Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Chương 2: Quy trình mua hàng

Vũ Quốc Thông - HTTTKT 1 CHƢƠNG 02 QUY TRÌNH MUA HÀNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 2 Mục tiêu Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày các khái niệm liên quan  Giải thích được lợi ích và ứng dụng của ERP đối với quy trình mua hàng  Thực hành quy trình mua hàng trên hệ thống ERP  Trình bày quy trình mua hàng mở rộng (SCM/ERP) Vũ Quốc Thông - HTTTKT 2 3  Quy trình mua hàng  Giải pháp ứng dụng ERP  Thao tác quy trình mua hàng trên Epicor  Mở rộng qui trình mua hàng (ERP/SCM) Nội dung 4 Quy trình mua hàng Các khái niệm Vũ Quốc Thông - HTTTKT 3 5 Quy trình Là trình tự các bước Bộ phận tham gia? Chứng từ? 6 Quy trình mua hàng  Thời điểm nào DN cần mua hàng?  Số lượng bao nhiêu?  Giá mua và chất lượng? Vũ Quốc Thông - HTTTKT 4 7 Các đối tƣợng liên quan  Khách hàng (Customer)  Nhà cung cấp (Supplier)  Bộ phận kinh doanh (Sale Dept.)  Bộ phận Sản xuất (Production)  Bộ phận Mua hàng (Purchasing)  Kho (Warehouse)  Bộ phận kế toán (Accounting Dept.) 8 * * * * * Quy trình mua hàng Vũ Quốc Thông - HTTTKT 5 9 Giải pháp ứng dụng ERP 10 Lợi ích ERP đ/v quy trình mua hàng  Đúng mặt hàng  Đúng số lượng  Giá hợp lý – chất lượng tốt  Đúng thời gian  Thông tin chính xác Vũ Quốc Thông - HTTTKT 6 11 Thiết lập  HTK (Part)  Nhà cung cấp 12 HOẠCH ĐỊNH VỀ NHU CẦU MUA HÀNG Hoạch định nhu cầu mua hàng hóa, NVL:  Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, khả năng, năng suất cung ứng  Ví dụ: hoạch định chính sách giá, chiết khấu các hình thức mua hàng, hoạch định phương án mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Vũ Quốc Thông - HTTTKT 7 12 1. Lập kế hoạch/đề nghị mua NVL (Purchase Requisition – PR)  Căn cứ trên kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng tồn kho thực tế, hàng đang trên đường về (hàng đã đặt mua), tồn kho an toàn, hệ thống sẽ tự động cân đối và đưa ra một dự báo mua hàng nhằm hỗ trợ cho cán bộ chuyên môn của phòng cung ứng lập kế hoạch mua hàng. Xuất phát từ việc lập đề nghị mua (PR).  Duyệt đề nghị mua - sau khi kế hoạch mua hàng được bộ phận cung ứng lập, lãnh đạo tiến hành kiểm tra và duyệt kế hoạch. Quy trình mua hàng 2. Nhà cung cấp phản hồi (Supplier response) Doanh nghiệp và nhà cung cấp trao đổi thông tin về hàng hóa, NVL sẽ đặt mua. 3. Tạo đơn mua hàng (Purchase Order – PO suggestion / PO)  Căn cứ trên yêu cầu mua hàng, bộ phận cung ứng lập đơn hàng mua theo yêu cầu.  Duyệt đơn mua hàng - căn cứ vào đơn mua hàng, cấp lãnh đạo sẽ xét duyệt đơn mua hàng. Quy trình mua hàng 13 4. Nhận hàng (Receipt Entry)  Sau khi bộ phận cung ứng lập xong đơn hàng, đơn hàng sẽ được chuyển cho NCC. DN chờ xác nhận của NCC về việc nhận được đơn hàng và tiến hành các thủ tục nhận hàng. Vũ Quốc Thông - HTTTKT 8 5. Kiểm tra chất lượng (Inspect Processing)  Thực hiện kiểm tra phiếu giao hàng đúng với đơn đặt hàng về chất lượng, số lượng, chủng loại. Nếu kiểm tra đạt thì cho nhập vào kho hàng lưu trữ. Quy trình mua hàng 14 6. Nhận hóa đơn mua hàng từ NCC (Purchase Invoice – PI)  Sau khi hàng hóa, NVL được tiếp nhận. Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn đến DN (phòng kế toán), làm cơ sở cho việc thanh toán sau này. Quy trình mua hàng 7. Thanh toán công nợ cho NCC  Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp, căn cứ vào đơn mua hàng (PO), phiếu nhận hàng (IR) và hóa đơn từ nhà cung cấp (PI) để tiến hành thực hiện thanh toán. 15 Kế toán Vũ Quốc Thông - HTTTKT 9 17 Thực hành Q/T Mua hàng - ERP 2. Supplier Response 3. PO/PO Suggestion 4. Receipt Entry 6. AP Invoice Entry 5. Inspect Processing 1. RFQ Entry 7. AP payment Entry 18 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 10 19 Đề nghị mua hàng 20 Đề nghị mua hàng Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11 21 Đề nghị mua hàng 22 Đề nghị mua hàng 22 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 12 23 Tạo đơn đặt hàng 24 Tạo đơn đặt hàng Vũ Quốc Thông - HTTTKT 13 25 Tạo đơn đặt hàng 26 Tạo đơn đặt hàng Vũ Quốc Thông - HTTTKT 14 27 Tạo đơn đặt hàng 28 Nhận hàng từ nhà cung cấp Vũ Quốc Thông - HTTTKT 15 29 Nhận hàng từ nhà cung cấp 30 Nhận hàng từ nhà cung cấp Vũ Quốc Thông - HTTTKT 16 31 Nhận hàng từ nhà cung cấp 32 Nhận hàng từ nhà cung cấp Vũ Quốc Thông - HTTTKT 17 33 Q/T Mua hàng mở rộng (SCM/ERP) 56 Supply chain ?  The complex network of relationships that organizations maintain with trading partners to source, manufacture, and deliver products. Sandoe, Corbitt, and Boykin (2001) Vũ Quốc Thông - HTTTKT 18 M u a h à n g - S C M Ví dụ minh họa? 57 Tóm tắt SCM Ví dụ minh họa? 58 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 19 37 Đọc - Tham chiếu về mô hình hoạt động SCM (file: SupplyChainOperationRef_SCOR11.0.pdf) Làm - Các câu hỏi trong bài tập chƣơng 2 (file: BtapCh02_QTMuahang_V1.1.pdf) Bài tập cuối chƣơng