Hệ thống thông tin kế toán - Chương 3: Lập các sổ nhật ký

Vũ Quốc Thông 11/4/2016 1 Chương 3 Lập các sổ nhật ký Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 2 Lập các sổ nhật ký chuyên dùng Mục tiêu 2 1 Giới thiệu việc trình bày thông tin theo hình thức nhật ký chung 3 Lập sổ nhật ký chung Vũ Quốc Thông 11/4/2016 2 Hình thức kế toán Nhật ký chung 3 CHỨNG TỪ GỐC SỔ CÁI SỔ THẺ, KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ CHUNG BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH 4 Sơ đồ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Vũ Quốc Thông 11/4/2016 3 NHẬT KÝ THU TIỀN NHẬT KÝ CHI TIỀN NHẬT KÝ MUA HÀNG NHẬT KÝ BÁN HÀNG 5 SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký Nhật ký thu tiền 6 Vũ Quốc Thông 11/4/2016 4 Mục đích Hình thức thu tiền Theo dõi tình hình thu tiền trong kì Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng 7 Nhật ký thu tiền NHẬT KÝ THU TIỀN MẶT SỐ HIỆU 111 NGÀY GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI GHI NỢ TK GHI CÓ CÁC TÀI KHOẢN SAU 112 131 411 511 3331 TÀI KHOẢN KHÁC SỐ NGÀY 111 SỐ TIỀN SỐ HIỆU Tổng cộng [1]? [2]? [3]? [4]? [5]? [6]? [7]? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 [8]? [9]? [10]? [11}? [12]? [13]? [14]? [15]? [16]? [17]? [18]? [19}? 8 Mẫu sổ Vũ Quốc Thông 11/4/2016 5 9 NHẬT KÝ THU TIỀN MẶT SỐ HIỆU 111 NGÀY GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ NGÀY Tổng cộng: 1 2 3 4 [8]? [9]? [10]? [11]? Nhận biết nghiệp vụ Cột [8]: Ngày ghi sổNGÀY HI SỔ 1 [8]? CHỨNG TỪ SỐ NGÀY 2 3 [9]? [10]? DIỄN GIẢI [ ] Cột [9]: Số chứng từ Cột [10]: Ngày chứng từ Cột [11]: Diễn giải Phân tích 10 NHẬT KÝ THU TIỀN MẶT SỐ HIỆU 111 GHI NỢ TÀI KHOẢN 111 GHI CÓ CÁC TÀI KHOẢN 112 131 411 511 3331 TÀI KHOẢN KHÁC SỐ TIỀN SỐ HIỆU [1]? [2]? [3]? [4]? [5]? [6]? [7]? 5 6 7 8 9 11 12 13 [12]? [13]? [14]? [15]? [16]? [17]? [18]? [19]? Số tiền của các nghiệp vụ phát sinh Phân tích Vũ Quốc Thông 11/4/2016 6 Cơ sở dữ liệu Nhật ký thu tiền Sheet BDMTK Sheet SOKTMAY 11 Truy xuất D/L 12 Nghiệp vụ thu tiền mặt Sổ Nhật ký thu tiền Ghi nhận ô TKGN = “111” Điều kiện =IF(ô TKGN= “111”, lấy nghiệp vụ, không lấy nghiệp vụ) HÀM IF() Ứng dụng hàm Vũ Quốc Thông 11/4/2016 7 • Hướng dẫn 13 Nhật ký chi tiền 14 Vũ Quốc Thông 11/4/2016 8 Mục đích Hình thức chi tiền Theo dõi tình hình chi tiền trong kì Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng 15 Nhật ký chi tiền NHẬT KÝ CHI TIỀN MẶT SỐ HIỆU 111 NGÀY GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI GHI CÓ TK GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN SAU 112 133 141 152 642 TÀI KHOẢN KHÁC SỐ NGÀY 111 SỐ TIỀN SỐ HIỆU Tổng cộng [1]? [2]? [3]? [4]? [5]? [6]? [7]? