Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại hợp tác xã thương mại và dịch vụ Thuận Thành

LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công cuộc cải cách kinh tế đã mang lại cho đất nước ta nhiều biến chuyển sâu sắc. Những năm gần đây, điều dễ nhận thấy là hàng hóa ngày càng không ngừng gia tăng, thị trường tiêu thụ ngày càng phong phú và đa dạng. Xu hướng quốc tế hóa và toàn cầu hóa nền kinh tế Thế giới, cùng với sự phát triển của nhân công lao động quốc tế thì việc tham gia vào thương mại quốc tế sẽ mở ra cho chúng ta nhiều cơ hội, đồng thời cũng đặt ra nhiều thách thức đòi hỏi chúng ta có những chính sách mở cửa đúng đắn. Nền kinh tế Việt Nam đã khởi sắc trên nhiều lĩnh vực trong đó: Thương mại, Dịch vụ được xem là một trong những lịch vực quan trọng của nước ta hiện nay. HTXTM và DV Thuận Thành là một Doanh nghiệp (DN) thực hiện chức năng mua bán các mặt hàng tiêu dùng cần thiết như: thực phẩm, gia dụng, thời trang, hóa mỹ phẩm…Trong những năm qua HTXTM và DV Thuận Thành đã thực sự vươn lên và đạt được những thành tích đáng khích lệ, góp phần không nhỏ vào gia tăng doanh thu cho tỉnh nhà và tạo được việc làm cho người lao động. Với ý nghĩa đó, tôi quyết định chọn đề tài: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại HTXTM và DV Thuận Thành” . 2. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại HTXTM và DV Thuận Thành Huế. Đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại HTX TM và DV Thuận Thành Huế 3.2. Phạm vi nghiên cứu Không gian: Phòng kế toán HTXTM và DV Thuận Thành Huế địa chỉ tại 92 Đinh Tiên Hoàng Huế. Thời gian: đánh giá tình hình chung của đơn vị năm 2008, 2009, đánh giá tình hình nghiên cứu tháng 03/2010. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu Nhằm tìm hiểu các khái niệm, nguyên tắc, quan điểm, vai trò, chức năng nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phương pháp quan sát Nhằm tìm hiểu tình hình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại HTXTM và DV Thuận Thành Huế với mục đích có cái nhìn khách quan, chính xác. Phương pháp thu thập, so sánh, phân tích số liệu Bằng cách hỏi các anh chị trong phòng kế toán, ghi chép các số liệu trên cơ sở sổ sách kế toán tại công ty. Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm Tiền lương: là một biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán theo kết quả cuối cùng. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: là một trong những vấn đề có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán tại Doanh nghiệp. Bởi vì, ngoài việc xây dựng cho mình một chế độ tiền lương đúng quy định, tiết kiệm chi phí, các Doanh nghiệp còn phải chú trọng đến tính hợp lý tương đối của tiền lương đứng trên góc độ người lao động, nhằm thu hút lao động có trình độ tay nghề, đồng thời khuyến khích người lao động tích cực sản xuất, nâng cao năng suất và chất lượng lao động, đảm bảo tái sản xuất chất lượng lao động. Các khoản trích theo lương hiện nay gồm: Bảo chiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế (BHYT) và kinh phí Công đoàn. Trong đó, Bảo hiểm xã hội là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng bảo hiểm xã hội trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn giao thông, hưu trí trí mất sức. BHYT là quỹ dùng để đài thọ người lao động có tham gia đóng bảo hiểm y tế trong các trường hợp khám, chữa bệnh. Kinh phí Công đoàn là quỹ để dùng tài trợ cho hoạt động của Công đoàn 1.1.2.Nguyên tắc và quan điểm tỗ chức tiền lương * Nguyên tắc Tiền lương là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất đối với người lao động. Vì lẽ đó, công tác tổ chức tiền lương trong Doanh nghiệp phải quán triệt nguyên tắc phân phối lao động. Theo nguyên tắc này nhiệm vụ chủ yếu của công tác tổ chức tiền lương trong Doanh nghiệp là phải đảm bảo tiền lương bằng nhau đối với các loại lao động cụ thể giống nhau. Để giải quyết nhiệm vụ này, một giải pháp xác định số lượng và chất lượng lao động của từng lao động trên từng loại công việc, mặt khác phải quy định hợp lý tiền lương giữa các vùng khác nhau của Đất nước. Căn cứ vào mức độ phức tạp, trình độ lành nghề, điều kiện lao động và ý nghĩa quan trọng của ngành trong nền kinh tế quốc dân. * Quan điểm Để xây dựng chính sách tiền lương nói chung và tổ chức công tác tiền lương trong Doanh nghiệp nói riêng đòi hỏi phải đưa vào những quan điểm chủ yếu sau: Quan điểm con người: Theo quan điểm này, trước hết phải xem con người là vốn quý nhất, là nguồn lực số một trong tất cả mọi nguồn lực tạo nên của cải xã hội. Công tác tổ chức tiền lương theo quan điểm vì con người trước hết cần phải định hướng vì sự đãi ngộ vật