính theo dõi có hiểu quả cao nhất nếu được gửi ba hoặc bốn ngày sau khi xác nhận ban đầu được gửi. • Bên cạnh việc gửi thư xác nhận lần hai có thể gửi bưu thiếp hoặc email nhắc nhở. Cách này thường kinh tế hơn. II. TĂNG TỶ LỆ HỒI ĐÁP Giải pháp Chi tiết Trả tiền cước bưu chính cho việc phản hồi và tự giải quyết bì thư • Để tạo điều kiện cho việc phản hồi, ta thường gửi kèm phong thư tự gửi lại đã được đóng tem cho bên xác nhận. • Những phong thư trả lời được đính kèm có in lớn địa chỉ của chúng ta thì thường thu hút và khuyến khích người nhận trả lời. • Ngoài ra, trên phong thư trả lời được đính kèm có thể in to hàng chữ: “THÔNG TIN QUAN TRỌNG” điều này cũng khuyến khích việc phản hồi. II. TĂNG TỶ LỆ HỒI ĐÁP Giải pháp Chi tiết Yêu cầu thông tin mà người nhận có thể xác nhận được • Yêu cầu xác nhận phải liên quan đến những thông tin chi tiết và thích hợp với bên xác nhận. • Trong vài trường hợp, nên kèm theo những điều sau để tăng hiệu quả: - Danh sách các mục cấu thành nên số dư tài khoản. - Danh sách những nghiệp vụ trong khoảng thời gian gần ngày xác nhận. - Hoặc bản copy của các hoá đơn. Chúng ta sẽ đánh giá mức độ thích hợp và đáng tin cậy của những bằng chứng kiểm toán là kết quả của thủ tục xác nhận bên ngoài cũng như quyết định xem có cần thêm các thủ tục kiểm toán khác không. Ta phân loại kết quả như sau:  Phản hồi từ cho thấy sự đồng ý với các thông tin được cung cấp từ bên trong thư yêu cầu xác nhận, hay cung cấp những thông tin được yêu cầu mà không có ngoại lệ nào  Phản hồi được xem là không đáng tin cậy  Không có phản hồi  Phản hồi chỉ ra những ngoại lệ III. ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI 1. Độ tin cậy của phản hồi Các yếu tố có thể chỉ ra những nghi ngờ về độ đáng tin cậy của những phản hồi bao gồm:  Nó không được nhận trực tiếp bởi KTV  Nó không phải là phản hồi đến từ bên xác nhận được nhắm đến ban đầu. Những phản hồi điện tử như fax hay email có thể chứa đựng những rủi ro. Vì bằng chứng về nguồn gốc và quyền hạn của người trả lời khó thể được thiết lập và cũng như rất khó để phát hiện ra những thay đổi nếu có. III. ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI 1. Độ tin cậy của phản hồi Nếu như có bên thứ ba phối hợp với bên xác nhận để cung cấp câu trả lời cho các yêu cầu xác nhận, chúng ta có thể thực hiện các thủ tục để kiểm tra rằng:  Xác nhận đến từ một nguồn thích hợp  Người trả lời có thẩm quyền để phản hồi  Tính toàn vẹn của việc truyền tải thông tin không bị xâm phạm. III. ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI 1. Độ tin cậy của phản hồi Trong trường hợp chúng ta nghi ngờ về những thông tin được dùng làm bằng chứng kiểm toán ta có thể xác định nguồn gốc và nội dung của phản hồi bằng cách liện hệ với bên xác nhận:  Khi bên xác nhận gửi phản hồi bằng email ta có thể gọi điện thoại để xác minh xem bên xác nhận trên thực tế đã gửi phản hồi hay chưa?  Khi gián tiếp nhận phản hồi (có thể vì địa chỉ bên mình bị ghi sai) có thể yêu cầu bên xác nhận trả lời bằng văn bản trực tiếp cho chúng ta. III. ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI 2. Phản hồi được xem là không đáng tin cậy Trong trường hợp ta xác định rằng phản hồi của các yêu cầu xác nhận là không đáng tin cậy, nên xem xét những tác động lên việc đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu có liên quan, bao gồm cả gian lận, cũng như những tác động lên thời gian và mức độ của các thủ tục kiểm toán khác. Ta làm điều này ở mức độ khẳng định, theo đó mà sửa đổi các thủ tục kiểm toán đã được lên kế hoạch cho phù hợp. III. ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI 3. Không nhận được phản hồi Việc không nhận được phản hồi có thể cho thấy một rủi ro sai sót trọng yếu không được xác định trước, ví dụ như chúng ta có thể đặt câu hỏi là: liệu có phải việc không nhận được phản hồi có liên quan đến một khách hàng hư cấu? Trong trường hợp này, xem xét lại mức độ đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu, theo đó mà sửa đổi các thủ tục kiểm toán đã được lên kế hoạch cho phù hợp. Việc nhận được ít phản hồi hơn dự đoán có thể chỉ ra một nguy cơ gian lận chưa được phát hiện trước đó cần phải được xem xét. III. ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI 4. Các thủ tục kiểm toán thay thế Các thủ tục kiểm toán thay thế thường không cung cấp những bằng chứng kiểm toán mà chúng ta cần trong trường hợp ta xác định rằng phản hồi cho một yêu cầu xác nhận là cần thiết để có được một bằng chứng kiểm toán phù hợp. Có thể gồm các trường hợp sau:  Thông tin có thể chứng thực cho những khẳng định của ban quản trị chỉ có sẵn bên ngoài doanh nghiệp  Những nguy cơ gian lận cụ thể, chẳng hạn như lạm quyền hay thông đồng có liên quan đến nhân viên hoặc (và) nhà quản trị, làm chúng ta không thể sử dụng bằng chứng từ doanh nghiệp. III. ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI 4. Các thủ tục kiểm toán thay thế Nếu như chúng ta không thể thu thập được những xác nhận minh bạch, ta sẽ xác định các tác động đối với việc kiểm toán và ý kiến kiểm toán của chúng ta. Có thể phải sửa đổi báo cáo bởi vì hạn chế trong phạm vi công việc của chúng ta. III. ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI