Hãy tổ chức một cuộc họp nhóm thực hiện công việc của nhóm trong tương lai gần

Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 1 ĐẠI HỌC TRÀ VINH CHƢƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TVU – TOPICA BÀI TẬP NHÓM Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Môn PSD1010 Thành viên trong nhóm : ĐỀ BÀI Hãy tổ chức một cuộc họp nhóm thực hiện công việc của nhóm trong tương lai gần. Yêu cầu: a. Liệt kê đƣợc các công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp. b. Ghi lại biên bản họp theo mẫu. c. Điền phiếu đánh giá thành viên tham gia cuộc họp (đánh giá chéo). d. Điền phi ếu đánh giá chất lƣợng cuộc họp ( từng thành viên ). e. Anh chị rút ra kinh nghiệm gì từ lần họp nhóm này (viết rõ từng ý). Lê Quang Thuyết – Nhóm trưởng Phùng Tấn Đạm - Thư ký Huỳnh Ngọc Lê Hiếu - Nhóm phó Hồ Duy Khánh - Thành viên Trương Thanh Tiên - Thành viên Phạm Văn Tài - Thành viên Lê Phan Vĩnh An - Thành viên Nguyễn Chí Linh - Thành viên Mai Văn Ngật - Thành viên Hoàng Khánh Sơn - Thành viên Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 2 BÀI TẬP NHÓM Môn : PSD101 Lớp : 151126.QTV3D Nhóm 1 Thành viên tham gia: MỤC TIÊU CUỘC HỌP: - Thống Nhất Sử Dụng Phần Mềm Ứng Dụng CNTT Trong Việc Họp Nhóm - Bầu Nhóm Phó Để Giúp Đỡ Các Thành Viên Khi Nhóm Trưởng Bận. ĐỀ BÀI Hãy tổ chức một cuộc họp nhóm thực hiện công việc của nhóm trong tương lai gần. Yêu cầu: a. Liệt kê được các công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp. b. Ghi lại biên bản họp theo mẫu. c. Điền phiếu đánh giá thành viên tham gia cuộc họp (đánh giá chéo). d. Điền phi ếu đánh giá chất lượng cuộc họp ( từng thành viên ). e. Anh chị rút ra kinh nghiệm gì từ lần họp nhóm này (viết rõ từng ý). STT Họ và tên Lớp Vị trí 1 Lê Quang Thuyết 151126.QTV3D Nhóm trưởng 2 Phùng Tấn Đạm 151126.QTV3D Thư ký 3 Hồ Duy Khánh 151126.QTV3D Thành viên 4 Trương Thanh Tiên 151126.QTV3D Thành viên 5 Huỳnh Ngọc Lê Hiếu 151126.QTV3D Nhóm phó 6 Phạm Văn Tài 151126.QTV3D Thành viên 7 Lê Phan Vĩnh An 151126.QTV3D Thành viên 8 Nguyễn Chí Linh 151126.QTV3D Thành viên 9 Mai Văn Ngật 151126.QTV3D Thành viên 10 Hoàng Khánh Sơn 151126.QTV3D Thành viên Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 3 PHIẾU KIỂM TRA CHUẨN BỊ CUỘC HỌP CÔNG VIỆC NỘI DUNG √ Mục tiêu cuộc họp - Thống nhất hoạt động nhóm. - Đưa ra các ý tưởng, cách thức thực hiện và các quy định để đạt hiệu quả cao trong công tác hoạt động nhóm √ Chƣơng trình họp - 14h -14h15 : Bắt đầu buổi họp. - Nêu chủ đề và mục tiêu họp nhóm (Nhóm trưởng). - 14h15 - 15h : Trao đổi thảo luận ý kiến về việc họp nhóm. - Chia sẻ kinh nghiệm, kỹ năng học tập. - 15h - 15h10 : Giải lao. - 15h10 – 16h : Kết luận, đề xuất. - Thông qua biên bản họp nhóm ( Thư ký). - Kết thúc buổi họp ( Nhóm trưởng). √ Thành phần tham gia Anh : Lê Quang Thuyết – Nhóm trưởng Anh : Phùng Tấn Đạm - Thư ký Anh : Hồ Duy Khánh - Thành viên Anh : Trương Thanh Tiên - Thành viên Anh : Huỳnh Ngọc Lê Hiếu - Nhóm phó Anh : Phạm Văn Tài - Thành viên Anh : Lê Phan Vĩnh An - Thành viên Anh : Nguyễn Chí Linh - Thành viên Anh : Mai Văn Ngật - Thành viên Anh : Hoàng Khánh Sơn - Thành viên √ Địa điểm phòng họp 178 Trương Công Định, phường 3 , TP.Vũng Tàu Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 4 √ Công tác hậu cần √ Chỗ ngồi : 10 chỗ/08 thành viên √ Bàn : 05 bàn/ 10 thành viên (02 người/bàn) √ Ánh sáng √ Tài liệu in ấn cần phát: 08 bộ/ 08 thành viên √ Máy tính ( tự túc) √ Nước uống - Phần mềm Skype đã được cài đặt - Tài khoản Skype (add nick name nhóm trưởng sau khi tạo xong :thuyetitvt ). - Headphone ( tai nghe có Microfone) nên trang bị loại lọc nhiễu tốt để chống ồn. - Tài liệu cuộc họp (Slide trình chiếu Power Point) . nhóm trưởng chuẩn bị 1 bản, các thành viên cũng tự chuẩn bị nếu có ý tưởng về các phần mềm hay khác để tiện ích cho cuộc họp ( sẽ được đánh giá cao về sự đóng góp tích cực trong phần đánh giá thành viên). Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 5 CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc *** BIÊN BẢN HỌP NHÓM Hôm nay, vào lúc 14 giờ ngày 6 tháng 06 năm 2015, tại Phòng hội trường 1 lầu 3, 178 Trương Công Định, phường 3 , thành phố Vũng Tàu chúng tôi tiến hành triển khai cuộc họp nhóm lần thứ 3 giữa các thành viên thuộc Nhóm 1- Lớp 151126.QTV3D. Mục đích thống nhất và giải quyết các vấn đề đang còn tồn tại tại trong nhóm, kết hợp đánh giá quá trình tham gia hoạt động của các thành viên và bầu phó nhóm, thống nhất sử dụng phần mềm trong họp nhóm . I. Các thành viên tham gia: 1. Lê Quang Thuyết – Nhóm trưởng 2. Phùng Tấn Đạm - Thư ký 3. Huỳnh Ngọc Lê Hiếu - Nhóm phó 4. Phạm Văn Tài - Thành viên 5. Lê Phan Vĩnh An - Thành viên 6. Nguyễn Chí Linh - Thành viên 7. Mai Văn Ngật - Thành viên 8. Hoàng Khánh Sơn - Thành viên 9. Hồ Duy Khánh - Thành viên 10. Trương Thanh Tiên - Thành viên II. Chủ đề và mục tiêu họp nhóm: Thống nhất nội dung hoạt động nhóm, đưa ra các ý tưởng, cách thức thực hiện và các quy định để đạt hiệu quả cao trong công tác hoạt động nhóm. III. Nội dung cuộc họp:  Nhóm trưởng Lê Quang Thuyết triển khai nôi dung chính của cuộc họp, yêu cầu buổi làm việc nhóm hôm nay phải đi đến thống nhất về vấn đề thời gian để phối hợp làm việc nhóm và đưa ra ý kiến về thời gian họp nhóm cố định là 21 giờ tối thứ 7 hàng tuần online bằng zalo để thảo luận.  Thống nhất lựa chọn ứng dụng công nghệ thông tin vào các cuộc họp online  Bầu chọn phó nhóm để giúp đỡ các thành viên trong nhóm và hỗ trợ thêm cho trưởng nhóm khi nhóm trưởng bận việc.  Nhóm trưởng Lê Quang Thuyết yêu cầu các thành viên thảo luận, đưa ra ý tưởng phát triển nhóm, đi vào mục đích chính, không lan man dẫn đến mất thời gian của nhóm mà không đạt kết quả. Sau đó các thành viên trong nhóm cùng nhau thảo luận: Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 6 - Anh Phùng Tấn Đạm có ý kiến về vấn đề cùng nhau thảo luận để làm bài tập nhóm và trao đổi kiến thức. Các thành viên tích cực tham gia ý kiến đóng góp. Một số thành viên do bận việc riêng không tham gia thảo luận được, sau khi nhận được email báo cáo tình hình học tập phải gửi thư phản hồi cho tất cả các thành viên trong nhóm hoặc chủ động liên lạc với nhóm trưởng hay các thành viên khác để nắm rõ tình hình. - Các thành viên trong nhóm cùng nhau thảo luận về vai trò của trưởng nhóm .  Trong một nhóm tập thể thì yếu tố lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng.Người trưởng nhóm phải đóng vai trò là sự kết nối các thành trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến của thành viên và đặt ra những mục tiêu phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình. Trưởng nhóm phải kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa giải không để chúng ảnh hưởng đến công việc.  