Khóa luận Một số giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang

LỜI NÓI ĐẦU Tiêu thụ sản phẩm là một trong sáu chức năng hoạt động cơ bản của doanh nghiệp: tiêu thụ, sản xuất, hậu cần kinh doanh, tài chính, kế toán và quản trị doanh nghiệp. Mặc dù sản xuất là chức năng trực tiếp tạo ra sản phẩm song tiêu thụ lại đóng vai trò là điều kiện tiền đề không thể thiếu để sản xuất có hiệu quả. Quản trị kinh doanh truyền thống quan niệm tiêu thụ là hoạt động đi sau sản xuất, chỉ được thực hiện khi đã sản xuất được sản phẩm. Trong cơ chế thị trường, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuỳ thuộc vào khả năng tiêu thụ, nhịp độ tiêu thụ qui định nhịp độ sản xuất, thị hiếu của người tiêu dùng về sản phẩm qui định chất lượng của sản xuất. Người sản xuất chỉ có thể phải bán cái mà thị trường cần chứ không thể bán cái mà mình có. Vì vậy, quản trị kinh doanh hiện đại quan niệm một số nội dung hoạt động tiêu thụ đứng ở vị trí trước hoạt động sản xuất và tác động mạnh mẽ có tính chất quyết định đến hoạt động sản xuất. Công ty Xăng dầu Hà Giang là một doanh nghiệp nhà nước với hình thức hoạt động chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu. Trải qua 37 năm hoạt động ở cả hai cơ chế: (cơ chế kế hoạch hoá, tập trung, bao cấp và cơ chế thị trường) Công ty Xăng dầu Hà Giang đã từng bước vươn lên để khẳng định mình, gây được chữ tín đối với khách hàng trong và ngoài tỉnh nhờ chất lượng phục vụ và chất lượng nhiên liệu đạt tiêu chuẩn, Công ty đã không ngừng lớn mạnh cùng với sự phát triển nhiều mặt của đất nước. Tuy nhiên một bộ phận trong cán bộ quản lý và người trực tiếp sản xuất chậm thay đổi được tư duy còn mang nặng cung cách làm việc thời kỳ bao cấp: thụ động, máy móc, không khoa học do đó đã ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ xăng dầu chung toàn Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty Xăng dầu Hà Giang kết hợp với kiến thức đã lĩnh hội được ở trường, ở các Thầy Cô, là một sinh viên khoa Quản trị kinh doanh với hy vọng đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào sự phát triển chung và hoàn thiện các hoạt động tiêu thụ nói riêng của Công ty Xăng dầu Hà Giang, em mạnh dạn nghiên cứu và viết đề tài: "Một số giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang" làm khoá luận tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm 03 chương: Chương I: Giới thiệu khái quát về Công ty Xăng dầu Hà Giang Chương II: Thực trạng công tác tổ chức tiêu thụ ở Công ty Xăng dầu Hà Giang Chương III: Một số giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt động tiêu thụ ở Công ty Xăng dầu Hà Giang. Do thời gian thực tập tại doanh nghiệp còn ít, trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế và lần đầu tiên nghiên cứu viết một vấn đề khá mới mẻ, nên khoá luận của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến quí báu bổ xung đóng góp của các Thầy cô, cùng toàn thể bạn đọc để khoá luận của em được hoàn chỉnh và có ý nghĩa thực tiễn hơn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các đồng chí lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Công ty Xăng dầu - Hà Giang, các Thầy Cô trường Đại học Kinh tế Quốc dân đặc biệt là Thầy giáo, Tiến sỹ Nguyễn Ngọc Huyền đã nhiệt tình hướng dẫn, truyền thụ kiến thức và giúp đỡ phương pháp để em sớm hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Giang, ngày 10 tháng 06 năm 2004 Sinh viên PHẠM VĂN THUỶ CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Xăng dầu - Hà Giang 1. Lịch sử hình thành công ty Công ty Xăng dầu Hà Giang là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Tiền thân vốn là Chi cục Vật tư Hà Giang trực thuộc Tổng cục Vật tư, thành lập theo Quyết định số 1213/QĐ/TCVT ngày 01/12/1967. Trụ sở Công ty đặt tại Tổ 01 Phường Nguyễn Trãi - Thị xã Hà Giang - Tỉnh Hà Giang. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là các mặt hàng: Xăng, dầu, sản phẩm hoá dầu, thiết bị phụ tùng ô tô, than chất đốt, kim khí. Khi mới thành lập Chi cục Vật tư Hà Giang (nay là Công ty Xăng dầu Hà Giang) có qui mô nhỏ bé, máy móc thiết bị lạc hậu. Tổng vốn kinh doanh có 792.000 đồng, lao động có 65 người, Uỷ ban nhân dân tỉnh ra quyết định bổ nhiệm ông Đinh Phúc Thảnh giữ chức vụ Giám đốc Công ty. Điện thoại: 019866435 - 019767120 - 019867122 - 019867654. Số FAX: 019867047. Tài khoản: 431101000029 tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Giang. Mã số thuế: 5100100046 - 1. 