Giới thiệu SharePoint 2010 overview

SharePoint 2010 For End User FOR END USERS SHAREPOINT 2010 OVERVIEW (END USER) Module 1: Tổng quan. Module 2: Giới thiệu SharePoint . Bài học: SharePoint là gì? Bài học: Tại sao phải sử dụng SharePoint? Bài học: Những điểm mới trong SharePoint 2010. Bài học: Thông qua người dùng. Module 3: Trải nghiệm khả năng làm việc cộng tác. Bài học: Những tính năng mới trong SharePoint . Bài thực hành 1: Giao diện sử dụng. Module 4: Danh sách. Bài học: Danh sách. Bài học: Những tính năng SharePoint 2010. Bài thực hành 1: AssetLibrary. Module 5: Quản lý danh sách. Bài học: Quản lý danh sách. Bài thực hành 1: Những tính năng mới. Module 6: Phân quyền. Bài học: Phân quyền trong SharePoint. Bài thực hành 1: Phân quyền trong SharePoint Module 7: SharePoint Foundation Site Definitions. Bài học: SharePoint Foundation Sites. Bài thực hành 1: Foundation Site Definitions. FOR END USERS Module 8: SharePoint Server Site Definition Bài học: SharePoint Server Site Definitions. Bài thực hành 1: Server Site Definitions. Module 9: Tích hợp ứng dụng văn phòng. Bài học: Ứng dụng Web Bài học: Tích hợp ứng dụng văn phòng. Bài học: SharePoint Workspace 2010. Bài thực hành 1: Office Integration. Bài thực hành 2: Ứng dụng văn phòng trên Web. Bài thực hành 3: truy cập dịch vụ. Bài thực hành 4: Dịch vụ Office Visio Bài thực hành 5: BCS Module 10: Trang cá nhân Bài học: Social Computing là gì? Bài học: Trang cá nhân Bài thực hành 1: Trang cá nhân Module 99: Các thuật ngữ. FOR END USERS FOR END USERS SharePoint 2010 là một sản phẩm rất lớn, và nó không chỉ tập trung đến người dùng trong những chủ đề tương tự. Do đó, tài liệu này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết về ứng dụng Sharepoint cho người dùng. FOR END USERS FOR END USERS Môi trường học tập cần thiết trong khóa học của bạn:  Sách bài tập dành cho sinh viên sẽ hỗ trợ bạn .  Đánh giá khóa học: kết thúc khóa học, bạn sẽ có cơ hội hoàn thành bài đánh giá trực tuyến, có khả năng tự học một cách dễ dàng.  Virtual PC: một máy ảo sẽ hỗ trợ bạn cho các bài thực hành. Để gửi các bình luận hoặc góp ý về khóa học, gửi e-mail tới support@architectingconnectedsystems. com FOR END USERS Đào tạo SharePoint gồm nhiều hướng khác nhau. Để nâng cao vai trò của bạn trong công ty bạn cần phải học một hoặc nhiều hơn các khóa học SharePoint khác. Cụ thể có 5 khóa học sau cho cả SharePoint Foundation và SharePoint Server:  End User – bạn là một người dùng SharePoint site (5 ngày)  Site Administration – bạn là một quản trị viên SharePoint site (2 ngày)  Operations – bạn là người quản lí SharePoint web, tìm kiếm, index và các ứng dụng trên server (5 ngày)  Governance – Học cách cài đặt các dịch vụ dựa trên các tính năng của SharePoint và thực thi các nguyên tắc, chính sách, chuẩn hóa (3 ngày)  Development – Học cách phát triển và mở rộng các tính năng SharePoint . o Core Development với Foundation (5+ ngày) o Core Development với Server (5+ ngày) o Web Development/Branding (5 ngày) FOR END USERS Tổng cộng, để hoàn tất khóa huấn luyện SharePoint cần khoảng 45 ngày tự học để trở thành chuyên gia SharePoint. Điều kiện trong khóa học này yêu cầu bạn phải biết cách sử dụng mở và duyệt website. Tuy nhiên, tốt