Kiểm soát thư mục (Bibliographic control) & biên mục (cataloguing) chuẩn hóa

kiemsoat 1 of 3 7/21/2006 1:44 PM KIỂM SOÁT THƯ MỤC (BIBLIOGRAPHIC CONTROL) & BIÊN MỤC (CATALOGUING) CHUẨN HÓA DƯƠNG THÚY HƯƠNG, BS., Phó GĐ Thư viện ĐH Khoa học Tự nhiên Tài liệu sắp xếp trong thư viện phải được dễ dàng tìm thấy bất cứ lúc nào để cung cấp thông tin khi độc giả cần. Những phương pháp tối ưu mà cán bộ thư viện cần phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu trên bao gồm: xếp tài liệu trên giá theo môn loại ấn định mỗi tài liệu một hay nhiều tiêu đề đề mục để phản ánh nội dung và đưa vào trong hệ thống mục lục thư viện liệt kê tài liệu trong một thư mục theo yêu cầu độc giả cung cấp thông tin về tài liệu trong những cơ sở dữ liệu ngoài thư viện phân tích nội dung và ấn hành chi tiết từng phần của tài liệu in và điện tử, thường là bài tạp chí. Công việc ghi chép những dữ liệu cần thiết nhằm giúp cho độc giả tìm thấy thông tin khi cần được gọi là kiểm soát thư mục. Một phần quan trọng trong công tác này được gọi là biên mục. Hầu hết những phương pháp kiểm soát thư mục nêu ở trên đòi hỏi tạo nên những biểu ghi thư mục Biểu ghi thư mục là gì ? Một biểu ghi thư mục là một tiểu dẫn trên phiếu mục lục, trang giấy in, vi phẩm, dạng máy đọc được (MARC), hay những dạng khác chứa thông tin thư mục về một tài liệu đã cho. Tài liệu có thể là sách, ấn phẩm liên tục, CD-ROM, cơ sở dữ liệu trực tuyến. Một biểu ghi thư mục thường chứa một bảng mô tả tài liệu thông tin về nội dung (chủ đề) của tài liệu những tiêu đề hay những điểm truy cập và đôi khi chi tiết về kho tin Sự mô tả chính xác giúp độc giả quyết định chọn tài liệu nào theo yêu cầu hoặc chứa thông tin họ cần. Nội dung có thể được mô tả bằng những từ lấy trong tài liệu (từ khóa) hay trong những danh sách chuyên biệt (thesaurus và danh sách tiêu đề đề mục), và/hay số phân loại. Điểm truy cập giúp tìm thông tin về những tài liệu cụ thể. Thông tin định vị giúp xác định vị trí vật lý của tài liệu. Chuẩn hóa biểu ghi thư mục Vì nhu cầu liên thông thư viện để trao đổi và chia sẻ thông tin trong thời đại bùng nổ thông tin, vấn đề chuẩn hóa biểu ghi thư mục đã được đặt ra. Trong nhiều thập niên qua, các thư viện trên thế giới đã tiến hành chuẩn hóa biểu ghi thư mục, đặc biệt là biểu ghi mục lục. Ngày nay sự chuẩn hóa gần như là trên phạm vi toàn cầu. Tất cả những tiêu chuẩn được trình bày trong bài này đều tuân theo sự chuẩn hóa chung hiện nay. Những thành phần của biểu ghi thư mục Một biểu ghi thư mục chứa nhiều thành phần, chẳng hạn như là tác giả, nhan đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, vv.. Những thành phần này xác định tài liệu và mỗi loại hay hình thức tài liệu có số thành phần khác nhau. kiemsoat 2 of 3 7/21/2006 1:44 PM Hầu hết sưu tập trong thư viện gồm những hình thức: ấn phẩm rời, ấn phẩm liên tục, tài liệu thính thị, bản viết tay, tranh ảnh và tập tin máy tính, vv. Một biểu ghi phiếu mục lục của ấn phẩm rời 576.648 2 IZ-V Izainxki, V. P. Hướng dẫn nghiên cứu bệnh vi khuẩn thực vật / Hà Minh Trung và Nguyễn Văn Hành dịch. - Hà nội : Nông nghiệp, 1968. 