2. Quá trình phát triển của Công ty Trải qua 37 năm hoạt động kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cũng có những thay đổi song không lớn, nhưng về pháp lý cũng như về qui mô và hiệu quả hoạt động kinh doanh Công ty có những thay đổi rất cơ bản: Năm 1970 đổi tên thành Công ty Vật tư Hà Giang trực thuộc Bộ Vật tư (nay là Bộ Thương mại). Chức năng, nhiệm vụ không có gì thay đổi, qui mô vốn và lao động đã được tăng lên, vốn kinh doanh 1.216.000 đồng với 71 lao động. Năm 1976 theo quyết định của Chính phủ, tỉnh Hà Giang và tỉnh Tuyên Quang sáp nhập thành tỉnh Hà Tuyên. Do đó Công ty Vật tư Hà Giang và Công ty Vật tư Tuyên Quang được hợp nhất thành Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tuyên trực thuộc Bộ Vật tư (nay là Bộ Thương mại). Thời điểm này trụ sở chính đặt tại phường Minh Xuân - Thị xã Tuyên Quang - Hà Tuyên. Qui mô vốn và lao động tăng nên đáng kể, vốn kinh doanh nâng từ 792.000 đồng lên 9.823.000 đ tăng 1.240%, lao động tăng từ 65 người lên 97 người tăng 49% so với năm 1967. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu chỉ có xăng, dầu, sắt, thép, than chất đốt. Doanh thu, lợi nhuận thấp, thu nhập của người lao động không bù đắp hao phí sức lao động. Năm 1991 theo quyết định của Chính phủ, tỉnh Hà Tuyên lại được chia tách thành 2 tỉnh: Tuyên Quang và Hà Giang. Do đó Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tuyên đã thành lập một chi nhánh kinh doanh Vật tư tổng hợp đặt tại Thị xã Hà Giang theo Quyết định số 139/QĐ - CTVTTH ngày 10/11/1991. Sau chia tách vốn của Công ty có 2.192.120.000 đồng, lao động giảm đáng kể, đến ngày 01/01/1991 Công ty có 35 cán bộ và công nhân. Tháng 10/1994 Chi nhánh kinh doanh Vật tư tổng hợp Hà Giang có quyết định chuyển thành Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang. Đồng thời Bộ Thương mại đã bàn giao chức năng quản lý sang Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang. Tháng 01/1995 Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang ra Quyết định số 04/QĐ - UB ngày 03/01/1995 V/v thành lập doanh nghiệp nhà nước lấy tên là Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang. Qui mô vốn và lao động tăng đáng kể, vốn kinh doanh có 3.568.720.000 đồng, lao động có 53 người. Cùng với sự thay đổi về qui mô, chức năng, nhiệm vụ của Công ty cũng có những thay đổi cho phù hợp với cơ chế và tình hình mới, Mặt hàng kinh doanh thu hẹp chỉ còn Xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, gas và các phụ kiện bếp gas, kinh doanh không phụ thuộc vào chỉ tiêu pháp lệnh, từng bước chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường. Ngày 17/ 8/1995 Bộ Thương mại ra Quyết định số 690/TM - TCCB chuyển Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang về trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Ngày 01/9/2000 Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã ra quyết định số 987/XD - QĐ đổi tên Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang thành Công ty Xăng dầu Hà Giang. Mặt hàng kinh doanh không có thay đổi song Công ty đã chuyển hẳn sang kinh doanh theo cơ chế thị trường, tự chủ trong hoạt động kinh doanh. Địa điểm trụ sở tại Tổ 1 Phường Nguyễn Trãi - Thị xã Hà Giang - Tỉnh Hà Giang. Hiện nay tính đến 31/12/2003: Tổng số lao động có 79 người tăng 21%, so với năm 1967, tổng giá trị tài sản của công ty có 16.404.373.405 đồng. Trong đó : Tài sản lưu động 7.939.966.419đ. Tài sản cố định 8.464.406.986. Mặc dù thành lập từ khá sớm song có thể nói từ năm 1967 đến năm 1986 do công ty Vật tư tổng hợp hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá, tập trung, bao cấp, mặt khác điều kiện kinh tế Hà Giang chậm phát triển, cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, một thời gian dài lại trải qua cuộc chiến tranh biên giới nên thị trường rất nhỏ hẹp, nhu cầu và sức mua thấp, phương tiện bán hàng bằng thủ công (đong trực tiếp bằng ca, gáo..). do đó trong thời gian này Công ty chỉ hoạt động