Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word 2007

Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Hướng dẫn sử dụng Phần cơ sở Tài liệu hướng dẫn Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Mục lục BÀI 1. KHỞI ĐỘNG WORD VÀ CỬA SỔ LÀM VIỆC.................................................... 1 Khởi động Word .......................................................................................................... 1 Màn hình soạn thảo văn bản ...................................................................................... 1 Ruy-băng (Ribbon) ................................................................................................. 2 Nút Microsoft Office ........................................................................................ 4 Cực tiểu hóa Ruy-băng ........................................................................................... 5 Tùy chỉnh Quick Access Toolbar ............................................................................ 6 Tên tệp .................................................................................................................... 7 Thanh công cụ Mini ................................................................................................ 7 Thước đo ................................................................................................................ 9 Thanh trạng thái.................................................................................................... 11 Dấu chèn và thanh cuộn ....................................................................................... 11 Các chế độ xem tài liệu trên màn hình. ................................................................ 13 Hiển thị văn bản với tỷ lệ thích hợp....................................................................... 16 Soạn thảo đồng thời các phần khác nhau của một văn bản ................................. 17 BÀI 2. SOẠN MỘT TÀI LIỆU ĐƠN GIẢN .................................................................... 19 Làm việc với các tệp văn bản ................................................................................... 19 Tạo tệp văn bản mới ................................................................................................. 19 Nhập văn bản vào từ bàn phím ................................................................................ 20 Hai chế độ soạn thảo ............................................................................................ 20 Sử dụng các phím Enter và Space ....................................................................... 21 Hiện hay ẩn dấu định dạng ................................................................................... 22 Đánh dấu đoạn văn bản ....................................................................................... 22 Sửa và xóa trong văn bản ........................................................................................ 23 Khôi phục những sai sót khi xóa ........................................................................... 24 Cẩn thận khi xóa ký tự ¶ ....................................................................................... 25 Di chuyển và sao văn bản ........................................................................................ 26 Di chuyển phần văn bản sang vị trí khác .............................................................. 26 Sao một phần văn bản .......................................................................................... 26 Sử dụng nút chuột phải để di chuyển và sao ........................................................ 27 Sử dụng các lệnh Cut, Copy và Paste .................................................................. 27 Nhập ký tự ©, TM, ®, và các biểu tượng khác ......................................................... 29 Lưu tệp văn bản........................................................................................................ 30 Mở tệp văn bản hiện có ............................................................................................ 32 Đóng tệp văn bản và Word ....................................................................................... 32 Lựa chọn các kiểu phông chuẩn............................................................................... 33 Để có tiếng Việt Unicode .......................................................................................... 34 Thiết lập kiểu gõ: .................................................................................................. 35 BÀI 3. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ..................................................................................... 39 Chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ ...................................................................... 39 Chỉ số trên và chỉ số dưới (ABC) ................................................................................ 41 Khoảng cách giữa các ký tự ..................................................................................... 