Giáo trình Tin học Microsoft Word 2000

MỤC LỤC I. MENU FILE.................................................................................................................... I.1 1. Tạo một tập tin mới. Lệnh File\New: ............................................................................. I.2 a). Cách tạo một tập tin mới: .......................................................................................... I.2 b). Cách tạo một tập tin khuôn mẫu mới: ....................................................................... I.2 2. Mở tập tin có sẵn. Lệnh File\Open: ................................................................................ I.6 3. Đóng tập tin. Lệnh File\Close:........................................................................................ I.7 a). Đóng một tập tin đang mở: ........................................................................................ I.7 b). Đóng tất cả các tập tin đang mở: ............................................................................... I.7 4. Lưu tập tin vào đĩa. Lệnh File\Save: .............................................................................. I.7 a). Lưu tập tin chưa có tên: ............................................................................................. I.8 b). Lưu tập tin đã có tên: ................................................................................................. I.8 c). Lưu tất cả các tập tin:................................................................................................. I.8 5. Lưu tập tin vào đĩa với tên khác. Lệnh File\Save As: .................................................... I.8 6. Lệnh File\Save as Web Page:......................................................................................... I.9 7. Lệnh File\Versions: ........................................................................................................ I.9 8. Lệnh File\Web Page Preview:...................................................................................... I.10 9. Chọn khổ giấy và các lề. Lệnh File\Page Setup: ......................................................... I.10 a). Lớp Margins:............................................................................................................ I.10 b). Lớp Paper Size:........................................................................................................ I.11 c). Lớp Paper Source:.................................................................................................... I.12 d). Lớp Layout:.............................................................................................................. I.12 10. In nội dung tập tin lên màn hình. Lệnh File\Print Preview: ....................................... I.13 11. In nội dung tập tin ra máy in. Lệnh File\Print:............................................................ I.14 12. Lệnh File\Send To: ..................................................................................................... I.16 13. Định một số thông tin cho tập tin. Lệnh File\Properties: ............................................ I.16 a). Lớp General: ............................................................................................................ I.16 b). Lớp Summary: ......................................................................................................... I.17 c). Lớp Statistics:........................................................................................................... I.17 d). Lớp Contents:........................................................................................................... I.18 e). Lớp Custom:............................................................................................................. I.18 14. Thoát khỏi Word. Lệnh File\Exit:............................................................................... I.19 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.1 - I. MENU FILE Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.2 - 1. Tạo một tập tin mới. Lệnh File\New: a). Cách tạo một tập tin mới:
Chọn lệnh File\New, hội thoại New xuất hiện.  Chọn lớp General. (Hình I-1)  Chọn Blank Document.  Trong mục Create New, nhắp chọn Document.  Chọn OK.  Tiến hành soạn thảo văn bản.  Chọn lệnh File\Save (Xem mục 4) để lưu tập tin vào đĩa với đuôi mặc nhiên là .Doc Chú ý: Bạn có thể tạo ra một tập tin mới nhanh hơn do không mở hộp thoại bằng cách nhấn Ctrl+N hay (New Blank Document) trên thanh Standard. b). Cách tạo một tập tin khuôn mẫu mới:
Chọn lệnh File\New, hội thoại New xuất hiện (Hình I-1).  Trong mục Create New, nhắp chọn Template.  Nhắp nút OK, cửa sổ soạn thảo văn bản xuất hiện.  Nhập nội dung và thiết lập các định dạng cho Template như văn bản thông thường.  Chọn lệnh File\Save (Xem mục 4) để lưu tập tin Template vào đĩa với đuôi .Dot.  Lớp General: Hình I-1 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.3 -  Lớp Legal Pleadings: Hình I-2  Lớp Letters & Faxes: Hình I-3 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.4 -  Lớp Memos: Hình I-4  Lớp Other Documents: Hình I-5 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.5 -  Lớp Publications: Hình I-6  Lớp Report: Hình I-7 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.6 -  Lớp Web Pages: Hình I-8 2. Mở tập tin có sẵn. Lệnh File\Open:
