Kiểm tra kỹ năng quản lý nhóm của bạn

Kiểm tra kỹ năng quản lý nhóm của bạn Quản lý và lãnh đạo có quan hệ gần giống nhau, và có ảnh hưởng lẫn nhau. Để học hỏi nhiều hơn về lãnh đạo và phân tích các kỹ năng lãnh đạo của bạn, hãy thực hiện bài trắc nghiệm “Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao?” sau đây. Để trở thành một nhà quản lý tốt, bạn phải có những kỹ năng căn bản, từ việc lập kế hoạch và phân công công việc tới giao dịch và phát triển kinh doanh. Do nhóm kỹ năng này khá rộng, kéo theo việc xây dựng những kỹ năng trên nhiều khía cạnh quản lý phù hợp với bạn. Tuy nhiên, để thành công trong dài hạn, sẽ sáng suốt hơn nếu bạn phân tích những kỹ năng trên tất cả các khía cạnh quản lý, và sau đó hãy tự mình đối diện với thử thách để phát huy các kỹ năng đó của mình. Bài trắc nghiệm này sẽ giúp bạn nhanh chóng kiểm chứng được những điểm mạnh và điểm yếu của mình, học hỏi từ những người đi trước và áp dụng vào việc quản lý sau này. Chúng tôi sẽ chỉ dẫn cho bạn những nguồn lực bạn có thể sử dụng để phát triển các kỹ năng của mình. Quản lý và lãnh đạo có quan hệ gần giống nhau, và có ảnh hưởng lẫn nhau. Để học hỏi nhiều hơn về lãnh đạo và phân tích các kỹ năng lãnh đạo của bạn, hãy thực hiện bài trắc nghiệm “Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao?” sau đây. Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao? Hướng dẫn: Với mỗi tình huống, hãy tích vào mỗi ô trống theo cột dọc (lựa chọn đáp án tốt nhất). Hãy trả lời những câu hỏi như thực tế xảy ra (hơn là cho rằng bạn nên làm), đừng lo lắng nếu một vài câu hỏi dường như “lạc đề”. Khi bạn hoàn thành bài trắc nghiệm, hãy tích vào ô “Kiểm tra toàn bài” ở phía cuối. Tình huống Chưa từng Hiếm khi Thỉnh thoảng Thường xuyên Rất thường xuyên 1 Khi gặp vấn đề, tôi cố gắng tự mình giải quyết trước khi hỏi ý kiến ông chủ của mình 1 2 3 4 5 2 Khi giao việc, tôi chọn người có nhiều thời gian làm việc nhất 5 4 3 2 1 3 Tôi theo dõi các thành viên của nhóm khi tôi thấy hành vi của họ gây phản cảm cho khách hàng 1 2 3 4 5 4 Tôi đưa ra quyết định dựa trên những 1 2 3 4 5 phân tích kỹ lưỡng, hơn là dựa vào bản năng 5 Tôi để các thành viên của nhóm tự đánh giá lẫn nhau về hiệu quả công việc 5 4 3 2 1 6 Tôi sẽ chờ, trước khi ký luật thành viên nào đó của nhóm để mọi người có cơ hội tự sửa chữa hành vi của mình 5 4 3 2 1 7 Những kỹ năng chuyên môn là 5 4 3 2 1 những kỹ năng quan trọng cần thiết cho việc trở thành một nhà quản lý giỏi 8 Tôi dành thời gian nói chuyện với nhóm của mình về hiệu quả công việc sắp tới và những việc cần làm để phát huy hiệu quả đó. 1 2 3 4 5 9 Trong cuộc họp, tôi giữ vai trò là người điều hành/ cố vấn khi cần thiết, tôi giúp 1 2 3 4 5 nhóm hiểu nhau và đồng thuận ý kiến 10 Tôi hoàn toàn hiểu cách thức kinh doanh của phòng ban mình, và tôi làm việc để loại trừ những bế tắc trong công việc 1 2 3 4 5 11 Khi giao việc, tôi cân nhắc những kỹ năng cần thiết, và sau đó tìm kiếm nhân viên phù hợp nhất với tiêu chuẩn của tôi 1 2 3 4 5 12 Tôi làm tất cả những gì có thể để tránh bất đồng, tranh cãi trong nhóm 5 4 3 2 1 13 Tôi cố gắng thúc đẩy mọi người trong nhóm của mình bằng việc khiến đường lối phát triển của mình phù hợp với nhu cầu của mỗi cá nhân 1 2 3 4 5 14 Khi nhóm tôi mắc phải sai lầm nghiêm trọng, tôi thông báo với sếp của mình về tình 1 2 3 4 5 hình xảy ra, và coi đó như bài học quan trọng với mình 15 Khi xảy ra tranh cãi trong nhóm mới, tôi chấp nhận nó như một giai đoạn tất yếu trong quá