theo chỉ tiêu pháp lệnh kém hiệu quả, doanh thu thấp. Từ năm 1987 đến năm 1996 Công ty tiếp cận và nghiên cứu vận dụng cơ chế quản lý mới của Đảng, cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, Hà Giang tập trung phát triển cơ sở hạ tầng, nhiều doanh nghiệp được thành lập và hoạt động do đó thị trường được từng bước mở rộng, nhu cầu và sức mua tăng mạnh. Để đáp ứng yêu cầu đó Công ty xăng dầu ngày càng được đầu tư vốn, lao động và cải tiến phương thức kinh doanh. Tuy nhiên trong thời kỳ này thiết bị kỹ thuật chưa được trang bị, mạng lưới kinh doanh chưa mở rộng, toàn Công ty có 04 cây xăng dầu, các chính sách bán hàng chưa được trú trọng. Doanh thu, lợi nhuận, nghĩa vụ nộp ngân sách và thu nhập của người lao động có tăng nhưng không đáng kể. Từ năm 1997 đến nay trước sức ép của khoa học kỹ thuật và các đối thủ cạnh tranh, đòi hỏi khách quan của thị trường, Công ty Xăng dầu Hà Giang đã có những thay đổi rất căn bản; Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật như nhà làm việc, kho tàng, các cửa hàng xăng dầu, mua sắm và trang bị máy móc thiết bị hiện đại, tuyển dụng và đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và nhân viên toàn công ty do đó kinh doanh ngày càng có hiệu quả. Vốn, doanh thu, lợi nhuận, nghĩa vụ ngân sách, thu nhập của cán bộ, công nhân viên ngày càng gia tăng, đáp ứng kịp nhu cầu ở địa phương. Với khả năng kinh doanh tốt, nguồn lực lao động dồi dào, thiết bị công nghệ hiện đại Công ty xăng dầu Hà Giang đã đạt nhiều thành tích lớn được Nhà nước và ngành tặng thưởng nhiều huân, huy chương và cờ luôn lưu. Công ty hiện nay đang đứng vững và tiếp tục vươn lên trong cơ chế thị trường. 3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Công ty Xăng dầu Hà Giang là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam được hạch toán độc lập, hàng năm Tổng Công ty áp dụng chính sách giá cứng đối với các Công ty Xăng dầu trực thuộc Tổng Công ty từ Huế trở ra, còn đối với các tỉnh phía nam trực thuộc Tổng Công ty được áp dụng chính sách giá giao và nguồn hàng do Tổng Công ty đảm nhận. Căn cứ điều kiện thực tế ở địa phương Tổng công ty ra quyết định và ban hành qui định chức năng nhiệm vụ của Công ty Xăng dầu Hà Giang: - Tổ chức kinh doanh các sản phẩm dầu mỏ, gas hoá lỏng, bếp gas và phụ kiện bếp gas, kim khí, phụ tùng, xăm lốp bình điện, khai thác bảo hiểm ô tô xe máy. Đây là một tỉnh có địa bàn rộng, đi lại khó khăn nhưng mặt hàng của đơn vị đang kinh doanh là những mặt hàng chiến lược và mũi nhọn để phục vụ đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và phát triển nền kinh tế địa phương. - Căn cứ vào nhu cầu thị trường và sự chỉ đạo của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, kế hoạch hoạt động của Công ty để xây dựng kế hoạch và tổ chức ký các hợp đồng mua bán hàng hoá nhằm thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh đề ra. - Thực hiện kế hoạch Tổng Công ty giao nhằm quản lý, khai thác và sử dụng hợp lý lao động, tài sản, vật tư, tiền vốn, đảm bảo hiệu quả cao trong kinh doanh. Chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ ngân sách cho Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn. - Nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ, chính sách và pháp luật của Nhà nước, thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế ký kết với bạn hàng. - Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật để tăng năng lực và mạng lưới kinh doanh, nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả bảo vệ môi trường. - Được quyền tuyển dụng lao động, đào tạo, bồi dưỡng từng bước nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên đáp ứng được nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ về tiền lương, phân phối sử dụng lợi nhuận, tham gia bảo hiểm xã hội và an toàn lao động đối với công nhân viên chức. Tận dụng máy móc thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật và lực lượng lao động sản xuất phụ và dịch vụ tạo thêm công ăn việc làm đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên. - Quản trị và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo quy chế hiện hành của Nhà nước và Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. II. Cơ cấu tổ chức 1. Cơ cấu sản xuất - Hiện nay Công ty có 11 cửa hàng, các cửa hàng có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ tổ chức các hoạt động nhập, quản lý, tiêu thụ xăng dầu, vật tư và các sản phẩm hoá dầu; tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin hai chiều giữa khách hàng và Công ty về nhu cầu, tâm lý tiêu dùng, khai thác khách hàng, tác phong văn minh phục vụ; trực tiếp thực hiện chính sách bán hàng như niêm yết giá, hoạt động quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá, trả chậm. - Đội xe có trách nhiệm vận chuyển xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, vật tư từ kho đến các cửa hàng, các cơ sở đại lý và cơ sở bán buôn theo kế hoạch của công ty hoặc theo nhu cầu đột xuất của các cửa hàng. SƠ ĐỒ 01: MÔ HÌNH VẬN ĐỘNG HÀNG HOÁ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG (QUI TRÌNH LƯU THÔNG) CÔNG TY KHO Các cửa hàng Công ty Các cửa hàng đại lý Người tiêu dùng Người tiêu dùng Đội xe vận chuyển Đội xe vận chuyển 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, Công ty Xăng dầu Hà Giang được tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tôn trọng pháp luật, thực hiện chế độ thủ trưởng quản lý, điều hành kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Bộ máy tổ chức quản trị của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty là: Giám đốc điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng công ty, các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc đồng thời được phân công phụ trách một số công việc chuyên môn nhất định. 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban giám đốc 2.1.1. Giám đốc Công ty - Giám đốc Công ty được Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam uỷ nhiệm tổ chức chỉ đạo, điều hành về mọi hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trưởng, là người lãnh đạo cao nhất đại diện cho mọi nghĩa vụ và quyền lợi của tập thể CBCNV Công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Nhà nước và Tổng Công ty về mọi mặt hoạt động của Công ty Xăng dầu Hà Giang. - Trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán, bảo toàn và phát triển nguồn vốn, quyết định các phương thức phân phối tiền lương tiền thưởng, các khoản chi phí của Công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, quyết định những vấn đề thuộc về nhân sự như: Tuyển dụng, đào tạo, điều động, khen thưởng, thanh tra kỷ luật. - Quyết định phương thức, quy mô, cơ chế kinh doanh, phương án định giá (Giá bán hàng hoá, giá cước vận chuyển, hoa hồng cho đại lý. Quyết định mục tiêu qui mô, hình thức đầu tư công nghệ, xây dựng cơ bản, phát triển kỹ thuật. 2.1.2. Phó giám đốc thứ nhất Thực hiện chức năng giúp việc cho Giám đốc, thường trực điều hành giải quyết các công việc chuyên môn của Công ty khi được Giám đốc uỷ quyền. - Trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về công tác kinh doanh, bao gồm từ công tác vận chuyển hàng hoá, đảm bảo nguồn hàng, tiêu thụ, kiểm kê, tiếp thị, quảng cáo, báo cáo thống kê, bảo toàn và phát triển nguồn vốn. - Phụ trách công tác hành chính, thanh tra, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, ngoại giao, từ thiện. 2.1.3. Phó giám đốc thứ hai Trực tiếp phụ trách công tác quản lý kỹ thuật, đo lường chất lượng, hao hụt hàng hoá, các trang thiết bị công nghệ nhập, xuất, kho tàng, bồn bể chứa. - Phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản, thay thế thiết bị, xây dựng định mức kinh tế, định mức chi phí cửa hàng. Theo dõi, quản lý hoạt động của tổ bảo hiểm. 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng ban 2.2.1. Phòng Tổ chức hành chính Biên chế có 6 nhân viên gồm 01 trưởng phòng và 05 cán bộ, Chức năng, nhiệm vụ được qui định tại quyết định số 174/XDHG- QĐ và bản qui định tạm thời về việc phân công chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Công ty: - Tổ chức nghiên cứu quán triệt và hướng dẫn thực hiện các văn bản qui định của Nhà nước và Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, nhằm đảm bảo mọi chế dộ chính sách cho người lao động. - Nghiên cứu xây dựng và lựa chọn mô hình tổ chức lao động, chủ động lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng lao động, quản