Hoàn thiện một bước quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Tổng công ty Thép Việt Nam

Mục lục MỤC LỤC 1 LỜI MỞ ĐẦU 2 CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 3 I. Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp 3 1. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp 3 2. Chức năng của văn bản 6 3. Các yêu cầu và thể thức của văn bản 8 4. Văn phong 12 5. Ngôn ngữ 12 II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp 13 1. Ý nghĩa, tầm quan trọng của văn bản trong việc quản lý 13 2. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 13 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 15 I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty 15 1. Quá trình hình thành và phát triển 15 2. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty 16 3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành 17 4. Cơ chế hoạt động (những quy định chung) 22 II. Thực trạng về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 23 1. Hoạt động của văn phòng Tổng công ty hiện nay 23 2. Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Tổng công ty 23 3. Thực trạng quy trình xây dựng và ban hành văn bản 24 CHƯƠNG III : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 29 I. Nhận xét về quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở Tổng công ty 29 1. Ưu điểm 29 2. Hạn chế 29 II. Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xây dựng và ban hành văn bản 30 1. Đội ngò chuyên viên soạn thảo văn bản 31 2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 31 3. Quy trình ban hành văn bản 33 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 Lời mở đầu Sau khi tốt nghiệp các trường đại học và cao đẳng phần lớn các sinh viên được nhận vào làm việc ở các doanh nghiệp Nhà nước, tổ chức xã hội nói chung còng nh­ Tổng công ty Thép Việt Nam nói riêng. Họ sẽ trở thành những công viên chức. Hoạt động của họ đòi hỏi phải hiểu biết nhiều về văn bản nh­: phải xử lý, soạn thảo văn bản để trực tiếp hoặc giúp thủ trưởng cơ quan của mình giải quyết các công việc. Chất lượng làm việc của các công viên chức phụ thuộc vào nhiều khâu. Trong đó khâu soạn thảo văn bản có một ý nghĩa rất lớn, đồng thời cũng là hoạt động khó khăn nhất. Vì vậy, văn bản và cách xây dùng - ban hành văn bản rất quan trọng trong đời sống xã hội. Nó giúp cho các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác các yêu cầu của mình. Nhưng trong các chương trình đào tạo của ta hiện nay, quy trình xây dựng và ban hành văn bản chưa được quan tâm đúng mức. Hiện nay, quy trình này vẫn còn chưa có sự thống nhất và là một vấn đề lớn nên làm cho nhiều công viên chức mới bắt tay vào nghề, cũng như một số công viên chức làm việc lâu năm bối rối. Nâng cao chất lượng xây dựng và ban hành văn bản là một nhu cầu đòi hỏi trong cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, nên em đã mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện một bước quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Tổng công ty Thép Việt Nam” để viết luận văn. Kết cấu luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận, toàn bộ nội dung luận văn tốt nghiệp của em được chia thành 3 chương: CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT Nam. CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT Nam. Vì đây đề tài của em là một vấn đề mới, trình độ bản thân còn hạn chế và thời gian thực tập không nhiều nên trong quá trình em viết còn có nhiều thiếu sót, em mong nhận được sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương I cơ sở lý luận về quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý doanh nghiệp I. Tổng quan về văn bản quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp 1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định trên một chất liệu nhất định. Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. Theo nghĩa hẹp, văn bản còn được hiểu là những tài liệu giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội và các cơ quan Nhà nước ghi nhận mục đích, hành vi hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau. 1.2. Khái niệm văn bản quản lý doanh nghiệp Hiện nay, các văn bản dùng trong việc quản lý doanh nghiệp chưa có nên các doanh nghiệp vẫn áp dụng các văn bản quản lý của Nhà nước để điều hành doanh nghiệp của mình. Vì vậy, khái niệm văn bản quản lý trong doanh nghiệp và văn bản quản lý Nhà nước giống nhau: Là sản phẩm và phương tiện hoạt động của giao tiếp, văn bản ngày càng đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của con người. Đặc biệt trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, trong