Anh Huỳnh Ngọc Lê Hiếu cho rằng sự tự ý thức trong nhóm là điều cốt yếu, các thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình. Không nhất thiết phải làm theo chỉ đạo của trưởng nhóm mà cần có ý kiến đóng góp riêng, nhất là những ý kiến mang tính xây dựng, để cả nhóm cùng phát triển.  Một số thành viên thảo luận về việc cần rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm. Các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, nhóm trưởng luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.  Anh Phạm Văn Tài đưa ra ý kiến là sau khi nhận được bài tập nhóm từ QLHT thì nhóm trưởng nên phân chia công việc phù hợp cho mỗi thành viên và tiến hành làm bài tập càng sớm càng tốt để có thời gian thảo luận và chỉnh sửa, đáp ứng tốt nhất yêu cầu đề ra.  Huỳnh Ngọc Lê Hiếu nhắc nhở mọi người cố gắng đọc kỹ giáo trình và làm bài tập đầy đủ, BTTN nên làm thật nhiều để nắm vững kiến thức, tránh tình trạng nghẽn mạng do gần đến hạn nộp bài mà không nộp bài được.  Bạn Nguyễn Chí Linh nêu quan điểm của mình về tinh thần làm việc của nhóm. Đôi khi một số thành viên không có ý kiến đóng góp hay không liên lạc được. Ý thức hoạt động nhóm vì mục tiêu chung còn chưa cao, có thể do các bạn chưa quen với phương thức làm việc mới, cần có sự hợp tác của cả nhóm thì mới có hiệu quả.Các thành viên tán thành với quan điểm của anh Phạm Văn Tài .  Anh Trương Thanh Tiên : vì nhóm mới thành lập, lại ít có thời gian gặp mặt nên mỗi thành viên trong nhóm cần tìm hiểu rõ hơn về các thành viên khác, mạnh dạn chia sẻ những ưu, khuyết điểm của mình trong công việc, học tập cũng như cuộc sống để từ đó có sự phân công công việc hợp lý, hiệu quả hơn. Đồng thời có sự động viên khen thưởng kịp thời với những thành viên có đóng góp tích cực cho Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 7 nhóm,nhắc nhở những cá nhân trì trệ, không hợp tác vì sự phát triển chung của nhóm.  Các thành viên còn lại cùng nhau chia sẽ kinh nghiệm học môn PSD101. - Tìm và đóng góp những phần mềm mà mình biết có thể sữ dụng trong cuộc họp nhóm để cuộc họp diễn ra suông sẻ.  Anh Phùng Tấn Đạm , Huỳnh Ngọc Lê Hiếu, Phạm Văn Tài có chung ý kiến sử dụng phần mềm yahoo messenger để họp nhóm. Vì yahoo vừa có thể chat video và voice.  Lê Phan Vĩnh An, Nguyễn Chí Linh có ýkiến khác sử dụng phần mềm Zalo dể họp nhóm .Vì Zalo dễ sử dụng và nói chuyện,nhắn tin không tính phí.  Mai Văn Ngật, Hoàng Khánh Sơn, Hồ Duy Khánh, Trương Thanh Tiên có chung một ý kiến đó là : sử dụng phần mềm skype hỗ trợ thêm cho việc họp nhóm . Vì phần mềm này hỗ trợ chat text cùng lúc với chat voice.  Sau khi tổng hợp ý kiến đóng gọp của thành viên tôi đã thống nhất và đưa ra ý kiến chung đó là sử dụng phần mền Skype để họp nhóm vào thứ 7 hàng tuần . - Các thành viên đề đồng ý cho anh Huỳnh Ngọc Lê Hiếu làm nhóm phó. IV. Kết luận và đề xuất: Sau khi thảo luận, cả nhóm cùng thống nhất: ● Họp nhóm online vào 21h tối Thứ bảy hàng tuần bằng yahoo để thảo luận. ● Đề cao vai trò của trưởng nhóm. Qua đó cần có sự phân công công việc một cách hợp lý. ● Thông tin nhóm cần rõ ràng, minh bạch. ● Các thành viên cần chủ động, tích cực tham gia đóng góp hơn nữa. ● Cố gắng hoàn thành công việc chung của nhóm cũng như công việc học tập riêng của từng cá nhân trước thời hạn.  