Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật

LỜI NÓI ĐẦU Quá trình chuyển sang nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta đã tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp. Trong đó, cơ chế mà cấu thành là hệ thống kích thích vật chất thông qua tiền lương đối với lao động đã có thay đổi lớn. Tuy nhiên nhìn về những vấn đề cơ bản trong nền sản xuất hàng hoá thì lao động vẫn là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhất là trong tình hình hiện nay nền kinh tế thế giới bắt đầu chuyển sang nền kinh tế tri thức thì lao động có trí tuệ có kiến thức, có kỹ thuật cao là nhân tố hàng đầu. Muốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì người lao động phải được tái sản xuất sức lao động. Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động được dùng để bù đắp sức lao động mà người bỏ ra, xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lương có quan hệ mật thiết lẫn nhau. Bởi vậy tiền lương đã động viên người lao động sản xuất kinh doanh tăng thêm sự quan tâm của người lao động đến sản phẩm cuối cùng, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tính cạnh tranh trong thương trường. Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật chuyên lĩnh vực xây dựng công trình và dân dụng. Tuy mới thành lập nhưng Công ty đã sớm biết vận dụng cơ chế thị trường vào trong kinh doanh để đưa lại hiệu quả kinh tế cao. Trong Công ty vấn đề về lao động và sử dụng lao động vấn đề về tiền lương luôn được các nhà lãnh đạo quan tâm. Qua thời gian thực tập tại Công ty dựa vào kiến thức đã học và quá trình xem xét kết quả về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực lao động tiền lương tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật em xin viết chuyên đề tốt nghiệp với đề tài là: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật”. Với mục đích của chuyên đề là dựa vào những nhận thức chung về quản lý lao động tiền lương trong cơ chế thị trường để phân tích trình bày những vấn đề cơ bản của công tác tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty đồng thời đánh giá và đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác quản lý lao động tiền lương đối với Công ty. Nội dung chuyên đề gồm các phần sau: Phần I: Lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phần II: Thực trạng và tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt- Nhật. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương nâng cao hiệu quả sử dụng lao động ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật. Trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp em đã được sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Vân Huyền, và các bác, các cô chú và anh chị trong Công ty đặc biệt trong phòng Tài vụ đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để em có thể nâng cao chất lượng đề tài cũng như hiểu sâu hơn nữa về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG. Quá trình phát triển của xã hội loài người dưới bất cứ chế độ nào, việc tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động. Lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc sử dụng công cụ tái lao động, biến đổi đối tượng lao động thành các sản phẩm có ích phục vụ cho cuộc sống của mình. Như vậy lao động là điều kiện đầu tiên cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trước hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động. Điều đó có nghĩa là sức mà con người hao phí trong quá trình sản xuất phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Tiền công hay tiền lương là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng, chất lượng sản phẩm mà họ làm ra. Thực chất tièn lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động của người làm công. Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, sức lao động cũng như các hàng hoá khác. Nó có giá cả và phụ thuộc vào quy luật cung cầu và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế thị trường khác. Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động. Nó là nguồn đảm bảo cuộc sống của bản thân người lao động và gia đình họ. Đối với chủ doanh nghiệp khối lượng tiền lương trả cho người lao động được coi là khoản chi phí kinh doanh. Ngoài tiền lương, công nhân viên chức còn được nhận các khoản trợ cấp xã hội như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Như vậy, tiền lương cùng với các khoản chi phí theo lương hợp thành khoản chi phí lao động sống trong giá thành sản phẩm. Tại các doanh nghiệp, hạch toán tiền lương là công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Bởi vì tính chất lao động và thù lao lao động, không đơn nhất mà thuộc nhiều ngành nghề, kỹ thuật khác nhau. Việc hạch toán chi phí lao động có tầm quan trọng đặc biệt. Vì nó là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá xuất xưởng. Mặt khác nó còn là căn cứ xác định các khoản nghĩa vụ và phúc lợi xã hội. II. TIỀN LƯƠNG VÀ PHÂN LOẠI TIỀN LƯƠNG. 1. Khái niệm tiền lương Tại mỗi thời kỳ khác nhau thì có những quan điểm khác nhau về tiền lương. Tuy nhiên, trong tất cả các thời kỳ tiền lương đều là phần thù lao lao động mà người lao động được huởng duy chỉ có cách xác định là khác nhau. 1.1. Quan niệm về tiền lương trong thời kỳ bao cấp Trước Đại hội Đảng lần thứ VI (1986) nền kinh tế nước ta vận hành theo cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Và trong suốt những năm này quan niệm tiền lương là một phần thu nhập quốc dân, được Nhà nước phân phối một cách có tổ chức, có kế hoạch cho người lao động căn cứ vào số luợng và chất lượng lao động. Điều đó có nghĩa là tiền lương chịu sự tác động của quy luật cân đối, có kế hoạch và chịu sự chi phối của Nhà nước. Nhà nước ban hành các chính sách chế độ và mức lương cụ thể để áp dụng cho mỗi người lao động, bất kỳ họ là lực lượng lao động gián tiếp hay trực tiếp. Tiền lương của người lao động phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất của toàn đơn vị chứ không phụ thuộc vào năng suất của từng người. Do đó tiền lương của người làm nhiều cũng chỉ bằng người làm ít, người làm việc có hiệu quả cũng chỉ bằng người làm việc chưa hiệu quả thậm chí là kém. Chính vì lý do này mà nó đã kông kích thích phát triển được khả năng của người lao động trong việcphát huy sáng kiến cũng như đẩy mạnh hiệu quả sản xuất kinh doanh. Và hậu quả là đến những năm 80 đất nước lâm vào khủng hoảng trầm trọng về kinh tế xã hội. 1.2. Quan niệm về tiền lương trong thời kỳ cơ chế thị trường. Để khắc phục những sai lầm trên Đại hội VI của dr đã đề ra đường lối đổi mới. Trên lĩnh vực kinh tế Đảng chủ trương đẩy mạnh quá trình chuyển nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì tất yếu thị trường sức lao động phải được hình thành và hoạt động theo quy luật cung cầu về sức lao động. Giá cả của sức lao động là tiêu chuẩn chả công lao động. Như vậy quan niệm về tiền lương trong thời kỳ này là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động để hoàn thành công việc. Với quan niệm này thì bản chất của tiền lương chính là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng lao động. 1.3. Như vậy tiền lương nó là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Nó là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà người lao động sử dụng sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động. 1.4. Chức năng của tiền lương. Tiền lương đóng vai trò là đòn bẩy kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Đảm bảo vai trò kích thích của tiền lương và thúc ý của tiền lương khiến người lao động phải có trách nhiệm cao với công việc. 2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động. Tình hình sử dụng thời gian lao động, kết quả lao động. - Tính toán, chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. - Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT. - Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ đúng đẵn chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, BHXH, BHYT đúng chế độ, đúng phương pháp hạch toán. - Lập báo cáo về lao động tiền lương, BHXH, BHYT thuộc phận vi trách nhiệm của kế toán, tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ lao động tiền lương, quỹ lương. 3. Các hình thức tiền lương. Tiền lương trả cho người lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động. Việc trả lương theo số lượng và chất lượng có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên khuyến khích người lao động, thúc đẩy họ hăng say lao động, sáng tạo năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho mỗi công nhân viên. Do ngành nghề, công việc trong doanh nghiệp khác nhau nên việc chi trả lương cho các đối tượng cùng khác nhau nhưng trên cơ sở tiền thuế phù hợp. Thực tế có nhiều cách phân loại như cách trả lương theo sản phẩm, lương thời gian, phân theo đối tượng gián tiếp trực tiếp… Mỗi cách phân loại đều có tác dụng tích cức giúp cho quản lý điều hành được thuận lợi. Tuy nhiên, để công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng đỡ phức tạp tiền lương thường được chia làm tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động bao gồm tiền lương cấp bậc, tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động mà thực tế không làm việc như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết… Hai cách phân loại này giúp cho lãnh đạo tính toán phân bổ chi phí tiền lương được hợp lý, chính xác đồng thời cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương một cách khoa học. Dựa vào nguyên tắc phân phối tiền lương và đặc điểm, tính chất trình độ quản lý của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp trả lương theo các hình thức sau: 3.1. Hình thức trả lương theo thời gian. Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động. Tiền lương thời gian có thể thực hiện tính theo tháng – tuần – ngày – giờ làm việc của người lao động. Tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời giam làm việc của doanh nghiệp. + Lương tháng: Là lương trả cố định hàng tháng được quy định đối với từng bậc lương trong các doanh nghiệp có tháng lương. Hình thức này có nhược điểm là không tính được số ngày làm việc trong tháng thực tế. Thường nó chỉ áp dụng cho nhân viên hành chính. + Lương ngày: Căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Lương ngày thường được áp dụng cho mọi người lao động trong những ngày học tập, làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội. Hình thức này có ưu điểm là thể hiện được trình độ và điều kiện làm việc của người lao động. Nhược điểm là chưa gắn tiền lương với sức lao động của từng người nên không động viên tận dụng thời gian lao động để nâng cao năng suất lao động. + Tiền lương giờ: được tính dựa trên cơ sở mức lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn (áp dụng cho lao động trực tiếp không hưởng theo lương sản phẩm). Ưu điểm: tận dụng được thời gian lao động nhưng nhược điểm là không gắn tiền lương và kết quả dlj và theo dõi phức tạp. Tiền lương thời gian có hai loại: tiền lương thời gian, giản đơn và tiền lương thời gian có thưởng. + Tiền lương thời gian giản đơn: là tiền lương của công nhân được xác định căn cứ vào mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế. + Tiền lương thời gian có thưởng: có hình thức dựa trên sự kết hợp giữa tiền lương trả theo thời gian giản đơn, với các chế độ tiền lương, khoản tiền lương này được tính toán dựa trên các yếu tố nhự sự đảm bảo đủ ngày, giờ công của người lao động, chất lượng hiệu quả lao động. Tiền lương thời gian có thưởng  =  Tiền lương thời gian giản đơn  +  Tiền thưởng   Tiền lương thời gian có ưu điểm là dễ tính toán xong có nhiều hạn chế, vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động . Vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động. Do đó chưa phát huy được hết chức năng của tiền lương cho sự phát triển sản xuất và chưa phát huy được khả năng sẵn có của người lao động. 3.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm. Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động theo kết quả lao động khối lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho mỗi đơn vị sản phẩm đó. Đây là cách phân phối sát hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động. Điều này được thể hiện rõ có sự kết hợp giữa thù lao lao động với kết quả sản xuất, giữa tài năng với việc sử dụng nâng cao năng suất máy móc để nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiền hình thức này còn hạn chế như chỉ coi trọng số lượng sản phẩm mà chưa quan tâm đến chất lượng công việc, không theo đúng định mức kinh tế, kỹ thuật để làm cơ sở cho cách tính lương, đơn giá đối với từng loại sản phẩm, từng loại công việc hợp lý nhất. + Tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lương trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm. Sản phẩm này phải đúng quy cách, phẩm chất, định mức kinh tế và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định. Tiền lương tính theo sản phẩm được tính như sau: Tiền lương được lĩnh trong tháng  =  Số lượng( khối lượng ) công việc hoàn thành  x  Đơn giá tiền lương   Tiền lương sản phẩm trực tiếp được sử dụng để tính lương cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất. Đơn giá tiền lương được xây dựng căn cứ vào mức lương cấp bậc và định mức thời gian hoặc định mức số lượng cho công việc đó. Ngoài ra nếu có phụ cấp khu vực thì đơn giá tiền lương còn được cộng thêm phụ cấp khu vực. Hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp là hình thức trả lương được sử dụng phố biến trong các doanh nghiệp phải trả lương cho lao động trực tiếp. Vì nó có ưu điểm đơn giản, dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, sản phẩm làm ra càng nhiều thì lương càng cao. Do đó khuyến khích được người lao động quan tâm đến mục tiêu. Tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là dễ nảy sinh tình trạng công nhân chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân, lợi ích cục bộ mà không quan tâm đến lợi ích chung của tập