Kiểm toán phần hành FlowChart

Copyright © September 14 BDO LLP. All rights reserved. Page 2  Lưu đồ là một loại sơ đồ biểu diễn quá trình xử lý dữ liệu hoặc các hoạt động chức năng (bán mua, nhập xuất).  Lưu đồ biểu diễn các bước công việc dưới dạng các loại hình hộp khác nhau, liên kết với nhau qua các flowline (mũi tên).  Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống 1. KHÁI NIỆM KH Lập phiếu thu Phiếu thu Xác nhận ghi sổ Phiếu thu Phiếu thu A A Sổ quỹ Phiếu thu N Kế toán công nợ Kế toán tiền Ghi nhật kí NK Thu tiền Phiếu thu KH Thủ quỹ  Khi ghi nhận thông tin về từng dòng giao dịch lớn trong hệ thống kế toán, chúng ta cần 1 hình thức phù hợp để có thể phân tích các thông tin đó một cách chuyên sâu hơn.  Lưu đồ cho KTV một cái nhìn tổng quan về cách hoạt động của các dòng giao dịch trong hệ thống kế toán. Page 5 2. VAI TRÒ TRONG KIỂM TOÁN Lưu đồ tóm tắt (Summary Flowcharts): Sử dụng cho các dòng giao dịch giản đơn.  Là phụ lục cho Lưu đồ chi tiết, cho phép người đọc nhìn thấy được dòng chảy chung của các hoạt động.  Lưu đồ tóm tắt nên làm nổi bật các dữ liệu đầu vào và đầu ra, nhật ký và sổ cái.  Các thủ tục, phân công, cách chuẩn bị sổ sách (thủ công hay xử lý trên máy tính) chỉ mô tả ngắn gọn. Page 6 3. PHÂN LOẠI Page 7 Page 8 3. PHÂN LOẠI Lưu đồ chi tiết (Detailed Flowcharts): sử dụng cho các dòng giao dịch phức tạp.  Thích hợp để đánh giá rủi ro thủ tục kiểm soát để đưa đến kết luận về dòng giao dịch.  Lưu đồ thường được chia thành từng cột, mỗi cột đại diện cho một bộ phận.  Xem xét phân công nhiệm vụ trong tổ chức. Page 9  Các dòng hoạt động được thể hiện bằng một flowline, di chuyển từ hoạt động này đến những hoạt động khác.  Flowline xuất phát theo hướng từ trái sang phải. Thủ tục kiểm sóat  Thủ tục kiểm soát sẽ được đánh dấu.  Đặc biệt hữu ích trong việc đánh giá chi tiết rủi ro kiểm soát 1. ĐẶC TÍNH Page 10 2. CÁC KÝ HIỆU TRÊN LƯU ĐỒ Page 11 Page 12 Page 13  Các quy trình được xử lý bằng máy tính cần được biểu diễn trên lưu đồ bằng những ký hiệu. 3. XỬ LÝ TRÊN MÁY TÍNH  Lưu đồ biểu diễn các quy trình xử lý bằng máy tính cần được tham chiếu đến, và nộp cùng tài liệu bổ sung của các hệ thống khác. Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống Công việc xử lý bởi máy tính Page 14  Phần mềm Easyflow , ClickChart 4. PHẦM MỀM THIẾT KẾ LƯU ĐỒ  Thông qua các phần mềm, việc thiết kế Lưu đồ sẽ thuận lợi hơn nhờ các lí do sau:  Nhanh chóng  Chính xác  Bảo trì Xuất phát từ sổ cái, ta ghi nhận:  Chứng từ đầu vào.  Những chứng từ đóng vai trò như là một thủ tục kiểm soát, nhằm đảm bảo rằng hệ thống có khả năng cung cấp dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ. 5. CHỨNG TỪ Không cần thiết phải ghi nhận lại từng chứng từ sử dụng trong một hệ thống kế toán. Page 16  Dòng chứng từ: được thể hiện bằng 1 đường gạch liền nối những ký hiệu trên lưu đồ. 6. DÒNG DỊCH CHUYỂN  Dòng thông tin: từ điểm này đến các điểm khác được thể hiện bằng đường gạch nối. Page 17 6. DÒNG DỊCH CHUYỂN Check availabilities of inventory Check availabilities of inventory Prepare Purchase Order OPERATION DEPT ACCOUNT DEPT . Company T Purchase Cycle Page 18  Lưu đồ cần phải biểu diễn rõ ràng các thủ tục kiểm soát.  Khi thủ tục kiểm soát xuất hiện, các cơ sở dẫn liệu mà thủ tục kiểm soát đó đáp ứng sẽ được ghi chú bên dưới Lưu đồ. 7. THỦ TỤC KIỂM SOÁT & HOẠT ĐỘNG Page 19 OPERATION DEPT SUPPLIERS Purchase order approval from the Finacial Director and signed . Cancel the Purchase Order Puchase Order Yes No (Thủ tục kiểm soát) (Hoạt động) Assertions Assessment of Controls Completeness  Existance  Accuracy  Valuation  Page 20 Lý do phổ biến khiến Lưu đồ trở nên phức tạp:  Trình bày thiếu kế hoạch.  Các thủ tục quá chi tiết và không liên quan.  Thông tin quá nhiều so với số lượng sheet. 8. TÍNH DỄ HIỂU Là một trong những thuộc tính quan trọng nhất của một Lưu đồ. Page 21 9. CÁC THUẬT NGỮ  Thuật ngữ được khách hàng sử dụng (nếu khác với những thuật ngữ thông thường), sẽ được sử dụng trên Lưu đồ.  Nếu cần, thuật ngữ sẽ được cung cấp dưới dạng những ghi chú. Page 22 10. KHOẢNG THỜI GIAN  Lưu đồ thường không chỉ ra khoảng thời gian mà các hoạt động và các thủ tục được thực hiện.  Nhưng tần số của một vài thủ tục kiểm soát có thể là một tính năng quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát. Tần số của những kiểm soát định kỳ nên được ghi chú lại Page 23  Một số điểm trên Lưu đồ đôi khi cần đi kèm với những chú thích.  Chỉ nên tập trung giải thích các hoạt động có liên quan một cách ngắn gọn. 11. CHÚ THÍCH Check availabilities of inventory Check availabilities of inventory Prepare Purchase Order OPERATION DEPT ACCOUNT DEPT . 11. CHÚ THÍCH The Operation Department consider the availability of the ordered goods that is checked with the Accounting Department. The Purchase Order will be issued when the stock level reaching certain minimum level or out of stock. NARRATIVE Company T Purchase Cycle Page 25