lý và bố trí phân công lao động hợp lý, sử dụng cán bộ đúng năng lực chuyên môn. sao cho phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh. - Xây dựng kế hoạch định mức khoán tiền lương, tiền thưởng, lựa chọn phương thức trả lương, xét nâng lương, nâng bậc, thực hiện phân phối thu nhập cho người lao động và công tác chính sách xã hội như BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường. - Tổ chức thực hiện công tác huấn luyện quân sự, thanh tra bảo vệ, thi đua khen thưởng và kỷ luật, giải quyết các đơn thư khiếu nại, - Tổ chức công tác hành chính quản trị, hậu cần, mua sắm trang thiết bị văn phòng, tổ chức bố trí nơi làm việc, điện nước sinh hoạt, văn thư đánh máy, điều hành phương tiện đưa đón cán bộ đi công tác. 2.2.2. Phòng kinh doanh Biên chế hiện có 03 nhân viên gồm 01 trưởng phòng và 02 cán bộ. Chức năng, nhiệm vụ được thể hiện: - Điều tra nghiên cứu tình hình nhu cầu sử dụng vật tư trên thị trường, trên cơ sở đó nghiên cứu xây dựng chiến lược, sách lược, mục tiêu kế hoạch kinh doanh, chính sách mặt hàng, giá cả, tiếp thị, quảng cáo, xúc tiến bán hàng, cơ chế hoạt động của các cửa hàng trong từng thời kỳ trình Giám đốc duyệt nhằm đạt kết quả cao. - Tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư hàng hoá, chủ động ký hoặc trình Giám đốc ký các hợp đồng tiêu thụ, vận chuyển, đảm bảo nguồn hàng cho việc kinh doanh từ các kho đầu mối, kho trung tâm đến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ trên địa bàn của tỉnh. Phân công phân cấp giao quyền chủ động cho các cửa hàng hoặc trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh ở các cửa hàng, quầy hàng và kho trung tâm. - Theo dõi khối lượng hàng hoá nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho. Phối hợp với các phòng chức năng thường xuyên kiểm tra chất lượng, số lượng, giá bán hàng hoá của các cửa hàng thuộc Công ty và các cửa hàng đại lý. - Kiểm tra hướng dẫn việc lập hoá đơn, biên bản xác nhận khối lượng hàng hoá, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ, đối chiếu, quyết toán hao hụt xăng dầu theo định mức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo qui định của Nhà nước và Tổng công ty. 2.2.3. Phòng kế toán tài chính Biên chế có 05 nhân viên gồm 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và 03 cán bộ. Chức năng, nhiệm vụ thể hiện: - Thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi phản ánh tình hình hoạt các nguồn vốn, tài sản, hàng hoá do Công ty quản lý và điều hành các mặt công tác nghiệp vụ kế toán tài chính. - Huy động, điều hành, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh và xây dựng cơ bản. Quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh,… - Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn, xây dựng các định mức chi phí phù hợp với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh. - Lập và phân tích các báo cáo tài chính, lưu trữ hoá đơn, chứng từ theo đúng chế độ qui định của Nhà nước và của ngành ban hành. Cung cấp thông tin cần thiết về tài chính nhằm tham mưu cho lãnh đạo Công ty kịp thời chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. 2.2.4. Phòng Quản lý kỹ thuật Biên chế có 04 nhân viên gồm 01 trưởng phòng và 03 cán bộ. Chức năng, nhiệm vụ thể hiện: - Nghiên cứu các văn bản của Nhà nước và Tổng công ty để ban hành các tiêu chuẩn, qui trình, qui phạm thuộc lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý chất lượng, hao hụt xăng dầu, định mức kinh tế kỹ thuật, bảo vệ môi trường,…để áp dụng chung toàn Công ty. - Quản lý chất lượng hàng hoá, đảm bảo hàng hoá đúng phẩm chất, chất lượng. Thường xuyên kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hoá ở tất cả các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của các cửa hàng thuộc Công ty và cửa hàng đại lý. - Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ đo lường, thường xuyên duy tu sửa chữa đảm bảo duy trì chính xác đơn vị đo của hệ thống cân đo nhằm giảm tỷ lệ hao hụt, - Tích cực áp dụng khoa học công nghệ mới nhằm tăng năng xuất lao động. Quản lý hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản từ khâu lập dự toán, theo dõi thi công, nghiệm thu quyết toán công trình đưa vào sử dụng. 3. Một số kết