thể của đơn vị. + Hình thức trả lương theo sản phẩm gián tiếp. Hình thức trả lương này được tính bằng tiền lương thực lĩnh của bộ phận trực tiếp nhân với tỷ lệ % lương gián tiếp. Tiền lương được lĩnh trong tháng  =  Tiền lương được lĩnh của bộ phận trực tiếp  x  Tỷ lệ lương gián tiếp   Hình thức này được áp dụng trả lương gián tiếp cho các bộ phận sản xuất như công nhân điều chỉnh máy. Sửa chữa thiết bị, bảo dưỡng máy móc, nhân công vận chuyển vật tư … Trả lương theo sản phẩm gián tiếp khuyến khích người lao động gián tiếp gắn bó với người lao động trực tiếp để nâng cao năng suất lao động, quan tâm đến sản phẩm chung. Tuy nhiên nó không đánh giá được chính xác kết quả của người lao động gián tiếp. + Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng. Là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp kết hợp với chế độ khen thưởng cho doanh nghiệp quy định. Chế độ khen thưởng này được đặt ra khuyến khích người lao động nêu cao ý thức trách nhiệm, doanh nghiệp có chế độ tiền lương thưởng cho công nhân đạt và vượt chỉ tiêu mà doanh nghiệp quy định. Ví dụ: như thưởng do tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư. Trong trường hợp người lao động lăng phí vật tư, gây thất thoát vật tư, không bảo đảm ngày công, chất lượng sản phẩm thì cũng sẽ phải chịu phạt bằng cách trừ vào lương mag họ được hưởng. + Tiền lương sản phẩm luỹ tiến. Là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với xuất tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản xuất hoặc định mức sản lượng. Lương trả theo sản phẩm luỹ tiến có tác dụng động viên người lao động tăng năng suất lao động và tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành của doanh nghiệp. + Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc. Hình thức này doanh nghiệp quy định mức tiền lương cho mồi loại công việc hoặc khối lượng sản phẩm cần hoàn thành. Căn cứ vào mức lương này lao động có thể tích tiền lương quy khối lượng công việc mình đã hoàn thành. Hình thức khoán quỹ lương: theo hình thức này người lao động biết trước số tiền lương mà họ sẽ nhện được khi hoàn thành công việc với mức thời gian được giao. Căn cứ vào khối lượng công việc, khối lượng sản phẩm thời gian hoàn thành mà doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương. Hình thức này áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng bộ phận công việc, thường là những việc đúng thời hạn. Trả lương theo hình thức này tạo cho người lao động chủ động sắp xếp công việc của mình. Từ đó, bố rí thời gian hoàn thành công việc được giao. Tuy nhiên nó có nhược điểm để gây ra hiện tượng làm ấu, chất lượng kém. Do đó, khi áp dụng hình thức này thì công tác nghiệm thu phải thực hiện chặt chẽ và nghiêm túc. Như vậy hình thức trả lương theo sản phẩm nói chung đã quán triệt được nguyên tắc phân phối lao động. Để hình thức này phát huy được tác dụng của nó, các doanh nghiệp phải có định mức lao động cụ thể của từng công việc, phải sắp xếp bậc thợ chính xác. Chỉ có như vậy việc trả lương theo sản phẩm mới bảo đảm bảo chính xác, công bằng hợp lý. Tóm lại ta thấy rằng :Các hình thức trả lương ở mỗi doanh nghiệp kế toán khác nhau. Điều quan trọng là việc chi trả đó có phản ảnh đúng kết quả của người lao động hay không. Do vậy ngoài căn cứ vào bảng lương, thang lương, các định mức kinh tế – kỹ thuật lãnh đạo các doanh nghiệp còn phải chọn hình thức trả lương phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Việc tổ chức lao động tiền lương là một khâu quan trọng trong hệ thống quản lý toàn diện của doanh nghiệp vì nó có tác động trực tiếp đến nhân tố con người, nhân tố quyết định đối với nền sản xuất xã hội. Giải quyết tốt lao động tiền lương có nghĩa doanh nghiệp đã quan tâm đến bồi dưỡng nhân tố con người, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển vững chắc, bảo đảm sức cạnh tranh trong cơ chế thị trường. 4. Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp. * Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương. Trên phương diện hoạch toán tiền lương thì tiền lương của công nhân viên gồm 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chỉnh của họ, bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo như lương phụ cấp chức vụ. - Tiền lương phụ là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên nghỉ theo chế độ được hưởng lương như nghỉ phép, đi họp, đi học… Việc chia tiền lương chính và phụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán tiền lương và phân tích các khoản mục chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Trong công tác kế toán, tiền lương chính của công nhân sản xuất thường hạch toán trực tiế