hơn vẫn là việc bạn đã từng sử dụng SharePoint. FOR END USERS Phía trên là thời gian học của chúng ta. FOR END USERS FOR END USERS Trong module này, chúng ta sẽ trả lời tất cả các câu hỏi trọng về “Cái gì” và “Tại sao“ nên sử dụng SharePoint. Chúng ta cũng sẽ nhìn nhận những tính năng mới và thú vị của SharePoint 2010. FOR END USERS Ở đây, chúng ta cần phải chắc rằng vấn đề đang nghiên cứu là SharePoint. Bởi vì bạn học về nó, nó là một sản phẩm rất lớn, có thật, chúng ta có thể nói SharePoint là tất cả. FOR END USERS Trong buổi thảo luận, người hướng dẫn bạn và các học sinh trong lớp sẽ chia sẻ những thứ sẽ giúp bạn có một cái nhìn tin tưởng về SharePoint. FOR END USERS SharePoint không được biết đến vào những thời điểm trước. Năm 2001, sản phẩm SharePoint đầu tiên được ra đời và nó trở thành sản phẩm dành để phát triển sau này. SharePoint 2007 là một sản phẩm tốt, nhưng nó vẫn chưa có một số tính năng để thực thi. SharePoint 2010 thậm chí tốt hơn trước . FOR END USERS SharePoint được thiết kế để trở thành một sản phẩm hợp tác. Điều đó có nghĩa là sản phẩm này giúp mọi người có thể cùng nhau làm việc một cách thân thiện và có hiệu quả. SharePoint còn được mở rộng nhiều và tốt hơn thế. Một số tính năng nâng cao sau:  Collaboration (làm việc cộng tác) – mang đến cách làm việc nhóm mà không cần sử dụng email.  Business Intelligence – SharePoint được sử dụng để tìm kiếm thông tin và dữ liệu thông qua các báo cáo, biểu đồ excel, các chỉ báo và các dữ liệu giao dịch.  Search – Nhân viên có thể tìm kiếm các thông tin trên mạng nhanh hơn và dễ hơn trước đây.  Portals – SharePoint cung cấp một site dạng out-of-the-box giúp cho việc truyền tải thông tin bên trong và bên ngoài nội bộ với tốc độ nhanh. FOR END USERS  Content Management – Người dùng kinh doanh có thể cập nhật SharePoint site bất kì kiến thức nào về HTML.  Business Process Automation – SharePoint kết hợp với công nghệ mới nhất của Microsoft là . NET 3. 0 được gọi là Workflow Foundation (WF). Sự kết hợp này giúp cho các nhà phát triển có thể xây dựng những biểu đồ Thao tác một cách tự động để xử lí giao dịch trong kinh doanh. Những đặc trưng của Sharepoint như sau:  Site (Ribbon UI, Claims Based Authentication, SharePoint Workspace, SharePoint Mobile, Office Client và WAC Integration, Standards Support).  Communities (Tagging, Tag Cloud, Ratings, Social Bookmarking, Blogs và Wikis, My Sites, Activity Feeds, Profiles và Expertise, Org Browsing). FOR END USERS  Content (Enterprise Content Types, Enterprise Metadata và Nav, Document Sets, Multi-stage, Disposition, Audio và Video Content Types, Remote Blob Storage, List Enhancements).  Search (Phonetic Search, Navigators, FAST Integration, Document Preview, Enhanced Pipeline).  Insight (PerformancePoint Services, Excel Services, Charts, Visio Services, Web Analytics, SQL Server Integration/Gemini).  