Cuộc họp kết thúc vào 15 giờ 15 phút cùng ngày. Thư ký thông qua biên bản. Tp. VũngTàu, ngày 6 tháng 6 năm 2015 THƢ KÝ NHÓM TRƢỞNG Đã Ký Đã Ký Phùng Tấn Đạm Lê Quang Thuyết Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 8 BẢN TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN THAM GIA CUỘC HỌP NHÓM 1, LỚP 151126.QTV3D Nội dung cuộc họp: Thống nhất nội dung hoạt động nhóm và đưa ra các quy định, cách thức thựa hiện để đạt hiệu quả cao trong công tác hoạt động nhóm. (điểm từ 1 đến 5, 5 là cao nhất, 1 là thấp nhất) Thành viên Đúng giờ Góp ý đúng lúc,đúng nội dung đang bàn Tuân thủ lịch trình cuộc họp, không đi lang man vào việc riêng và việc khác Tôn trọng thành viên khác, khách quan không chỉ trích cá nhân khác Lê Quang Thuyết 5 5 5 5 Phùng Tấn Đạm 5 5 5 5 Hồ Duy Khánh 5 5 5 5 Trương Thanh Tiên 5 5 5 5 Huỳnh Ngọc Lê Hiếu 5 5 5 5 Phạm Văn Tài 5 5 5 5 Lê Phan Vĩnh An 5 5 5 5 Hoàng Khánh Sơn 5 5 5 5 Mai Văn Ngật 5 5 5 5 Nguyễn Chí Linh 5 5 5 5 LẬP BẢNG NHÓM TRƢỞNG Đã ký Đã ký Phùng Tấn Đạm Lê Quang Thuyết Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 9 BẢN TỔNG HỢP THÀNH VIÊN ĐÁNH GIÁ CUỘC HỌP Nhóm 1, lớp 151126.QTV3D Nội dung cuộc họp: Thống nhất nội dung hoạt động nhóm và đưa ra các quy định, cách thức thực hiện để đạt hiệu quả cao trong công tác hoạt động nhóm. LẬP BẢNG NHÓM TRƢỞNG Đã ký Đã ký Phùng Tấn Đạm Lê Quang Thuyết Nơi nhận: - Các thành viên; - Lưu: TK nhóm Bạn đồng ý như thế nào về các phát biểu sau bằng cách khoanh tròn đánh giá của bạn vào thứ tự số cho sẵn, số 1 = không đồng ý nhất và số 5 = đồng ý nhất. Mục đích và các mục tiêu của cuộc họp được đề cập rõ rang. 1 2 3 4 Thời lượng cuộc họp thỏa đáng đối với tôi. 1 2 3 4 Địa điểm họp tiện lợi cho tôi. 1 2 3 4 Chúng tôi cùng chia sẻ việc đưa ra quyết định tại buổi họp này. 1 2 3 4 Tất cả các thành viên đều tham ra tích cực. 1 2 3 4 Tất cả các thành viên đều tham ra tích cực. 1 2 3 4 Tôi hài lòng với buổi họp này. 1 2 3 4 Tôi thích buổi họp này. 1 2 3 4 5 5 5 5 5 5 5 5 Bài tập nhóm môn : PSD101 Nhóm 1 Lớp 151126.QTV3D Nhóm 1 | Phát triển Kỹ năng cá nhân 1 Page 10 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CUỘC HỌP Sau khi tiến hành họp nhóm lần thứ 3 và triển khai một số nội dung thảo luận về công tác tổ chức hoạt động nhóm. Sau khi cuộc họp kết thúc chúng ta đã thu về được rất nhiều mặt tích cực để hoàn thiện nhóm của chúng ta ngày một gắn kết phát triển hơn nữa, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại chung ta cần khăc phục để nhóm hoàn thiên hơn nữa. Cụ thể: Mặt được: ● Thồng nhất họp nhóm online vào 21h tối thứ 7 hàng tuần bằng Group của Skype để thảo luận. ● Đề cao vai trò của trưởng nhóm. Qua đó cần có sự phân công công việc một cách hợp lý. ● Thông tin nhóm rõ ràng, minh bạch. ● Gắn kết được các thành viên trong nhóm, các thành viên đều góp được phần rất cụ thể vào công tác phát triển nhóm ● Các thành viên rất chủ động, tích cực tham gia đóng góp ý kiến. Mặt chưa được: ● Cố gắng hoàn thành công việc chung của nhóm cũng như công việc học tập riêng của từng cá nhân trước thời hạn.  Qua kết quả đạt được trên chúng ta có thể nhận thấy, nhóm chúng ta đang trên đà phát triển tương đối tốt và bền vững. Hy vọng tất cả các thành viên sẽ tiếp tục đóng góp phần sức mình vào mục tiêu chung vì sự phát triển của nhóm chúng ta./. Nơi nhận: - Các TV; NHÓM TRƢỞNG Đã ký Lê Quang Thuyết