Kế toán tài chính - Chương 1: Chứng từ kế toán

17/10/2016 1 Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Mục tiêu ► Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:
Giải thích được ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế toán;
Phân loại được chứng từ kế toán;
Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán;
Thực hành lập chứng từ;
Tổ chức chứng từ kế toán cho doanh nghiệp.
Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn 17/10/2016 2 Nội dung ► Tổng quan về chứng từ kế toán ► Lập chứng từ kế toán ► Tổ chức chứng từ kế toán ► Xử lý viết sai hóa đơn Tài liệu tham khảo ► Luật kế toán 03/2003/QH11 (1)
Nghị định 129/2004/NĐ-CP ► Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 ► Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 ► Thông tư 119/2014/TT- BTC ngày 25/8/2014 ► Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 (1) Luật kế toán 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có hiệu lực từ ngày 01.01.2017 17/10/2016 3 Tổng quan về chứng từ kế toán ╗ Khái niệm, vai trò ╗ Phân loại ╗ Yêu cầu đối với chứng từ ╗ Các yếu tố cơ bản của chứng từ ╗ Lập, lưu chuyển, bảo quản và lưu trữ Khái niệm ► Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 17/10/2016 4 Phân loại Chứng từ Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp Phân loại (tiếp) ► Chứng từ gốc:
Theo nội dung: Lao động tiền lương; Hàng tồn kho; Bán hàng; Tiền tệ; Tài sản cố định
Theo công dụng: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ chấp hành.
Theo nguồn gốc: Chứng từ bên trong; Chứng từ bên ngoài. ► Chứng từ tổng hợp: tập hợp từ nhiều chứng từ gốc cùng loại. 17/10/2016 5 Phân loại (tiếp) ► Danh mục chứng từ theo thông tư 200/2015/TT-BTC I. Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 3 Bảng thanh toán tiền lương 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 5 Giấy đi đường 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 9 Hợp đồng giao khoán 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội II. Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 2 Phiếu xuất kho 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 6 Bảng kê mua hàng 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ III. Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 2 Thẻ quầy hàng Phân loại (tiếp) IV. Tiền tệ 1 Phiếu thu 2 Phiếu chi 3 Giấy đề nghị tạm ứng 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 5 Giấy đề nghị thanh toán 6 Biên lai thu tiền 7 Bảng kê vàng tiền tệ 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) 10 Bảng kê chi tiền V. Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 17/10/2016 6 Thí dụ 1: ► Hãy chọn nội dung thích hợp cho Phiếu nhập kho: Chứng từ mệnh lệnh □ Chứng từ về Hàng tồn kho □ Chứng từ bên trong □ Chứng từ tổng hợp □ Chứng từ về Bán hàng □ Chứng từ chấp hành □ Vai trò của chứng từ kế toán ►Ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán. ► Phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý. ►Cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. ►Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng. 17/10/2016 7 Thí dụ 2: ► Ông An là nhân viên phòng kinh doanh, ông An được cử đi công tác Đà Nẵng. Theo dự toán, ông An cần một khoản chi phí là 20.000.000đ. Theo các anh/chị, ông An và kế toán công ty cần phải làm thủ tục gì để chi số tiền này cho ông An? ► Các chi phí phát sinh trong quá trình công tác: Chi vé máy bay, phí lưu trú khách sạn, tiền taxi, chi phí ăn uống tiếp khách, Ông An cần phải làm gì để chứng minh các khoản chi phí trên là có thực? ► Đề quyết toán số tiền đã tạm ứng với số đã chi tiêu, ông An phải làm thủ tục gì? Bài tập thực hành 1: ► Công ty Việt Hưng ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ công ty Hồng Minh. Trong hợp đồng qui định, thời gian nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày ký hợp đồng. Công ty Việt Hưng phải ứng trước 20% giá trị của hợp đồng cho công ty Hồng Minh. ► Do gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Hồng Minh chỉ giao và xuất hóa đơn cho công ty Việt Hưng 16 tấn thép. Theo hợp đồng, Cty Hồng Minh sẽ bị phạt 20 triệu đồng trừ vào số tiền mà Việt Hưng còn nợ. ► Công ty Việt Hưng đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng cho công ty Hồng Minh sau khi trừ đi 20 triệu đồng tiền phạt. Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại công ty Việt Hưng và Hồng Minh . 17/10/2016 8 Yêu cầu đối với chứng từ ► Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu. ►Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định. ►Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ. Các yếu tố của chứng từ 1. Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán 3. Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ 4. Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ 5. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh 6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ 7. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 17/10/2016 9 Thí dụ 3: Thí dụ 3 (tiếp): Xem mẫu chứng từ và điền nội dung phù hợp cho những yêu cầu sau: Tên gọi và số hiệu Ngày, tháng, năm lập chứng từ Tên đơn vị lập Tên đơn vị nhận Nội dung nghiệp vụ Số liệu của giao dịch 17/10/2016 10 Trình tự Luân chuyển chứng từ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán ► Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. ► Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực. ► Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. ► Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số. ► Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. 17/10/2016 11 Thí dụ 4: Ngày 15/3/2016, Công ty Vĩnh Phát bán hạt nhựa PP cho Cơ sở Tân Hưng, số lượng là 500kg, đơn giá là 34.000đ/kg, giá chưa có thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt 10 triệu đồng. Giá xuất kho của lô hàng trên là 27.000đ/kg, mã lô hàng là 034. Thông tin về người mua và bán: • Công ty Vĩnh Phát- Lô 8, KCN Sóng Thần, Bình Dương- MST: 3700151088 • Cơ sở Tân Hưng- 3 Minh Phụng, Q11- MST 0309729158 Yêu cầu: a. Nêu tên các chứng từ có liên quan b. Lập chứng từ kế toán cho công ty Vĩnh Phát. Kiểm tra và ký duyệt ► Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 17/10/2016 12 Kiểm tra và ký duyệt (tiếp) ► Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. ►Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. ►Người có trách nhiệm không được ký khống chứng từ. Kiểm tra và ký duyệt ►Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. ►Quá trình ký, kiểm tra và xét duyệt thường được trình bày dưới dạng lưu đồ. 17/10/2016 13 Kiểm tra và ký duyệt (tiếp) Nguồn: trang web công ty Misa Lưu đồ lập và ký duyệt phiếu chi Bài tập thực hành 2: Bạn đang dự tuyển vào chức danh kế toán viên. Người phỏng vấn yêu cầu bạn như sau: 1- Trình bày lưu đồ liên quan đến lập và ký duyệt chứng từ là Phiếu xuất kho. Hãy tham khảo lưu đồ lập và lưu chuyển phiếu chi để mô tả lưu đồ Phiếu xuất kho của bạn. 2- Hãy nêu cách xử lý của bạn trong trường hợp phát hiện có phiếu chi tiền không đúng với quy định của đơn vị? 17/10/2016 14 Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ ► Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn chỉnh chứng từ:
Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;
Phân loại chứng từ;
Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ. Thí dụ 5: Tiếp theo thí dụ 4: Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển đến cho kế toán. Bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ này? 17/10/2016 15 Thí dụ 5: Tiếp theo thí dụ 4: Dưới đây là phiếu nhập kho do Thủ kho chuyển đến cho kế toán. Bạn hãy hoàn chỉnh chứng từ này? 17/10/2016 16 Lưu trữ và bảo quản chứng từ ► Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toán.
5 năm đối với chứng từ không dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC
10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ sách kế toán, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm toán, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán... , tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, tài liệu kế toán liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập ..., hồ sơ kiểm toán.
Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu ► Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã được thanh lý. Tổ chức chứng từ kế toán Yêu cầu Công tác tổ chức chừng từ Danh mục chứng từ 17/10/2016 17 Yêu cầu ► Tuân thủ các quy định pháp lý ► Phù hợp với đặc điểm của đơn vị
Đáp ứng yêu cầu quản lý
Phù hợp khả năng của đơn vị Công tác tổ chức chứng từ ► Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng ► Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ ► Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng chế độ chứng từ kế toán ► Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ ► Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán ► Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ 17/10/2016 18 Danh mục chứng từ ► Thông tư 200/2014/TT-BTC ► Thông tư 39/2014/TT-BTC (liên quan đến hoá đơn bán hàng hoá và dịch vụ). ► Thông tư 26/2015/TT-BTC (bổ sung thông tư 39/2014) Bài tập thực hành 3: Công ty thương mại Thiên Thời gởi đơn đặt hàng đến công ty sản xuất Địa Lợi với dữ liệu sau: Mặt hàng: Hàng Q; Quy cách: loại AA; Số lượng 1.000cái; Đơn giá chưa có thuế GTGT 10% là 250.000đ/cái. Ngày 20/6/2016, công ty Thiên thời đã nhận được 800 cái hàng Q và chuyển khoản thanh toán cho Địa Lợi. Giả sử bạn là kế toán của công ty Thiên Thời. 1. Liệt kê tên các chứng từ có liên quan đến giao dịch mua hàng 2. Vẽ lưu đồ quá trình mua hàng. 3. Lập chứng từ có liên quan đến giao dịch trên. 17/10/2016 19 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn Chưa giao hóa đơn cho khách hàng Gạch chéo xóa bỏ các liên sai. Lập hóa đơn mới Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Sai tên và địa chỉ Đã giao cho khách hàng Lập BB điều chỉnh Không cần lập HĐ mới 17/10/2016 20 Xử lý trường hợp viết sai hóa đơn (tiếp) Sai MST, đơn giá, số lượng, Đã giao cho khách hàng Khách hàng chưa kê khai Lập BB thu hồi HĐ sai Lập HĐ mới Khách hàng đã kê khai Lập BB điều chỉnh Xuất HĐ điều chỉnh