Composites(Business Connectivity Services, InfoPath Form Services, External Lists, Workflow, SharePoint Desinger, Visual Studio, API Enhancements, REST/ATOM/RSS. SharePoint cải tiến 1 số dịch như như Excel Services, Business Data Catalog ( bây giờ gọi là Business Connectivity Services), và Search. FOR END USERS Dịch vụ mới bao gồm Access Services và Metadata Services. Ứng dụng mở rộng thêm vào SharePoint là FAST Search, tuyệt vời hơn là chức năng FAST Search trả kết quả về theo dạng thumbnail. Vài năm về trước, công việc ngày càng đòi hỏi nhiều thông tin. Do đó lượng thông tin ngày càng tăng lên rất nhiều, kết quả là chúng ta phải tạo thành nhiều tổ chức hoặc nhóm làm việc với nhau về lưu trữ. Chính điều này đã giúp phát triển những công nghệ mới trong việc quản lý nội dung, kỹ thuật làm việc cộng tác, tìm kiếm và bảo mật. FOR END USERS Tổ chức cần quản lý thông tin một cách hiệu quả, phương pháp hợp tác không còn hiệu quả. SharePoint được thiết kế để giúp làm giảm bớt một số hậu quả . Chọn SharePoint 2007 có thể chưa phải là lựa chọn thông minh. Bởi nó chỉ thiết kế đơn giản và ảo hóa khả năng out of the box, ngày nay nó đã trở thành những sản phẩm portal đáng chú ý nhất. Một tính năng mà làm cho SharePoint trở nên hấp dẫn là nó có khả năng mở rộng trong mọi khía cạnh. FOR END USERS Sharing Data and File – đây là phương pháp chia sẻ tập tin sử dụng công cụ chia sẻ trên mạng. Điều nay sẽ gặp một số vấn đề đối với các hệ điều hành từ Vista trở về trước: 1. Xác định dữ liệu chia sẻ trở nên khó khăn và khó khăn hơn nữa là việc upload để chia sẻ. 2. Bảo mật dữ liệu cần thiết lập quyền truy cập với các cấp độ khác nhau. Quản lý số lượng lớn và thiết lập quyền truy cập để áp dụng cho việc truy cập là điều rất khó. “Collaborating” với email – bạn có thể nhấn nút reply to all , thậm chí là đoạn đó có thể bị phân mảnh và một ai đó sẽ sao chép email. Đây là vấn đề dễ xảy ra trong truyền thông và xét đến yếu tố con người, có thể dẫn đến các chính sách nội bộ bị xung độ. Và đó là lí do khiến các đoạn thread không còn nữa. Điều nàycó thể xảy ra khi một người dùng rời khỏi công ty và một nhân viên khác được đưa đến ngay vị trí của họ. FOR END USERS Thật không may mắn, nhân viên mới sẽ phải duyệt từ vài đến cả trăm email để theo kịp tiến độ hội thoại. SharePoint được thiết kế để giảm đến mức tối thiểu việc sử dụng email và sự không hiểu quả từ chúng. Cũng có thể giữ quyết định sử dụng email để gửi thư ở bên ngoài công ty thông qua mạng, đó vẫn giữ được sự sở hữu trí tuệ. Email có thể dễ dàng bị đánh cắp từ môi trường mạng và dễ dàng bị đọc . Sử dụng SharePoint để thảo luận là biện pháp tốt để bạn có thể điều khiển được những người bạn thấy đó. Versioning document – một tập tin được chia sẻ không phải là phiên bản của những tài liệu khác đặt trong nó. Nghĩa là nếu có 2 user đang làm việc trên những tài liệu giống nhau, sao chép những tập tin này đến chế độ chia sẻ, ai là người copy cuối cùng sẽ thắng. Sẽ có sự thay đổi liên tục vì người này sẽ chép đè lên của người khác. Thử tưởng tượng nếu một người bị mất dữ liệu, họ cũng chưa sao lưu những thay đổi khi tất cả những người dùng khác sử dụng dữ liệu đó. Điều này tác động rất lớn đến hiệu suất làm việc. FOR END USERS Removing old content – sử dụng chia sẽ file hoặc một số sự giám sát trong lưu trữ, bạn sẽ cho phép người có quyền xóa bỏ những nội dung không còn sử dụng . Dĩ nhiên, điều này không xảy ra trên những dữ liệu dạng chia sẻ. Updaing users of changes – khi bạn thay đổi một tài liệu trên chia sẻ tập tin hoặc lưu trữ, giống như chúng không được báo cáo nếu bạn không