Khóa luận Phân tích và thiết kế hệ thống quản trị ký túc xá sinh viên

1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Nguyễn Diệp Nam PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ KÝ TÚC XÁ SINH VIÊN KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công nghệ thông tin. Cán bộ hướng dẫn: Ths. Đào Kiến Quốc HÀ NỘI - 2010 2 Tóm tắt khoá luận Khoá luận này có nội dung xây dựng hệ thống thông tin Quản lý Ký túc xá của ĐHQG HN Phần đầu khoá luận nghiên cứu yêu cầu thông tin của Trung tâm hỗ trợ sinh viên của ĐHQG HN mà bài toán quản lý KTX là một nội dung. Do khuôn khổ của một khoá luận tốt nghiệp không thể bao quát được mọi vấn đế đặt ra của Trung tâm hỗ trợ sinh viên nên khoá luận chỉ giới hạn trong phạm vi xây dựng hệ thống quản trị Ký túc xác. Sau phần trình bày yêu cầu, khoá luận phân tích và thiết kế dựa trên ngôn ngữ UML. Cuối cùng là một thử nghịêm xây dựng một số mô đun của phân hệ này nhằm minh chứng cho tính khả thi của phần thiết kế. Phần mềm thử nghiệm được viết trên môi trường windows với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và môi trường lập trình PHP. Một môi trường thử nghiệm được lựa chọn không chỉ phổ biến, dễ sử dụng, … mà còn vì lý do kinh tế (môi trường thử nghiệm là miễn phí). 3 Lời cảm ơn Lời đầu tiên, cho tôi xin gửi lời cảm ơn đến ThS. Đào Kiến Quốc, người thầy đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện khóa luận. Với việc hoàn thành khóa luận, mốc quan trọng đánh dấu chặng cuối cùng của những năm học đại học, tôi vô cùng biết ơn toàn thể các thầy cô giáo của trường Đại học Công nghệ, Đại học Quốc Gia Hà Nội, đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu làm nền tảng để tôi có thể thực hiện khóa luận này và có thể đi tiếp những năm tháng trong hoạt động nghề nghiệp. Tôi cũng bày tỏ lòng biết ơn đến các anh chị ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Phần mềm, tập thể đang thực hiện các dự án công nghệ thông tin cho Trung tâm Hỗ trợ Sinh viên của ĐHQG HN đã tạo điều kiện cho tôi cùng nghiên cứu các yêu cầu trong quản lý KTX. Tôi cũng muốn cảm ơn công lao to lớn của gia đình đã nuôi dưỡng tôi suốt những năm học đại học. Cảm ơn những người bạn đã cho tôi những lời khuyên quý giá cũng như kinh nghiệm trong học tập. Hà Nội, tháng 5 năm 2010 Nguyễn Diệp Nam 4 Mục lục : Phần 1. TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN ĐHQG VÀ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ ...................6 1.1. Giới thiệu về Trung tâm hỗ trợ sinh viên ĐHQGHN......................................................................6 1.1.1. Cơ sở vật chất của các KTX.........................................................................................................6 1.1.2. Cơ cấu tổ chức. ............................................................................................................................6 1.2. Hiện trạng hoạt động. ........................................................................................................................8 1.2.1. Một số quy trình quản lý. .............................................................................................................8 1.2.2. Về phần mềm trước đây .............................................................................................................10 1.2.3. Một vài mảng tin học hoá khác cần được tính đến.....................................................................11 1.3. Các quy trình nghiệp vụ. ..................................................................... Error! Bookmark not defined. 