Kế hoach tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới Sunny – nâng bước tới trường

HÃNG BỘT GIẶT UNILEVE VN CHI NHÁNH MIỀN TRUNG KẾ HOACH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM MỚI “Sunny – Nâng bước tới trường” MỤC TIÊU: Ra mắt sản phẩm bột giặt Sunny Giúp các em học sinh nghèo có áo trắng đến lớp. Quảng bá tính năng tẩy trắng của bột giặt Sunny hơn hẳn các bột giặt thông thường trên thị trường. Tạo dựng 1 hình ảnh bột giặt thân thiện. Tạo dựng lòng tin và quảng bá hình ảnh bột giặt Sunny trong mắt người tiêu dùng. Ý tưởng và sơ bộ kế hoạch. 1. Ý tưởng sự kiện: Tổ chức quyên góp áo đồng phục cũ tại các trường trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, thông qua đó quảng bá cho sự kiện chính là giặt quần áo cũ tập thể tại Sân vận động QK5 để tặng các em học sinh có hoàn cảnh khó khăn tại Làng Hy Vọng, giúp các em có những bộ quần áo trắng sạch đến lớp học. Cũng qua chuỗi sự kiện này, kết hợp giữa việc làm tình nguyện và quảng bá sức mạnh tẩy trắng của sản phẩm mới – bột giặt Sunny. 2. Nội dung dự kiến, thời gian và địa điểm tổ chức dự kiến: 1. Kêu gọi quyên góp quần áo cũ tại các trường cấp I ở Đà Nẵng : 10/05 đến 24/05/2011 2. Tổ chức ngày hội Nâng bước tới trường, giặt quần áo cũ tặng trẻ em nghèo tới lớp : sáng ngày 28/05/2011 tại sân vận đông QK5. 3. Tổ chức trao tặng quần áo cho các em có hoàn cảnh khó khăn vào ngày 01/06/2011 tại Làng Hy vọng, Trung tâm bảo trợ trẻ em TP. Đà Nẵng, Trung tâm chăm sóc trẻ em chất độc màu da cam. III- Kế hoạc chi tiết: Kêu gọi quyên góp quần áo cũ tại các trường ở Đà Nẵng: Thời gian Nội dung Cách thực hiện Người chịu trách nhiệm Ghi chú Ngày 10 đến ngày 24/05/2011 -Kêu gọi ủng hộ. - Kêu gọi hưởng ứng tham gia hoạt đồng tình nguyện giặt đồ tặng các trẻ em có hoàn cảnh khó khăn vào ngày 28/05/2011. - Liên hệ với Thành đoàn Đà Nẵng nhờ giúp đỡ gửi thư kêu gọi tới các trường trên địa bàn Đà Nẵng. - Đăng quảng cáo trên báo Công an Đà Nẵng và Đài truyền hình DVTV. -Tình nguyện viên là Sinh viên các trường Đại Học, thanh niên xung phong ở các Quận, các em học sinh ở các trường trên địa bàn Lê Mai Nguyệt Thảo – Nhân viên - Lên danh sách các trường đăng ký ủng hộ và nộp cho trưởng phòng Marketing vào ngày 19/05/2011. -Quảng cáo được thiết kế bởi Công ty Tango Media -Phát quảng cáo ngay sau tiếp sóng thời sự trong 30 ngày -Diện tích quảng cáo bằng ½ chuyên trang báo Ngày 20 đến ngày 24/05/2011 Nhận đồ quyên góp. - Nhận trực tiếp tại các trường liện hệ đăng ký ủng hộ. - Tổ chức thêm một số nhóm đến thu nhận lại các khu dân cư. Lô Vĩnh Hoàng – Nhân viên -Thuê 4 xe vận tải nhẹ phục vụ công việc, dán pano bao quanh xe truyền thông điệp chương trình Ngày 