email chúng. Bạn có thể quên email chúng và bạn phải chờ trong vài giờ dể suy nghĩ rằng bạn vẫn đang làm việc và nó lại ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn. Reduce Email – sử dụng SharePoint, bạn có thể loại trừ được việc dùng email để phân phát tài liệu, hướng dẫn thảo luận và cập nhật người dùng. Enable web access – khi bạn upload tài liệu của bạn lên SharePoint, bạn có thể truy cập chúng ở bất cứ trình duyệt web như việc sử dụng cách tìm kiếm trực tuyến. Bạn không chỉ truy cập được nội dung để xem mà còn có thể hiệu chỉnh SharePoint site với những nội dung FOR END USERS hữu ích và thông cho người dùng. Đây là việc làm không thay đổi với HTML hoặc sử dụng Web Parts. Provide Search Capabilities – một chức năng tiêu biểu. Nó giúp cho hệ thống mạng giảm tải khi tìm kiếm tài liệu trên file server. Provide simple Backup and restore – có rất nhiều cách sao lưu, nếu bạn là người điều hành, SharePoint cung cấp phương pháp sao lưu khá đơn giản để backup dữ liệu SharePoint. Provide Advanced Security and Administrative control – WSS cung cấp các phương thức chứng thực chạy song song và tùy chỉnh chức năng out-of-the-box security. Sử dụng công cụ quản trị, bạn có thể triển khai WSS dễ dàng ủy quyền cho một số cấp độ thấp hơn cho user nằm trong thỏa hiệp bảo mật. Globalization – Với việc kết hợp với kinh tế để tạo ra mạng lưới kinh tế toàn cầu, tổ chức sẽ tìm kiếm các cơ hội trên các quốc gia. Vì thế đòi hỏi cần phải có nhiều ngôn ngữ trên site. Regulatory compliance – Nhiều chính phủ điều chỉnh cách thức kinh doanh của các công ty khác nhau. Với mỗi quốc gia thì việc điều chỉnh và các bộ luật là khác nhau. Chẳng hạn, tập đoàn cần giữ tài liệu, nội dung và ghi lại nó ít nhất 3 năm. FOR END USERS SharePoint 2007 có nhiều ưu điểm đối với việc hợp tác và kinh doanh. Một số ưu điểm giúp ích cho công ty bạn:  Quản lý hiệu quả thông tin và nội dung.  Khả năng xử lí giao dịch nhanh.  Quản lý , truy cập thông tin tại tập trung.  Cho phép bên trong và bên ngoài nội bộ có thể truy cập được thông tin và nội dung.  Đây chắc chắn không phải là một danh sách đầy đủ nhưng khi kết hợp với các sản phẩm khác, bạn có thể tạo những giải pháp SharePoint giải quyết được các vấn đề trong kinh doanh của bạn. FOR END USERS Online Presence. Cho phép các thành viên trong nhóm có thể trực tiếp truyền thông. Kết hợp giữa WSS và Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, và Microsoft Windows Messenger sẽ giúp người dùng có mặt trên Web. User có thể xem các colleagues đang rảnh rỗi, bận, hoặc offline và cũng có thể thay đổi tin nhắn. Một số kênh truyền thông khác như email, gửi tin nhanh hoặc thoại Voice thông qua giao thức internet (VoIP). Đây sẽ giúp cho user có thể trao đổi với nhau qua các phương tiện truyền thông. Collaboration Sites – Những site mẫu cung cấp, hỗ trợ khả năng làm việc cộng tác tốt hơn. Chúng ta sẽ thảo luận vấn đề này ở những phần sau. Intergration with Office products – bằng cách kết hợp những công cụ văn phòng như Word, Excel, Access, SharePoint trở thành sức mạnh giúp ích cho người dùng. WSS hỗ trợ kết hợp SharePoint Designer, Outlook, Exchange Server, IRM và Active Directory. WSS cũng hỗ trợ các đối tượng offline như tài liệu, danh sách, lịch và tài liệu thư viện. FOR END USERS Người dùng luôn luôn tìm được những thông tin giúp họ trong Thao tác. Những thông tin này sẽ không bao gồm tất cả trong SharePoint. Có nghĩa là họ cần tìm kiếm ở những nơi khác và sẽ tốt hơn tìm kiếm tại một nơi. SharePoint 2010 chính là nơi đó. FOR END USERS SharePoint tăng cường khả năng lưu trữ trên nhiều nền tảng. Lưu trữ tài liệu và quản lý như tạo, lưu trữ, tự hiệu chỉnh, bảo trì, điều khiển, xóa, sao lưu.  