Hoạch định dự án

Hoạch định dự án Đại học Mở TP.HCM Chương trình cao học Quản trị kinh doanh Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn (PKNU) Contents 1. Tình huống nghiên cứu 2. Khái niệm Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2 3. Các bước để hoạch định dự án 4. Chi tiết các bước 1. Tình huống nghiên cứu Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 3 2. Khái niệm
“Mọi kế hoạch là tồi nếu nó không thay đổi trong quá trình thực hiện” (BARTOLOMMNO DE SAN CONCORDIO)
Quy luật:  Các cá nhân có liên quan đến dự án nên tham gia vào quá trình lập kế hoạch dự án Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 4
Hoạch định là được chuẩn bị để lập lại kế hoạch! (replan)
Nhận dạng các rủi ro dự án, và đề xuất các biện pháp đối phó nếu các rủi ro đó xuất hiện 2. Khái niệm
Hoaïch ñònh là:  ‘Moät keá hoaïch chi tieát, phöông phaùp, v.v. ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu’  ‘Moät ñeà cöông, thöôøng laø yù töôûng thaêm doø ñeå laøm Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 5 moät coâng vieäc’ Hoạch định dự án và hệ thống kiểm soát dự án Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 6 3. Các bước để hoạch định dự án (1) 1. Định rõ vấn đề cần phải được giải quyết bởi dự án. 2. Phát triển 1 báo cáo về sứ mệnh của dự án thông qua các mục tiêu dự án 3. Phát triển 1 chiến lược dự án mà sẽ đáp ứng tất cả các mục tiêu dự án. Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 7 4. Viết báo cáo quy mô để định rõ các ràng buộc của dự án 5. Phát triển 1 Cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS). 3. Các bước để hoạch định dự án (2) 6. Dùng WBS để thiết lập danh sách các công việc cần thực hiện, ước lượng thời gian hoàn thành công tác, nguồn lực yêu cầu và chi phí. 7. Chuẩn bị kế hoạch và chi phí sơ bộ dự án và ngân sách dự án. Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 8 8. Quyết định cơ cấu tổ chức dự án (project organization structure, có tài liệu gọi là OBS). 9. Thiết lập sổ ghi chép tiến trình dự án. 10. Đạt được 1 kế hoạch mà đồng thuận bởi các bên tham gia dự án Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 9 KEÁ HOAÏCH HOÄI NGHÒ VÒ TRÍ TIEÁP THÒCHÖÔNG TRÌNH Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 10 NGAØY NôiCHUÛ ÑEÀ TAØI LIEÄU NGÖÔØI THUYEÁT TRÌNH DANH SAÙCH BROCHURE Ñaêng kyù NHAÄN ÑÖÔÏC CAÙC TAØI LIEÄU CAÙC THIEÁT BÒ CAÀN THIEÁT THIEÁT KEÁ BROCHURE DANH MUÏC THÖ TÍN LIEÂN LAÏC WBS CUÛA DÖÏ AÙN HOÄI NGHÒ WBS – daïng bieåu ñeà muïc 1.0.0 Nhaø A 1.1.0 Keát caáu 1.1.1 Khung 1.1.2 Moùng ` 1.2.0 Heä thoáng ñieän 1.2.1 Ñöôøng daây Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 11 1.2.2 Thieát bò 1.3.0 Heä thoáng nöôùc 1.3.1 Heä thoáng caáp nöôùc 1.3.2 Heä thoáng thoaùt nöôùc CÔ CAÁU PHAÂN CHIA COÂNG VIEÄC (WBS)
Cô caáu phaân chia coâng vieäc laø moät coâng cuï daïng ñoà thò nhaùnh caây hay bieåu ñeà muïc nhaèm toå chöùc, xaùc laäp, theå hieän caùc coâng taùc caàn thöïc hieän
Quan nieäm:  Ñeå quaûn lyù ñöôïc toaøn boä döï aùn thì phaûi quaûn lyù ñöôïc töøng phaàn c a döï aùn Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 12 ủ WBS – muïc ñích söû duïng
Xaùc ñònh caùc coâng vieäc caàn thöïc hieän, ñònh roõ nhöõng chuyeân moân caàn thieát, hoã trôï cho vieäc löïa choïn thaønh vieân döï aùn, thieát laäp cô sôû ñeå laäp tieán ñoä