24 đến ngày 27/05/2011 Tập kết đồ và phân loại. - Phân loại theo theo kích cỡ. - Phân loại giữa đồ đồng phục và quần áo thường. Lô Vĩnh Hoàng Tất cả đổ quyên góp đưa về công ty. Tổ chức ngày hội giặt đồ tặng các trẻ em có hoàn cảnh khó khăn tại sân vận động QK5: Kế hoạch chuẩn bị: Thời gian Nội dung Cách thực hiện Người chịu trách nhiệm Ghi chú Ngày 01 đền ngày 05/2011 Kêu gọi tài trợ Làm việc với Panasonic Việt Nam- Chi nhánh Đà Nẵng, về các điều khoản dành cho nhà tài trợ Phó trưởng phòng Nguyễn Đắc Việt -Khoản mục tài trợ (*) - Nhận tài trợ và tổng hợp báo cáo cho trưởng phòng Marketing trong ngày 05/05/2011 Ngày 01 đến ngày 05/05/2011 Thuê địa điểm Liên hệ quản lý khu thể thao QK5 để thuê sân. Lương Quý Châu -Hợp đồng thuê phải đảm bảo về thời gian. - Báo cáo kết quả cho trưởng phòng Marketing đúng ngày 05/05/2011 Ngày 23 đến ngày 26/05/2011 Thuê thiết bị âm thanh, dựng sân khấu, chuẩn bị các dụng cụ, chuẩn bị băng ron, PG, MC…vv -Liên hệ ký hợp đồng với công ty tổ chức sự kiện Phương Nam Lương Quý Châu - Ký kết hợp đồng, trao đổi về nội dung cần chuẩn bị, giá cả và báo cáo lại cho trưởng phòng Marketing. -C.Ty Phương Nam phải lo đầy đủ sân khấu, sân hoạt động Ngày 26/05/2011 Gửi thư mời tới các khách mời. Lên danh sách khách mời và gửi thư mời tham dự, bao gồm: - Đại diện Ủy Ban Nhân Dân Đà Nẵng. - Đại diện Hội Phụ Nữ. - Đại diện Thành đoàn Đà Nẵng - Báo Thanh Niên, báo Tuổi Trẻ, Đài truyền hình DVTV. Nguyễn Đắc Việt Ngày 27/05/2011 Liên hệ các Trung Tâm Gặp bảo trợ các trung tâm để ấn định ngày giờ tặng quà Nguyễn Đắc Việt Tất cả trong ngày 1/6 7h30-8h30 Trung tâm bảo trợ trẻ em 9h-10h Trung tâm chất độc màu da cam 10h30-11h30 Làng Hy Vọng (*) Nhà tài trợ sẽ được đăng logo vào tất cả pano, brochuse trong suốt chương trình bao gồm cả các chương trình quảng cáo. Và sẽ được MC nêu tên trong mục Cám ơn tài trợ. Kế hoạch thực hiện ngày hội trong buổi sáng ngày 28/05/2011: từ 7h đến 11h Thời gian Nội dung Cách thực hiện Người chịu trách nhiệm Ghi chú 5h – 7h Công tác chuẩn bị - Kiểm tra trang thiết bị âm thanh, sân khấu. - Kiểm tra đội hình PG, các nhóm hỗ trợ. - Sắp xếp các dãy bàn để sẵn chậu giặt, nước và bột giặt cũng như giỏ quần áo cho mỗi bàn. - Kiểm tra chỗ ngồi khách mời, nước uống…vv Lương Quý Châu và đại diện công ty tổ chức sự kiện Phương Nam - Kiểm tra kỹ lưỡng, tránh sai sót. - Tổng hợp thành báo cáo lại cho trưởng phòng Marketing. 