trình phát triển nhóm 1 2 3 4 5 16 Tôi nói với những thành viên của nhóm về thành tích cá nhân của từng người, và liên kết với thành tích tập thể 1 2 3 4 5 17 Nếu phải sắp xếp nhóm, tôi sẽ chọn người có cùng tính cách, độ tuổi, thời gian làm việc ở công ty và những đặc trưng khác 5 4 3 2 1 18 Tôi nghĩ quan điểm “Nếu bạn muốn hoàn thành tốt công việc, hãy tự mình làm việc đó” là đúng 5 4 3 2 1 19 Tôi nói chuyện với các thành viên trong nhóm với tư cách cá nhân để chắc chắn 1 2 3 4 5 họ cảm thấy vui vẻ và làm viêc hữu ích 20 Tôi thông tin cho các thành viên trong nhóm biết chuyện gì đang xảy ra xung quanh họ trong tổ chức của mình 1 2 3 4 5 Thống kê Tổng cộng: Giải thích kết quả Điểm số Nhận định 20-46 Bạn cần phát huy kỹ năng lãnh đạo của mình một cách nghiêm túc. Nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, hãy học cách tổ chức và điều hành công việc của nhóm. Bây giờ là lúc bắt đầu phát triển những kỹ năng để tăng thêm thành công cho nhóm 47-73 Bạn đang trên đường trở thành một nhà quản lý giỏi. Bạn đang làm việc rất tốt, và công việc đó dường như rất phù hợp với bạn. Giờ là lúc bạn áp dụng những kỹ năng vào công việc của mình. Chú trọng tới những lĩnh vực bạn còn yếu, và tính toán việc cần làm để đạt được sự tiến bộ cần thiết 74-100 Bạn đang quản lý nhóm của mình rất tốt. Bây giờ bạn hãy tập trung vào cải thiện những kỹ năng của mình. Những khía cạnh nào khiến bạn đạt điểm số thấp? Đó là những khía cạnh bạn có thể phát triển thành tích của mình. Cũng hãy nghĩ về cách thức để tận dụng lợi thế từ những kỹ năng đó để đạt được thành quả lao động. Muốn quản lý hiệu quả cần có rất nhiều các kỹ năng, và mỗi kỹ năng đó sẽ bổ sung cho nhau. Thành tích của bạn sẽ giúp thúc đẩy và duy trì tất cả những kỹ năng đó, giúp cả nhóm đạt được mục tiêu và hiệu quả công việc. Hãy tham khảo thêm về các ý kiến khác nhau và các nguồn lực cần cho công việc quản lý của mình. Mô hình quản lý hiệu quả Bài trắc nghiệm này dựa trên 8 kỹ năng mềm cần thiết cho nhà quản lý. Bằng việc kết hợp những yếu tố cơ bản, bạn sẽ cảm thấy hứng thú với vị trí quản lý nhóm của mình:  · Hiểu về động lực của nhóm và khuyến khích những mối quan hệ tốt  · Lựa chọn và phát triển đúng người  · Giao việc hiệu quả  · Động viên mọi người  · Điều hành kỷ luật và giải quyết tranh cãi  · Giao tiếp  · Lập kế hoạch, quyết định và giải quyết vấn đề  · Tránh những lỗi về quản lý chung Chúng tôi sẽ giải thích rõ hơn về các yếu tố này Hiểu rõ động lực của nhóm và khuyến khích những mối quan hệ tốt (Câu 5, 15, 17) Một nhà quản lý giỏi luôn hiểu rõ nhóm mình làm việc ra sao. Hãy nhớ rằng, rất hữu ích nếu cả nhóm thường xuyên học hỏi những hình mẫu phát triển trước đó: Sự định hình, những quy tắc, sự đột phá, và sự thể hiện. Việc khuyến khích và hỗ trợ các thành viên trong suốt quá trình làm việc là rất quan trọng, nhờ đó bạn có thể giúp cả nhóm đạt được hiệu quả thực sự một cách nhanh chóng nhất có thể. Khi định hình nhóm, nhà quản lý phải tạo sự cân bằng để đa dạng hóa những kỹ năng, tính cách và quan điểm. Bạn có thể cho rằng sẽ dễ dàng hơn khi quản lý một nhóm hòa thuận với nhau, nhưng thực tế, một nhóm làm việc hiệu quả là nhóm tập hợp nhiều luận điểm khác nhau và sử dụng sáng tạo sự khác biệt đó. Nhiệm vụ của bạn ở đây là phát triển những kỹ năng cần để lái những khác biệt đó về đúng hướng. Đây là lý do tại sao việc giới thiệu những đặc quyền của nhóm và hiểu biết về việc giải quyết tranh luận trong làm việc nhóm lại hữu hiệu