Chọn lệnh File\Open (hay nhấn Ctrl+O hay (Open) trên thanh Standard), hội thoại Open xuất hiện. (Hình I-9)  Chọn loại tập tin là All Word Documents trong hộp thả Files of type.  Chọn nơi chứa tập tin muốn mở trong hộp thả Look in. Khi chọn một thư mục nếu trong thư mục đã có các tập tin văn bản thì tên của nó sẽ được liệt kê phía dưới mục Look in.  Chọn các tập tin và Open (hay nhắp đúp trên tên tập tin) để mở. Chú ý: Nếu bạn nhớ chính xác tên tập tin và vị trí lưu thì có thể nhập tên tập tin vào mục File name theo dạng [Drive:\][Path\]FileName. Các mục trong hội thoại Open (Hình I-9): Look in: Để chọn nơi chứa tập tin muốn mở. File name: Để nhập tên tập tin theo dạng [Drive:\][Path\]FileName. Files of type: Chọn loại tập tin. Open: Mở tập tin hoặc thư mục được chọn. Cancel: Đóng hội thoại, huỷ bỏ lệnh và không lưu các thuộc tính vừa được chọn. (Up One Level): Quay về thư mục cha. (Search the Web): Khởi động chương trình Microsoft Internet Explorer. (Views): Cho hiển thị tên tập tin, thư mục có biểu tượng kèm theo. Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.7 - Hình I-9 3. Đóng tập tin. Lệnh File\Close: a). Đóng một tập tin đang mở: Lệnh File\Close dùng để đóng tập tin hiện hành. Bạn nên lưu tập tin trước khi đóng, nếu tập tin chưa lưu hoặc có cập nhật mà chưa lưu lại thì Word sẽ cảnh báo: (Hình I-10) Yes: Lưu và đóng. No: Không lưu và đóng. Cancel: Hủy bỏ lệnh. b). Đóng tất cả các tập tin đang mở: Lệnh File\Close All dùng để đóng tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu Word sẽ tiến hành đóng lại, những tập tin chưa lưu Word cảnh báo và chờ xác nhận. Cách thực hiện:
. Giữ phím Shift, nhắp chọn menu File, khi đó lệnh Close trở thành Close All. . Nhắp chọn Close All để đóng. 4. Lưu tập tin vào đĩa. Lệnh File\Save: Dữ liệu hay văn bản khi nhập vào tạm thời được đặt trong bộ nhớ và hiển thị lên màn hình, khi mất điện thì toàn bộ dữ liệu trong bộ nhớ sẽ bị xoá. Muốn lưu trữ văn bản để sử dụng về sau thì phải đặt tên cho nó. Khi đặt tên thì cần phải xác định vị trí lưu trữ và kiểu tập tin (mặc nhiên là Word Document). Tâïp tin trong Word được gọi là Word Document và có phần mở rộng mặc nhiên là DOC. Khác với hệ điều hành MS-DOS, tên tập tin trong Word có chiều dài không hạn chế và cho phép có khoảng trống trong tên của nó. Hình I-10 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.8 - a). Lưu tập tin chưa có tên:
Chọn File\Save (hay nhấn Ctrl+S hay (Save) trên thanh Standard), hội thoại Save As xuất hiện. (Hình I-11)  Chọn ổ đĩa, thư mục lưu tập tin trong mục Save in.  Chọn kiểu tập tin trong mục Save as type, mặc nhiên là Word Document.  Nhập tên tập tin vào mục File name.  Nhắp nút lệnh Save để tiến hành lưu. Hình I-11 b). Lưu tập tin đã có tên: Nếu tập tin đã có tên (nghĩa là trước đó đã có lưu ít nhất một lần, do có thay đổi, muốn lưu lại các thay đổi đó) Word sẽ tiến hành lưu đúng tên cũ và vị trí cũ. c). Lưu tất cả các tập tin: Lệnh File\Save All dùng để lưu tất cả các tập tin đang mở vào đĩa. Những tập tin nào có tên thì không phải đặt tên (Word sẽ lưu đúng tên cũ), những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ cho hiện hội thoại Save As để đặt tên và xác định vị trí lưu. Cách thực hiện:
Giữ phím Shift, nhắp chọn menu File, khi đó lệnh Save trở thành lệnh Save All.  Nhắp chọn Save All để lưu. 5. Lưu tập tin vào đĩa với tên khác. Lệnh File\Save As: Lệnh File\Save As dùng để lưu tập tin hiện hành vào đĩa với tên khác. Hộp hội thoại và cách thực hiện lưu giống như trường hợp lệnh File\Save. Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.9 - 6. Lệnh File\Save as Web Page: Hình I-12 7. Lệnh File\Versions: Hình I-13 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.10 - 8. Lệnh File\Web Page Preview: Hình I-14 9. Chọn khổ giấy và các lề. Lệnh File\Page Setup: Lệnh File\Page Setup dùng để chọn khổ giấy sử dụng (Paper Size), đặt các lề (Margins), cách tiếp giấy in (Paper Source) và cách bố trí trang in (Layout). Hội thoại Page Setup: a). Lớp Margins: Hình I-15 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.11 - Top: Chừa lề trên. Bottom: Chừa lề đáy. Inside: Mép lề trong. Outside: Mép lề ngoài. Gutter: Chừa rãnh để đóng tập. Header: Khoảng cách từ mép giấy phía trên đến tiêu đề trang. Footer: Khoảng cách từ mép giấy phía dưới đến hạ mục trang. Mirror margins: Sử dụng trong trường hợp in để đóng tập. Apply to: Phạm vi mà các lựa chọn trên có hiệu lực, có 2 lựa chọn: This section: Để áp dụng cho vùng hiện tại. Whole document: Toàn văn bản (mặc nhiên). This point forward: Từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản. b). Lớp Paper Size: Hình I-16 Paper size: Hộp thả dùng để chọn các khổ giấy chuẩn để sử dụng (chỉ có khi đã cài đặt máy in). Nếu sử dụng loại giấy không thuộc các khổ giấy chuẩn thì có thể chỉ định chiều rộng và chiều dài của giấy Custom size trong các mục: Width: Hộp tăng giảm cho chọn chiều rộng của giấy in. Height: Hộp tăng giảm cho chọn chiều cao của giấy in. Orientation: Định hướng in.