7h-7h45 Đón khách mời và người tham dự và ổn định. - Đón khách mời và hướng dẫn khách tời khu vực khách mời. - Đón người tham dự, hướng dẫn người tham dự tập trung thành các hàng dọc trước khu vực sân khấu. Lê Mai Nguyệt Thảo và các PG -Ghi danh những người tình nguyện để bôc thăm trúng thưởng vào cuối chương trình -Phát tở rơi có số thứ tự và khuyến cáo người tham gia giữ lại để làm căn cứ nhận thưởng 7h45-8h10 Đọc diễn văn, mời đại khách mời phát biểu. - Trưởng phòng Marketing đọc diễn văn công bố sản phẩm mới của công ty, nêu mục đích của ngày hội, tuyên bố khai mạc - MC dẫn chuyện bắt đầu chương trình Nguyễn Hoàng Bình và MC cùng đại diện của UBND thành phố và Thành đoàn Đà Nẵng. 8h10- 10h Tổ chức giặt quần áo tập trung. - Di chuyển người tham dự đến các dãy bàn đã chuẩn bị sẵn đồ+bột giặt+chậu giặt+nước….. Các nhân viên phòng Marketing và đội ngũ PG cùng với MC - Mỗi bàn gồm 2 chậu giặt và 1 giỏ đồ cùng bột giặt là sản phẩm mới của công ty, bột giặt Sunny. - Sắp xếp xen kẽ các bàn để riêng áo đồng phục sơ mi trắng và các bàn để quần áo thường. - Giặt xong hướng dẫn người tham gia mang đồ phơi tại các dây phơi đã chuẩn bị sẵn. 10h-10h50 Tổ chức văn nghệ và các trò chơi giao lưu. - Sau khi giặt xong và phơi đồ xong. Tập trung tất cả người tham gia lại biểu diễn văn nghệ và tổ chức trò chơi nhỏ mang tính chất giao lưu bao gồm kéo co, nhảy bao bố. -Bốc thăm trúng thưởng bằng cách mời bất kỳ một người ngẫu nhiên lên bốc số, người trúng thưởng là người có trùng số thứ tự trong danh sách Đại diện công ty tổ chức sụ kiện Phương Nam cùng ca sĩ Lê Hiều và quản trò. - Phần thưởng là các phần quà đã chuẩn bị sẵn. gồm 50 phần quà, mỗi phần quà trị giá 200.000 đồng và 3 tháng sử dụng bột giặt Sunny miễn phí -Phần thưởng cho bốc thăm: 1 TV 32 inch cho giải nhất, 2 máy giặt cho giải nhì, 6 máy ảnh cho giải 3, 12 giải 1 năm sử dụng bột giặt cho giải khuyến khích. Sản phẩm điện tử do Panasonic tài trợ 10h50-11h Tuyên bố kết thúc - Thu gom đồ sau khi phơi. - Tuyên bố kết thúc chương trình. - Gửi lời cảm ơn đến khách mời và người tham dự. - Dọn dẹp và vệ sinh. Lô Vĩnh Hoàng, Nguyễn Đắc Việt Nguyễn Hoàng Bình cùng MC - Thu gom quần áo cẩn thận, tránh để bẩn. - Dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ. Trao tặng: diễn ra trong 1 ngày 1/6/2011 Thời gian Nội dung Cách thực hiện Người chịu trách nhiệm Ghi chú 5h-5h30 Tập kết tại điểm đi Tất cả nhân viên phòng Marketing, Giám đốc hoạt động tập trung tại trụ sở công ty Nguyễn Hoàng Bình -Quần áo đã được đóng gói vào thùng giấy và xếp lên 4 xe vận tải nhẹ, có thêm bánh kẹo tặng cho các em -Phải phân chia đầy đủ và sắp xếp riêng biệt cho mỗi địa điểm 5h30-7h Đón tiếp đại biểu -Các thành phần tham gia chuyến đi gồm: Đại diện Báo Công An Đà Nẵng, Đoàn quay phim DVTV -Các nhà hảo tâm 7h-8h30 Xuất phát đến Trung Tâm Bảo Trợ Trẻ Em Đà Nẵng và trao quà -Nói chuyện,thăm hỏi các em và trao quà -Trao tặng trung tâm 30 Triệu VNĐ -Phát bánh kẹo cho các em 8h30-10h