260tr., 21cm. 1. Thực vật học. 2. Nông nghiệp, Vi khuẩn. I. Hà Minh Trung. II. Nguyễn Văn Hành. III. Nhan đề Một biểu ghi mục lục sách của ấn phẩm liên tục 410 Ngôn ngữ và đời sống. Tập 57, số 7 (Tháng 7 - 2000)- . - Hà nội : Hội Ngôn ngữ học Việt nam, 2000- . - 40tr. : tranh ảnh; 25cm. ISSN 0868-3409 = Ngôn ngữ và đời sống. Hàng tháng Đề mục: Ngôn ngữ học -- Tạp chí. Tiểu dẫn thêm: Hội Ngôn ngữ học (Việt nam) Một biểu ghi mục lục trực tuyến của ấn phẩm rời NHAN ĐỀ Cơ sở Sinh thái học TÁC GIẢ Dương Hữu Thời, 1912-1989 XUẦT BẢN Hà nội : ĐHQG Hà nội, 1998 ISBN/ISSN MÔ TẢ HÌNH THỨC 347 tr. : biểu đồ; 19 cm. ĐỀ MỤC Sinh thái học KÝ HIỆU 577.01 DU-T Biên mục là sự chuẩn bị về thông tin thư mục cho các biểu ghi mục lục. Biên mục viên sử dụng một bộ "dụng cụ" biên mục, đó là những quy tắc và tiêu chuẩn được quốc tế thỏa thuận. Công tác biên mục gồm có: Biên mục mô tả Biên mục đề mục Phân loại để thực hiện một biểu ghi thư mục gồm những thành phần cơ bản như sau: Phân loại: SỐ HIỆU 576.648 2 kiemsoat 3 of 3 7/21/2006 1:44 PM IZ-V Biên mục Mô tả: NHAN ĐỀ Hướng dẫn nghiên cứu bệnh vi khuẩn thực vật LẨN XUẦT BẢN Thứ hai NHÀ XUẦT BẢN Hà nội : Nông nghiệp, 1968 MÔ TẢ HÌNH THỨC 260tr., 21cm. TÁC GIẢ V. P. Izrainxki DỊCH GIẢ Hà Minh Trung, Nguyễn Văn Hành Biên mục đề mục: ĐỀ MỤC 1. Thực vật học 2. Nông nghiệp, Vi khuẩn Biên Mục Mô Tả mô tả một tài liệu, xác định điểm truy cập, dùng Bộ Quy Tắc Biên Mục khối Anh-Mỹ (Anglo-American Cataloguing Rules) dựa vào quy tắc mô tả ISBD (International Standard Bibliographic Description) do Hiệp hội Thư viện thế giới IFLA ấn hành. Biên Mục Đề Mục xác định các tiêu đề đề mục cho một tài liệu, nó tiêu biểu đề tài hay những đề tài của một tác phẩm bằng những từ hay những cụm từ, dùng bộ Tiêu đề Đề mục của Thư viện Quốc Hội Hoa Kỳ (Library of Congress Subject Headings) cho thư viện lớn và Sear List of Subject Headings cho thư viện nhỏ. Phân Loại xác định một con số sắp loại cho một tài liệu, nó tiêu biểu cho đề tài bằng một con số và những chữ, dùng bảng phân loại của Thư Viện Quốc Hội Hoa Kỳ (Library of Congress Classification) cho thư viện lớn hơn 1.000.000 ấn bản và Bảng Phân Loại Thập Phân Dewey (Dewey Decimal Classcification) cho thư viện trung bình và nhỏ. Tài liệu tham khảo Cataloging and Classification: An Introduction / Lois Mai Chan. - 2nd edition. - New York: McGraw-Hill, Inc., 1994 1. Learn Basic Library Skill / Elaine Anderson, Mary Gosling, andø Mary Mortimer. - Canbera: DocMatrix Pty Ltd, 1998 2. Learn Descriptive Cataloguing / Mary Mortimer. - 2nd edition. - Canbera: DocMatrix Pty Ltd, 19993.