Document, Picture and Form Libraries – là nơi bạn có thể lưu trữ và bảo trì các tài liệu. Chúng ta sẻ tìm hiểu về thư viện ở những phần sau của khóa học.  Content Types –có những kiểu thiết lập mà bạn có thể áp dụng cho tài liệu và site của bạn. Đừng thiết lập nó thêm một lần nào nữa.  Versioning – Đảm bảo tính an toàn và nhất quán. Nó đã có sẵn trong tất cả các thư viện và danh sách. Version control giúp ghi lại lịch sử của tài liệu mỗi khi có sự thay đổi. Bạn có thể phục hồi tài liệu của bạn nếu cần.  Recycle Bin – nơi lưu trữ tất cả các đối tượng đã bị xóa và có thể phục hồi được. Mặc định, Recycle Bin có thể giữ các đối tượng bị xóa trong 30 ngày. FOR END USERS  Management Lists – bạn có nhiều danh sách và chúng giúp bạn quản lý tài liệu xoay vòng, chúng ta sẽ tìm hiểu nó ở những phần sau . Tính năng Record Management không còn bị hạn chế bởi khuôn mẫu Record Center nữa, nhưng có thể sử dụng với bất kì site nào trong SharePoint 2010. Bạn vẫn còn có Record Center và nó có một số tính năng mới giúp bạn dễ dàng làm việc và thực thi như việc định tuyến và quản lý các bản ghi thay vì tốn chi phí cho việc viết ra ( tuy nhiên nếu cần bạn vẫn có thể làm điều đó). FOR END USERS Social Media hướng dẫn các vấn đề sau:  Cải thiện vị trí chuyên môn.  Tăng chia sẻ tri thức trên toàn đơn vị và địa lý.  Cung cấp những giúp ích có liên quan và nội dung hiện hành để khuyến khích làm việc cộng tác.  Kinh nghiệm sử dụng tốt hơn thông qua sử dụng và kết hợp các công cụ trong SharePoint. FOR END USERS Bây giờ chúng ta so sánh những tính năng mới của SharePoint 2007 so với SharePoint Portal 2003. FOR END USERS SharePoint có nhiều cải tiến đáng giá, là sự lựa chọn cho công ty bạn.  Giao diện người dùng đã được thiết kế lại với ASP. NET 2. 0. Những tính năng này giúp bạn có thể xóa bỏ giao diện sử dụng JavaScript và điều khiển Navigation.  Có nhiều site cho phép user tạo ra các site chức năng khác để làm việc.  Tìm kiếm đã được thiết kết lại để trở nên nhanh và linh hoạt hơn. Một số tính năng trong tìm kiếm như Best Bets, Relevance, Keywork và Full Text Query.  Một trong những điểm mới là Report Center. Trung tâm báo cáo cung cấp cho bạn một bảng thông báo gồm nội dụng các báo cáo .  SharePoint kết hợp với một sản phẩm của Microsoft khác là Content Management Server . Tất cả các tính năng của CMS đều có trong SharePoint 2007.  Những tính năng mới giống như những đối tượng được phân theo từng cấp độ, làm việc với SharePoint và chạy nó mỗi ngày giúp Thao tác của bạn trở nên nhẹ nhàng . FOR END USERS  Workflows – Workflows attach business logic to documents and list items in Windows SharePoint Services 3. 