Khóa luận Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp

CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN “NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010” TÊN CÔNG TRÌNH: THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ----------------- CÔNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN “NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010” TÊN CÔNG TRÌNH: PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ Họ và tên Nữ Lớp Khóa Khoa Trưởng nhóm: - Trần Thị Thu Hồng X Kế toán 14 32 Kế toán- Kiểm toán Người hướng dẫn: Th.S Bùi Quang Hùng ⌧ Là khóa luận tốt nghiệp. TÓM TẮT ĐỀ TÀI o Lý do chọn đề tài - Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội nhập với kinh tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để điều hành DN. Con người là nhân tố chính dẫn tới thành công trong một dự án ERP. Đây cũng là nơi xảy ra rủi ro nhiều nhất khi quản trị dự án trong nền kinh tế phát triển nhanh. ERP hiện nay đang là một môi trường làm việc và cơ hội thách thức mới ở Việt Nam. - Công tác kế toán trong ERP và kế toán truyền thống Việt Nam có một số điểm khác biệt mà nếu người sử dụng không nắm bắt được thì quá trình triển khai và sử dụng ERP trong Doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, gây ảnh hưởng tới cả một hệ quản trị doanh nghiệp. - Tìm hiểu và giải thích lý do tại sao hầu hết các dự án triển khai ERP ở Việt Nam đều thất bại. Nguyên nhân và các giải pháp. o Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này chính là việc áp giới thiệu chung về ERP, cụ thể là SAP được ứng dụng trong Doanh nghiệp, so sánh kế toán truyền thống và kế toán trong ERP. Từ đó đưa ra được những đề xuất để điều chỉnh công tác kế toán trong doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn. Để làm được điều này, những nhận định đưa ra phải dựa trên: + Hệ thống chuẩn mực kế toán của Việt Nam. + Tài liệu SAP chuẩn + Các cơ sở lý luận đã được nghiên cứu trong quá trình học tập và những kinh nghiệm đã được truyền đạt bởi những chuyên viên SAP lâu năm tại FPT. o Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh, bên cạnh đó cũng kết hợp với một số phương pháp khác như phỏng vấn, thống kê… o Nội dung nghiên cứu Đề tài bao gồm có bốn chương, bên cạnh đó phần đầu chuyên đề là lời mở đầu và kết thúc là lời kết luận: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP - Giới thiệu chung về Hệ thống thông tin kế toán - Giới thiệu chung về ERP CHƯƠNG 2: Thực trạng triển khai và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam - Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam - Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán - Phân tích các nội dung ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán - Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng ERP CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quan đến việc ứng dụng ERP vào trong Doanh nghiệp và hệ thống kế toán - Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP - Liên quan đến hệ thống kế toán - Đối với các đơn vị triển khai ERP - Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP o Đóng góp của đề tài - Thông qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã nêu ra những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, những kiến thức nền tảng về ERP cũng như cập nhật tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và trong nước hiện nay. Nói riêng về phân hệ tài chính kế toán, vì được xây dựng dựa trên những chuẩn mực kế toán và quy tắc kế toán quốc tế nên giữa ERP và kế toán truyền thống của Việt Nam còn một số khác biệt cơ bản trong quá trình hạch toán cũng như quản lý. Những khác biệt này gây khá nhiều khó khăn trong quá trình tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. - Đề tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của các dự án triển khai ERP tại Việt Nam. Bên cạnh đó còn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mới, trên cả 2 phương diện là người triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà triển khai cũng như doanh nghiệp có thể hạn chế và khắc phục một số rủi ro và nguy cơ từ dự án ERP. o Hướng phát triển của đề tài - Tìm ra giải pháp để có thể điều chỉnh phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp. - Đưa ra giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể đối với từng ngành nghề, cấu trúc và quy mô doanh nghiệp. Có thể chỉ sử dụng một số phân hệ cần thiết của ERP vì chi phí cho một phần mềm ERP là không nhỏ. - Liên hệ từ phân hệ kế toán- FI để nghiên cứu và phân tích sự khác biệt trong phân hệ kế toán quản trị CO- Controlling trong ERP và trong kế toán Việt Nam. MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG ERP ................................................................................................................................ 1
1.1
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ............................................................. 1
1.1.1
Khái niệm .................................................................................................... 1
1.1.2
Các thành phần ........................................................................................... 1
1.1.3
Chức năng .................................................................................................. 1
1.1.4
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán ............................................................. 2
1.1.5
Quá trình tổ chức ........................................................................................ 2
1.1.6
Nội dung tổ chức ......................................................................................... 3
1.2