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 [8]? [9]? [10]? [11}? [12]? [13]? [14]? [15]? [16]? [17]? [18]? [19}? 16 Mẩu sổ Vũ Quốc Thông 11/4/2016 9 17 Ứng dụng hàm Nghiệp vụ chi tiền mặt Sổ Nhật ký chi tiền Ghi nhận ô TKGC = “111” Điều kiện =IF(ô TKGC= “111”, lấy nghiệp vụ, không lấy nghiệp vụ) HÀM IF() • SV tự thực hành 18 Vũ Quốc Thông 11/4/2016 10 Nhật ký mua hàng 19 Mục đích Hình thức mua hàng Theo dõi tình hình mua hàng trong kì Mua hàng trả tiền ngay Mua hàng chưa trả tiền 20 Theo dõi tình hình công nợ Nhật ký mua hàng Vũ Quốc Thông 11/4/2016 11 21 NHẬT KÝ MUA HÀNG CHỊU SỐ HIỆU 331 NGÀY GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI GHI CÓ TÀI KHOẢN 331 GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN 133 1521 1522 1523 1524 TÀI KHOẢN KHÁC SỐ NGÀY SỐ TIỀN SỐ HIỆU Tổng cộng: [1]? [2]? [3]? [4]? [5]? [6]? [7]? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 [8]? [9]? [10]? [11]? [12]? [13]? [14]? [15]? [16]? [17]? [18]? [19]? Mẫu nhật ký 22 Phân tích NHẬT KÝ MUA HÀNG CHỊU SỐ HIỆU 331 NGÀY GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ NGÀY Tổng cộng: 1 2 3 4 [8]? [9]? [10]? [11]? Nhận biết nghiệp vụ Cột [8]: Ngày ghi sổ N ÀY HI S 1 [8]? CH N T S NGÀY 2 3 [9]? [10]? I I I : [11]? Cột [9]: Số chứng từ Cột [11]: Diễn giải Cột [10]: Ngày chứng từ Vũ Quốc Thông 11/4/2016 12 23 Phân tích NHẬT KÝ MUA HÀNG CHỊU SỐ HIỆU 331 GHI CÓ TÀI KHOẢN 331 GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN 133 1521 1522 1523 1524 TÀI KHOẢN KHÁC SỐ TIỀN SỐ HIỆU [1]? [2]? [3]? [4]? [5]? [6]? [7]? 5 6 7 8 9 11 12 13 [12]? [13]? [14]? [15]? [16]? [17]? [18]? [19]? Số tiền phát sinh của các nghiệp vụ Cơ sở dữ liệu Nhật ký mua hàng Sheet BDMTK Sheet SOKTMAY 24 Truy xuất D/L Vũ Quốc Thông 11/4/2016 13 25 Ứng dụng hàm NV. mua hàng chưa trả tiền Sổ Nhật ký mua hàng Ghi nhận ô TKGC = “331” Điều kiện NV. chuyển nợ phải trả dài hạn sang ngắn hạn Nhật ký chung Ghi nhận Nhật ký mua hàng Không Ghi nhận ô TKGN “331” Điều kiện =IF(AND(ô TKGN “331”,ô TKGC= “331”), lấy nghiệp vụ, không lấy nghiệp vụ) HÀM IF() Nợ TK 3312.001 Có TK 3311.001 • Hướng dẫn 26 Vũ Quốc Thông 11/4/2016 14 Nhật ký bán hàng 27 Mục đích Hình thức bán hàng Theo dõi tình hình bán hàng trong kì Bán hàng thu tiền ngay Bán hàng chưa thu tiền 28 Theo dõi tình hình công nợ Nhật ký bán hàng Vũ Quốc Thông 11/4/2016 15 NHẬT KÝ BÁN HÀNG CHỊU SỐ HIỆU 131 NGÀY GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI GHI NỢ TK GHI CÓ CÁC TÀI KHOẢN SAU 3331 5111 5112 5113 TÀI KHOẢN KHÁC SỐ NGÀY 131 SỐ TIỀN SỐ HIỆU Tổng cộng: [1]? [2]? [3]? [4]? [5]? [6]? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 [7]? [8]? [9]? [10]? [11]? [12]? [13]? [14]? [15]? [16]? [17]? 29 Mẫu nhật ký 30 Ứng dụng hàm NV. bán hàng chưa thu tiền Sổ Nhật ký bán hàng Ghi nhận ô TKGN = “131” Điều kiện NV. chuyển nợ phải thu dài hạn sang ngắn hạn Nhật ký chung Ghi nhận Nhật ký bán hàng Không Ghi nhận ô TKGC “131” Điều kiện =IF(AND(ô TKGN= “131”,ô TKGC “131”), lấy nghiệp vụ, không lấy nghiệp vụ) HÀM IF() Nợ TK 1311.001 Có TK 1312.001 Vũ Quốc Thông 11/4/2016 16 • SV tự thực hành 31 Nhật ký chung 32 Vũ Quốc Thông 11/4/2016 17 33 NV. thu, chi tiền NV. mua, bán chịu NV. khác NHẬT KÝ CHUNG NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền Nhật ký mua hàng Nhật ký bán hàng 34 NHẬT KÝ CHUNG NGÀY GHI SỐ SỐ CT GỐC NGÀY CT GỐC DIỄN GIẢI TÀI KHOẢN SỐ TIỀN PHÁT SINH NỢ CÓ Tổng cộng: [1] 1 2 3 4 5 6 7 [2]? [3}? [4]? [5]? [6]? [7]? [8?] Mẫu nhật ký Vũ Quốc Thông 11/4/2016 18 35 Phân tích Nhận biết nghiệp vụ Cột [2]: Ngày ghi sổ Cột [3]: Số chứng từ gốc Cột [4]: Ngày chứng từ gốc NHẬT KÝ CHUNG NGÀY GHI SỐ SỐ CT GỐC NGÀY CT GỐC DIỄN GIẢI 1 2 3 4 [2]? [3}? [4]? [5]? Cột [5]: Diễn giải NGÀY CT GỐC 3 [4]? SỐ CT GỐC 2 [3}? NGÀY GHI SỐ 1 [2]? I I I 36 Phân tích Số tiền phát sinh của các nghiệp vụNHẬT KÝ CHUNG TÀI KHOẢN SỐ TIỀN PHÁT SINH NỢ CÓ Tổng cộng: [1] 5 6 7 [6]? [7]? [8?] Cột [6]: Tài khoản Nợ Cột [7]: Tài khoản Có Cột [8]: Số tiền phát sinh I [ ] [ ] [ ] [ ] Vũ Quốc Thông 11/4/2016 19 Cơ sở dữ liệu Nhật ký Chung Sheet BDMTK Sheet SOKTMAY 37 Truy xuất D/L 38 Ứng dụng hàm Nghiệp vụ chi tiền Sổ Nhật ký chung Không được ghi nhận ô TKGN=“111” ô TKGN=“112” =IF(OR(ô TKGN= “111”, ô TKGN=“112”, ô TKGC= “111”, ô TKGC= “112”, AND(ô TKGN= “131”,ô TKGC “131”), AND(ô TKGC= “331”,ô TKGN “331”)), không lấy nghiệp vụ, lấy nghiệp vụ) Nghiệp vụ thu tiền Nghiệp vụ mua hàng Nghiệp vụ bán hàng ô TKGC=“111” ô TKGC=“112” ô TKGC= “331” ô TKGN“331” ô TKGN=“131” ô TKGC“131” Vũ Quốc Thông 11/4/2016 20 • Hướng dẫn 39 Tóm lại 1 Giới thiệu việc trình bày thông tin theo hình thức nhật ký chung 2 Lập các sổ nhật ký chuyên dùng 3 Lập sổ nhật ký chung 40