chất vào việc làm phong phú đời sống vật chất tinh thần cho người lao động. Vận dụng quan điểm này cần phải xuất phát từ hướng suy nghĩ tiền lương thực tế, nhất thiết phải thật sự đảm bảo cho người ăn lương sống chủ yếu bằng tiền này, để họ tái sản xuất được sức lao động phù hợp với trình độ khả năng phát triển của nền kinh tế. Quan điểm thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật: Trong thời đại ngày nay, để thúc đẩy sản xuất phát triển đảm bảo thế đứng vững chắc cho Doanh nghiệp trên thương trường cạnh tranh có ý nghĩa quyết định về lĩnh vực phát triển ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất để nhanh chóng đưa ra thị trường những sản phẩm mới có chất lượng cao đáp ứng kịp thời cho người tiêu dùng. Vì vậy, việc sử dụng tiền lương làm đòn bẩy để thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật, phải được xem là một trong những quan điểm chủ yếu đối với công tác tổ chức tiền lương. Vận dụng quan điểm nói trên, công tác tổ chức tiền lương trong Doanh ngiệp phải được quán triệt cụ thể bằng hình thức tăng lương, nâng bậc đối với người lao động có đóng góp trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật như phát minh, sáng chế, cải tiến kỹ thuật, đổi mới phương pháp sản xuất. Quan điểm tiền tệ hóa tiền lương: Trong nền sản xuất hàng hóa vận hành theo cơ chế Thị trường, mọi nhu cầu tiêu dùng của người lao động đều có thể thỏa mãn thông qua lao động bằng tiền lương. Để tránh sự thiệt thòi cho người lao động và để họ có thể chủ động trong kế hoạch chi tiêu của bản thân cũng như gia đình. Mọi thành quả trong tháng của người lao động nên thanh toán bằng tiền. Điều này đơn giản hóa trong khâu tổ chức tiền lương lại vừa phù hợp với tâm lý của người lao động. Vì vậy, tiền tệ hóa tiền lương phải xem là một trong những quan điểm chủ yếu của công tác tiền lương ở trong Doanh nghiệp. 1.1.3. Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kế toán tiền lương Lao động là hoạt động của con người nhằm tạo ra của cải vật chất và giá trị tinh thần cho xã hội. Lao động có năng suất, chất lượng và hiệu quả là nhân tố quyết định của đất nước. Bên cạnh đó, tiền lương là yếu tố hỗ trợ không kém phần quyết định. Bởi vì nó chính là lợi ích thiết thực ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người lao động, đồng thời nó là nhân tố kích thích người lao động làm việc tích cực hơn, hiệu quả hơn và trách nhiệm hơn Tiền lương thể hiện sức lao động bỏ ra nó chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất của Doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản trị Doanh nghiệp cần phải quan tâm đến yếu tố quan trọng này để làm sao vận dụng một cách hợp lý để tăng năng suất lao động, tăng số lượng, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đảm bảo quyền lợi cho người lao động đúng với quy định của pháp luật. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương: Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, thúc đẩy kịp thời về số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động, tính toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản đó cho người lao động. Tính toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội và chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong Doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội đúng chế độ. Lập báo cáo về lao động tiền lương Phân tích tình hình quản lý lao động, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động 1.1.4. Nguyên tắc thanh toán lương Thực hiện phân phối theo lao động, tiền lương phụ thuộc vào kết quả cuối cùng của từng người, từng bộ phận. Những người thực hiện các công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, tay nghề giỏi, đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất thì được trả lương cao. Không chấp nhận phân phối bình quân, hệ số giản cách do Doanh nghiệp lựa chọn, quyết định. Thanh toán lương đối với người làm nhiệm vụ quản lý gián tiếp lương được thanh toán theo ngày công hiệu quả công việc. Đối với lao động trực tiếp sản xuất, lương khoán theo sản phẩm hàng hóa, một số người có thể hưởng lương khoán theo khối lượng công việc được giao. Người lao động nghỉ ốm, thai sản, tai nạn giao thông được thanh toán lương BHXH (phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ). Những người nghỉ theo quy định của luật lao động (như ngày lễ Tết, phép năm, cưới hỏi, tang lễ) được thanh toán lương. Mỗi người lao động trong công ty được nghỉ việc riêng hưởng lương 03 ngày trong một năm, những ngày nghỉ ngoài quy định trên không thanh toán lương. 