0. Ví dụ , một biểu đồ có thể định tuyến để xem một tài liệu, theo dõi kết quả. Workflow thậm chí có thể theo dõi user kiểm tra tình trạng làm việc trong một khoảng thời gian. Workflows trên Windows SharePoint Services được xây dựng trên Windows Workflow Foundation, là một thành phần của Microsoft Windows.  Blogs – blog là một site được thiết kế giúp bạn có thể chia sẻ thông tin lên đó. Blog được sử dụng như một site tin tức, nhật báo, nhật kí và nhiều hơn thế .  Wikis – Wiki site hỗ trợ các siêu liên kết và sử dụng các văn bản với cú pháp đơn giản dùng để tạo ra trang mới và kết nối với các trang nội bộ.  Recycle Bin – một trong những lời phàn nàn phổ biến nhất với user các phiên bản Windows SharePoint Services là việc các đối tượng đã bị xóa chưa được bảo vệ. Nếu một user xóa một đối tượng từ thư viện hoặc danh sách, đối tượng đó sẽ ngay lập tức bị xóa từ hệ thống và chỉ cần một lần backup là có thể phục hồi lại . FOR END USERS Windows SharePoint Service 3. 0 bao gồm Recycle Bin. Khi user xóa đối tượng trong thư viện học danh sách, đối tượng đó đã nằm trong Recycle Bin. Tất cả các đối tượng bị xóa, gồm cả những đối tượng và thư mục riêng, đều được đưa tới Recycle Bin và có thể phục hồi.  Really Simple Syndication (RSS) Support – cung cấp một cơ chế cho việc cung cấp push - như kinh nghiệm cho các thông tin chuyển tiếp đến người dùng cuối.  Project Tasks List – được thiết kế để cung cấp việc theo dõi tốt hơn và các công cụ để quản lý các dự án. Mặc dù nó không có nghĩa là cung cấp cách quản lí dự án kiểu end-to-end, Windows SharePoint Services cho phép SharePoint site theo dõi sự kiện, hoạt động các dự án để làm việc có tính khoa học hơn.  Email Integration – bạn có thể cấu hình danh sách SharePoint để nhận tin từ email tốt hơn việc tạo emai và chuyển tới danh sách từ SharePoint.  Improved Discussion and Serveys Lists – danh sách thảo luận có thể chứa hàng triệu trang ghi chép, địa chỉ email và kết hợp với Outlook. Surveys hỗ trợ các nhánh câu hỏi và hỗ trợ nhiều trang cùng lúc. FOR END USERS Trong bài học này, bạn sẽ được thảo luận về End User Adoption. Làm thế nào bạn có thể chấp nhận SharePoint từ chính quyết định và cảm tính từ bạn? FOR END USERS FOR END USERS Tóm tắt:  SharePoint có nhiều tính năng ưu việt mới. Nó quá mạnh để tận dụng.  Bạn đã sẵn sàng dành ra hơn 45 ngày để tự học và bạn sẽ trở thành chuyên gia SharePoint đích thực.  Dễ dàng xem các môi trường hoặc demo và có một số người thường bảo “Đây là môi trường SharePoint của chúng tôi”.  Trở nên thông mình hơn bởi vì không ai có thể không làm mà tưởng tượng được, không có nghĩa là bạn làm nó dễ dàng trong môi trường SharePoint của bạn. Sau khi hoàn tất module này, bạn sẽ có thể:  Mô tả được các vị trí nghề nghiệp trong SharePoint 2010.  Mô tả được các tính năng mới và thích hợp trong SharePoint 2010 so với SharePoint 2007. FOR END USERS  Mô tả được những vấn đề trong kinh doanh trên SharePoint 2010 có thể định hướng được. FOR END USERS Trong module này, chúng ta sẽ xem những tính năng phổ biến của SharePoint site cơ bản. Xuyên suốt bài học, chúng ta sẽ tạo và quản lý vài bộ phận về nội dụng và sử dụng team site làm đối tượng của bài thực hành. FOR END USERS Bây giờ chúng ta bắt đầu chú ý đến các thành phần của SharePoint Team Site cơ bản. Một số chức năng nền tảng có sẵn trong SharePoint. Hiểu được các đặ