giao dịch giữa các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước với nhau, cơ quan doanh nghiệp với các tổ chức, công dân... Hơn thế nữa, văn bản là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành chính của doanh nghiệp 1.3. Phân loại văn bản Văn bản được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tuỳ theo mục đích và nội dung phân loại. Việc phân loại theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn hình thức văn bản quản lý Nhà nước bao gồm các loại sau đây: 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống các văn bản được ban hành theo thẩm quyền của hệ thống các cơ quan Nhà nước và hình thức văn bản theo luật định. Theo quy định Luật ban hành văn bản quản lý Nhà nước (1996) và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật này văn bản quản lý Nhà nước là “những văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” và tạo thành một hệ thống bao gồm: Văn bản luật - Hiến pháp (bao gồm: hiến pháp và các luật định về bổ sung hay sửa đổi hiến pháp): văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề cơ bản nhất của Nhà nước như: hình thức và bản chất của Nhà nước; chế độ chính trị, chế độ kinh tế, chế độ văn hoá và xã hội; quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân; hệ thống tổ chức; nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan Nhà nước. Hiến pháp là bộ Luật cơ bản của Nhà nước, là cơ sở căn cứ để hình thành một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh. - Luật, bộ luật: Văn bản quản lý pháp luật do Quốc hội ban hành nhằm cụ thể hoá hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước. Văn bản dưới luật mang tính chất luật - Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành để ghi lại và chuyển đạt những kết luận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp. - Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, sau luật do uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ xã hội quan trọng tương đối ổn định nhưng chưa có luật điều chỉnh. - Lệnh của Chủ tịch nước: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo luật định. - Quyết định của Chủ tịch nước: Văn bản quy phạm pháp luật do Chủ tịch nước ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật định. Văn bản dưới luật lập quy - Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án Nhân dân tối cao, Hội đồng Nhân dân các cấp. - Nghị định của Chính phủ - Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhân dân các cấp. - Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc chính phủ, UBND các cấp. - Thông tư của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, Thủ tướng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính Phủ, Uỷ Ban liên tịch giữa các cơ quan Nhà nước tổ chức chính trị - xã hội. 1.3.2. Văn bản cá biệt Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ. - Lệnh: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. - Quyết định: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. - Chỉ thị: Một trong những hình thức văn bản do nhiều chủ thể ban hành theo Luật định, có tính đặc thù nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực tiếp về tổ chức với chủ thể ban hành. - Điều lệ, quy chế, quy định: văn bản trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về hoạt động của một tổ chức, cơ quan nhất định. Có thể ban hành kèm theo một văn bản khác như quyết định, song cũng có thể ban hành một cách độc lập. 1.3.3. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyền đạt thông tin như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết qủa hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không dùng để thay thế cho văn bản quản lý Nhà nước hoặc văn bản cá biệt. Đây là một hệ thống cơ bản đa dạng và phức tạp (ví dụ: công văn, thông báo, tờ trình...). 1.3.4. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan Nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hoá. - Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực nh­ tài chính, tư pháp, ngoại giao... - Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực nh­ xây dựng, kiến trúc... 2. Chức năng của văn bản 2.1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin của mọi văn bản, nó tạo nên giá trị thực tế của văn bản. Văn bản chứa đựng và chuyển tải từ đối tượng này sang đối tượng khác nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin của mọi đối tượng. Các hình thức ghi tên và truyền tin hiện nay phong phó. Tuy thế, nhưng trong hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu. 2.2. Chức năng quản lý Chức năng phục vụ cho quá trình điều hành, tổ chức, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập thông tin, ban hành tổ chức thực hiện các quyết định quản lý. Các bộ phận quản lý khi sử dụng các văn bản để điều hành công việc là dùa trên chức năng quản lý của chúng. 