cho việc quản lý nhóm hiệu quả. Lựa chọn và phát triển đúng người (Câu 11, 17) Tìm đúng thành viên mới và phát triển những kỹ năng cần cho sự thành công của cả nhóm là một phần quan trọng khác của việc định hình nhóm. Bạn cần phát huy những kỹ năng tuyển dụng của mình với gói đào tạo Kỹ năng tuyển dụng, và tham khảo thêm bài viết “Thuê lao động- Câu hỏi cần trả lời, Phân tích hộp thư đến, Sử dụng bài kiểm tra tuyển dụng và Khả năng qua kiểm tra” Và bạn có thể phát triển những kỹ năng của các thành viên khác với bài viết “Học nghề thành công, Tìm hiểu về nhu cầu phát triển, Phân tích nhu cầu đào tạo và Mô hình GROW”. Bạn cũng sẽ tham gia buổi đào tạo quy mô lớn qua bài “Tư vấn các kỹ năng” Giao việc hiệu quả (Câu 2, 18) Tuyển đúng người với những kỹ năng thích hợp vẫn là chưa đủ để đạt được thành công. Nhà quản lý cũng phải biết cách làm sao để hoàn thành công việc hiệu quả nhất. Giao việc là chìa khóa cho vấn đề này. Một vài nhà quản lý, đặc biệt là những người được thăng tiến nhờ những kinh nghiệm chuyên nghiệp của mình, luôn cố gắng tự làm tất cả những công việc được giao. Họ nghĩ rằng, do họ là người có trách nhiệm với công việc, vì thế họ nên tự mình làm việc đó để chắc chắn rằng công việc được hoàn thành tốt. Nhà quản lý giỏi nhận ra rằng thông qua việc phân công công việc cho đúng người làm (không phải cho người đang có nhiểu thời gian rảnh nhất), và thể hiện khái quát sự kỳ vọng một cách rõ ràng, cả nhóm sẽ làm việc hiệu quả hơn. Nhưng thường rất khó để tin tưởng các thành viên khác trong nhóm. Do vậy là một nhà quản lý, bạn hãy nhớ rằng khi các thành viên trong nhóm đã có kỹ năng cần thiết, được đào tạo và rèn luyện, bạn phải tin tưởng họ sẽ hoàn thành xuất sắc công việc của mình. (Tìm hiểu về điểm mạnh và điểm yếu của bạn về việc giao việc cho nhân viên bằng bài trắc nghiệm “Bạn giao việc tốt ra sao?”) Động viên các thành viên khác (Câu 13, 19) Một kỹ năng quản lý cần thiết khác là việc động viên người khác. Tự động viên mình là một việc, nhưng động viên được người khác lại là chuyện khác. Chìa khóa cho vấn đề này nằm ở chỗ bạn phải nhớ rằng sự động viên này mang tính cá nhân. Chúng ta đều được động viên bởi những thứ khác nhau, và chúng ta cần những mức độ động viên cá nhân khác nhau. Vì vậy, hãy làm quen với việc tìm hiểu các thành viên trong nhóm của mình để động viên họ được tốt hơn. Thường xuyên phản hồi cho nhân viên là chiễn lược đầy ý nghĩa giúp bạn duy trì thông tin về những việc xảy ra với từng thành viên của nhóm. Bạn có thể tham khảo thêm bài Trắc nghiệm “Kiểm tra kỹ năng động viên của mình”, và sử dụng những câu trả lời của bạn để phát huy kỹ năng này. Điều hành kỷ luật và giải quyết tranh cãi (Câu 3, 6, 12) Thỉnh thoảng, mặc dù bạn đã cố gắng hết sức, vẫn sẽ xảy ra một vài mâu thuẫn cá nhân giữa các thành viên. Là người quản lý, bạn phải giải quyết vấn đề này ngay lập tức. Nếu bạn không kỷ luật, nhiều khả năng ảnh hưởng xấu sẽ lan ra các thành viên khác trong nhóm, cũng như tới khách hàng của bạn, thể hiện qua thái độ với khách hàng, nó có thể làm tổn thương cả nhóm và làm hỏng tất cả những gì nhóm đã cùng nhau gây dựng. Nó sẽ làm giảm động lực làm việc khi cùng làm bên cạnh những người liên tục gây thất vọng, vì vậy nếu bạn bỏ qua, những người còn lại trong nhóm sẽ có thể phải chịu thiệt thòi. Trong bài viết “kỹ năng quản lý nhóm”, chúng tôi sẽ phân tích kỹ hơn và đưa ra một số ví dụ cụ thể. Cả nhóm cũng sẽ chịu thiệt thòi nếu sự khác biệt giữa các thành viên