Laø phöông tieän lieân keát caùc coâng vieäc laïi vôùi nhau moät caùch hieäu quaû, ñaûm baûo khoâng boû soùt hay truøng Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 13 laép
Moãi coâng vieäc treân tiến độ ñöôïc hình thaønh töø moät coâng vieäc cuï theå treân WBS 4. CHI TIẾT VỀ CÁC BƯỚC ĐỂ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Thieát laäp moät danh saùch caùc coâng vieäc  Söû duïng WBS cuûa baïn vaø caùc baûn veõ nhö laø moät caåm nang nhaèm höôùng daãn baïn thieát laäp moät danh saùch cuûa caùc coâng taùc maø baïn caàn phaûi thöïc hieän ñeå ñaït ñöôïc caùc muïc teâu cuûa baïn vaø muïc tieâu döï aùn  AÁn ñònh moät maõ soá nhaän daïng ID Coâng taùc 10000000 Chung cö 12000000 Coâng taùc neàn Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 15 (ID) cho moãi coâng taùc. Noù seõ giuùp baïn quaûn lyù thoâng tin toát hôn caùc thoâng tin veà tieán ñoä döï aùn 12100000 Ñaøo ñaát 12130000 Veùt & söûa hoá ñaøo Xaùc ñònh thôøi gian hoaøn thaønh coâng taùc  Xaùc ñònh thôøi gian hoaøn thaønh coâng taùc (duration) cuûa moãi coâng taùc  Baïn cuõng coù theå xaùc ñònh thôøi gian hoaøn thaønh coâng taùc döïa vaøo Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 16  Söï phaùn ñoaùn cuûa chính baïn  Kinh nghieäm töø nhöõng döï aùn tröôùc ñoù  Ñònh möùc thôøi gian Thôøi gian hoaøn thaønh coâng taùc = Khoái löôïng coâng taùc * Ñònh möùc coâng lao ñoäng Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 17 Nhaän daïng moái quan heä giöõa caùc coâng taùc  Nhaän daïng laøm theá naøo caùc coâng taùc ñöôïc lieân heä ñeán moãi coâng taùc khaùc  Coù 4 loaïi quan heä chính:  Baét ñaàu – Baét ñaàu (SS)  Baét ñaàu – Keát thuùc (SF) Coâng taùc A Coâng taùc B FS + 3 Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 18  Keát thuùc – Baét ñaàu (FS)  Keát tuùc – Keát thuùc (FF)  Chuù yù ñeán moät soá tröôøng hôïp, baïn coù theå caàn moät söï chaäm treã (a lag) Coâng taùc C SS Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 19 Moái quan heä Chuù thích Finish to Start (FS) Moät coâng vieäc chæ coù theå khôûi coâng khi coâng vieäc ñöùng tröôùc (Predecessor) ñaõ keát thuùc. Start to Start (SS) Moät coâng vieäc chæ coù theå khôûi coâng khi coâng vieäc ñöùng tröôùc (Predecessor) ñaõ khôûi coâng. Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 20 Finish to Finish (FF) Moät coâng vieäc chæ coù theå keát thuùc khi coâng vieäc ñöùng tröôùc (Predecessor) ñaõ keát thuùc. Start to Finish (SF) Moät coâng vieäc chæ coù theå keát thuùc khi coâng vieäc ñöùng tröôùc (Predecessor) ñaõ khôûi coâng.  Finish-to-Start (F-S)  Finish-to-Finish (F-F)  Start-to-Start (S-S)  Start-to-Finish (S-F) Finish-to-Start Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 21 A (Finish) B (Start) Coâng taùc A phaûi ñöôïc hoaøn thaønh tröôùc khi coâng taùc B baét ñaàu A (Finish) Finish-to-Finish Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 22 B (Finish) Coâng taùc A phaûi ñöôïc hoaøn thaønh tröôùc khi coâng taùc B keát thuùc A (Start) Start-to-Start Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 23 B (Start) Coâng taùc A phaûi ñöôïc baét ñaàu tröôùc khi coâng taùc B baét ñaàu A (Start) Start-to-Finish Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 24 B (Finish) Coâng taùc A phaûi baét ñaàu tröôùc khi coâng taùc B coù theå keát thuùc A B Lag: 2 days Lag and Lead Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 25 A B Lead: 1 day or Lag: -1 day Time (days) Xaùc ñònh yeâu caàu nguoàn löïc vaø söï coù saún  Nhaän daïng caùc nguoàn löïc maø baïn caàn phaûi coù ñeå hoaøn thaønh caùc coâng taùc  Baïn coù theå xaùc ñònh nguoàn löïc yeâu caàu bôûi:  Söï phaùn ñoaùn cuûa chính baïn Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 26  Kinh nghieäm töø nhöõng döï aùn tröôùc ñoù  Ñònh möùc söû duïng taøi nguyeân  Kieåm ra söï coù saún cuûa nguoàn löïc ñaõ yeâu caàu Lao ñoäng caàn thieát = Khoái löôïng * (löôïng lao ñoäng /(ñôn vò khoái löôïng) Löôïng lao ñoäng /ñôn vò khoái löôïng còn gọi là Định mức lao động Thieát laäp tieán ñoä döï aùn  Thieát laäp moät tieán ñoä döï aùn döïa vaøo thôøi gian hoaøn thaønh caùc coâng taùc moái quan heä töông hoã giöõa chuùng  Coù 2 daïng tieán ñoä chính:  Sô ñoà heä thoáng (tieán ñoä maïng) Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 27  Tieán ñoä ngang Khoan gieáng Heä thoáng ñieän Ñaøo ñaát Vaän chuyeån vaät tö Xaây döïng traïm bôm Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 28 Laép ñaët oáng caáp nöôùc Thi coâng neàn moùng Gia coâng beå chöùa Laép ñaët maùy bôm Laép ñaët thaùp vaø beå chöùa 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 29 2 4 A D = 2 C D = 2 F D = 3 Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 30 1 3 6 5 7 G D = 5 D D = 4 H D = 2 B D = 3 E D = 4 Hieäu chænh tieán ñoä döï aùn  Thoâng thöôøng, baïn seõ phaûi hieäu chænh tieán ñoä döï aùn ban ñaàu vì  Khoâng ñuû nguoàn löïc  Thôøi gian thöïc hieän döï aùn quaù daøi  Keùo daøi hoaëc ruùt ngaén thôøi gian hoaøn thaønh cuûa moät soá coâng taùc  Chuù yù:  Neáu phaûi keùo daøi thôøi gian hoaøn thaønh cuûa moät soá coâng taùc thì Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 31 khoâng keùo daøi thôøi gian cuûa caùc coâng taùc gaêng (cho tröôøng hôïp khoâng ñuû nguoàn löïc)  Ñeå ruùt ngaén thôøi gian hoaøn thaønh döï aùn chæ neân ruùt ngaén thôøi gian hoaøn thaønh cuûa caùc coâng taùc gaêng  Ruùt ngaén thôøi gian hoaøn haønh cuûa nhöõng coâng taùc khoâng gaêng seõ voâ ích vì khoâng aûnh höôûng ñeán thôøi gian hoaøn thaønh cuûa toaøn boä döï aùn Chuù troïng ñeán caùc coâng taùc gaêng  Chuù troïng ñeán caùc coâng taùc gaêng  Moät coâng taùc gaêng neáu ñöôïc hoaøn thaønh chaäm treã seõ gaây ra söï caäm reã cho toaøn boä döï aùn  Moät ñöôøng gaêng (a critical path) laø ñöôøng coù thôøi gian hoaøn thaønh daøi nhaát Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 32  Taát caû caùc coâng taùc treân nhaùnh naøy laø nhöõng coâng taùc gaêng  Moät söï trì hoaõn cuûa moät coâng taùc treân ñöôøng gaêng seõ gaây ra chaäm treã cho döï aùn ! Söï thöïc hieän tieán ñoä döï aùn  Xin chuùc möøng , tieán ñoä döï aùn cuûa baïn ñaõ saún saøng  Ngay baây giôø baïn coù theå thöïc hieän tieán ñoä döï aùn cuûa baïn Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 33 Saún saøng ñeå thöïc hieän moät döï aùn xaây döïng ? Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 34 Chúc các bạn hoạch định dự án thành công! Xin cảm ơn đã lắng nghe!