2.3. Chức năng pháp lý Chức năng này quan trọng, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các tổ chức cá nhân khi hoạt động cho doanh nghiệp và thực hiện các nội quy của doanh nghiệp đề ra. Chức năng này được thể hiện qua những việc sau: ghi lại các quy phạm pháp luật và các về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội; là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các doanh nghiệp; là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành. Ban hành văn bản theo hướng này, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thực hiện mục đích bảo vệ trật tự pháp lý của các quan hệ xã hội, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động. Về phương diện pháp lý, văn bản và hệ thống văn bản quản lý có tác dụng rất quan trọng trong việc xác định quan hệ pháp lý giữa người lãnh đạo và người - vị lãnh đạo trong doanh nghiệp. 2.4. Chức năng văn hoá Chức năng này tạo nền nếp sinh hoạt, học tập, lao động của mọi người cùng hoạt động trong doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp phát triển. Văn bản góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi người, mọi líp người về truyền thống của doanh nghiệp, gương lao động sáng tạo, lề lối quản lý trong từng thời kỳ... Văn bản được hình thành với chất lượng cao xem như biểu mẫu văn hoá có ý nghĩa đối với đời sống con người. 2.5. Các chức năng khác Ngoài các chức năng cơ bản trên, văn bản còn có những chức năng khác nh­: chức năng thống kê, kinh tế... 3. Các yêu cầu và thể thức của văn bản 3.1. Những yêu cầu của văn bản Là phương tiện, công cụ để lãnh đạo điều khiển quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý trong mét doanh nghiệp. Vì vậy, văn bản phải đáp ứng các yêu cầu sau: 3.1.1. Tính mục đích Các loại văn bản về quản lý phải thể hiện được tính mục tiêu, giới hạn của nó. Phải trả lời được các câu hái nh­: Văn bản này làm ra để làm gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Văn bản có thống nhất với các văn bản khác hay không?... Tính mục đích của văn bản quản lý phải quán triệt đầy đủ chủ trương, chính sách và các văn bản pháp quy của Nhà nước hay trong doanh nghiệp, đồng thời phải phán ánh một cách đúng đắn và đầy đủ những lợi Ých và nguyện vọng của doanh nghiệp, cán bộ, công nhân trong doanh nghiệp. Văn bản ban hành trái với pháp luật, với văn bản của cấp trên sẽ bị huỷ bỏ hay đình chỉ thực hiện. 3.1.2. Tính khoa học Văn bản về quản lý bao giê cũng phải chứa đựng tính khoa học, nó thể hiện ở chỗ văn bản phải có đủ thông tin cần thiết chính xác, rõ ràng. Văn bản phải có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Các sự kiện, các số liệu phải chính xác, khách quan, kịp thời, nếu thận trọng phải ghi rõ ngày tháng thu nhập số liệu ở phần ghi chú. Nội dung các mệnh lệnh, các ý tưởng phải hiện rõ ràng, rành mạch, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều nghĩa. 3.1.3. Tính khả thi Đây là một yêu cầu quan trọng. Văn bản yêu cầu được thực hiện phải phù hợp với yêu cầu, năng lực, khả năng vật chất, hợp lý về tổ chức... với người thi hành. Đó là vấn đề cốt lõi để xác lập trách nhiệm của họ trong các vấn đề cụ thể. 3.1.4.Tính đại chúng Văn bản viết phải dễ hiểu, ai đọc cũng hiểu, trình độ nào đọc cũng hiểu - tức là mọi người đọc văn bản chỉ có thể hiểu theo một cách như nhau. Văn bản phải có nội dung thiết thực, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm tính phổ cập, phổ biến, ngắn gọn, có sức thuyết phục. 3.1.5. Tính quy phạm Văn bản có nhiệm vụ chủ yếu là truyền đạt ý nhà quản lý tới các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp, hay tới từng cá nhân trong doanh nghiệp. Ý chí đó thường là mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán, hướng dẫn buộc các chủ thể phải thi hành. Văn bản pháp quy phải quán triệt tính quy phạm, nó có thể bao gồm 3 phần: quy định, giả định và chế tài. Văn bản có cấu tạo nội dung theo từng quy phạm thì mới dễ hướng dẫn, dễ thực hiện, dễ nhớ, dễ hiểu và dễ thể hiện được tính nghiêm túc, chặt chẽ của văn bản. 3.2. Thể thức của văn bản Văn bản quản lý hành chính Nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức. Thể thức của văn bản là những yếu tố nội dung và hình thức đã được thể chế hoá. Các yếu tố thể thức tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các phần, các