của nhóm chuyển thành mâu thuẫn, tranh cãi, và nhiệm vụ của bạn với vai trò là người quản lý là tạo điều kiện để hòa giải. Hãy tham khảo bài viết “Giải quyết mâu thuẫn trong làm việc nhóm” để tìm hiểu 3 bước của quá trình giải quyết mâu thuẫn. Tuy nhiên, sự tranh cãi có thể mang tính tích cực khi chú ý vào chi tiết của vấn đề- hãy chắc chắn rằng bạn nhận ra mâu thuẫn và giải quyết vấn đề từ tận gốc rễ, hơn là chỉ ngăn chặn từ khi thấy dấu hiệu hay tránh né mâu thuẫn. Giao tiếp (Câu 8, 9, 16, 20) Một yếu tố chung của kỹ năng quản lý là việc giao tiếp hiệu quả. Đây là yếu tố cần thiết cho bất cứ vị trí nào mà bạn nắm giữ, nhưng với vai trò là nhà quản lý, nó lại càng quan trọng hơn (Bạn có thể tham khảo Bài trắc nghiệm “Kiểm tra kỹ năng giao tiếp của bạn”). Bạn cần phải làm cho cả nhóm hiệu chuyện gì đang diễn ra và duy trì trao đổi thông tin hết khả năng có thể. Tóm lược về nhóm là kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp nhất mà nhà quản lý nên sử dụng. Thêm nữa, hãy phát triển khả năng đơn giản hóa mọi việc một cách hiệu quả để bạn có thể giúp cả nhóm hiểu nhau rõ hơn và sẵn sàng phục vụ nhóm như người hòa giải trung gian khi cần thiết. Lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định (Câu 4, 10) Rất nhiều nhà quản lý cho rằng việc lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định giúp họ có thể trở thành những nhà chuyên gia nhờ sự hiểu biết và khả năng phân tích của mình. Vì vậy, một trong số những yếu tố quan trọng tạo nên kinh nghiệm của nhà quản lý là việc họ tập trung toàn lực vào những kỹ năng cho việc phát triển cá nhân đến mức họ có thể nhận thất bại trong việc phát triển những kỹ năng con người và quản lý nhóm. Hãy lưu ý, bạn không nên chú trọng quá nhiều vào những kỹ năng đó! Tuy vậy, bạn vẫn cần phải phát triển những kỹ năng đó, hãy tham khảo thêm các mục “Giải quyết vấn đề, Đưa ra quyết định và Quản lý dự án”. Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều kỹ năng bổ ích để phát triển nguồn lực của mình từ những mục này. Tránh những lỗi quản lý chung (Câu 1, 7, 14) Quan hệ giao tiếp tốt sẽ giúp bạn phát triển những kỹ năng cần và tránh được những vấn đề cơ bản trong vai trò quản lý. Một vài lỗi trong số đó là việc bạn nghĩ rằng bạn chỉ cần dựa vào những kỹ năng của mình, yêu cầu sếp giải quyết những vấn đề đó, đặt sếp của mình vào vị thế đối lập để phải chống lại bạn, hay không tiếp tục trao đổi thông tin với sếp. Bài viết trong mục “Kỹ năng quản lý nhóm” này sẽ chỉ rõ bạn phải làm gì để tránh lỗi có thể xảy ra, và những vấn đề thuộc về quản lý khác mà bạn nên học hỏi. Điểm chính của bài viết: Bạn cần phát triển và phát huy những kỹ năng quản lý của mình hơn nữa để đáp ứng nhu cầu công việc cũng như sẵn sàng đối mặt với những thử thách trong vai trò quản lý. Khi bạn quản lý một phòng ban hay một nhóm dự án, việc nắm rõ phải làm thế nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất là rất quan trọng. Khi bạn được yêu cầu phải đạt được mục tiêu nào đó với sự giúp đỡ của những người khác, việc này rất phức tạp, và bạn sẽ phải mất nhiều thời gian trong việc quản lý các mối quan hệ thay vì thực tế làm việc. Vì vậy, bạn phải phát triển không chỉ những kỹ năng chuyên môn mà cả kỹ năng quản lý của mình. Giao việc, động viên, giao tiếp hay tìm hiểu tính cách các thành viên đểu là những kỹ năng chính cần thiết. Với những kỹ năng này, cùng với sự kiên trì và khả năng cân bằng cảm xúc, bạn có thể trở thành một nhà quản lý hoàn hảo.