1.1.5. Kế toán tiền lương Cán bộ công nhân viên quản lý doanh nghiệp là những người lao động thực hiện chức năng quản lý sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, nhiệm vụ của họ là tổ chức, chỉ đạo, điều phối phục vụ các nguồn lực trước, trong và sau khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Cán bộ công nhân viên trong Doanh nghiệp ngoài tiền lương, tiền lương phụ còn có thể được hưởng các khoản tiền lương thưởng, tiền trợ cấp bảo hiểm xã hội. Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động được thực hiện tập trung tại Phòng kế toán của Doanh nghiệp. Đối với các Doanh nghiệp lớn, công việc này có thể giao cho các nhân viên hạch toán phân xưởng hoặc bộ phận kế toán ở các đơn vị phụ thuộc đảm trách dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Doanh nghiệp. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho người lao động là tính theo tháng trên cơ sở các chứng từ hạch toán thời gian, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan như bản chấm công, phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, biên bản ngừng việc…tất cả các chứng từ trên phải được lập theo đúng chế độ và kế hoạch và kế toán phải kiểm tra trước khi tính các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên sau khi kiểm tra các chứng từ có liên quan kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính các khoản trợ cấp phải trả cho công nhân viên theo hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại Doanh nghiệp và lập bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. * Chứng từ sử dụng Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương và là căn cứ để thống kê tình hình lao động tiền lương. Bảng này được lập hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công. Sau khi lập xong bảng thanh toán tiền lương được chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ để lập phiếu chi và phát lương. Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người hoạt động làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người và ghi sổ kế toán. Bảng này dùng chủ yếu trong các trường hợp thưởng đột xuất. Bảng này được lập cho từng bộ phận và phải có chữ ký của kế toán thanh toán và kế toán trưởng. Bảng thanh toán BHXH là căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động, lập quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên. Tùy thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng, ban, bộ phận… hoặc cho toàn đơn vị. Sau khi lập xong, bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng đơn vị duyệt. * Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng : tài khoản 334 - phải trả cho công nhân viên. * Bên nợ: Các khoản phải trả cho nhân viên, các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã trả, đã chi, đã ứng cho công nhân viên,. Các khoản khấu trừ vào lương tiền của công nhân viên. * Bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả cho công nhân viên và lao động thuê ngoài. Tài khoản 334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất cá biệt. Số dư Nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho nhân viên. Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 02 nội dung thanh toán lương và thanh toán các khoản khác. Trình tự kế toán: Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ tính lương, tính thưởng kế toán lập bảng phân bổ tiền lương, tiền thưởng theo lương và chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tượng tập hợp chi phí. * Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 214 - xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 622 - chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623 - chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627 - chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 - chi phí bán hàng Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334 - phải trả công nhân viên. * Tính tiền thưởng trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 431 - quỹ khen thưởng phúc lợi Có TK 334 - phải trả công nhân viên * Tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn…) phải trả công nhân viên, ghi: Nợ TK 338 - phải trả, phải nộp khác Có TK334 - phải trả công nhân viên * Các khoản được khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên như tiền tạm ứng, bảo hiểm y tế , BHXH, thu tiền bồi thương theo Quyết định xử lý…, ghi: Nợ TK 334 - phải trả công nhân viên Có TK 141 - tạm ứng. * Tính tiền thuế thu nhập của công nhân viên, người lao động phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 334 - phải trả công nhân viên Có TK 334 - thuế và các khoản nộp Nhà nước * Khi ứng hoặc trả các khoản phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 334 - phải trả công nhân viên Có TK 111 - tiền mặt. Có TK 