1.3.1. Quản lý KTX..............................................................................................................................14 PHẦN 2. MÔ HÌNH HỆ THỐNG .........................................................................................................20 2.1. Biểu đồ các tiến trình nghiệp vụ......................................................................................................20 2.1.1. Tiến trình sử dụng hệ thống. ......................................................................................................20 2.1.2. Tiến trình nhận sinh viên vào KTX............................................................................................22 2.1.3. Tiến trình loại sinh viên ra khỏi KTX. .......................................................................................27 2.1.4. Tiến trình quản lý thu chi. ..........................................................................................................29 2.1.5. Tiến trình quản lý điện nước. .....................................................................................................30 2.1.6. Tiến trình quản lý tài sản............................................................................................................32 2.2. Biểu đồ Use case. ..............................................................................................................................34 2.2.1. Biểu đồ Use case tổng thể. .........................................................................................................34 2.2.2. Biểu đồ phẫn rã các Use case cho sinh viên...............................................................................34 2.3. Mô tả các luồng sự kiện. ..................................................................................................................38 2.3.1. Tài liệu luồng sự kiện cho các Use case đối với sinh viên. ........................................................38 2.3.2. Luồng sự kiện cho các Use case đối với người quản lý. ............................................................42 2.4. Biểu đồ tuần tự .................................................................................................................................51 2.4.1. Biểu đồ tuần tự cho ca sử dụng hệ thống. ..................................................................................51 2.4.2. Biểu đồ tuần tự cho các ca sử dụng của SV. ..............................................................................53 2.4.3. Biểu đồ tuần tự cho các ca sử dụng của người quản lý. .............................................................55 2.5. Thiết kế biểu đồ lớp chi tiết. ............................................................................................................64 2.5.1. Xác định các lớp thực thể...........................................................................................................64 2.5.2. Biểu đồ lớp chi tiêt. ....................................................................................................................67 2.5.3. Biểu đồ lớp thiết kế đi theo các chức năng. ...............................................................................69 2.6. Sơ đồ mô hình quan hệ ....................................................................................................................82 PHẦN 3. CÀI ĐẶT THỬ NGHIỆM..................................................................................................... 83 3.1. Lựa chọn môi trường : ....................................................................................................................83 3.2. Minh hoạ một số giao diện: ............................................................................................................83 PHẦN 4 . KẾT LUẬN.............................................................................................................................91 Một vài hình ảnh quan trọng. Hình 1. Sơ đồ tổ chức trung tâm nội trú.................................................................................................7 Hình 2. Mô hình nghiệp vụ Nhận SV vào KTX...................................................................................14 Hình 3. Mô hình nghiệp vụ SV ra khỏi KTX.......................................................................................16 Hình 4. Mô hình nghiệp vụ Quản lý điện nước....................................................................................17 Hình 5. Mô hình nghiệp vụ Quản lý tài sản. ........................................................................................18 Hình 6. Mô hình nghiệp vụ Quản lý thu chi.........................................................................................19 Hình 7. Biểu đồ Usecase tổng thể ........................................................................................................34 Hình 8. Biểu đồ lớp chi tiết. .................................................................................................................68 Hình 9. Mô hình quan hệ. ....................................................................................................................82 5 Mở đầu. Trung tâm hỗ trợ sinh viên của ĐHQGHN là đơn vị quản lý các Ký túc xá (KTX) trong đó có KTX Mễ Trì và KTX ĐHNN là hai KTX có quy mô lớn, với số lượng sinh viên khoảng 2000 người mỗi KTX ). KTX không chỉ là nơi cung cấp cho sinh viên nơi ở mà còn cung cấp cho sinh viên các dịch vụ khác trong đó có dịch vụ văn hóa cũng như tinh thần như: hoạt động câu lạc bộ, nhu cầu tư vấn việc làm, sinh hoạt, đào tạo kỹ năng… Từ thực tiễn quản lý, Trung tâm đã nhận thức được nhu cầu tin học hóa. Một phần mềm quản lý KTX đã được xây dựng và được áp dụng riêng cho KTX Mễ Trì. Phần mềm này mới chỉ cung cấp các chức năng về quản lý chỗ và quản lý thu chi về điện nước. Qua một thời gian sử dụng, phần mềm bộc lộ nhiều vấn đề, đặc biệt là khả năng quản lý chung tất cả các KTX, tính mềm dẻo của hệ thống, cũng như khả năng kết nối các dịch vụ một cách tổng thể, khả năng mở rộng và thay đổi sau này. Hệ thống thông tin của Trung tâm không chỉ quản lý KTX mà còn phải trải rộng trên nhiều khía cạnh phục vụ sinh viên. Đây là một vấn đề rất lớn không thể đặt ra trong khuôn khổ của một khóa luận tốt nghiệp. Vì thế trong khóa luận, sau khi phác thảo một hệ thống thông tin tổng thể, chúng tôi chỉ đi sâu vào việc phân tích và thiết kế một phân hệ trong hệ thống thông tin này, phân hệ quản lý KTX. Trong phân hệ quản lý KTX này chúng tôi hướng đến việc phát triển các ứng dụng hỗ trợ cho sinh viên qua mạng. Với các hỗ trợ qua mạng từ khâu đăng k ý vào KTX qua mạng, đến các khâu như: xem thông tin phòng, đăng k ý phòng, xin ra khỏi KTX, xem hóa đơn điện nước,… không chỉ hỗ trợ cho sinh viên có được sự tiện lợi, tiết kiệm về thời gian, kinh tế mà còn trợ giúp cho việc quản quản lý của ban quản lý KTX trở nên dễ dàng và nhanh chóng và chính xác. Khóa luận sẽ có nội dung như sau: Phần I – Trung tâm hỗ trợ sinh viên ĐHQGHN và hoạt động nghiệp vụ. Phần II – Mô hình hệ thống. Phần III – Cài đặt thử nghiệm. Phần IV – Kết luận. 6 Phần 1 –TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN ĐHQGHN VÀ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ. 1.1. Gi
i thiu v Trung tâm h tr sinh viên ĐHQGHN. 1.1.1. Cơ sở vật chất của các KTX KTX của ĐHQGHN có 2 đơn vị trực thuộc là KTX Mễ Trì và KTXĐHNN. Đối với mỗi đơn vị trực thuộc nàycó các khu nhà : Khu nhà dành cho ban quản lý của KTX: trong đó có các phòng ban, các tổ dịch vụ, nơi ở dành cho ban quản lý. Ngoài ra còn có các phòng đặc biệt dành cho người nước ngoài đến học tập và giảng dạy. Các khu nhà dành cho sinh viên, với các phòng ở được trang bị khép kín và đầy đủ tiện nghi theo từng loại phòng. Các khu nhà dành cho các hoạt động khác như: - Các trạm y tế: phục vụ việc chăm sóc sức khỏe cho người sinh hoạt trong KTX. - Nhà hội trường: phục vụ cho các buổi gặp mặt, các buổi giao lưu, và nhiều hoạt động khác, … - Các phòng đọc: các phòng dành riêng cho sinh viên có thể học tập tại đó (trong thời gian quy định). - Các quầy phục vụ nhu cầu sinh hoạt như đồ dùng sinh hoạt, đồ dùng học tập, … - Nhà ăn: nơi phục vụ nhu cầu ăn uống hàng ngày của sinh viên. - Nhà gửi xe: sinh viên có thể gửi xe theo ngày, theo tháng. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức. 1.1.2.1. Ban quản lý. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hỗ trợ sinh viên như sau: Trung tâm có một ban giám đốc (gồm có: giám đốc và hai phó giám đốc) điều hành chung các hoạt động. Trung tâm có các phòng trực thuộc sau: phòng tổ chức – quản trị, phòng tài chính – kế toán, phòng hành chính và công tác sinh viên, trạm y tế. Hai đơn vị trực thuộc chính bao gồm KTX Mễ Trì và KTX ĐHNN Mỗi KTX bao gồm: ban quản lý KTX, phụ trách và điều hành các hoạt động, cùng với đó là các tổ nghiệp vụ khác nhau: tổ văn phòng, tổ quản lý sinh viên, tổ bảo vệ. Sau đây là sơ đồ tổ chức của Trung tâm: 7 Hình 1. Sơ đồ tổ chức trung tâm. 1.1.2.2. Hoạt động quản lý chung và các dịch vụ thông tin. Trung tâm có các hoạt động chính sau: - Quản lý cơ sở vật chất: bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ cán bộ và đáp ứng nhu cầu của sinh viên trong sinh hoạt; Nâng cấp, sửa chữa các khu nhà ở cũng như mở rộng các công trình sinh hoạt công cộng; Bảo đảm để có một cơ sở vật chất đầy đủ để phục vụ sinh hoạt, học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên. - Đảm bảo an ninh trật tự: để sinh viên có một cuộc sống ổn định, an toàn. - Tổ chức đón tiếp và sắp xếp nơi ở cho sinh viên trong nước và sinh viên nước ngoài. Hàng năm số lượng sinh viên vào là rất lớn, không chỉ có sinh viên trong nước mà lượng sinh viên nước ngoài đến học tập và sinh hoạt. Vì vậy công tác chuẩn bị đón tiếp, phục vụ, cũng như sắp xếp chỗ ăn ở là rất quan trọng. TTHTSV ĐHQGHN Ban Giám đốc Phòng Tổ chức – quản trị Phòng Tài chính – kế toán Trạm Y tế Phòng Hành chính và công tác SV KTX ĐHNN KTX Mễ Trì Ban quản lý KTX Tổ Quản lý SV Tổ Quản lý SV Tổ Văn phòng Tổ Văn phòng Tổ Bảo vệ Tổ Bảo vệ Ban quản lý KTX 8 - Hỗ trợ tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, nghệ thuật, giải trí, học tập: để tạo cho sinh viên một cuộc sống với một nề nếp sinh hoạt văn hóa, văn minh. Cũng cần có các hoạt động khác như tổ chức cho sinh viên được học tập giao lưu giữa sinh viên các nước. - Cung cấp các dịch vụ y tế: khám sức khỏe định kỳ cho những người sinh hoạt trong KTX, khám chữa bệnh, tuyên truyền và hướng dẫn sinh viên về vệ sinh và phòng bệnh. - Cung cấp các kỹ năng mềm. - Tư vấn việc làm: tư vấn cho sinh viên kể cả công việc khi ra trường và việc làm thêm phù hợp với khả năng và điều kiện - Cung cấp các dịch vụ thông tin: như điện thoại, ti vi, internet cho các phòng giúp sinh viên nắm bắt được các thông tin cần thiết 1.1.2.3. Một vài thay đổi sắp tới. ĐHQG có dự kiến xây dựng một khu KTX dành riêng cho những cán bộ, những giảng viên, cũng như sinh viên của nước ngoài đến công tác, giảng dạy, học tập tại Việt Nam. Hiện nay ĐHQG đang xây dựng cơ sở mới tại Hoà lạc, trong đó có một KTX hiện đại. . Hệ thống thông tin quản lý KTX cũng phải tính đến tình trạng này để có một giải pháp có thể sử dụng mở rộng, không bị lạc hậu. 1.2. Hin trng hot đ ng. 1.2.1. Một số quy trình quản lý. 1.2.1.1.Quản lý sinh viên vào KTX. Đầu năm học, Trung tâm xét duyệt cho các sinh viên có nhu cầu và đủ điều kiện vào KTX, đồng thời cũng xem xét việc ở lại của các sinh viên cũ đã ở KTX và có nhu cầu tiếp tục được ở lại. Đối với những sinh viên đã ở KTX, có nhu cầu tiếp tục ở lại. Ban quản lý sẽ yêu cầu sinh viên đó nộp đơn, thẻ KTX và các giấy tờ khác nếu cần thiết, cũng như phải hoàn tất các khoản chi phí phải thanh toán mà sinh viên này còn phải hoàn trả cho quá trình sinh hoạt trong KTX. Sinh viên này cũng phải cung cấp đầy đủ xem có nguyện vọng khác như: thay đổi phòng ở, loại phòng ở hay không . Sau đó, các thông tin này sẽ được ban quản lý đưa xét cùng với các thông tin sinh viên này có vi phạm kỷ luật nặng, hay sinh viên năm cuối thì không cho vào diện được ở lại và đưa ra quyết định có cho phép sinh viên này được phép tiếp tục ở lại hay không và nếu được thì sắp xếp chỗ cho họ. Đối với các sinh viên mới nhập học, cần có giấy báo nhập học của trường. và phải làm đơn xin vào ở KTX, với các thông tin cần thiết như: thông tin cá