42 Tài liệu hướng dẫn i Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 4. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN ......................................................................... 43 Căn chỉnh lề văn bản ................................................................................................ 43 Các dáng vẻ đặc biệt khác của đoạn văn bản .......................................................... 45 Khoảng cách giữa các hàng và các đoạn văn .......................................................... 47 Khoảng cách giữa các hàng trong một đoạn văn ................................................. 48 Khoảng cách giữa các đoạn văn .......................................................................... 49 Thiết lập và sắp thẳng các điểm dừng (Tab) ............................................................ 50 Thêm đường viền, màu sắc nền cho đoạn văn ........................................................ 51 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn .................................................................................. 53 Dùng Format Paint.................................................................................................... 54 BÀI 5. ĐỊNH DẠNG VÀ SẮP XẾP CÁC DANH SÁCH ................................................ 56 Tạo danh sách các mục ............................................................................................ 56 Sửa đổi kiểu của các khoản mục .............................................................................. 56 Thêm số vào các đầu mục được tạo bởi kiểu có sẵn ............................................... 57 Sắp xếp một danh sách ............................................................................................ 58 BÀI 6. LÀM VIỆC VỚI BẢNG ...................................................................................... 59 Tạo bảng................................................................................................................... 59 Chọn ô, hàng và cột trong bảng ............................................................................... 60 Thay đổi độ rộng các cột .......................................................................................... 61 Tách bảng ................................................................................................................. 62 Thêm và xóa ô, hàng và cột ..................................................................................... 63 Tách ô ....................................................................................................................... 64 Hợp nhất nhiều ô thành một ô .................................................................................. 65 Định dạng bảng ........................................................................................................ 65 Điều chỉnh vị trí của bảng ......................................................................................... 66 Tạo bảng tự do ......................................................................................................... 67 Tạo phương trình...................................................................................................... 68 BÀI 7. THIẾT KẾ TRANG ............................................................................................ 72 Kích thước trang in ................................................................................................... 72 Kích thước trang ................................................................................................... 72 Thay đổi hướng trang toàn bộ tài liệu của bạn ..................................................... 72 Thay đổi và thiết đặt lề .......................................................................................... 74 Chèn đầu trang và chân trang .................................................................................. 76 Ngắt trang ................................................................................................................. 83 Chú thích cuối trang và cuối văn bản ....................................................................... 87 Tạo bản mục lục ....................................................................................................... 91 BÀI 8- IN ẤN................................................................................................................. 95 Xem trước khi in ....................................................................................................... 95 In ............................................................................................................................... 