ý, và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chính thể thống nhất của văn bản. Về tổng thể, văn bản có bố cục các yếu tố thể thức sau đây: 3.2.1. Tiêu đề (quốc hiệu và tiêu ngữ) - Thể hiện thể chế chính trị (chính thể) và mục tiêu của đất nước; - Tên cơ quan ban hành văn bản, nếu không có cơ quan cấp trên thì để tên cơ quan ban hành văn bản ngang với Quốc hiệu; - Đặt phía trái trang đầu (ngang với Quốc hiệu); - Khi có cơ quan cấp trên thì tác giả phải đề tên cơ quan cấp trên rồi đến cơ quan sinh sản ra văn bản ở dưới. Tên cơ quan cấp trên in bằng chữ thường, tên cơ quan sinh sản ra văn bản in bằng chữ in hoa. 3.2.2. Sè ký hiệu - Đặt dưới tên cơ quan ban hành; 3.2.3. Thời gian, địa danh ban hành văn bản: đặt dưới Quốc hiệu. 3.2.4. Tên gọi và trích yếu văn bản - Đối với văn bản có tên gọi (Luật, Nghị định...) bao giê cũng viết tên văn bản liền với trích yếu; - Vị trí đặt dưới địa danh và thời gian; - Riêng đối với công văn thì ta có một dòng trích đặt dưới số và ký hiệu (trích yếu phải ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung của công văn). 3.2.5. Dấu mật - khẩn - Dấu khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc. - Dấu mật có 3 mức độ mật: mật, tối mật và tuyệt mật. 3.2.6. Mẫu trình bày nội dung - Theo tiêu chuẩn Nhà nước TCVN - 5700 - 1992; - Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản. Nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích, chính xác và đầy đủ; - Nội dung văn bản phải được viết dưới tên loại trích yếu, tuỳ từng hình thức văn bản mà có cách trình bày khác nhau. 3.2.7. Chữ ký - Bên dưới chức danh, dưới chữ ký là họ tên người ký; - Không được ký một văn bản rồi tự ý phô tô ra hàng trăm bản, đóng dấu gửi đi; - Người ký văn bản phải có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm và nội dung văn bản mình ký; - Việc ký văn bản phải được quy định rõ trong chế độ công tác văn thư của doanh nghiệp, được thực hiện hết sức nghiêm túc, không thể có sự linh động, linh hoạt ngoài quy định. 3.2.8. Con dấu - Mỗi doanh nghiệp có thể có 2 con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Những văn bản lấy nghĩa doanh nghiệp ban hành thì phải đóng dấu doanh nghiệp. Những văn bản lấy nghĩa văn phòng ban hành thì phải đóng dấu văn phòng. - Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không được cho người khác mượn, khi đi vắng phải bàn giao cho người khác được thủ trưởng chỉ thị. Con dấu phải giao cho văn thư lưu trữ; - Con dấu phải được giữ gìn cẩn thận, bảo vệ nghiêm ngặt, không được mang về nhà, theo người đi công tác. Người ký văn bản và người giữ đóng dấu không thể là một người; - Việc khắc dấu mới và thu hồi con dấu phải theo quy định của Bộ Công an, mực đóng dấu phải đúng loại quy định là mực màu đỏ quốc kỳ; - Vị trí đóng dấu: đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo đúng kiểu chữ khắc trên dấu. 3.2.9. Nơi nhận - Là thành phần chỉ rõ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm thi hành văn bản; - Đối với văn bản có tên loại cụ thể (Quyết định, Chỉ thị...) thì nơi nhận ghi ở góc trái, phía dưới, tờ cuối cùng của văn bản (mục “nơi nhận” đối với các tổ chức cá nhân để báo cáo, phối hợp thực hiện, để lưu.); - Nơi nhận phải viết rõ ràng, chính xác; - Nếu là công văn thường thì có hàng chữ “Kính gửi” đơn vị nhận văn bản ngay dưới địa danh và ngày tháng năm. 4. Văn phong Văn phong phải thích hợp, điều đó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các văn bản vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thành phần khác nh­ trạng ngữ, định ngữ... Thể văn pháp luật (văn phong hành chính) là thể văn nghiêm túc, dứt khoát, khác với thể văn nghị luận, tả cảnh... Văn viết trong văn bản pháp lý phải rất gọn nhưng rõ ràng, chính xác, dễ hiểu, dễ nhớ để mọi người hiểu và không hiểu khác nhau, phải đúng ngữ pháp làm cho nội dung được mạch lạc, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tránh dài dòng, sáo rỗng... Ngoài ra văn bản phải có tính đại chúng, tính dân téc và có sức truyền cảm. Tính khách quan của văn bản quản lý, thể hiện nội dung hay sự việc được nói đến với lối trình bày trực tiếp, không thiên vị hay cảm xúc cá nhân. Văn phong phải có tính khuôn mẫu, điển hình và tiêu chuẩn hoá các thuật ngữ, được sử dụng với cách diễn đạt trong sáng. 5. Ngôn ngữ - Dùng ngôn ngữ chính thức của cả nước, không dùng tiếng riêng của địa phương hoặc những từ cổ Ýt dùng; - Dùng ngôn ngữ dân téc, chỉ dùng những từ nước ngoài khi nào từ Êy chưa phiên dịch ra tiếng Việt; - Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là nhà chuyên môn (nếu trong văn bản hành chính r