Portrait: In theo chiều đứng của giấy in.  Landscape: In theo chiều ngàng của giấy in. Apply to: Áp dụng cỡ giấy in và hướng in. This section: Để áp dụng cho vùng hiện tại. This point forward: Để áp dụng in từ vị trí hiện tại đến các vùng kế sau. Whole Document: Để áp dụng cho toàn bộ tài liệu. Default: Lưu những thông số đã chọn trong lớp Margins và lớp Paper Size thành giá trị mặc nhiên để sử dụng sau này. Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.12 - c). Lớp Paper Source: Hình I-17 First pape: Chọn cách tiếp giấy cho trang đầu tiên. Other papes: Chọn cách tiếp giấy cho các trang còn lại. Apply to: Phạm vi mà các lựa chọn trên có hiệu lực: This section: Để áp dụng cho vùng hiện tại. Whole document: Toàn văn bản (mặc nhiên). This point forward: Từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản. d). Lớp Layout: Hình I-18 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.13 - Section start: Chỉ định nơi bắt đầu một lựa chọn. Headers and footers: Qui định về tiêu đề và hạ mục.  Different odd and even: Phân biệt các tiêu đề đầu và cuối trang trên trang lẻ và trang chẵn.  Different first pape: Phân biệt tiêu đề của trang thứ nhất khác với các trang khác. Vertical alignment: Hộp thả để chọn cách canh dữ liệu trong trang. Top: Nội dung văn bản canh về phần đầu trang (mặc nhiên). Center: Nội dung văn bản canh về giữa trang. Justified: Nội dung văn bản dàn đều từ đầu đến cuối trang. Bottom: Nội dung văn bản canh về phần cuối trang. Line Numbers: Mở hội thoại đặt tuỳ chọn để ghi số thứ tự ở đầu các dòng. Apply to: Phạm vi mà các lựa chọn trên có hiệu lực: This section: Để áp dụng cho vùng hiện tại. Whole document: Toàn văn bản (mặc nhiên). This point forward: Từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản. 10. In nội dung tập tin lên màn hình. Lệnh File\Print Preview: Lệnh File\Print Preview dùng để xem trước trang in lên màn hình, mục đích của lệnh này là kiểm tra toàn diện văn bản trước khi in cho ra máy in. Word sẽ chuyển qua màn hình Preview và cho xuất hiện thanh công cụ Print Preview: Hình I-19 Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.14 - Thanh công cụ Print Preview: (Print): Mở hội thoại File\Print để in văn bản. (Magnifier): Kính lúp dùng để phóng to (100%)/ thu nhỏ văn bản. (One Page): Chỉ cho hiển thị một trang. (Multiple Pages): Cho hiển thị nhiều trang (tối đa 24 trang). (Zoom): Cho chọn tỷ lệ (%) hiển thị trên màn hình, từ 10% đến 500%. (View Ruler): Cho bật/tắt hiển thị thước ngang và dọc. (Shrink to Fit): Tự động chỉnh kích thước ký tự để khích với số trang chỉ định. (Full Screen): Dành toàn bộ màn hình để hiển thị văn bản. (Close Preview): Đóng màn hình Print Preview, quay về màn hình soạn thảo. (Context Sensitive Help): Trợ giúp theo cảm ngữ cảnh. Khi đang ở chế độ Preview, con trỏ chuột giống như cái kính lúp có dấu cộng (+) kèm theo. Muốn phóng to (100%) chỗ nào thì đưa kính lúp đến đó và nhắp chuột, khi đó kính lúp sẽ có dấu trừ (-), nếu nhắp chuột lần nữa thì văn bản sẽ thu nhỏ lại. 11. In nội dung tập tin ra máy in. Lệnh File\Print: Lệnh File\Print (hay nhấn Ctrl+P hay (Print) trên thanh Standard) dùng để đưa nội dung của văn bản qua máy in và in lên giấy. Cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản trước khi thực hiện in như: cách trình bày trang và các lề có hợp lý không?, các định dạng, các lỗi chính tả… Nên dùng lệnh File\Print Preview để in văn bản lên màn hình kiểm tra trước. Khi in một văn bản, Word sẽ “đưa” văn bản đó qua hàng đợi in của máy in được chọn “sắp hàng” chờ in. Cách thực hiện:
