Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực - Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 69 BÀI 5 ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Tìm hiểu quy trình quản lý đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, những khó khăn trong đào tạo nguồn nhân lực mà doanh nghiệp gặp phải.  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Đọc tài liệu: Vũ Thị Mai, Phạm Thúy Hương (2011), Quản trị nhân lực, Nhà Xuất bản Đại học KTQD, Hà Nội.  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo tài liệu từ các nguồn cung cấp thông tin khác nhau (báo, tạp chí, sách, mạng internet) về những vấn đề liên quan tới đào tạo nguồn nhân lực trong tổ chức.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung  Khái niệm, mục tiêu, tầm quan trọng của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.  Các phương pháp đào tạo nguồn nhân lực.  Trình tự xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Mục tiêu Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể:  Hiểu rõ khái niệm và mục tiêu và tác dụng của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.  Nắm được các phương pháp đào tạo nguồn nhân lực và biết lựa chọn các phương pháp đào tạo nguồn nhân lực thích hợp để đào tạo nguồn nhân lực.  Nắm vững quy trình quản lý đào tạo trong doanh nghiệp. Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 70 TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 Tình huống dẫn nhập Phương pháp đào tạo tại công ty Mywork Anh Hoàn là quản lý của một điểm kinh doanh của công ty Mywork, một công ty chuyên kinh doanh dịch vụ ăn uống tại Hà Nội. Điểm kinh doanh mà anh Hoàn phụ trách là một trong những điểm có doanh thu và số lượng khách hàng cao nhất trong chuỗi dịch vụ của công ty Mywork. Bất kỳ nhân viên mới được tuyển vào công ty đều được quản lý điểm kinh doanh đào tạo kèm cặp về cách thức phục vụ khách hàng. Mặc dù vậy, gần đây, Hoàn quan sát nhân viên làm việc và phát hiện thấy rằng khi đông khách nhân viên tỏ ra lúng túng và thực hiện không đúng theo quy trình, ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ của công ty. Nếu là cán bộ phụ trách đào tạo trong công ty, bạn sẽ làm gì để khắc phục tình trạng này? Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 71 5.1. Khái niệm và mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 5.1.1. Khái niệm Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó trong các tổ chức, công tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch. Phát triển nguồn nhân lực (theo nghĩa rộng) là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. Bảng so sánh giữa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đào tạo Phát triển 1. Tập trung Công việc hiện tại Công việc tương lai 2. Phạm vi Cá nhân Cá nhân và Tổ chức 3. Thời gian Ngắn hạn Dài hạn 4. Mục đích Khắc phục sự thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng hiện tại Chuẩn bị cho tương lai 5.1.2. Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp cho người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai. 5.1.3. Tầm quan trọng của Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực  Để đáp ứng yêu cầu công của việc tổ chức hay nói cách khác là để đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển tổ chức.  Để đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của người lao động.  Đào tạo và phát triển là những giải pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. 5.2. Các phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 5.2.1. Các phương pháp đào tạo trong công việc Đào tạo trong công việc là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn. Nhóm này bao gồm những phương pháp như: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cả một số công việc quản lý. Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và chỉ Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 72 TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của người dạy. Đào tạo theo kiểu học nghề Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó các học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghể trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân. Các phương pháp này thực chất là sự kiềm cặp của công nhân lành nghề đối với người học và là phương pháp thông dụng ở Việt Nam. Kèm cặp và chỉ bảo Phương pháp này thường dùng để giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc cho tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi hơn. Có ba cách để kèm cặp là:  Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp;  Kèm cặp bởi một cố vấn;  Kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai. Có thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo ba cách: Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ. Người quản lý được cử đến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ. Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn. Ưu điểm của phương pháp đào tạo trong công việc Nhược điểm của phương pháp đào tạo trong công việc Đào tạo trong công việc thường không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị riêng biệt đặc thù. Đào tạo trong công việc có ý nghĩa thiết thực vì học viên được làm việc và có thu nhập trong khi học. Đào tạo trong công việc mang lại một sự chuyển biến gần như ngay tức thời trong kiến thức và kỹ năng thực hành (mất ít thời gian đào tạo). Đào tạo trong công việc cho phép học viên thực hành những gì mà tổ chức trông mong ở họ sau khi quá trình đào tạo kết thúc. Đào tạo trong công việc tạo điều kiện cho học viên được làm việc cùng với những đồng nghiệp tương lai của họ; và bắt chước những hành vi lao động của những đồng nghiệp. Lý thuyết được trang bị không có hệ thống. Học viên có thể bắt chước những kinh nghiệm, thao tác không tiên tiên tiến của người dạy. Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 73 5.2.2. Các phương pháp đào tạo ngoài công việc Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế. Các phương pháp đó bao gồm: Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp Đối với những nghề tương đối phức tạp, hoặc các công việc có tính đặc thù, thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng. Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện và thiết bị dành riêng cho học tập. Trong phương pháp này chương trình đào tạo gồm hai phần: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết được giảng tập trung do các kỹ sư, cán bộ kỹ thuật phụ trách. Còn phần thực hành thì được tiến hành ở các xưởng thực tập do các kỹ sư hoặc công nhân lành nghề hướng dẫn. Phương pháp này giúp cho học viên học tập có hệ thống hơn. Cử đi học ở các trường chính quy Các doanh nghiệp cũng có thể cử người lao động đến học tập ở các trường dạy nghề hoặc quản lý do các bộ, ngành hoặc do trung ương tổ chức. Trong phương pháp này, người học sẽ được trang bị tương đối đầy đủ cả kiến thức lý thuyết lẫn kỹ năng thực hành. Tuy nhiên phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo. Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo Các buổi giảng bài hay hội nghị có thể được tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở một hội nghị bên ngoài, có thể được tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chương trình đào tạo khác. Trong các buổi thảo luận, học viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm, và qua đó họ học được các kiến thức, kinh nghiệm cần thiết. Đào tạo theo kiểu chương trình hoá, với sự trợ giúp của máy tính Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại ngày nay mà nhiều công ty ở nhiều nước đang đang sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính. phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người dạy. Đào tạo theo phương thức từ xa Đào tạo từ xa là phương thức đào tạo mà giữa người dạy và người học không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phương tiện nghe nhìn trung gian. Phương tiện trung gian này có thể là sách, tài liệu học tập, băng hình, băng tiếng, đĩa CD và VCD, Internet (Video-Conferencing) Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin các phương tiện trung gian ngày càng đa dạng. Phương thức đào tạo này có ưu điểm nổi bật là người học có thể chủ động bố trí thời gian học tập cho phù hợp với kế hoạch của cá nhân; người học ở các địa điểm xa trung tâm đào tạo vẫn có thể tham gia được những khoá học, chương trình đào tạo có chất lượng cao. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 74 TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 có tính chuyên môn hóa cao, chuẩn bị bài giảng và chương trình đào tạo phải có sự đầu tư lớn. Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm Phương pháp này bao gồm các cuộc hội thảo học tập trong đó sử dụng các kỹ thuật như: bài tập tình huống, diễn kịch, mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý hoặc là các bài tập giải quyết vấn đề. Đây là cách đào tạo hiện đại ngày nay nhằm giúp cho người học thực tập giải quyết các tình huống giống như trên thực tế. Mô hình hóa hành vi Đó cũng là phương pháp diễn kịch nhưng các vở kịch được thiết kế sẵn để mô hình hóa các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt. Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ Đây là một kiểu bài tập, trong đó người quản lý nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một người quản lý có thể nhận được khi vừa tới nơi làm việc, và họ có trách nhiệm phải xử lý nhanh chóng và đúng đắn. Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hàng ngày. Bảng tổng kết về các ưu điểm và nhược điểm của các phương pháp đào tạo trong và ngoài công việc. Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm A. Đào tạo trong công việc Đào tạo theo chỉ dẫn công việc Giúp cho quá trình lĩnh hội kiến thức và kỹ năng cần thiết được dẽ dàng hơn. Không cần phương tiện và trang thiết bị riêng cho học tập. Can thiệp vào sự tiến hành công việc. Làm hư hỏng các trang thiết bị. Đào tạo theo kiểu học nghề Không can thiệp (ảnh hưởng) tới việc thực hiện công việc thực tế. Việc học được dễ dàng hơn. Học viên được trang bị một lượng khá lớn các kiến thức và kỹ năng. Mất nhiều thời gian Đắt Có thể không liên quan trực tiếp tới công việc. Kèm cặp và chỉ bảo Việc tiếp thu lĩnh hội các kỹ năng kiến thức cần thiết khá dễ dàng. Có điều kiện làm thử các công việc thật. Không thực sự được làm công việc đó một cách đầy đủ. Học viên có thể bị lây nhiễm một số phương pháp, cách thức làm việc không tiên tiến. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc Được làm thật nhiều công việc. Học tập thực sự. Mở rộng kỹ năng làm việc của học viên. Không hiểu biết đầy đủ về một công việc. Thời gian ở lại một công việc hay một vị trí làm việc quá ngắn. B. Đào tạo ngoài công việc Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp Học viên được trang bị hóa đầy đủ và có hệ thống các kiến thức lý thuyết và thực hành. Cần có các phương tiện và trang thiết bị riêng cho học tập. Tốn kém. Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 75 Cử người đi học ở các trường chính quy Không can thiệp (ảnh hưởng) tới việc thực hiện công việc của người khác, bộ phận. Học viên được trang bị đầy đủ và có hệ thống cải cách kiến thức lý thuyết và thực hành. Không đắt khi cử nhiều. Tốn kém. Bài giảng, hội nghị hay thảo luận Đơn giản, dễ tổ chức. Không đòi hỏi phương tiện trang thiết bị riêng. Tốn nhiều thời gian. Phạm vi hẹp. Đào tạo theo kiểu chương trình hóa với sự trợ giúp của máy tính Có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần người dậy. Học viên có điều kiện học hỏi cách giải quyết các tình huống giống thực tế mà chi phí lại thấp hơn nhiều. Cung cấp cho mọi học viên mọi cơ hội học tập trong thời gian linh hoạt, nội dung học tập đa dạng và tuỳ thuộc vào sự lựa chọn của cá nhân, vào đặc biệt là cung cấp tức thời những phản hồi đối với câu trả lời của người học là đượcng hay sai và sai ở đâu thông qua việc cung cấp lời giải ngay sau câu trả lời của bạn. Việc học tập diễn ra nhanh hơn. Phản ánh nhanh nhạy hơn và tiến độ học và trả bài là do học viên quyết định. Tốn kém, nó chỉ hiệu quả về chi phí khi sử dụng cho số lớn học viên. Yêu cầu nhân viên đa năng để vận hành. Đào tạo từ xa Cung cấp cho học viên một lượng lớn thông tin trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Các thông tin cung cấp cập nhập và lớn về mặt số lượng. Người học chủ động trong bố trí kế hoạch học tập. Đáp ứng được nhu cầu học tập của các học viên ở xa trung tâm đầo tạo Chi phí cao. Đầu tư cho việc chuẩn bị bài giảng rất lớn Thiếu sự trao đổi trực tiếp giữa học viên và giáo viên. Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm Học viên ngoài việc được trang bị các kiến thức lý thuyết còn có cơ hội được đào luyện những kỹ năng thực hành. Nâng cao khả năng/kỹ năng làm việc với con người cũng như ra quyết định. Tốn nhiêu công sức, tiền của và thời gian để xây dựng lên các tình huống mẫu. Đòi hỏi người xây dựng lên tình huống mẫu ngoài giỏi lý thuyết còn phải giỏi thực hành. Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ Được làm việc thật sự để học hỏi. Có cơ hội rèn luyện kỹ năng làm việc và ra quyết định. Có thể ảnh hưởng tới việc thực hiện công việc của bộ phận. Có thể gây ra những thiệt hại. (Nguồn: Tài liệu giảng dạy của giáo sư JEAN LADOUCEUR ĐHTH Moncton, Ca- na-da và Tài liệu đào tạo của Dự án đào tạo từ xa Đại học KTQD). Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 76 TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 5.3. Trình tự xây dựng một chương trình đào tạo/phát triển Việc xây dựng một chương trình đào tạo hoặc phát triển có thể được thực hiện theo 7 bước: 5.3.1. Xác định nhu cầu đào tạo Là xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào và bao nhiêu người. Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên phân tích nhu cầu lao động của tổ chức, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện các công việc và phân tích trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động. Việc xác định nhu cầu công nhân kỹ thuật cần đào tạo có thể theo các phương pháp sau:  Phương pháp tính toán căn cứ tổng hao phí thời gian lao động kỹ thuật cần thiết cho từng loại sản phẩm và quỹ thời gian lao động của loại (công) nhân viên kỹ thuật tương ứng. ii i i HQ TKT . KTi: Nhu cầu (công) nhân viên thuộc nghề (chuyên môn) i Ti: Tổng hao phí thời gian lao động kỹ thuật thuộc nghề (chuyên môn) i cần thiết để sản xuất. Qi: Quỹ thời gian lao động của một (công) nhân viên kỹ thuật thuộc nghề (chuyên môn) i. Hi: Khả năng hoàn thành vượt mức ở kỳ triển vọng của (công) nhân viên kỹ thuật thuộc nghề (chuyên môn) i.  Phương pháp tính toán căn cứ vào số lượng máy móc, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất, mức đảm nhiệm của một (công) nhân viên kỹ thuật và hệ số ca làm việc của máy móc thiết bị. N HSMKT ca. SM: Số lượng máy móc trang thiết bị kỹ thuật cần thiết ở kỳ triển vọng Hca: Hệ số ca làm việc của máy móc trang thiết bị N: Số lượng máy móc trang thiết bị do công nhân viên kỹ thuật phải tính.  Phương pháp chỉ số Dự đoán nhu cầu công nhân viên kỹ thuật căn cứ vào chỉ số tăng của sản phẩm, chỉ số tăng của công nhân viên kỹ thuật trên tổng số công nhân viên và chỉ số tăng năng xuất lao động ở kỳ kế hoạch. w tSP KT I II I . IKT: Chỉ số tăng công nhân viên kỹ thuật ISP: Chỉ số tăng sản phẩm It: Chỉ số tăng tỉ trọng công nhân viên kỹ thuật trên tổng số IW: Chỉ số tăng năng suất lao động Bài 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực TXNLQT02_Bai 5_v0.1014106216 77 Phương pháp này cho số liệu không chính xác bằng cách tính ở hai phương pháp trên. Thường dùng để dự đoán nhu cầu công nhân viên kỹ thuật của các công ty lớn trong các kế hoạch dài hạn. Căn cứ vào bản phân tích công việc và việc đánh giá tình hình thực hiện công việc, căn cứ vào cơ cấu tổ chức, công ty sẽ xác định được số lượng, loại lao động và loại kiến thức kỹ năng cần đào tạo. 5.3.2. Xác định mục tiêu đào tạo Là xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Bao gồm:  Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ kỹ năng có được sau đào tạo;  Số lượng và cơ cấu học viên;  Thời gian đào tạo. 5.3.3. Lựa chọn đối tượng đào tạo Là lựa chọn người cụ thể để đào tạo, dựa trên nghiên cứu và xác định nhu cầu và động cơ đào tạo của người lao động, tác dụng của đào tạo đối với người lao động và khả năng nghề nghiệp của từng người. 5.3.4. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. 5.3.5. Dự tính chi phí đào tạo Chi phí đào tạo quyết định việc lựa chọn các phương án đào tạo, bao gồm các chi phí cho việc học, chi phí cho việc giảng dạy. 5.3.6. Lựa chọn và đào tạo giáo viên Có thể lựa chọn các giáo viên từ những người trong biên chế của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài (giảng viên của các trường đại học, trung tâm đào tạo...). Để có thể thiết kế nội dung chương trình đào tạo phù hợp nhất với thực tế tại doanh nghiệp, có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp. Việc kết hợp này cho phép người học tiếp cận với kiến thức mới, đồng thời không xa rời với thực tiễn tại doanh nghiệp. Các giáo viên cần phải được tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chương trình đào tạo chung. 5.3.7. Đánh giá chương trình và hiệu quả đào tạo Chương trình đào tạo c