98 ii Tài liệu hướng dẫn Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 1. KHỞI ĐỘNG WORD VÀ CỬA SỔ LÀM VIỆC Khởi động Word Bạn có thể khởi động Word bằng cách nháy vào nó biểu tượng của trong danh mục nhóm chương trình Microsoft Office từ danh sách Tất cả chương trình All Programs, hoặc có thể chạy Word một cách tự động mỗi lần khởi động máy tính. Sau khi chạy chương trình cài đặt, bạn sẽ thấy một nhóm các chương trình gọi là "Microsoft Office". Nhóm chương trình bao gồm biểu tượng nháy chuột vào biểu tượng này. . Để khởi động Word, một cách đơn giản là Màn hình soạn thảo văn bản Khi lần đầu khởi động một ứng dụng trong hệ Microsoft Office 2007, bạn sẽ ngạc nhiên với những gì bạn thấy nếu bạn là người đã từng làm việc với các phiên bản trước của Microsoft Office. Bảng chọn và thanh công cụ của phiên bản cũ đã được thay thế bởi Ruy-băng, phần giao diện người dùng uyển chuyển của Microsoft Office. Vị trí tên tệp cũng đã thay đổi. Ngoài ra, bạn có thể nhìn thấy thanh trạng thái ở dưới cùng màn hình, các thanh cuộn- thanh cuộn ngang ở ngay trên thanh trạng thái và thanh cuộn dọc nằm bên phải màn hình, và một con trỏ nằm trong vùng soạn thảo chỉ ra vị trí bạn sẽ gõ văn bản vào. Chúng ta sẽ lần lượt làm quen với các đối tượng này. Tài liệu hướng dẫn 1 Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Ruy-băng (Ribbon) Ruy-băng xuất hiện trong Microsoft Office Word 2007. Ruy-băng được thiết kế để giúp bạn tìm nhanh lệnh bạn cần để thực hiện công việc. Các lệnh được tổ chức thành các nhóm hợp lý dưới các tab. Mỗi tab liên quan tới một loại hành động chẳng hạn như viết hay bố trí trang. Để giảm sự lộn xộn, một số tab chỉ hiện khi cần đến. Ví dụ, tab Picture Tools chỉ hiện khi một hình được chọn. Sự thay đổi này làm công việc của bạn dễ dàng và nhanh hơn. Có ba cấu thành cơ bản của Ruy-băng. Bạn cần biết mỗi cấu thành được gọi là gì và sử dụng ra sao. Tabs. Có bảy tab cơ sở: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review và View. Mỗi tab tương ứng với một phạm vi hoạt động. Groups. Mỗi tab có một vài nhóm chỉ ra các mục liên quan với nhau. Commands. Một lệnh là một nút, một hộp để nhập thông tin hoặc một bảng chọn. Mọi thứ trên tab đã được chọn cẩn thận theo hoạt động của người dùng. Ví dụ, tab Home chứa tất cả các thứ bạn thường dùng nhất, chẳng hạn lệnh trong nhóm Font để thay đổi phông văn bản: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v... 2 Tài liệu hướng dẫn Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ ở góc phải bên dưới. Mũi tên được gọi là Hiện Hộp thoại (Dialog Box Launcher). Nếu bạn nháy vào nó, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn hơn liên quan đến nhóm. Bạn không thấy lệnh này trong các phiên bản trước của Word. Các tùy chọn sẽ xuất hiện trong biểu mẫu của hộp thoại trông như các phiên bản trước của Word. Nếu bạn muốn có diện mạo của phiên bản trước khi làm việc với phiên bản này thì câu trả lời là không thể. Nhưng sau khi bạn làm quen với Ruy –băng và hãy thử xem cái gì ở đâu rồi bạn sẽ nhận ra nó sẽ giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng hơn như thế nào. Ví dụ một số tab chỉ hiện khi cần đến, chẳng hạn tab Picture Tools chỉ hiện khi một hình được chọn. Sự thay đổi này làm công việc của bạn dể dàng và nhanh hơn. Tài liệu hướng dẫn 3 Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Khi bạn chọn một hình, tab bổ trợ Picture Tools sẽ xuất hiện, chỉ ra nhóm các lệnh để làm việc với hình. Chọn hình. Tab Picture Tools xuất hiện. Nháy chọn tab. Các nhóm và các lệnh bổ trợ xuất hiện để làm việc với hình; như nhóm Border hay Arrange. Khi bạn nháy chuột ra ngoài hình, tab Picture Tools biến mất, và các nhóm khác trở lại. Nút Microsoft Office 4 Tài liệu hướng dẫn Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Đã xảy ra chuyện gì với bảng chọn File của phiên Microsoft Office bạn sẽ tìm thấy nó. bản trước? Ấn nút Vị trí để bắt đầu một tài liệu Word là nút Microsoft Office. Khi bạn nháy nút, một bảng chọn xuất hiện. Bạn nhận thấy rằng các lệnh cơ bản trong bảng chọn này như Mở, Lưu, và In các tệp của bạn giống với bảng chọn File trong các phiên bản trước của Word. Bên trái của bảng chọn, bạn thấy tất cả các lệnh để làm việc với tệp. Bên phải bảng chọn liệt kê các tài liệu đã mở gần nhất. Điều này rất thuận tiện để bạn nhìn thấy ngay các tài liệu bạn làm việc với thường xuyên mà không cần phải tìm trong máy. Cực tiểu hóa Ruy-băng Không có cách nào để xóa hay thay thế Ruy-băng bằng thanh công cụ hay bảng chọn từ phiên bản trước của Microsoft Office. Tuy nhiên bạn có thể cực tiểu hóa Ruy-băng để có thêm khoảng trống trên màn hình của bạn. Để luôn giữ Ruy-băng cực tiểu 1. Nháy Customize Quick Access Toolbar . 2. Trong danh sách, nháy Minimize the Ribbon. 3. Để dùng Ruy-băng khi nó đang cực tiểu, nháy tab bạn cần dùng, rồi nháy tùy chọn hay lệnh bạn cần dùng. Ví dụ, bạn cần thay đổi cỡ phông của văn bản, bạn chọn văn bản của bạn trong Microsoft Office Word, nháy tab Home, rồi chọn nhóm Font, nháy cỡ văn bản bạn cần. Sau khi bạn nháy cỡ văn bản bạn cần, Ruy-băng sẽ trở lại là cực tiểu. Tài liệu hướng dẫn 5 Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Để giữ Ruy-băng cực tiểu trong thời gian ngắn Để nhanh chóng cực tiểu hóa Ruy-băng, nháy đúp vào tên của tab hiện hoạt. Nháy đúp để khôi phục lại Ruy-băng. Bạn cũng có thể dùng bàn phím để cực tiểu hóa hay khôi phục lại Ruy-băng bằng cách ấn phím CTRL+F1. Khôi phục lại Ruy-băng 1. Nháy Customize Quick Access Toolbar . 