Đi đến Trung tâm chất độc màu da cam và trao quà -Nói chuyện,thăm hỏi các em và trao quà -Trao tặng trung tâm 30 Triệu VNĐ -Phát bánh kẹo cho các em 10h-12h30 Đi đến Làng Hy Vọng và Trao quà -Nói chuyện thăm hỏi các em và trao quà -Trao tặng trung tâm 30 Triệu VNĐ -Phát bánh kẹo cho các em -Ăn cơm cùng các em -Cả đoàn ăn cơm cùng các em -Chi phí cho bữa ăn được công ty tài trợ 13h Rời trung tâm, hoàn thành chuyến đi -Tập trung về Hội trường Công ty -Trao phí hổ trợ chuyến đi cho Nhà báo, nhân viên truyền hình, các nhân viên chuyên trách ngoài công ty -Buổi uống nước cảm ơn thân mật của lãnh đạo công ty III. DỰ TRÙ NHÂN SỰ Tất cả phòng Marketing công ty: 25 người Nhân sự của công ty Phương Nam: 20 người Số cá nhân tình nguyện tham gia ngày hội giặt áo quần: 300 người Số lượng PG cần thuê: 40 người Nhân sự các công ty truyền thông: 20 người IV. DỰ TRÙ KINH PHÍ Hạng mục Chi phí dự trù Thuê sân QK5 40 Hợp đồng thuê Cty Phương Nam (1) 250 Thuê xe vận tải nhẹ 16 Trao tiền các Trung tâm 90 Chi phí hổ trợ người tham gia (2) 30 Chi phí quảng cáo (3) 200 Tiền công PG 20 Giải thưởng và quà tặng 50 Chi phí hành lang (4) 50 Chi phí ca sỉ 20 Hổ trợ 300 người tham gia tình nguyện (5) 15 Chi phí dự phòng (5%) 39.05 Tổng 820.05 Ghi chú: Đã gồm tổng thể chi phí mua sắm dụng cụ cho sân khấu, thau chậu giặt, dây phơi, móc áo… Nhà báo, Phóng viên truyền hình, cơ quan truyền thông khác.. Chi phí pano, tờ rơi, quảng cáo truyền hình, quay và phát phim trao tặng lên sóng truyền hình Quà biếu để thực hiện chương trình Mỗi người 50.000 VNĐ Đơn vị tính: Triệu đồng V. DỰ PHÒNG RỦI RO 1. Rủi ro gặp phải khi ngày 28/5 gặp thời tiết xấu: Khi gặp phải cơn mưa rào trong vài chục phút thì không có gì đáng lo ngại, ở trong mùa này khi mua rào xong thì không khí mát mẻ và nắng tươi, sự kiện vẫn có thể tiếp tục diễn ra bình thường Nhưng trong trường hợp thời tiết xấu đi, có không khí lạnh, gió mùa đông bắc, bão…thì những sự kiện thời tiết này xảy ra không đột ngột, ta sẽ di chuyển chương trình vào trong khu nhà có mái che. Quần áo sau khi giặt xong sẽ được là hơi. 2. Số lượng người tham gia ngày 28/05 quá đông, vượt xa so với dự kiến ban đầu: Tổ chức phần thi giặt nhanh và sạch, tập hợp thành các nhóm dự thi ngẫu nhiên. 3. Xảy ra một số sự cố như mất điện, ca sĩ mời không đến..vv: Gửi lời xin lỗi tới khách mời, mong nhận sự thông cảm, cắt bỏ một số họat động liên quan. Rút kinh nghiệm. Rủi ro khi quảng bá tính năng giặt tẩy của sản phẩm mới có thể xảy ra: Chọn những áo đồng phục bẩn nhẹ, chất liệu vải còn khá tốt. Xảy ra phát sinh chi phí so với dự kiến: Đề xuất lãnh đạo công ty xin hỗ trợ thêm kèm bảng báo cáo kinh phí chi tiết các khoản phát sinh thêm.