nhân (họ tên, quê quán, quốc tịch, diện ưu tiên,…), nguyện vọng ở loại phòng (về loại phòng sinh viên sẽ được giới thiệu và cung cấp các thông tin ),… Sau đó các nguyện vọng của các sinh viên sẽ được xét với các tiêu chuẩn ưu tiên Công việc xét duyệt cần lưu ý đến các trường hợp là sinh viên đến từ quốc gia khác. Các tiêu chí theo thứ tự ưu tiên đối với sinh viên Việt Nam được quy định như sau: 9 - Con liệt sĩ, con thương binh, gia đình có công với cách mạng. - Sinh viên dân tộc ít người. - Sinh viên có hoàn cảnh gia đình đặc biệt khó khăn. - Sinh viên đoạt giải trong các kỳ thi quốc gia, quốc tế. - Sinh viên thi đỗ vào đại học đạt điểm cao. Sau đó, ban quản lý sẽ đưa ra thông báo danh sách các sinh không được ở KTX và danh sách các sinh viên được phép vào hay được tiếp tục ở lại KTX. Khi nhập KTX, sinh viên phải nộp các giấy tờ và chi phí cần thiết. KTX sẽ bố trí cho sinh viên được ở lại và ở phòng nào, khu nào, làm thẻ nội trú cho sinh viên và lưu hồ sơ thông tin. 1.2.1.2.Xử lý sinh viên ra khỏi KTX. Định kỳ (theo quý, theo học kỳ, theo năm, …) KTX sẽ xét duyệt cho tập thể hay cá nhân có nguyện vọng ra khỏi KTX. Mặt khác cũng sẽ có những tập thể, cá nhân có nguyện vọng hay bị bắt buộc phải ra khỏi KTX đột xuất. (ví dụ khi bị kỷ luật ) Đối với việc xét duyệt định kỳ, tập thể cần cử người đại diện. Việc xét duyệt theo định kỳ này yêu cầu có thông báo trước từ ban quản lý KTX cho toàn thể các tập thể cá nhân. Sau đó, các cá nhân đại diện cho tập thể và cá nhân sẽ phải thoả thuận với nhau về việc thanh toán, cũng như hoàn thành các thủ tục khác về giấy tờ. Ban quản lý sẽ xem xét và gửi thông báo,cùng các hóa đơn kèm theo. Sau khi đã sinh viên đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu, thu lại thẻ KTX của từng cá nhân, và đưa vào danh sách đã rời khỏi KTX. Đối với các trường hợp trong quá trình cư trú có nguyện vọng ra khỏi KTX, cần phải nộp đơn lên Ban quản lý. Đối với trường hợp bắt buộc phải rời khỏi KTX thì Ban quản lý cần gửi thông báo tới tập thể hay cá nhân đó. Sau đó, yêu cầu hoàn tất các thủ tục để được rời khỏi KTX như: phải thanh toán đầy đủ chi phí sinh hoạt, chi phí lien quan đến tài sản,…các giấy tờ liên quan. Ban quản lý sẽ đưa ra thông báo và các hóa đơn kèm theo. Sinh viên hoàn thành thủ tục, nộp lại thẻ của KTX, cùng các yêu cầu khác. Ban quản lý sẽ lưu các trường hợp này vào danh sách riêng đối với các trường hợp rời khỏi KTX 1.2.1.3.Quản lý điện. Cứ cuối mỗi tháng KTX sẽ kiểm tra các đồng hồ và chốt số điện. Việc chốt số điện sẽ tiến hành theo từng phòng. Chỉ số điện của các phòng trong KTX sẽ được ghi lại và tính toán chi phí. Mỗi sinh viên hiện nay được KTX hỗ trợ 10 Kw/người. KTX căn cứ vào số phụ trội để lập hóa đơn thanh toán tiền điện cho phòng. Sau khi tổng hợp số điện của tất cả các phòng, KTX sẽ tính ra số điện hao hụt trên cơ sở so sánh với điện năng tiêu thụ trên công tơ tổng đo được. Các thông tin liên quan đến điện sẽ được báo cáo lại với Ban quản lý KTX. 1.2.1.4.Quản lý nước (tương tự quản lý về điện). Cứ cuối mỗi tháng KTX sẽ kiểm tra các đồng hồ và chốt số nước. Việc chốt số nước sẽ thực hiện theo từng phòng. 10 Danh sách tiêu thụ về nước của các phòng trong KTX sẽ được ghi lại và tính toán chi phí mà phòng đó phải thanh toán. Mỗi sinh viên cũng được hỗ trợ 10 m3/người/tháng. KTX căn cứ vào mức phụ trội để lập hóa đơn thanh toán tiền nước cho phòng. Sau khi tổng hợp số nước của tất cả các phòng, KTX sẽ tính ra số nước hao hụt trên cơ sở so sánh với tổng số nước tiêu thụ trên công tơ tổng đo được. Các thông tin liên quan đến nước sẽ được báo cáo lại với Ban quản lý KTX. 1.2.1.5.Quản lý tài sản Tài sản trong KTX được chia làm tài sản sử dụng chung và tài sản sử dụng riêng. Tài sản sử dụng riêng là tài sản được giao riêng cho từng cá nhân. Cá nhân có trách nhiệm sử dụng và quản lý tài sản riêng này. Tài sản sử dụng chung là tài sản giao cho một tập thể sử dụng và phải chịu trách nhiệm về tài sản được sử dụng đó. Sau mỗi lần phân phòn