ERP ................................................................................................................ 3
1.2.1 Khái niệm: ........................................................................................................ 3
1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP .............................................................................. 3
1.2.3. Phân loại ......................................................................................................... 5
1.2.4. Các thành phần của ERP ................................................................................ 6
1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN ...................................................................... 7
1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau: ...................................................... 10
1.2.7. Mô hình vận hành của ERP ......................................................................... 19
1.3
Ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán .............................................. 31
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .................................................................................................. 32
2.1
Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam .................................................... 32
2.2
Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp .......................................... 33
2.2.1. Tính linh hoạt của ERP ................................................................................. 35
2.2.2. Cộng tác giới hạn .......................................................................................... 35
2.2.3. Những thử thách ........................................................................................... 36
2.2.4. Giá trị và tỷ suất lợi nhuận đầu tư ................................................................. 36
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN ......................................................................................................................................... 38
3.1
Các phân hệ trong phần tài chính kế toán của một hệ thống ERP: .............. 38
3.1.1
Phân hệ Sổ Cái ......................................................................................... 38
3.1.2
Phân hệ Quản lý Tiền ................................................................................ 38
3.1.3
Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu ...................................................... 38
3.1.4
Tài sản Cố định ......................................................................................... 39
3.1.5
Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận ................................................................ 40
3.1.6
Lập Ngân sách: ......................................................................................... 40
3.1.7 Lập Báo cáo Tài chính ................................................................................... 40
3.1.8
Khả năng Phân tích Tài chính ................................................................... 41
3.1.9
Quản lý Hàng tồn kho ................................................................................ 41
3.1.10
Quản lý sản xuất: ...................................................................................... 44
3.1.11
Quản lý giảm giá và chiết khấu ................................................................. 45
3.1.12
Phân tích/quản lý doanh thu ...................................................................... 46
3.2
Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng ERP: ............................................................................................................... 46
3.2.1
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán ............................................................ 46
3.2.2
Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán ................. 47
3.2.3
Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), không thể quản lý số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống ........................................ 50
3.2.4
Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là được thực hiện trên ERP ........................ 51
3.2.5
Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống. .............................................................. 51
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN ......................................................... 52
4.1
Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP. Tại sao nhiều dự án triển khai ERP thất bại? .......................................................................................................... 52
4.1.1. Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ ................................... 52
4.1.2. Kế hoạch và ngân sách không đúng cách .................................................... 52
4.1.3. Sử dụng công cụ ERP sai ............................................................................. 53
4.1.4. Thiếu đào tạo ................................................................................................ 53
4.1.5. Văn hóa làm việc của Tổ chức ...................................................................... 53
4.2 Liên quan đến hệ thống kế toán .................................................................... 54
4.3
Đối với các đơn vị triển khai ERP ................................................................. 54
4.3.1
Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn. .................. 54
4.3.2
Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên:........................ 54
4.4
Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP ........................................................... 55
4.4.1
Quan trọng nhất là sự phù hợp ................................................................. 55
4.4.2
Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất ........................................... 55
4.4.3
Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt .......... 56
4.4.4
Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh nghiệp thay đổi ........................................................................................................ 56
4.4.5
Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm ....................................................................................................... 56
KẾT LUẬN ............................................................................................................................ 58
1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG ERP 1.1 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) 1.1.1 Khái niệm Là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng. 1.1.2 Các thành phần 1.1.3 Chức năng Thông tin Xử lý • Chứng từ • Tài khoản • Đối tượng quản lý • Quy trình xử lý • Bộ máy xử lý • Phương thức xử lý Thu thập dữ liệu • Báo cáo tài chính • Sổ kế toán • Báo cáo quản trị Lưu trữ Thủ tục kiểm soát 2  Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp  Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài  Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp.  Hoạch định chiến lược kinh doanh  Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán  Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thông tin kế toán  Việc tổ chức HTTTKT phải thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra  Việc tổ chức một HTTTKT không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế toán mà liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp  Là 1 quá trình bao gồm các công việc được thực hiện theo 1 trình tự 1.1.5 Quá trình tổ chức Nhu cầu thay đổi AIS Thiết kế hệ thống Thực hiện hệ thống Vận hành hệ thống Phân tích hệ thống 3 Chu kỳ phát triển của HTTT kế toán 1.1.6 Nội dung tổ chức  Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các yêu cầu, giải pháp phát triển  Thiết kế hệ thống: phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn bản các thành phần của HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích.  Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ thống vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mới  Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng và đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống mới. 1.2 ERP 1.2.1 Khái niệm: ERP – Enterprise Resources Planning là một khái niệm về việc hoạch định tổng thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể là con người, máy móc, trang thiết bị, tài sản, máy móc, các nguồn tài nguyên,… Sự ra đời của khái niệm ERP xuất phát từ mong muốn liên kết thông tin từ các lĩnh vực hoạt động sản xuất, bán hàng, mua hàng, kế toán,… để từ đó lập nên một bức tranh đầy đủ về tình hình hoạt động kinh doanh, sức khỏe tài chính trong một doanh nghiệp, đưa ra những chiến lược hoạt động kinh doanh hiệu quả. 1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP Phần mềm ERP là công cụ cho người dùng quản lý được doanh nghiệp theo hướng ERP. Một phần mềm được gọi là ERP thì phải quản lý được tất cả các chu trình 4 sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tích hợp các mảng hoạt động trong doanh nghiệp phải được thực hiện một cách xuyên suốt, thông tin phải có tính kế thừa, tập trung và qua đó các tài nguyên có thể được quản lý một cách hiệu quả bởi doanh nghiệp. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực 5 hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong DN (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống… 1.2.3. Phân loại o Hiện tại có thể phân loại thành 3 nhóm sản phẩm ERP: 1. High End bao gồm: SAP, Oracle 2. Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact,.. 3. Local thì có rất nhiều nhưng phẩn lớn chỉ là phần mềm kế toán hoặc có hỗ trợ sâu chuỗi dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ o Các nhà cung cấp phần mềm ERP phổ biến (tổng doanh thu cho toàn Công ty): Người bán hàng Doanh thu (tiền tệ) Doanh thu (Triệu $) Năm SAP 9400000000 EUR 12401.4 12.401,4 2006 Các ứng dụng Oracle 14380000000 USD 14380.0 14.380,0 2006 Thông tin thiếu Global Solutions 2,1 tỷ USD 2100.0 2.100,0 2006 Tập đoàn Sage 935.600.000 GBP 1832.0 1.832,0 2006 Microsoft 44300000000 USD 44282.0 44.282,0 2006 Đơn vị 4 Agresso 352.600.000 EUR 465.2 465,2 2005 CDC Software 409.100.000 USD 409.1 409,1 2008 Phần mềm Lawson 390.776.000 USD 390.8 390,8 2006 Epicor 384.100.000 USD 384.1 384,1 2006 Visma 1, 907triệu NOK 305.5 305,5 2005 6 Công nghiệp và Hệ thống tài chính (IFS) 288.000.000 USD 288.0 288,0 2005 Comarch 730.000.000 PLN 253.2 253,2 2009 QAD 225.000.000 USD 225.0 225,0 2006 Tổng công ty Consona 130.000.000 USD 130 130 2007 Giải pháp COA Ltd 50.500.000 GBP 98.47 98,47 2007 NetSuite 67.200.000 USD 67.2 67,2 2006 Phần mềm ABAS 45.000.000 EUR 62.6 62,6 2006 Hệ thống Ramco 2.648 triệu INR 60.1 60,1 2006 SIV.AG 14.200.000 EUR 18.7 18,7 không rõ Một công nghệ 108.800.000 AUD 101 101 2008 Pronto Software 51.100.000 AUD 54.9 54,9 2008 Hệ thống Plex 22.000.000 USD 22 22 2006 1.2.4. Các thành phần của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: • Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v... Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP • Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng) 7 • Quản lý quan hệ khách hàng , cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở rộng)… • Mua hàng • Hàng tồn kho • Quản lý nhân