Chọn lệnh File\Print để mở hội thoại Print. (Hình I-20)  Chọn loại máy in trong mục Printer Name, kiểm tra giấy ở máy in đã chọn.  Chọn trang in trong mục Pages range.  Nhâïp số bản in vào mục Number of copies.  Nhắp OK để thực hiện in.  Nếu nhắp chuột vào nút (Print) trên thanh Standard thì Word sẽ cho in tất cả các trang của văn bản hiện hành ra máy in mặc nhiên (Default). Hội thoại Print: Print what: Cho chọn in văn bản (Document) hay các thông tin khác của tập tin.  Print to File: In văn bản ra một tập tin có phần mở rộng mặc nhiên là .PRN, còn tên tập tin thì nhập từ bàn phím. Collate: Kiểm tra thứ tự in. Print: Cho chọn chỉ in những trang lẻ (Odd pages), hay chỉ in những trang chẵn (Even pages), hay toàn bộ số trang (All pages in range) trong phạm vi đã chọn Page range. Properties: Cho thay đổi các thuộc tính về máy in, giấy in,… Options: Cho thay đổi các tuỳ chọn của công việc in. Page range: Vùng trang in All: In tất cả các trang.  Current page: Chỉ in duy nhất một trang hiện hành.  Pages: Cho nhập số của những trang muốn in. Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File Biên soạn Nguyễn Quốc Trung - Trang I.15 - Number of copies: Số bản in. Hình I-20  Xem thêm thủ thuật: Thông thường tất cả các chương trình xem, soạn thảo tài liệu đều có phần in ấn. Người dùng chỉ việc bấm chuột lên biểu tượng máy in trên thanh công cụ trên cửa sổ chương trình là tài liệu hiện hành được in ra. Nếu có những lựa chọn khác trong việc in thì phải vào menu File>Print (hay bấm tổ hợp phím Ctrl+P) để mở hội thoại Print. Chọn đúng máy in trong danh sách ở ô Name (trường hợp có nhiều máy in), bấm chọn All nếu muốn in tất cả tài liệu đang mở ở cửa sổ chương trình, hoặc chọn Current page nếu chỉ in trang tài liệu đang làm việc (trong tài liệu có con nháy đang đứng), hoặc gõ số trang muốn in vào ô Pages (mỗi chỉ số trang in cách nhau bằng một dấu phẩy, hoặc sử dụng dấu - để in nhiều trang liên tục trong tài liệu. Chẳng hạn: gõ 2,5,7 để in các trang 2, trang 5, trang 7; gõ 2-5 để in từ trang 2 đến trang 5; gõ 2,4-8 để in trang 2 và in từ trang 4 đến trang 8), hoặc chọn Selection để in vùng văn bản đang được chọn. Thay đổi giá trị 1 mặc định ở ô Number of copies để được số văn bản in cần thiết; ứng với giá trị này có lựa chọn mặc nhiên Collate. Lựa chọn này thiết lập bản in theo dạng bộ (mỗi lần in một bộ), do vậy sẽ thuận tiện hơn nếu có ý định đóng tài liệu thành từng bộ; bỏ lựa chọn này nếu muốn mỗi lần in từng trang của từng bộ. Cuối cùng bấm nút OK để in. Tuy nhiên, tuỳ vào từng chương trình đang sử dụng mà sẽ có những lựa chọn in khác như: Thiết lập lại cỡ giấy in, xem trước bản in bằng chức năng Print Preview, canh lề trang in, đánh số trang, in nhiều trang văn bản vào cùng một trang in (Pages per sheet), in trang chẳn, trang lẻ (duplex)… Khi bấm lệnh in mà máy in không đáp ứng gì, bạn hãy xem đã chọn đúng máy in đang dùng ở ô Name trong hộp thoại Print như đã nói như trên chưa. Đôi khi bạn soạn thảo trong Word mà các font đều biến mất, chỉ còn font plotter là do máy in được chọn là máy in plotter, bạn hãy chọn lại máy in khác là được. Nếu bấm lệnh in, thấy đèn trên máy in đang nhấp nháy mà chờ lâu không thấy in thì xem lại catalog để biết đèn nhấp nháy đó báo hiệu trục trặc gì (thường gặp nhất là bị kẹt giấy). Giáo trình Tin học - Microsoft Word 2000 Menu File B