112 - tiền gửi Ngân hàng. - Trường hợp trả lương cho công nhân viên bằng hàng hóa sản phẩm: * Đối với sản phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa thuế, ghi: Nợ TK334 - phải trả công nhân viên Có TK3331 - thuế GTGT phải nộp. Có TK 512 - doanh thu bán hàng nội bộ. * Đối với sản phẩm chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá thanh toán, ghi: Nợ TK 334 - phải trả công nhân viên Có TK 512 - doanh thu bán hàng nội bộ. - Chi phí tiền ăn ca phải chi cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642 Có TK 334 - phải trả công nhân viên. - Khi chi tiền ăn ca cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 334 - phải trả công nhân viên Có TK 111,112. Kế toán áp dụng : TK 335 - chi phí phải trả * Bên nợ: + Các chi phí thực tế phát sinh thuộc chi phí phải trả + Chênh lệch chi phái phải trả lớn hơn số chi phí thực tế phát sinh được ghi giảm chi phí. * Bên có: Chi phí phải trả dự tính trước đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. * Số dư bên có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. Trình tự kế toán: * Trích trước vào chi phí tính lương nghỉ phép phải trả trong năm cho công nhân sản xuất. Nợ TK 335 - chi phí phải trả Có TK 334 - phải trả công nhân viên. Cuối năm, nếu tổng tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất lớn hơn tổng số tiền lương nghỉ phép đã tính trước vào chi phí trong năm thì khoản chênh lệch này được tính bổ sung vào chi phí. Ngược lại, nếu tổng tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh nhỏ hơn so với số đã tính trước vào chi phí thì phải điều chỉnh giảm chi phí bằng cách ghi: Nợ TK 335 - chi phí phải trả Có TK 622 - chi phí nhân công trực tiếp. Sơ đồ 01: Sơ đồ hạch toán tiền lương phải trả công nhân viên. TK 112 TK111 TK 334 TK 622 Trả lương cho Tiền lương phải trả cho CN viên nhân viên sản xuất TK623, 627 TK138, 338 Tiền lương phải trả CNV Các khoản khấu trừ vào lương sử dụng máy thi công, NV phân xưởng TK 641 TK 333 Tiền lương phải trả Thuế thu nhập phải nộp nhân viên bán hàng TK 642 Tiền lương phải trả NV quản lý DN TK 512 TK 335 TK 622 Trả lương cho CNV bằng Tiền lương nghỉ Trích tiền lương phép trả CNSX nghỉ phép CNSX sản phẩm TK 338 TK 3331 Tiền lương phải trả CNV từ quỹ BHXH Thuế GTGT TK 241 Tiền lương phải trả CN XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ Sơ đồ 02: Sơ đồ hạch toán chi phí phải trả TK334 TK335 TK622 Tiền lương nghỉ phép thực tế Trích trước tiền lương nghỉ phải trả cho công nhân sản xuất phép của công nhân sản xuất 1.1.6. Kế toán các khoản trích theo lương * Khái niệm Bảo hiểm xã hội : là loại hình bảo hiểm do Nhà nước tổ chức, quản lý nhằm đảm bảo vật chất góp phần ổn định đời sống cho những người tham gia BHXH bị ốm đau, thai sản, suy giảm khả năng lao động, hết tuổi lao động hoặc chết. Người sử dụng lao động là người lao động phải đóng góp BHXH để thực hiện các chế độ lao động, người lao động có BHXH được cơ quan BHXH cấp sổ BHXH, có quyền được hưởng các chế độ BHXH sau: + Chế độ trợ cấp ốm đau. + Chế độ trợ cấp thai sản. + Chế độ trợ cấp tai nạn giao thông. + Chế độ trợ cấp tử tuất. Mức đóng và trách nhiệm BHXH: người sử dụng lao động đóng 6 % tiền lương và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Bảo hiểm y tế: là loại hình bảo hiểm do nhà nước tổ chức, quản lý nhằm huy động đóng góp của cá nhân, tập thể và cộng đồng xã hội để tăng cường chất lượng trong công tác khám bệnh chữa bệnh. Bảo hiểm y tế gồm: + Bảo hiểm tự nguyện. + Bảo hiểm học sinh, sinh viên (từ 6 tuổi trở lên). + Bảo hiểm y tế nhân đạo. Đối với Doanh nghiệp quốc doanh, các tổ chức, văn phòng đại diện của nước ngoài: mức đóng BHYT bằng 3 % tổng thu nhập của người lao động, trong đó DN có trách nhiệm đóng 2/3 (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh) và người lao động đóng 1/3. Cơ quan quản lý BHXH có trách nhiệm đóng góp BHYT cho người nghỉ hưu và mất sức lao động, mức đóng góp là 1 % lương hưu. Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động qua mạng lưới BHYT nên các DN phải nộp toàn bộ 3%. Kinh phí công đoàn: được hình thành bằng cách tính tỷ lệ 2 % trên tổng tiền lương phải trả cho người lao động và được tính hết vào chi phí kinh doanh. Thông thường DN phải nộp 1 % cho Công đoàn cấp trên, phần còn lại để chi tiêu hoạt động cho Công đoàn cơ sở. * Nguyên tắc hoạch toán TK 338 - phải trả, phải nộp khác Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các TK khác (từ TK 331 đến TK 336). Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán doanh thu nhận trước về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng. Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau: