Lập kế hoạch và quản lý phạm vi dự án

2/22/2011 1 Lập kế hoạch và quản lý phạm vi dự án Lập kế hoạch dự án • Khái niệm: Giáo trình • Về cơ bản: – Chi tiết hóa và lượng hóa mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể – Hoạch định chương trình thực hiện các công việc Trình tự công tác lập kế hoạch • Xác lập mục tiêu • Cấu trúc phân tách công việc (Work Breakdown Structure-WBS): xác định hạng mục công việc và công việc chi tiết (mà có thể giao nhiệm vụ và quản lý) • Kế hoạch tiến độ: trình tự và thời gian của các công việc; mối liên hệ giữa chúng (Sơ đồ mạng PERT/CPM) • Lập k/h phân bổ điều phối nguồn lực thực hiện k/h tiến độ • Lập dự toán ngân sách đi đôi với k/h tiến độ • Chuẩn bị báo cáo Nội dung của một kế hoạch tổng thể 1. Tổng quan dự án 2. Mục tiêu dự án 3. Khía cạnh kĩ thuật và quản lý dự án 4. Khía cạnh hợp đồng dự án 5. Mạng công việc và tiến độ 6. Ngân sách và dự toán kinh phí dự án 7. Nhân sự 8. Phương pháp đánh giá dự án 9. Khó khăn và rủi ro bất định 2/22/2011 2 Ý nghĩa của bản kế hoạch d/a • Cơ sở để tuyển dụng, phân bổ nhân vật lực • Cơ sở để điều phối thực hiện, giám sát, điều chỉnh thay đổi và kiểm soát dự án Lập kế hoạch và Quản lý phạm vi dự án • Phạm vi d/a: Các công việc cần thiết để có được kết quả (sản phẩm) dự án • Quản lý pham vi: xác định công việc thuộc và không thuộc d/a đảm bảo rằng d/a bao gồm và chỉ bao gồm các công việc cần thiết. • 2 công cụ cơ bản: Cấu trúc phân tách công việc (WBS) và Ma trận trách nhiệm (Linear Responsibility Chart -LRC) • Ma trận trách nhiệm là kết hợp của cơ cấu tổ chức và cấu trúc phân tách công việc Cấu trúc phân tách công việc - WBS • Sự phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và nhóm công việc cụ thể • Hình thức thể hiện như 1 cây đa hệ: – Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện – Cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của một chỉ tiêu – Cấp thấp nhất: công việc cụ thể mà có thể giao nhiệm vụ và được thực hiện bởi một trong các bộ phận cụ thể của tổ chức tham gia vào dự án Các thành tố của công việc ở cấp thấp nhất • Các mục tiêu • Các kết quả chuyển giao • Kế hoạch tiến độ • Ngân sách • Các thước đo kết quả hoạt động • Trách nhiệm 2/22/2011 3 Một WBS mẫu Yêu cầu đối với WBS • Có nhiều cách tiếp cận phân tách công việc của một d/a. Tuy nhiêm 1 WBS được chọn phải phản ánh được cách thức theo đó dự án được thực hiện. • 3 yêu cầu cụ thể: – Hoàn chỉnh – Chi tiết – Chính xác Ma trận trách nhiệm Công việc Cấp trên Giám độc Chủ nhiệm d/a Tr. Phòng thiết kế Tr. Phòng kinh doanh Tr. Phòng sản xuất Lập kế hoạch dự án PD GS TT YK YK YK Xác định WBS CĐ TT YK YK YK Ước tính chi phí GS CĐ TT YK YK Lập kế hoạch thị trường PD CĐ YK TT YK Lập tiến độ PD CĐ YK YK TT PD: phê duyệt cuối cùng GS: giám sát chung CĐ: chỉ đạo và phê duyệt TT: trách nhiệm trực tiếp YK: phải được tham khảo ý kiến