2. Trong danh sách, nháy Minimize the Ribbon. Ẩn tạm thời Ruy-băng Nháy đúp vào tab hiện hoạt để ẩn các nhóm cho rộng chỗ. Khi bạn muốn thấy lại các lệnh, nháy đúp vào tab hiện hoạt để đưa các nhóm trở lại. Nếu bạn muốn các loại lệnh khác sẵn dùng thì sao? Hãy dùng Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy nhập nhanh). Tùy chỉnh Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar là một thanh công cụ tùy chỉnh chứa tập hợp các lệnh không phụ thuộc tab được hiển thị hiện thời. Bạn có thể di chuyển Quick Access Toolbar từ một trong hai vị trí có thể, và có thể thêm các nút tương ứng các lệnh vào Quick Access Toolbar. Di chuyển Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar được định vị ở một trong hai vị trí: Góc trên trái cạnh Microsoft Office (Nút Microsoft Office – vị trí mặc định) Bên dưới Ruy-băng, phần giao diện người dùng uyển chuyển của Microsoft Office (Microsoft Office Fluent) 1. Nháy Customize Quick Access Toolbar . 2. Trong danh sách, nháy Show Ribbon. Below the Ribbon hoặc Show Above the Thêm một lệnh vào Quick Access Toolbar 1. Trên Ruy-băng, nháy tab hoặc nhóm thich hợp có hiển thị lệnh bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar. 6 Tài liệu hướng dẫn Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 2. Nháy phải vào lệnh, rồi nháy Add to Quick Access Toolbar trên bảng chọn nối tắt. Loại bỏ một lệnh khỏi Quick Access Toolbar Nháy phải vào nút muốn loại bỏ khỏi Quick Access Toolbar, rồi nháy Remove from Quick Access Toolbar trên bảng chọn nối tắt. Tên tệp Góc trái trên của cửa sổ cho bạn thấy biểu tượng của chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Office Word 2007, căn giữa dòng trên cùng của cửa sổ là tên tệp văn bản ví dụ như Document1 - Microsoft Word: Ở đây, tên tệp văn bản bạn đang làm việc là Document1.docx. Tất cả các tên tệp văn bản được soạn thảo bằng Word 2007 đều có phần mở rộng là .docx trừ khi bạn cho nó một phần mở rộng khác; vì vậy đôi khi ta chỉ cần tên tệp là đủ. Thanh công cụ Mini Làm bất cứ việc gì mà không có những công cụ thích hợp đều tốn phí thời gian và vất vả, thậm chí trong nhiều trường hợp không thể thực hiện được. Không gì dễ chịu và thân thiện bằng việc bạn soạn thảo văn bản trên máy tính cũng giống như bạn cầm bút viết trên bàn giấy, một công việc đã quen thuộc với bạn. Chính vì vậy, những người phát triển hệ soạn thảo văn bản Word cố gắng cung cấp cho bạn một môi trường làm việc quen thuộc để thời gian làm quen của bạn với môi trường làm việc mới được rút ngắn một cách tối thiểu. Với Word, Tài liệu hướng dẫn 7 Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở bạn còn có thể làm được nhiều việc một cách nhanh chóng và có hiệu quả mà bạn không thể ngờ tới. Word cung cấp cho người dùng nhiều công cụ khác nhau để hỗ trợ cho nhiều công việc, từ soạn thảo, định dạng chuẩn tới việc thiết lập các bảng biểu tùy thích, thiết kế các hình vẽ cũng như chèn các hình vẽ đã có sẵn và bạn còn có thể tạo ra các hiệu ứng đặc biệt. Chúng ta sẽ học cách sử dụng thanh công cụ Mini để định dạng tài liệu của bạn. Khi bạn chọn văn bản và trỏ vào nó, thanh công cụ Mini nửa trong suốt sẽ xuất hiện. Thanh công cụ Mini sẽ giúp bạn làm việc với các phông, kiểu phông, cỡ phông, căn chỉnh, màu văn bản, mức thụt lề và các dạng dấu đầu dòng. Bạn muốn định dạng nhanh đoạn văn bản khi đang làm việc trong tab Page Layout. Bạn có thể nháy tab Home để dùng các lựa chọn định dạng, có cách làm nhanh hơn như sau: Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột, rồi trỏ vào đoạn đã chọn. Thanh công cụ Mini sẽ xuất hiện rõ dần. Nếu bạn trỏ vào thanh công cụ Mini, nó sẽ hiện nguyên hình, và bạn có thể nháy vào tùy chọn định dạng ở đó. Lưu ý Bạn không thể tùy chỉnh thanh công cụ Mini. 8 Tài liệu hướng dẫn Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Tắt Thanh công cụ Mini 1. Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Word Options 2. Nháy Popular, dưới Top options for working with Word, xóa hộp kiểm Show Mini Toolbar on selection. Thước đo Màn hình hay đánh lừa con mắt của chúng ta, nhất là khi con mắt của chúng ta bị mỏi mệt. Đôi khi những hình vẽ hay câu chữ được in ra rất chuẩn, nhưng khi được hiển thị trên màn hình, chúng bị méo mó hay kích thước của chúng không còn giữ được tỷ lệ thực tế. Để hỗ trợ cho công việc của người sử dụng, màn hình của Word cung cấp cho ta hai thước đo, thước đo ngang và thước đo dọc, để ta có thể kiểm tra một cách tương đối kích thước "trang viết" của mình để căn chỉnh văn bản, đồ họa, bảng biểu và các yếu tố khác trong tài liệu. Tất nhiên là không phải lúc nào chúng ta cũng cần tới thước. Vì vậy ta có thể hiển thị chúng một cách tùy chọn. Để hiển thị thước ngang phía trên của tài liệu Word và thước đứng dọc theo lề trái tài liệu của bạn chỉ có thể làm được khi hiển thị văn bản dưới chế độ Print Layout. Hiện và ẩn thước đo